装饰公司办公室管理规定

装饰公司办公室管理规定

1、目的

为了维护办公室工作秩序，给员工营造一个舒适、整洁、安全的办公环境、合理利用各项资源、办公物品，并提高员工的工作效率，保证公司财产和人身安全，从而制定本规定。

2、适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3、权责

3.1行政部负责管理制度的建立与监督实施;

3.2各部门负责制度的遵照执行;

3.3副总经理、总经理负责制度的审核与批准。

4、环境卫生管理：

4.1卫生清洁范围：办公室、会议室、公共通道、走廊、洗手间、阳台、墙面、地面、天花、办公设施、设备等。

4.2环境卫生管理规定

(1)行政部前台每日至少巡查整个办公室两次，发现卫生问题及时安排保洁员清扫。

(2)行政部主管每周不定时巡查办公室，被检查到卫生清理不到位的，立即要求前台通知保洁员重新清理。

(3)员工不得在办公室内吃东西、随地吐痰、乱仍果皮废纸。

(4)员工应保持办公桌面干净卫生、整洁。

(5)员工必须在指定地方吃饭、抽烟。

(6)下班时，应关闭好电脑、将椅子推入办公台下。

(7)上完洗手间后，应随手冲水，养成卫生的好习惯。

(8)员工发现洗手间设备损坏的，应及时通知行政部进行维修。

5、消防安全管理规定

5.1按照消防规范要求，公司内配置有相应的消防设施，并由行政部定期进行检查和维护。定期更换过期、失效、毁损的消防设施，保证各项设施能够正常操作。员工不得随意动用消防设施设备，更不得蓄意损坏。突发性特殊情况除外(如火灾等)。

6、财产安全管理规定

6.1白天上班时间,由前台文员做好来访接待登记工作。

6.2节假日、下班后,前台必须关闭办公室所有门窗方可离开,加班人员最后一名离开公司的人员,必须检查门窗是否全部关闭,并锁好公司大门。午休时间前台负责公司财产安全，值班看守，确有需要离开应提前告知部门主管。

6.3行政部严格的钥匙领用管理和钥匙匙归还登记备案工作。

6.4行政部负责公司物品放行管理工作，做好详细的物品放行登记备案工作。员工携公司物品出入公司时，应配合前台文员做好物品放行登记工作。

6.5员工应自觉维护好公司的各项办公设施，不得蓄意损坏。

6.6如公司物品丢失，将通过各项登记手续以及物业监控录相找回丢失物品，查证属实后立即辞退并通报全公司，情节严重的，移交公安机关处理。带追回物品损失，按原价的3倍赔偿。如为公司外部偷窃人员(公司内的任何员工都有举报、揭发的任务，协助行政部捕获并移交公安机关处理。

7、办公设施、设备使用规定

7.1办公设施、设备包括：办公室水、开关电源、桌柜、空调、饮水机、电脑及网络设备等。

7.2员工应做到随手关水、关灯，杜绝资源浪费。光线充足时尽可能关闭照明电源或减少照明源的数量;合理用水，保护水资源;中午午休时间请关闭显示器及照明灯;员工离开各自办公室房间30分钟以上应关闭照明、电脑显示器等设备。合理用纸，打印前请仔细检查无误再打印，根据文档排版适当调节打印张数，不对外使用的文件或公司非正式文件，尽量使用二手纸(机密性文件如印有人事、方案价格等除外)。

7.3节假日、下班后，公共设施行政前台负责关闭，个人电脑各使用人员负责关闭。行政前台每日上班前检查各项设施是否关闭，一经发现没有关闭的，按公司奖惩制度进行相应处罚。

7.4加班人员离开公司时,应检查加班时使用各项设备关闭情况,并确定门窗已经关好,锁门后离开。

7.3行政部人员必须掌握所有设施使用及维护方法,新进员工入职培训,应对设备设施操作方法进行培训指导。

7.4公司所有人员都有对设施故障进行报修的义务,如发现故障应立即通知行政部进行处理,需要请人维修的,应立即提出申请,进行维修。

8、网络使用管理规定

8.1网络设备包括服务器、UPS、路由器、交换机以及用于计算机应用的网络设备。

8.2网络设备由行政部管理、严禁他人操作使用。不得改变网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数。严禁私自随意拆装、移动计算机设备。

