物业公司内部质量审核实施作业规程
物业公司内部质量审核实施标准作业规程
1.0目的
规范内部质量审核(以下简称内审)活动。
2.0适用范围
适用于物业管理公司内审的组织和实施。
3.0职责
3.1管理者代表负责按计划和追加审核的需要组织进行内审,审批有关文件,对内审员审核过程进行监督检查及批准审核组人员的组成。
3.2品质/拓展部负责审核的具体组织工作。
3.3内审组及其它成员负责独立进行内审工作。
4.0程序要点
4.1审核计划。
4.1.1品质/拓展部负责编制年度内部审核计划,管理者代表负责审批。
4.1.2追加审核时,审核的范围由管理者代表决定。
4.1.3无论例行审核还是追加审核,品质/拓展部均需在审核实施前至少3个工作日,下达《内部质量审核通知》,并确保受审核部门、审核组成员在上述时限内收到审核通知。
4.2审核准备。
4.2.1审核准备工作由审核组组长及其成员负责进行,受审部门也应该做好相应的准备工作。
4.2.2审核组的准备工作包括:
(1)审核组长召集审核组成员会议,分配各内审员审核范围,讨论审核重点、关键点和注意事项;
(2)收集与审核领域相关的信息、文件和记录;
(3)按分工范围由内审员编制《质量审核检查清单》,并经审核组长批准。
(4)审核组长根据讨论情况和规定的审核日期,编制《审核日程安排表》(见附录)
《审核日程安排表》应在审核进行前至少1个工作日取得受审部门负责人确认,审核组长可根据受审部门负责人的意见或建议,在不违背规定的审核日期的前提下,对《审核日程安排表》作适当修改,否则应报管理者代表批准;
4.3审核实施
审核实施的过程如下:首次会议→现场检查→内审组会议→向受审部门负责人通报审核结果(审核组长认为必要时才进行)→末次会议→现场审核结果。
4.3.1首次会议。
(1)首次会议由审核组长主持,受审部门负责人及相关人员参加。参加会议的人应签到,会议由审核组记录。
(2)首次会议的程序为:
●宣布首次会议开始;
●重申审核目的、审核依据、审核范围;
●介绍审核方法;
●确认审核日程安排;
●强调审核抽样的特点及风险;
●通知末次会议时间、地点和参加人员;
●散会,立即转入现场检查。
4.3.2现场检查。
(1)检查方法:内审员可根据实际情况采取顺查法、逆查法或交叉查法。
(2)检查方式:查、问、看,必要时召开小型座谈会:
●查:应该有的是否有;应该做的是否做,以及不应该做、不应该有的是否存在;
●问:过程是怎么进行的及进行的依据;应该知道、清楚、明白、懂得的是否知道、清楚、明白、懂得;
●看:看状态、看标识、看客观证据;
(3)现场检查应基本按照检查表的检查项目和检查内容现场随机抽样进行,当超出审核范围时,应经审核组长同意;
(4)现场检查基本应按《审核日程安排表》审核排定的时间进行,内审员应具有严格的守时观念;
(5)做好现场检查记录,记录应客观、公正、详实,具有可追溯性。
4.3.3审核内部会议。
(1)现场检查结束后,审核组长应准时召开审核组内部会议。
(2)内审组内部会议的内容为:
●各审员通报现场检查情况;
●报告发现的不合格项,向受审核方提交的不合格项报告应经审核组长同意并确认;
●拟定对受审核方质量体系运行有效性的评价;
●内审员起草确认的不合格报告。
4.3.4与受审核方负责人的沟通。审核组长认为有必要时,审核组可向受审核方负责人通报审核中发现的不合格项及审核评价。
4.3.5末次会议。
(1)末次会议由审核组长主持,参加会议的范围可较首次会议扩大,会议仍需由审核组负责签到和记录。
(2)末次会议的程序为:
●宣布会议开始;
●重申审核目的、审核依据、审核范围;
●再次强调审核抽样检查的特点;
●由各审核员逐项报告"不合格报告";
●征询对不合格报告的异议;
●提出纠正措施的要求;
●对受审核方的支持和配合表示感谢;
●受审核方的负责人简短讲话;
