医院人事档案管理的问题分析
医院人事档案管理的问题分析
医院人事档案包括医院各类医务人员和行政后勤人员的人事档案，它集中反映了一个人的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇、身体状况等，是各级组织全面考察和正确选拔使用干部的信息和依据，同时，也为医院人事分配制度改革、专业技术职称评定和职工享受各类福利待遇提供可靠凭证，是医院人事管理的重要基础和有效工具。人事档案作为一种重要的信息资源，内容应全面、准确、完整。但是，由于历史的原因和人们信息观念的淡薄，当前医院人事档案还存在着不少问题。笔者曾对几家医院的人事档案进行调查和了解，发现一些医院人事档案管理状态堪忧，迫切需要引起有关方面的重视和改进。就此作一浅析。
一、当前人事档案管理的问题分析
1.存在的问题
1.1档案装订不规范。人事档案十个类别，要分别整理归类，并实行三孔一线装订。存在的问题有装订不规整。如纸张的右、下齐没有对整;有的钦书钉没有拆除;有的材料如晋升、晋级、调资等没有及时归位装订，只是堆叠一起。人事档案材料的美观、整齐度不够。
1.2档案材料收集欠认真。有的材料只有内容，缺落款人签字，有的缺失日期。人事档案讲究严密、完整性，缺少责任人、日期的材料，使后续的利用的真实、可靠性，造成一定程度的下降。
1.3存在复印件。人事档案由于其特殊性，在医院的人事档案中或许复印件不可避免。如专业证书、资格证书等，原件本人保存后，档案只能利用复印件。但一些人事干部在实际工作中，将一些表格如先进工作者推荐表、调整工资审核表等也进行复印，违背了档案管理要求，致使档案材料质量受到影响。
1.4材料整理不够规范。如收集中一些材料纸张不一，有些材料由于历史的缘故，出现破损、陈旧，人事干部应当及时的给予修复和粘贴。然而由于人手和时间上的原因被忽略，因而出现了人事档案材料中一些材料陈旧杂乱的情况。
1.5档案材料的整理排列有待规范。人事档案十类材料中，每一类要依照时间、内容分别排列。作为人事干部还要从参考价值上进行甄别。如文-革时期产生的带有极左思潮观点形成的材料，其观点虽属片面，但仍具有一定参考价值的，不便销毁的，可纳入第十类供组织参考类。又如在医院工作中，比较注重学历，而赤脚医生这个特殊的经历，亦可计入工龄。一些学历证明或者赤脚医生证明，由于历史的局限，有的材料只是一张表格，里面没有组织结论或没有公章。其实这些没有组织意见、出处的材料价值仅仅作为参考。已不足以作为学历、工作的证明。我们有的人事干部仍按内容分类，分别归入学历栏或工资级别栏中，笔者以为这缺乏组织人事工作的严密性。
1.6缺少干部任免公示等材料。随着干部管理制度的创新和改进，现在各地在发展党员、选拔干部时实行公示。而在人事档案中缺往往缺乏这类材料。发展党员、选拔干部等各种组织考察公示材料等应进入人事档案。又如医院实行了聘任制，一些医院只是下达文件，没有任免表，干部的聘用情况未见反映。这些档案中无干部任免表及相关的考察考核材料，这样会给这些同志的晋升职务工作带来麻烦，有的费尽周折才得以搞清楚。因此，聘用干部应专门填写干部任免表，干部的任免表也应进入人事档案材料。
1.7字迹欠规整，用材欠规范。在人事档案中，书写欠规整比较常见。还有一些用笔的材质不规范，如工资审批、年度审核、个人总结等等有用园珠笔或纯蓝墨水书写，显然这不符合档案管理要求。
2.存在问题的原因
人事档案管理是一项十分严肃认真的工作，一般来说，人事干部大多具有较高的思想素质和工作能力。但是由于这样或那样的原因，人事档案的管理存在上述问题比较普遍，分析原因主要有：
2.1制度缺失，造成管理不规范。应当说，这些年来，医院的档案管理有了很大的进步。国家档案法的颁布，档案工作责任制的推行，促进了档案工作的进步。如医院积极实行档案管理达标活动，促进了档案工作的责任制的落实。但笔者注意到在人事档案管理部门，在具体的操作中人事档案的收集、整理、管理规则，人事档案调阅规定，人事档案保管规定等，大多只停留在人事干部的学习资料、工作手册中，没有上墙公布，这也就影响了实际操作。人事干部仅凭经验法则进行管理，以口授或承袭的方法进行管理，存在一定程度的人为性，这影响到档案管理的规范和标准化。
2.2缺乏了解和督导机制。人事工作是一项很严密、责任性很强的工作。院领导一般也不善介入，基本上任由人事干部操作。领导的督导缺位，造成了人事档案管理一定程度的空白，人事干部勤快、能干的，各工作积极主动，人事档案这善后工作就规范。人事干部思想松懈的，对人事档案缺乏正确认识，材料随便堆放，束之高阁，人事档案管理就成一死角。笔者曾调查走访一家医院人事档案，其象杂物间，实在令人心寒。
