科技公司文件资料管理办法
z科技公司文件资料管理办法
本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。
一、文件归档范围
1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理:
(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。
(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。
(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。
2、以下各类文件资料由综合办归档管理:
(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。
(2)公司发布的规章制度,管理办法等。
(3)外来文件的回复文件。
(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。
3、以下各类文件资料由各部门归档管理:
(1)各部门专业文件、资料及相关文档。
(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。
4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。
二、文件收发、传发、报批。
公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责,详见文件收、发流程图及文件处理单。
三、文件编号规定
1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。
2、编号格式为:z*字[****]第Y号。
*表示文件来源部门。开--技术开发部,支--技术支持部,市--市场部,工--工程部,人--人力资源部,综--综合办,质--质量部,企--企发部,财--财务部。
Y表示文件的编号,发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修改的文件,各部门按顺序进行流水编号。
[****]-表示年号,如;2012、2013。
四、文件资料的移交
各部门移交文件时,应办理移交手续,交接均由专人负责,并填写移交文件清单,见附表。
五、规章制度、管理办法的报批及下发
各部门制定的规章制度和管理办法,经征求公司各相关部门意见并通过后,填写建议处理表;将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的,综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综合办保留原始批件,并做记录。
六、文件管理机构及职责
1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。
2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。
3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。
七、文件保管制度
1、技术质量部,综合办应有存放资料的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、所有归档文件要进行分类登记。
3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求。
4、按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。
(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。
(2)文档性资料保管期为5年。
(3)有明确规定保存期的文档,从其规定。
5、涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上"受控文件"章。将已过期文件资料盖上"作废文件"章,报批予以销毁。
6、严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防护工作。
7、文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发现异常或被盗,丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理。
8、根据公司的实际情况,新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及时归档,对于项目周期较长的,建议各部门3周内将现有文件归档。
八、文件保密级别
文件级别分为两级:机密和一般。
文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核。
九、档案借阅制度
1、属于公司机密档案的,未经许可不得外借、外传。
2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。
5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理。
7、发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。
z科技有限公司
篇2：科技公司行政管理细则前言
z科技公司行政管理细则前言
为保证公司正常的工作秩序和良好的办公环境,更好的为公司各部门和公司全体员工服务,使公司各项行政管理工作有章可循,特制定z科技有限公司行政管理细则。
一、公司行政管理细则包括:《办公管理规定》、《办公用品管理规定》、《保密规定》、《复印机和传真机使用管理规定》、《合同管理规定》、《会议规定》、《印章管理规定》、《机动车辆管理使用规定》10个部分。
二、本管理规定作为公司员工入职培训教材的内容之一。
三、本管理规定的最终解释权属公司经理办公会,公司经理办公会有权根据国家、北京市及公司实际需要修改本规定各项条款。
四、本规定自批准之日起执行。
拟制:日期:
审核:日期:
批准:日期:
篇3：科技公司办公管理规定
z科技公司办公管理规定
为了加强公司各部门办公室的内部管理,营造良好的办公环境,提高工作效率和质量,对员工应遵守的纪律和必具的精神风貌,特作如下规定:
一、仪表仪容
1.公司所有工作人员在工作时间应保持良好的个人仪表,精神饱满,举止文明,礼貌待人。
2.公司所有工作人员必须衣冠整洁,按着装规定要求执行。任何时候,在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋,皮鞋要保持干净、光亮。注意言行举止,不得当众整理个人衣物。