●散会,宣布现场审核结束。
4.4审核报告。
4.4.1现场审核结束后不超过3个工作日,审核组长应编制完毕《内审报告》,并经管理者代表批准后发出。审核报告的发放的范围为:总经理、管理者代表、公司其他领导、品质/拓展部以及受审核部门和相关的责任部门。
4.4.2管理者代表应确保将内部质量审核的实施及其效果提交管理评审。
4.5纠正措施及其验证。
4.5.1受审核方负责人应根据审核报告的要求和内审组提交的不合格报告,按《不合格纠正、预防标准作业规程》制定并实施纠正措施。
4.5.2品质/拓展部应负责对纠正措施及效果进行检查验证。
4.5.3审核报告下达,相应的一次内审结束。
4.6内审结束后,由管理者代表负责为参加内审的内审员填写内审员审核经历记录。
4.7品质/拓展部负责建立并长期保存下列记录。
4.7.1内审员复印件。
4.7.2内审员任命书复印件。
4.7.3内审员审核经历记录。
4.7.4内审员清单。
5.0记录
5.1《内部审核不符合项分布表》文件编码:
6.0相关支持文件
篇2：物业公司管理评审控制作业规程
物业公司管理评审控制标准作业规程
1.0目的
确保公司质量体系持续有效地满足ISO9001:2000标准及公司的质量方针和质量目标的要求。
2.0适用范围
适用于对公司质量体系的适宜性和有效性评审的控制。
3.0职责
3.1总经理主持管理评审并对体系改进作出决策,批准《管理评审计划》和《管理评审报告》。
3.2管理者代表负责组织提供管理评审的材料并协助总经理组织评审活动。
3.3各部门负责人负责制定并实施评审中提出的改进措施。
3.4品质/拓展部负责对各部门的改进措施实施情况进行监督、验证并及时向管理者代表报告。
4.0程序要点
4.1评审的时间。
4.1.1公司管理评审活动每年间隔期内至少进行1次,一般安排在12月中旬内部质量审核完成之后进行。
4.1.2下列情况下之一时,应及时追加进行管理评审:
(1)ISO9001:2000标准发生换版时;
(2)公司组织机构发生重大改变时;
(3)公司提供的管理和服务发生重大责任事故或顾客有严重投诉时;
(4)总经理认为必要时。
4.2评审内容。
4.2.1质量方针和质量目标的贯彻和实施情况。
4.2.2组织机构(包括人员配置和资源利用等)满足需要的程序。
4.2.3质量改进和服务绩效分析,如:经常发生的用户投诉情况的分析、用户反馈的信息分析等。
4.2.4发生的重大安全责任事故。
4.2.5内部质量审核实施情况及其效果。
4.2.6预防措施实施情况及其效果。
4.2.7总经理认为其他尚需评审的内容。
4.3管理评审前的准备。
4.3.1管理评审的组织:
(1)管理评审进行前至少一周,品质/拓展部应根据总经理与管理者代表商定的时间、地点,以书面形式通知参加评审人员本人;
(2)相关责任部门负责人根据管理者代表布置,负责着手收集、汇总、分析、编制评审材料,并确保在评审进行前3天将评审材料提交管理者代表审阅;
(3)参加评审的人员根据需要由总经理或管理者代表确定,原则上公司其他领导及各部门负责人均应参加评审。
4.3.2管理评审的形式和程序。
(1)管理评审以会议形式进行。
(2)会议程序如下。
●总经理主持会议宣布管理评审会议开始,并对管理评审的目的、要求作简短发言。
●相关人员依次报告评审的材料,如管理者代表认为有必要且事先做了布置和准备,则报告的书面化文件应分发至每个参加评审的人员。
●与会者讨论、分析、评价。评价质量体系的适宜性、有效性;分析质量体系运行中存在的系统问题、重大问题,提出改进质量体系的措施、意见。
●总经理归纳评审意见,提出或裁定质量体系改进措施。
4.3.3品质/拓展部应建立《管理评审会议签到表》和《会议记录》。
4.4管理评审报告。
4.4.1品质/拓展部应根据评审会议记录整理并编制《管理评审报告》,并最迟不超过会后5个工作日,且按《质量体系文件和资料管理标准作用规程》中文件发放的规定下发至公司各位领导及各部门。