2.3管理知识缺乏。人事干部是个十分重要的岗位，它对人选有严格的限制，如要求党员、干部等，一些单位人事干部往往又是军转地干部。另一方面由于人事科部门每年工作繁忙，如每年医院人事科要承担大量的晋升、晋级、调资、考核等工作，人事档案管理又是一项细碎繁杂的工作，由于一些同志专业知识缺乏或无暇顾及，以致档案管理未能到位。
二、对策探讨
人事档案是一项严肃、认真的工作。它关系到能否如实准确地反映一个人的思想工作全貌。人事档案材料的收集、整理、保管，必须严格照章办事，只有规范、科学地管理，人事档案的利用才能准确、如实。现医院对病案管理相对比较严格。因为病案关系到病人的治疗效果、医院的工作质量，一旦有错有失就会酿成纠纷、赔偿。而对人事档案似乎尚缺乏应有的认识。其实人事档案关系到人的一生。笔者深有体会，某医院有位老同志文-革期间入党，文-革期间属造反派有一定过错，1978年中央下达文件，对文-革入党同志的处理有专门指示，医院草率地下结论撤消其党籍。其实中央文件规定，这类同志有过错，可以教育，不是一律清除。但是由于院领导对文-革材料保管的模糊认识，1985年竟将入党志愿书等材料作为文-革材料一并销毁。该同志反复申诉，认为当时撤消其党籍的做法违反中央有关处理文-革期间入党对象的文件精神，不符合党章规定。但因为缺乏当时入党志愿书等第一手资料，若干年来无法重新审定。以致老人三十多年不能释怀，感到痛苦，造成了一定的负面影响。因此，要加强对人事档案的重要性的认识，要加强科学管理，我们认为：
首先要加强对人事档案管理的认识，院领导要亲自过问，抓规范化管理。
有些医院，或许院领导从没有进入人事档案管理这个领域，一般任由人事干部说了算，对人事档案管理的要求知之甚少，这就易造成人事档案管理主任的缺位。作为领导要关心人事干部的工作，要了解人事干部档案管理的现状、困难。要在资金、设施、人手方面给予必要的支持，促使人事干部重视人事档案的管理，热心这一事业。
其二，加强对人事干部的培训。
人事干部许多是经过心红根子正选拔上来。实际工作中他们克守原则，对人事工作政策十分熟悉，严格把关。但对文书档案的收集、整理、保管、利用缺乏相应专业知识。因此管理上存在弱点。所以应加强档案管理专业知识的培训和学习。作为人事干部，不仅把组织人事日常工作记挂在心，也要将人事档案管理作为自己的根本任务。有的人事干部认为自己主要是负责人事任免、调资、晋升、晋级考核，对人事档案管理不够重视。试想，如果缺少了有效可利用的人事档案，人事干部还能算人事干部吗?所以，一定要充实人事干部档案管理知识，使之认真负责地承担起这一工作重任。
其三，人事干部明确责任，落实职责。
人事干部与人事档案紧密相连，加强人事档案科学管理是人事干部的根本职责，各地要强化人事档案管理的责任制，必须严格制度，认真管理。人事档案管理的考核也要列入任期目标责任制中。对一些操作程序、规则，可实行上墙，及时提醒、告诫。一般来说，人事干部具有良好的素质，实行目标责任制，可以促使人事档案管理走向规范化、科学化管理。
其四，要养成良好的管理习惯和方法。
目前电子化管理已普遍实行。电子检索、利用，已成为根本手段。因此，作为人事干部要充分利用现有科技手段建立电子人事档案系统。将每一位员工的基本情况录入电子档案中，对文本原件等材料可进行影印扫描等再现工具进行归档。同时，要养成良好的工作习惯，一些人事干部往往习惯将材料堆放一边，待有空时才能整理。可是如果一个个任务下来，一旦没有时间就会疏于整理。几年下来，甚至自己也不知道该如何归档复位。所以人事干部必须养成良好的习惯。一月、一季一整理，一阶段一过程一完毕，要成为自己的工作定则。以免造成材料的遗失、破损、不能归位等现象。
篇2：干部人事档案管理个人工作总结
干部人事档案管理岗位个人工作总结
根据组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神，结合我局的干部档案工作实际情况，我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《××市干部档案管理工作检查评分表》的要求，实事求是地进行自查。
一、充分认识人事档案工作的重要性
档案工作是各项管理工作的重要组成部分，“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作，以党的××重要思想为指导，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导