3.员工要保持个人身体、面部、手部清洁,工服要保持干净、整洁。
4.上班前不吃异味食物以保证口腔清洁。
5.员工仪容、仪表要符合自然大方的要求,头发要常洗,不得有头屑并梳理整齐,不得混染和制作怪异发型。男员工应每日修剪胡须,发不盖耳遮领,不得剃光头,不留鬓角、胡须。
6.女员工上班尽量化淡妆,但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水,男员工不得化妆。
7.员工上班期间,应随时自查仪表仪容,发现问题及时纠正。
二、行为举止
1.举止应大方得体,与人交谈双眼应平视对方,不要左顾右盼。
2.遇上级领导或有客来访,应立即起身相迎并问好,先请来访人员入座后,自己方可坐下;来客告辞,应起身移步相送。
3.站立的正确姿势应是:双脚与两户同宽自然垂直分开(体重落在双脚上),肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。
4.注意走路姿势,在楼道内行走脚步要轻,不得奔跑(紧急情况下除外)。
5.进入上级领导或其他部门办公室前,应先立在门外轻叩门三下,征得同意后方可入内;若进去时门是关住的,出来时则应随手将门轻轻带上。
6.进出办公室、电梯时,应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮,请同行的客户、女士或来访人员先行。
7.对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见,要耐心倾听,在不违背保密制度的原则下,有问必答并做到回答准确(对自己无把握回答的应婉转地表示歉意,联系有关人员给予解答,或留下文字记录,限时予以回复)。
三、言谈
1.声调要自然、清晰、柔和、亲切,不要装腔作势,声量不要过高,亦不要过低,以免客人听不太清楚。
2.不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。
3.说话要注意艺术,多用敬语,注意"请"、"谢"字不离口。
四、电话应答
1.所有来电,务必在三响之内接答。
2.接电话,先问好,再报单位,后讲"请问能帮您什么忙"不得倒乱次序。
3.通话时,听筒一头应放在耳朵上,话筒一头置于唇下约五公分处,不得使用免提功能键,中途若需与他人交谈,应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键。
4.必要时要做好通话记录,通话要点要问清,然后向对方复述一遍。
5.对方挂断之后,方为通话完毕,任何时候不得用力掷听筒。
6.在公司严禁拨打声讯服务电话;尽量避免打私人电话;家人有急事来电,应从速、简洁结束通话,他人接听,只代为记录、转告。
五、办公纪律
1.员工应严格按公司考勤制度守时守纪。
2.保持办公室肃静,工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑,不得哼唱歌曲、吹口哨,妨碍他人办公。
3.坚守岗位,集中精力做好本职工作。工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊。
4.上班时间严禁炒股或办私事,因公外出应向本部门负责人请假,说明去向和工作内容。
5.接待来客询问,不得泄露公司管理制度、ISO9000质量体系内容等有关公司秘密的事项。
6.参加各类会议,应按时到会,保持会场肃静,对重要事项应做好记录。
7.保持办公区内整洁、有序、卫生清洁,不在办公场所内吸烟、吐痰。
8.爱护一切公有财物,节约使用办公用品,节约用电,做到人走灯灭,关闭门窗、空调。
9.下班后,及时整理办公桌椅,锁好门窗、抽屉及文件柜。
六、办公场所卫生
1.保持办公区的整洁卫生,办公室应窗明几净,办公桌要求无尘土,严禁在室内放置和乱扔各种杂物。
2.办公桌面上的文件、办公用品和设施要码放整齐,便于查找,严禁放置与办公无关的杂物,严守保密制度。
3.办公区内,所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放,专人负责管理。
4.临时离开办公桌时,座位要放回原位。
5.办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状、白板之外,不得悬挂与工作无关的物品,悬挂物要统一悬挂在同一水平线上。
七、办公场所安全
1.办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品;不得存放现金、首饰等私人贵重物品。
2.办公电器设备(电脑、传真因工作需要除外)下班后必须断电,以免发生意外事故。
3.办公室无人时,一定要锁好门窗,防止物品及文件的丢失;下班后要仔细检查并确认任何治安、消防隐患后方可离开。
4.办公桌椅、消防器材和设备应根据实际布置定期检查、保证完好。
公司机要部门(财务部、档案室等)应有加固的防盗门窗和防盗、报警设备。
篇4：科技公司接待来访人员的规定
z科技公司接待来访人员的规定
1、公司各部门业务关系人员来访或洽谈合同等事宜,由人事行政部向被访人员予以通报。
(1)经被访人员确认后,由前台秘书负责将来访人员领入会客地点。
(2)被访人员拒绝接待的,前台秘书应婉转回绝或请来访者留下口信,信息由前台秘书转达当事人。
2、被访人员不在公司,可以通知被访人员直属上级或由人事行政部前台人员予以接待,并将信息转达当事人。
3、一般来访,应在前厅会客室接待。
4、外来人员需要进入公司办公区域协助工作的,时间在2天以上的,应到人事行政部备案,由人事行政部配发临时工作证件,凭此出入公司。
篇5：科技公司办公用品管理规定
z科技公司办公用品管理规定
1、公司办公用品的采购、存储、发放由综合办负责,发放后的办公用品的保管由领用人负责。
2、新入职员工,因工作需要可以领用以下办公用品:
签字笔一支、文件袋一个、文件筐一个、笔记本一本、磁盘一张。
3、员工离职后除消耗性用品外,其余物品交回综合办。办公用品丢失及人为造成损坏,需要按照原价值的100%予以赔偿。正常使用损耗,以旧换新。
4、公司各部门按需领用办公用品。领用特殊办公用品,需要填写《办公用品申领单》,经部门经理签字,综合办经理审核后,予以发放。以下办公用品做特殊规定:
(1)名片夹、名片盒、计算器、磁盘盒由部门经理领用,并负责保管;
(2)电池以旧换新,磁盘应节约使用。
(3)办公设备所用硒骨、墨盒、粉盒以及各种规格的复印纸由前台秘书负责统一领出。
5、综合办于每月31日统计本月公司及部门办公用品耗存和领用情况。
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