4.4.2《管理评审报告》需经管理者代表审核,总经理批准。
4.5改进措施。
4.5.1各部门应根据《管理评审报告》所确定的改进措施要求及完成期限组织实施。
4.5.2管理评审导致的职责、权限变化,资源的增添和重组,文件的增添和更改,人员的培训和资格确认等应按公司相关文件的规定办理。
4.5.3改进措施的检查与验证:
(1)改进措施实施结束后,各责任部门应将《质量体系改进措施表》报品质/拓展部,品质/拓展部对实施情况进行检查后报管理者代表,以便对实施效果是否达到预期目标进程评价;
(2)实施结果有效的,品质/拓展部应将其纳入或编制相关文件,以巩固其改进效果;
(3)经验证,改进措施未达到预期目标的,管理者代表应指示品质/拓展部重新填写《质量体系改进措施表》,由责任部门重新制定并实施改进措施,直至达到预期目标。
4.5.4质量体系改进措施可由管理评审会议提出并填写在随《管理评审报告》下达的《质量体系改进措施表》中,也可由管理评审会议确定的责任部门制定。
4.6品质/拓展部应将下列资料与记录加以归档,保存期3年。
4.6.1管理评审通知
4.6.2管理评审会议签到表
4.6.3《管理评审会议记录》。
4.6.4《提交管理评审的书面材料》。
4.6.5《管理评审报告及其附件》。
4.6.6《质量体系改进措施表》(经验证的)。
4.6.7再次填发的《质量体系改进措施表》记录。
4.7各部门保存下达的有关的管理评审的通知、《管理评审报告》和尚未完成的《质量体系改进措施表》,保存期3年。
5.0记录
6.0相关支持文件
篇3：某物业辖区噪声控制管理作业指导书
物业辖区噪声控制管理作业指导书
1.0目的
为减少公司各项服务、过程和活动中产生的噪声对员工健康以及公司所管辖区域内生活环境和工作环境的影响,并将噪声控制在环保及卫生法律法规要求的范围内,特制定本程序。
2.0适用范围
本程序适用于对本公司所管辖的物业区域内产生噪声的管理和控制。
3.0定义
A声级:用A计权网络测得的声级,用LA表示,单位dB(A)。
稳态噪声:非稳态噪声在测量时间内,声级起伏不大于3dB(A)的噪声视为稳态噪声,否则称为非稳态噪声。
周期性噪声:在测量时间内,声级变化具有明显的周期性的噪声。
背景噪声:公司所管辖的物业区域外噪声源产生的噪声。
4.0职责
4.1品质保证部负责组织对噪声进行检测和测量。
4.2各部门、管理处负责配合检测和测量,并对各作业活动中产生的噪声进行控制。
5.0内容
5.1噪声检测依据《工业企业厂界噪声标准》、《工业企业噪声卫生标准》(试行草案);
5.2噪声检测方法依据《工业企业厂界噪声标准测量方法》进行;
5.3测量条件
5.3.1测量仪器
测量仪器精度为Ⅱ级以上的声级计或环境噪声自动监测仪,其性能符合GB3875《声级计电声性能及测量方法》之规定,应定期校验。并在测量前后进行校准,灵敏度相差不得大于0.5dBA,否则测量无效。测量时传声器加风罩。
5.3.2气象条件
测量应在无雨、无雪的气候中进行,风力为5.5m/s以上时停止测量。
5.3.3测量时间
测量应在正常工作时间内进行。分为昼、夜间两部分,分为昼间和夜间两部分,深圳市的昼间时间为7:00-23:00。
5.3.4采样方式
5.3.4.1用声级计采样时,仪器动态特性为"慢"响应,采样时间间隔为5s。
5.3.4.2用环境噪声自动监测仪采样时,仪器动态特性为"快"响应,采样时间间隔不大于1s。
5.3.5测点选择
5.3.5.1对于外围噪声的测量,测点(即传声器位置。下同)应选在公司所管辖的物业区域外1m,高度1.2m以上的噪声敏感处。如有围墙,测点应高于围墙;