我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的.使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况
在组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后归入干部档案。
在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查(借)阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度，做到完善各种登记薄和台帐。
四、档案的利用和转递情况
我局的干部人事档案在利用时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续，需要有主管局长签字方可查阅，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管局长批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在干部档案的转递中，我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密封包，收到档案的单位，经核对无误后，在回执上签名盖章立即取回。
五、干部人事档案工作中存在的问题
我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用，提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置新式档案盒，更换密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。
通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和整理目录阶段，逐步完成组织部文件中要求的任务。
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研，并就此提出解决问题的思路及对策。
篇3：干部人事档案管理规划
干部人事档案管理规划
根据中央、省、组织部门关于干部人事档案工作目标管理的要求，为切实做好我校干部人事档案管理工作，特制定本规划。
一、目的意义和指导思想
全面落实中组部和省组织部门实现干部人事档案工作达标的要求，按照《干部档案工作条例》等规定，进一步增强组织部门的干部档案工作意识，坚持干部档案工作的指导思想、基本原则、工作方法，加强制度建设、改善工作条件、积极探索适应新形势下高校发展要求的干部档案工作途径，建立适合高校特点的干部人事档案工作机制。加快学校干部人事档案工作的科学化、规范化、现代化建设，为更好地服务党的干部人事工作夯实基础。
干部人事档案工作必须坚持“以邓-小-平理论和江-泽-民同志‘三个代表’重要思想为指导，以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》及有关文件为依据，立足收集整理、狠抓基础建设、提高管理水平、确保提供利用的指导思想。
二、组织领导和队伍建设：
干部档案是党和国家干部工作的重要组成部分。根据《干部档案工作条例》关于“干部档案工作在国家档案行政管理部门的宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理”的要求，按照干部管理权限，学校的干部人事档案管理工作由党委组织部门负责，干部人事档案室具体承担全校干部职工(含工人、编外人员)人事档案的集中统一管理任务。
为切实加强对干部人事档案管理工作的领导，学校建立干部人事档案工作领导小组:组长由党委主管干部工作的领导同志担任;副组长由党委组织部负责同志担任;成员由党委组织部、纪检委、人事处的负责同志组成。其职责是：监督检查、宏观指导、协调和研究解决干部人事档案管理达标和长远建设等重大问题。
领导小组办公室设在党委组织部内，主任由党委组织部负责同志兼人;成员为党委组织部分管干部工作的干事和专(兼)职档案员，人事处分管干部技术职务、工资工作的科员。
三、干部人事档案工作制度化
干部人事档案工作是一项政治性、机密性很强的专门业务，它的性质、作用和地位决定了对其有着较高的要求。建立健全干部人事档案工作规章制度是顺利开展干部人事档案工作，实现干部人事档案工作制度化、规范化和科学化的可靠保证。
根据上级要求和学校干部人事档案管理工作实践，党委组织部要在现有基础上，进一步建立和完善下列制度：
