科技公司办公管理规定

z科技公司办公管理规定

为了加强公司各部门办公室的内部管理,营造良好的办公环境,提高工作效率和质量,对员工应遵守的纪律和必具的精神风貌,特作如下规定:

一、仪表仪容

1.公司所有工作人员在工作时间应保持良好的个人仪表,精神饱满,举止文明,礼貌待人。

2.公司所有工作人员必须衣冠整洁,按着装规定要求执行。任何时候,在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋,皮鞋要保持干净、光亮。注意言行举止,不得当众整理个人衣物。

3.员工要保持个人身体、面部、手部清洁,工服要保持干净、整洁。

4.上班前不吃异味食物以保证口腔清洁。

5.员工仪容、仪表要符合自然大方的要求,头发要常洗,不得有头屑并梳理整齐,不得混染和制作怪异发型。男员工应每日修剪胡须,发不盖耳遮领,不得剃光头,不留鬓角、胡须。

6.女员工上班尽量化淡妆,但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水,男员工不得化妆。

7.员工上班期间,应随时自查仪表仪容,发现问题及时纠正。

二、行为举止

1.举止应大方得体,与人交谈双眼应平视对方,不要左顾右盼。

2.遇上级领导或有客来访,应立即起身相迎并问好,先请来访人员入座后,自己方可坐下;来客告辞,应起身移步相送。

3.站立的正确姿势应是:双脚与两户同宽自然垂直分开(体重落在双脚上),肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。

4.注意走路姿势,在楼道内行走脚步要轻,不得奔跑(紧急情况下除外)。

5.进入上级领导或其他部门办公室前,应先立在门外轻叩门三下,征得同意后方可入内;若进去时门是关住的,出来时则应随手将门轻轻带上。

6.进出办公室、电梯时,应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮,请同行的客户、女士或来访人员先行。

7.对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见,要耐心倾听,在不违背保密制度的原则下,有问必答并做到回答准确(对自己无把握回答的应婉转地表示歉意,联系有关人员给予解答,或留下文字记录,限时予以回复)。

三、言谈

1.声调要自然、清晰、柔和、亲切,不要装腔作势,声量不要过高,亦不要过低,以免客人听不太清楚。

2.不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。

3.说话要注意艺术,多用敬语,注意"请"、"谢"字不离口。

四、电话应答

1.所有来电,务必在三响之内接答。

2.接电话,先问好,再报单位,后讲"请问能帮您什么忙"不得倒乱次序。

3.通话时,听筒一头应放在耳朵上,话筒一头置于唇下约五公分处,不得使用免提功能键,中途若需与他人交谈,应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键。

4.必要时要做好通话记录,通话要点要问清,然后向对方复述一遍。

5.对方挂断之后,方为通话完毕,任何时候不得用力掷听筒。

6.在公司严禁拨打声讯服务电话;尽量避免打私人电话;家人有急事来电,应从速、简洁结束通话,他人接听,只代为记录、转告。

五、办公纪律

1.员工应严格按公司考勤制度守时守纪。

2.保持办公室肃静,工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑,不得哼唱歌曲、吹口哨,妨碍他人办公。

3.坚守岗位,集中精力做好本职工作。工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊。

4.上班时间严禁炒股或办私事,因公外出应向本部门负责人请假,说明去向和工作内容。

5.接待来客询问,不得泄露公司管理制度、ISO9000质量体系内容等有关公司秘密的事项。

6.参加各类会议,应按时到会,保持会场肃静,对重要事项应做好记录。

7.保持办公区内整洁、有序、卫生清洁,不在办公场所内吸烟、吐痰。

8.爱护一切公有财物,节约使用办公用品,节约用电,做到人走灯灭,关闭门窗、空调。

9.下班后,及时整理办公桌椅,锁好门窗、抽屉及文件柜。

六、办公场所卫生

1.保持办公区的整洁卫生,办公室应窗明几净,办公桌要求无尘土,严禁在室内放置和乱扔各种杂物。

2.办公桌面上的文件、办公用品和设施要码放整齐,便于查找,严禁放置与办公无关的杂物,严守保密制度。

3.办公区内,所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放,专人负责管理。

4.临时离开办公桌时,座位要放回原位。

5.办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状、白板之外,不得悬挂与工作无关的物品,悬挂物要统一悬挂在同一水平线上。

七、办公场所安全

1.办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品;不得存放现金、首饰等私人贵重物品。

2.办公电器设备(电脑、传真因工作需要除外)下班后必须断电,以免发生意外事故。

3.办公室无人时,一定要锁好门窗,防止物品及文件的丢失;下班后要仔细检查并确认任何治安、消防隐患后方可离开。

4.办公桌椅、消防器材和设备应根据实际布置定期检查、保证完好。

公司机要部门(财务部、档案室等)应有加固的防盗门窗和防盗、报警设备。