5.3.5.2对于设备运行等场所产生噪声的测量时,应将传声器放置在操作人员的耳朵位置(人离开),即:高为1.2m-1.5m,距控制柜或仪表盘0.4m处。若作业场所内各处A声级差别不大(小于3分贝),则只需在作业场所内选择1-3个测点;若作业场所内各处声级波动较大(大于3分贝),则需按声级大小,将作业场所分成若干区域,任意两个区域的声级差应大于或等于3分贝,每个区域取1-3个测点,这些区域必须包括维修人员为观察设备运行情况而经常工作、活动的地点和范围。
5.3.6测量值及计算方法
5.3.6.1稳态噪声:用声级计采样时,仪器动态特性为"慢"响应,采样时间间隔为5秒钟,其测量值为稳态噪声测量1分钟的等效声级。即每5秒读取一个数,1分钟读取12个数,再取算术平均;
5.3.6.2对于非稳态噪声:测量等效连续A声级,或测量不同A声级下的暴露时间,计算等效连续A声级,计算等效连续A声级详见《工业企业厂界噪声标准测量方法》。
5.3.6.3背景噪声值应比测量噪声低10dB(A)以上,若测量值与背景噪声值相差小于10dB(A),按下表修正。
差值34至67至9
修正值-3-2-1
5.4测量实施
对于机电设备运行(如发电机、水泵、空调主机、冷却塔等)产生的稳定噪声由品质保证部组织定期监测,频次为每季度一次。当设备设施出现运行异常或收到相关方投诉等情况时,则适时进行测量。测量后应填写《噪声检测记录表》。
5.5测量结果评价
测量所得的结果应符合《工业企业厂界噪声标准》、《工业企业噪声卫生标准》(试行草案),以保证不损害员工健康和破坏环境。
5.6环境噪声的控制
5.6.1各部门、管理处根据检测记录,对不符合环保法律法规的噪声从技术上和管理上通过切断声源或减弱声源、隔音、消音、限制噪声发生时间段等方法进行整改,使之符合标准。
5.6.2对于可控制性声源发出的噪声,如管理处日常管理服务活动中(如社区文化活动),设备运作发出的噪声可以通过调整运行时间、按照设备维护方案对设施进行适当维护、选用低噪声设备、加装消音设备、隔离声源等来达到减少噪声的目的;装饰装修工程发出噪声通过执行二次装修管理相关规定来控制;机动车鸣笛或误报警发出噪声通过规定不允许在物业区域内鸣笛来达到目的。
5.6.3对于可施加影响声源发出的噪声,如业户的经营活动中产生的噪声,可通过对其进行相关法规的宣传和协助其采取隔音消噪的措施来进行控制。
5.6.4对于不可控制、不可直接施加影响声源发出噪声,如周边居民、学校、军警营等发出噪声,通过政府有关部门协助处理。
6.0相关文件
《记录控制》
《工业企业厂界噪声标准》
《工业企业噪声卫生标准》(试行草案)
《工业企业厂界噪声标准测量方法》
7.0记录
《噪声检测记录表》
篇4：某物业公司资源节约管理作业指导书
物业公司资源节约管理作业指导书
1.0目的
为了有效使用资源,做到物尽其用,杜绝浪费,降低成本,增加效益,特制定本程序。
2.0适用范围
本程序适用于本公司的所有部门、管理处及员工。
3.0定义
4.0职责
4.1各部门、管理处负责对责任范围内的水、电、纸张、办公用品、维修材料、燃油、机油等资源的消耗进行控制,并对责任范围内用水、用电设备设施进行巡查和对用水用电情况进行监督与检查。
4.2机电管理部负责每月对公司上月各区域范围内水、电消耗进行抄表及统计分析,协助各部门制定具体的控制方法。
4.3行政办公室负责每月对公司上月各部门、管理处纸张消耗进行统计分析,协助各部门制定具体的控制方法。
4.4品质保证部负责对各部门的执行情况及目标完成情况进行监督检查。
5.0内容
5.1资源节约意识的形成和影响(相关方、公司员工):公司通过对实施培训、社区文化宣传栏、报刊、网站、标识等方式促进公司员工和相关方资源节约意识的形成。
5.2需要控制的方面:水、电、办公用品(纸张、墨盒、笔等)、燃油(柴油、汽油)、机油、维修材料等。
5.3资源节约的场所:公共区域(走道、大堂、外围、消防通道、地下停车场)用电;公共卫生间用水用电;设备、设施运行、维修和保养用水用电;员工宿舍用水用电;清洁、绿化用水用电;员工食堂用水用电等。
