物业公司外来文件管理控制程序
公司程序文件版号:A
修改号:0
EJ-QP6.3物业公司外来文件的管理控制程序页码:1/2
1.目的:
对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2.适用范围:
适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2ISO9002标准第4.5章
4.职责:
4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5.工作程序:
5.1外来文件的接收:
5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5.2外来文件的处理:
5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5.3外来文件的档案管理:
5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。
5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《外来文件接收登记表》EJ-QR-QP6.3-01
6.2《外来文件处理表》EJ-QR-QP6.3-02
6.3《外来文件销毁登记表》EJ-QR-QP6.3-03
6.4《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01
6.5《文件/资料发放登记表》EJ-QR-QP6.1-04
篇2：物业公司外来文件控制程序
物业公司外来文件的控制程序
1目的
本程序明确了外来文件控制的职责、方法和要求,以确保在有外来文件实施应用的场所,所用的文件是最新的有效版本。
2适用范围
适用于所有与物业管理质量有关的外来文件。
3相关标准要素
GB/T19002-ISO90024.5
4相关文件
质量手册第4.5章
5责任
5.1经理部负责外来文件的控制管理。
5.2各部门负责有关外来文件的收集。
6实施程序
6.1外来文件的范围
a.政府法规;
b.外来技术文件(大厦施工图、验收证书,动力设备、消防设备的技术说明书等);
c.标准(国家标准、国际标准)。
6.2法规、标准
6.2.1经理部按公司现有执行的与物业管理质量有关的政府法规、国家标准建立外来文件清单,并将清单下发到各部门。
6.2.2各部门对照外来文件清单查有否需执行的文件并提出,由经理部负责发放。
6.2.3各部门收到与物业管理质量有关的法规、标准,应交到经理部,经理部负责更新法规、标准的外来文件清单,并将文件发放到有关部门。
6.3外来技术文件
6.3.1机电工程部、物业管理部、沙河管理部收到外来技术文件,统一交到经理部存档。经理部负责建立文件清单。
6.3.2对于外来技术文件,各部门根据工作需要可实行借阅,经理部负责进行借阅登记。
7记录
外来文件清单
制度专栏