8.3员工必须正确开机和关机。开机时，先开外设(显示器、打印机等)，再开主机;关机时应先行退出应用系统和关闭操作系统，再关闭主机最后关外设。

8.4计算机设备出现故障或异常情况(包括气味、冒烟与过烫)时，应立即关闭电源开关，拔掉电源插头，及时请行政部派人检查或维修。

8.5任何员工如需更换/增加硬件设备,必须经部门领导批准后由行政部负责购买更换/安装。

8.6所有员工必须对计算机及网络信息保密,不得外泄公司人事、客户、价格、方案技术资料、图片等。如有发现，按照《员工保密协议》处理。

8.7任何员工不得在公司的局域网上制造传播任何计算机病毒，不得故意引入病毒，员工使用网络时发现病毒应立即向网管员报告以便获得及时处理。操作过程中发现病毒应立即停机，请网管员迅速进行病毒检测。

8.8上班时间严禁在计算机上玩游戏，播放与工作无关的VCD、DVD等。

8.9严禁在网上浏览、下载、传播*、黄色的文章和图片。

9、名片管理

9.1除副总经理批准外，员工转正后方可提出印制名片的申请。

9.2每周一、周三下午4：00之前各部门提交名片申请，行政部于3个工作日内交货。非此时间内提交申请的，顺延至次周的周一、周三制作。

9.3名片必须按照公司统一版本印制,必须使用公司统一分配的邮箱及QQ不得私自更改联系信息及职位。

9.4员工离职时，必须将离职前所印制的所有公司名片还给行政部。

9.5持有公司名片的员工，不能在外从事任何损害公司利益的活动和其他违法行为。一经发现，按公司相关管理制度处理。

10、图书管理

10.1行政部负责图书的采购、入库、借阅、保管和维护，由行政专员将书名、书号录入《图书登记表》。每月底盘点一次。

10.2各部门图书借阅及归还需至行政部进行登记，一次借出时间不可超过15天。对开放式的公共读物(杂志)，员工阅完后应自觉放回原位。未经行政部许可任何人不得将公司图书带出公司。

10.3图书是公司的公共财产，员工应自觉保护图书的完好无损，不得圈点、批划、撒毁、涂改、污损、裁割等。

10.4员工离职时，必须归还图书，否则按原价的两倍赔偿。

11、设备、物品借用管理

11.1公司所有设备、物品均由行政部负责保管，各部门工作需要借用的，需至行政部进行借用与归还登记，未经登记，不可擅自取用。行政部应于每次借出及归还时检查物品是否外观完好、部件完整、功能正常使用。发现异常情况及时处理，以备下次之需。

12、会议室管理

12.1行政部前台文员负责会议室的监管、维护、会议室锁匙的管理、会议前、中、后会议室的秩序的维护和卫生安全的维护、会议用品的保管和维护。

12.2会议使用人必须提前半个小时通知前台使用会议室，前台确认是否会有会议冲突，并作好茶水、投影仪、卫生等用品准备工作。如会议冲突时，按轻重缓急灵活安排。

12.3禁止在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮、纸屑、吃东西。12.4会议结束后，会议使用人将会议用品交还前台。

12.5会议结束后，会议使用人应关闭室内设备电源、摆好桌椅、擦干净白板、整理好台面、关好门窗、拉好窗帘并及时通知保洁员打扫会议室卫生。

13、客人来访接待规定

13.1来访接待的范围

(1)高规格接待:客户、政府官员、重要客人

(2)中/低规格接待:面试及业务往来人员

13.2来访接待的原则

(1)礼貌待人、文明用语、仪表得体、着正装。

(2)公平相待、态度诚恳、不卑不亢。

(3)笔录简明、条理清晰。

(4)处理迅速、不拖延，不回避。

(5)权责范围清晰，不推卸责任。

(6)不盲目回复、不敷衍。

13.3高规格来访接待前的准备

13.3.1接待人员提前填写《客人来访接待申请单》经部门领导审核、副总经理/总经理批准后通知行政部安排好接待场地、设施、陪同人、住宿、饮食、交通工具等，行政部必须配合作好相关准备工作。

13.3.2接待人员必须了解来访人员的来访目的、兴趣、意愿等，提前安排好接待的项目内容、确定好活动时间、拟定好接待方案和预算报上级批准。

13.3.3提前弄清楚来访单位、人数、姓名、性别、职务和使命。

13.3.4接待注意事项:

(1)前台进行安全、卫生、欢迎词、会议室茶水准备工作。

(2)接待人员应主动问好，认真回答客人的问题。