5.4资源节约的实施
5.4.1水:对供水设施设备进行合理配置,根据实际情况尽量选用节水设备,对供水设施进行巡查以确保设施设备处于正常状态,无跑冒滴漏;对员工宿舍用水、清洁、绿化用水、食堂等用水量大的区域制定节水目标和指标控制;根据需要在用水区域张贴节约用水的相关标识;对相关方施加影响使其遵守公司的资源节约管理相关规定;每月对用水情况进行统计分析等。
5.4.2电:对供电设施设备进行合理配置,根据实际情况尽量选用节能设备,对供电设施进行巡查以确保设施设备处于正常状态;对员工宿舍用电、清洁、绿化用电、食堂等用电量大的区域制定节电目标和指标控制;根据需要在用电区域张贴节约用电的相关标识;根据实际情况尽量使用节能灯、做到办公区域人走灯灭、空调在相应的温湿度环境下才开启、办公设备专人管理(下班后关闭)、走道根据具体情况开灯、消防通道采用触摸式或声控开关、员工宿舍用电、清洁、绿化用电进行限量;对相关方施加影响使其遵守公司的资源节约管理相关规定;每月对用电情况进行统计分析等。
5.4.3办公用品:文件的传递尽量使用电子档,对于必须用纸张打印或复印的资料应正反使用;其他办公用品做到限量使用等。
5.4.4燃油:通过维护保养使耗油设施设备处于正常状态,防止跑冒滴漏;在设备更新时尽量选用燃烧效率高的设备。
5.4.5维修材料:在保证使用功能的情况下,尽量低成本、低更换、能维修则维修、建立工具以旧换新制度等。
5.5对资源节约实施情况的监控及监控结果的处理:有方案的依方案执行,无方案由责任部门和品质保证部共同监控,对监控未达要求的按照《事故、事件、不符合纠正与预防措施》进行。
6.0相关文件
《事故、事件、不符合纠正与预防措施》
7.0记录
《资源消耗统计表》(不定格式)
篇5：某物业公司供方控制管理作业指导书
物业公司供方控制管理作业指导书
1.0目的
通过对物业管理中各服务项目的供方进行有效控制,确保公司为顾客所提供的服务
符合法律法规和相关的要求,为顾客提供满意的服务。
2.0适用范围
适用于对本公司所有供方的控制。
3.0定义
供方:提供产品(包括服务、软件、硬件、流程性材料)的组织或个人。
4.0职责
4.1总经理负责对供方评价、物资申购单和采购合同的审批。
4.2行政办公室负责公司所需物资的供方及其职责权限内的服务供方的选择、评价、环境/安全要求的控制工作,并负责公司所需物资的采购实施工作。
4.3各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方进行选择、评价、环境/安全要求的控制,并对供方的服务质量进行监控。
5.0内容
5.1合格供方应具备的条件(不限于以下条件)
1)应具有合法经营资格;
2)有从事过类似工作的优良业绩;
3)有良好的信誉;
4)有相应的工作条件和技术实力或专业资质证书;
5)价格合理;
6)提供的产品(包括服务)符合环境和职业健康安全相关的法律法规要求和本公司的要求。
5.2各类供方的评价与选择
5.2.1服务供方
依照合格供方应具备的条件,相关部门自行组织对其职责权限内的服务供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关证实资料,报总经理审批。若该次服务不需签定合同,相关部门可根据服务标准的要求来选择供方,不需另填《供方评价记录》,
5.2.2物资供方
依照合格供方应具备的条件,由行政办公室组织对长期的物资供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关证实资料,报总经理审批。对于零星的单次小批量采购可由行政办公室依据采购信息的要求并结合合格供方的要求进行采购,不需另填《供方评价记录》。
