企业公司来宾参观接待制度

企业(公司)来宾参观接待制度

第一章总则

第一条为进一步提高公司的接待管理水平,促进接待工作的规范化,更好地反映我公司精神面貌,争取各级领导和兄弟单位的支持和合作,达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境,树立良好企业形象的目的,特制订本管理办法。

第二章接待工作的主要任务

第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。

第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。

第四条协助办理公司大型会议的会务工作。

第五条协助开展公共关系工作,协调好公司的外部环境。

第三章接待工作的基本原则

第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则,强化公关意识,增强接待工作深度,宣传企业形象,提高公司声誉,并广泛获取信息。

第七条接待工作要坚持规范化、标准化,符合礼仪要求,按制度和程序办事,克服随意性;既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定,又要增加兄弟单位之间的感情,同时也要完成领导交办的工作任务。

第八条接待安排应根据来宾的身份和任务,安排不同领导的接待,确定相应人员的陪同,既要热情周到,也要讲节约,量力而出,反对铺张浪费。

第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理,办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务,应由有关部门对口接待,办公室配合。

第十条接待工作中应自尊自重,本着尊敬来宾的原则,搞好服务,不允许发生有损我公司形象的事件。

第四章接待工作的程序与规定

第十一条日常接待工作的规范。

(1)接打电话时,要使用文明语言,如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等礼貌用语。

(2)在打电话前,要准备好记录用纸、笔或其他所需要的文件、资料,不能等电话接通后再去找所需要的东西,让对方拿着听筒等候。

(3)当客人来访时,应热情迎接,主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时,应将办公桌上的文件、资料安放好,以免泄密或丢失。

(4)宴请客人时,应根据宴请的性质和规模不同,分为工作餐、聚餐、宴会;根据来宾的身份,确定不同的人陪同。

第十二条一般性接待工作的程序。

(1)接待前的准备工作。

①对来宾的基本情况做到心中有数。

②制订和落实接待计划。

③做好接待前的细节工作。

(2)接待中的服务工作。

①安排专人迎接来宾。

②妥善安排来宾的生活。

③商订活动日程。

④安排公司领导看望来宾。

⑤精心组织好活动。

⑥安排宴请和浏览。

⑦为客人订购返程车船或飞机票。

(3)接待后的工作。

①诚恳地向来宾征求接待工作的意见,并询问有什么需要接待人员办理的事情。

②把已经订好的返程车(船、飞机)票送到客人手中,并商量离开招待所或宾馆的具体时间。

③安排送客车辆,如有必要还应安排公司领导为客人送行。

第五章接待工作的有关要求

第十三条根据领导意图及客人的需求,掌握接待工作的规律,做到目标明确,思路清晰,计划周密,主次分明,机动灵活,以高度的事业心和责任感,发扬严细作风,扎实做好工作。

第十四条严格执行规定和标准,坚持请示报告制度。在授权范围以外,个人不得擅自作任何决定和承诺。未经领导同意,私自安排的宴请等接待费用,一律不予签字报销。

第十五条着装整洁大方,举止谈吐文明礼貌,服务热情、周到、耐心,保持良好的精神风貌,从各方面体现公司的良好形象。

第十六条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训,熟悉接待服务管理知识,掌握公共礼仪规范,了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识,并具备必需的应变能力和语言表达能力。

第六章附则

第十七条本管理办法经总经理办公会讨论通过,自颁布之日起实施。

第十八条本办法由办公室负责解释。