公司档案管理制度5
公司档案管理制度5
第一章管理部门
第一条管理部门。
(1)文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存复印件。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以复印件归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印件。
(2)各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制订管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定、报送总管理处总经理室。
第二章整理与分类
第二条文件点收。
文件结案移送归档时,依如下原则点收。
(1)检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查、归入。
(2)文件应有管理部门主管的签认。
(3)文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回,由经办部门补办。
(4)与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
(5)有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。
第三条文件整理。
点收文件后,应依下列方式整理。
(1)中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
(2)右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
(3)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条档案分类。
(1)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。档案先以部门别区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
(2)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不够用时,可在第三级之后另增第四级细类。如案件不多,亦可仅使用部门及大类或小类两级。
(3)同一小类(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够用时,可分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设卷次编号,以便查考。
(4)每一档夹封面内页应设目次表,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个目次编号为原则。
(5)档号的表示方式为A1A2-B1B2-C1C2-D1-E1E2,其中A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。
第五条档案名称及编号。
(1)档案各级分类应命名,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容、性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
(2)各级分类、卷次及目次的编号,均以阿拉伯数字表示,其位数使用视案件多少而定。
(3)档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
(4)档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增加时,随时增补。
(5)档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先研究,并编制新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条档号编列。
(1)案件如系新案,应就档案分类编号表,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(2)案件如可归属前案,应查明前案的档号,予以同号编列。
(3)档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述几件事情或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。
(4)档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第三章归档与档案清理
第七条保存期限。
(1)归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
(2)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条保存期限。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理。
(1)永久保存。
①公司章程。
②股东名簿。
③组织规程及办事细则。
④董事会及股东会纪录。
⑤财务报表。
⑥政府机关核准文件。
⑦不动产所有权状及其他债权凭证。
⑧工程设计图。
⑨其他经核定须永久保存的文书。
(2)10年保存。
①预算、决算书类。
②会计凭证。
③事业计划资料。
④其他经核定须保存10年的文书。
(3)5年保存。
①期满或解除之合约。
②其他经核定保存5年的文书。
(4)1年保存:结案后无长期保存必要者。
(5)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第九条档卷清理。
(1)管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。档案每年依规定清理一次,已届保存期限者,可以销毁,销毁前应造册报总经理核准,必要时向主管政府部门报备,并在目次表的附注栏内注明销毁日期。
(2)保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。
第四章调卷
第十条档案借阅程序。
(1)各部门经办人员因业务调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后,向管档人员调阅。
(2)管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备核查、催还。
(3)在档案室当场借阅者,可免填“调卷单”。
(4)档案归还时,经管档人员核查无误并在“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即可归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条调卷管理。
(1)“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
(2)调卷人员对于所
调档案,不得抽换增损,如有必要拆开时,亦须说明原因,请管档人员负责处理。
(3)调卷人员调阅档案,应在规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更调卷登记,不得私自借出。
(4)调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经文书管理部门主管同意。
篇2：公司文书档案立卷归档制度范本
公司文书档案立卷归档制度
第一章总则
第一条为加强本公司文书立卷工作,特制订本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交专(兼)职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(1)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销旅费。
(2)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、音像档案等向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责。
(1)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
(2)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
(3)经办业务有关人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
第三章归档范围
第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
第五章立卷案卷质量要求
第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式。软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
篇3：公司音像档案管理制度4
公司音像档案管理制度4
第一章总则
第一条为加强公司的音像档案管理,特制订本制度。
第二条公司的音像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等。音像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明两部分组成。
第三条音像档案是公司全部档案的重要组成部分,必须由档案室实行统一管理。
第二章音像档案资料的收集
第四条反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的音像资料。
第五条各级领导人和着名人物参加的与公司有关的重大活动的音像资料。
第六条公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的音像资料。
第七条其他公司形成的与本公司有关的重要音像资料。
第八条其他具有保存价值的音像资料。
第九条音像档案资料应在形成后,一个月内随档案室其他载体形态的档案同时归档,如有特殊情况可以适当延长归档时间。
第十条档案室应随时收集零散的具备保存价值的音像资料。
第十一条录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销。
第十二条一般只接收原件,特殊情况下也可以接收复制件。
第三章音像档案的整理
音像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十三条照片档案按年代、主题分类,同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号,底片在卷宗内编流水号,其格式为卷宗号上流水号。
第十四条录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类,按内容编号。同一内容分录盘的应视为一个案卷,编一案卷号,然后每盘再依次编排序号。
第十五条编注与其他载体档案有联系的用参照号。
第十六条保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因素,划定保管期限。
第十七条文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
第十八条照片编制采用横写格式。其格式为照片底片号―文字说明―参照号―摄制时间―摄制者。
第十九条录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码,然后按要求逐项填写。
第四章音像档案的保管
第二十条音像档案入库前要进行检查,对已被污损的要进行必要的技术处理。
第二十一条底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间,相对湿度应在35%~45%之间;照片库温度应保持在14~24℃之间,相对湿度应保持在37.5%~67.5%之间;录音、录像带库温度应保持在18~24℃之间,相对湿度应保持在40%~60%之间。
第二十二条底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒之间的间距不小于3毫米,存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十三条对库存的照片档案,每半年检查一次。
第二十四条归档保存的音像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改,销毁音像档案必须经过鉴定,征得归档同意后,报主管审批并登记造册。
第二十五条建立健全音像档案统计制度,做好音像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第二十六条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准后施行。
篇4：公司档案统计制度6
公司档案统计制度6
为了有效管理公司的全部档案,维护档案的完整与安全,充分发挥档案的作用,做到家底清、情况明、数据准确,更好地掌握和研究档案工作开展的状况、变化规律,从而总结经验,改进工作,不断地提高档案工作水平,特制订本制度。
第一条综合档案室对接收的文件资料,要办理交接手续,列出文件资料清单,一式两份,双方签字,各存一份,以备检查和统计。
第二条对接收的文件材料,应整理归档,编制档案目录,以案卷(件)为单位统计档案现存总数量。
第三条档案保管状况的统计,对遗失损坏的档案要记录数量和原因。
第四条每月进行一次档案提供利用的统计,内容包括借阅档案人次、卷(件)数,复印档案的数量,利用目的和效果。
第五条每年统计年度档案的归档情况,内容包括各类档案的归档情况,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。
第六条每年对归档档案进行综合汇总统计,主要有档案总数量,各类档案的数量,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。
第七条按上级主管部门(档案行政部门)的要求填好统计报表并及时上报。
篇5：学校两基档案查阅制度
学校“两基”档案查阅制度
一.查阅档案必须持正式介绍信,注明查阅人身分和查阅档案的目的范围,方可查阅。大量查阅档案进行专研究,必须事先将上级批准研究计划,抄送档案室。
二.复制转抄档案,必须加盖有效公章。用后及时交档案保存。未经上级许可,均不得任何原因,全文公布,陈列和再行复制。
三.档案一般不外借,若有特殊需要,经主管领导批准方可外借借出每卷收取手续费5元。
四.对借阅的档案,要爱护,不得拆卷、抽叶、涂改、损坏、圆点、剪裁、若发现类似事件按规定进行处罚。
制度专栏