5.2.3对于政府相关部门指定的单位可不进行供方评价。对于其它服务与物资的供方评价时还应尽可能从以下方面进行考虑来选择供方:
(1)各类管理体系是否健全,安全措施是否落实;
(2)要求其承诺遵守相关的法律法规及本公司的HSE方面的要求;
(3)要求其提供的产品或服务尽可能符合环保及其职业健康安全要求并执行之等。
5.2.4经总经理批准的合格供方,各部门负责将其职责范围内的合格供方登记在《合格供方登记表》中。
5.3合格供方资格的定期评价
5.3.1对已选定合格的供方,相关部门每年对长期供方其进行一次复评(如果是一次性或短期没有一年的不需进行复评),并填写《保留或取消合格供方报告》报总经理审批。评价除按前述第5.1条执行外,重点审查各供方在一年内提供的服务或物资的及时性、合格批次等综合情况。如服务供方在一年内出现一次严重不合格或连续三次一般不合格或累计十次一般不合格服务,采购供方在一年内出现两个批次不合格供货,相关部门应填写《保留或取消合格供方报告》,经总经理批准后,更新《合格供方登记表》。
5.4合格供方档案管理
评价方应对其合格供方建立独立档案,档案应包括下列材料(不限于):
1)合法经营资格证明材料(如危险废物处理站相关许可证明);
2)专业服务资质证明;(如水池清洗、电梯维保、消防系统维修等)
3)合同;
4)《供方评价记录》、《采购合同审批表》;
5)《保留或取消合格供方报告》等。
5.5采购的实施与对供方的控制
5.5.1采购文件的审批
1)物资申购部门对拟采购物资,填写《物资申购单》。必要时,对专业技术较强的物资采购,申购部门应编制《采购技术说明书》作为采购和验收的依据附在《物资申购单》后,经部门经理确认,报财务部、分管领导、总经理审批后,行政办公室实施采购。
2)对急需物资的申购,由使用部门填写《物资申购单》,注明"急需"字样,直接报总经理审批后,行政办公室实施采购。
2)各类采购合同(包括服务分包合同),由相关部门组织与供方起草拟制,并填写《采购合同审批表》经总经理审批后,授权人员与供方签定生效,以确保规定的要求是适宜的。
3)当公司或业户提出在供方现场实施验证时,公司必须在采购文件中对要开展验证的安排和产品的放行做出规定。
5.5.2行政办公室在实施采购时应在满足采购信息要求的前提下,尽可能按以下原则进行选择。
1)尽可能采用低能耗资源的产品;
2)尽可能采用可以循环使用的产品;
3)尽可能采用报废后污染小的产品。
5.6采购物资的检验
5.6.1对采购来的物资,使用部门、仓管要负责进行验收,验收合格后办理入库手续,由仓管员在《入库单》上签名,使用部门领料时在《领料单》上签名做为领料和验收合格的确认。
5.6.2验收内容包括数量、规格、型号是否符合采购文件的要求,包装是否完好,是否有合格证书,质量是否满足使用要求,有环保要求的产品是否符合国家相关的法律法规要求等。
5.6.3验收方法采用抽样法:对同品种批量超过10件的物资,抽验5%~10%;对批量少于10件的要全部检验。如果检查发现一件不合格品,则该批为不合格批,不得验收入库投入使用,交由采购员处理,只有验收合格的物资方可办理入库手续。对新购机电设备必须逐件验收。
5.7对服务供方提供服务质量的检验:各部门应对其职责范围内的服务供方所提供服务的质量进行监控,并填写《供方服务质量检查表》并以此作为付费的依据。
5.8对于进入公司所辖范围内的供方的活动,由责任部门对其在质量、环境和职业健康安全方面的表现进行监控,并作为定期复评的参考资料之一。
5.9文件和记录的归档保管
所有供方评价选择与评价的相关记录,由相关部门按《记录控制》统一归档保管。
6.0相关文件
《记录控制》
7.0记录
《供方评价记录》
《合格供方登记表》(不定格式)
《采购合同审批表》
《供方服务质量检查表》
《保留或取消合格供方报告》
《入库单》(外购)
《领料单》(外购)
制度专栏