(1) 干部人事档案材料收集归档制度;
(2) 干部人事档案材料鉴别制度;
(3) 干部人事档案管理工作制度;
(4) 干部人事档案保管和安全保密制度;
(5) 干部人事档案利用制度;
(6) 干部人事档案转递制度;
(7) 干部人事档案检查核对制度;
(8) 干部人事档案管理人员职责。
同时，还要建立健全干部人事档案管理的各种登记帐簿和卡片，以利使用。
党委组织部门要在工作实践中严格按照规定，认真抓好各项制度的落实。
四、 干部人事档案材料的收集
要坚持以“德才兼备”的干部标准为指导思想，全面系统地收集反映干部“德、能、勤、绩”各方面情况的档案材料归档，服务党的干部人事工作。
党委组织部要依据部门职能，通过单位内和单位外的形式，按照干部人事档案材料收集工作的范围、途径、方法和归档的任务、要求，承担并按及时、准确、真实、齐全完整的要求认真做好收集(接收)本级管理范围内干部人事档案，收集、协管干部的人事档案副本，收集符合归档范围和要求的干部人事档案材料的工作。
收集过程中的递交、接收等环节，须通过专人送取并作好登记、办好交接手续和注意安全保密。
五、干部人事档案材料的鉴别
党委组织部要按照中组部颁发的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》及《干部人事档案收集归档规定》等文件规定和原则，对收集起来准备归档的材料进行认真的检查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值。
要从保证干部人事档案真实性、完整性、精炼与实用的要求出发，按照鉴别工作的原则、程序、方法和各类材料鉴别的指导思想，认真抓好干部人事档案材料的鉴别，尤其是对历次运动中政审材料的鉴别处理工作。要按规定认真作好妥善处理不该归档的材料的工作。
工作中要严格程序，认真做好记录、登记、备案工作，做好重大事项和疑难问题的请示、汇报工作，以及同时征得上级领导和有关职能部门的支持和协助。
六、干部人事档案的整理
干部人事档案的整理是整个工作的重要组成部分，是档案业务建设的基础工作之一。
党委组织部门和干部人事档案管理人员要严格按照《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》规定的方式、程序、方法，运用先进技术手段，对已收集的干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订，使之成为条理化、系统化、规范化，具有完整、实用、精炼，内容完善、利用价值高、便于保管、方便使用、保存寿命长的干部人事档案。
同时认真做好整理前材料的补充收集和对装订成卷档案内容的不断补充、续订工作。
七、干部人事档案的保管
干部人事档案的保管工作是根据党的干部人事工作的需要和安全保密、便于利用的原则，把经过收集、整理、装订成册的干部档案以科学的技术和方法，长期地进行保护和管理，为干部人事工作服务。
党委组织部门和干部人事档案管理人员，要努力学习和掌握干部人事档案管理的规律，研究并采取科学的方法、措施，有效地保护档案，最大限度地延长干部人事档案的寿命。了解和掌握干部人事档案管理的任务，主动、有效地开展工作，促进学校干部人事档案工作科学化、现代化。
在具体工作中，要充分利用现有的技术手段和物质条件，按照干部人事档案保管工作的基本要求、基本内容、管档范围，认真落实各项制度，采取科学规范的防火、防盗、防蛀、除湿、防霉、保温等保护措施，切实管好干部人事档案。
要认真作好干部人事档案的日常管理工作。安全、规范保管干部人事档案，科学编制检索工具，合理摆放干部人事档案，经常性地检查核对本级管理的干部人事档案，对照检查各项制度的执行情况，发现问题及时采取措施加以纠正和处理，遇有重大问题及时报告。
八、干部人事档案的利用
干部人事档案的利用是整个干部人事档案工作的出发点和最终目的。为干部人事及其他有关工作提供依据、凭证和参考是干部人事档案赖以生存的原因和基础。
党委组织部门和干部人事档案管理人员，要严格遵循干部人事档案利用工作的原则和要求，按照有关规定、制度和审批程序，为下列组织行为提供干部人事档案的查(借)阅利用：
1、凡因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等原因需要查阅本人档案的;
2、与他人案件有密切联系，而该干部已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况的及其他特殊原因，须查阅档案取得证明材料的;
3、编写党史、军史、革命斗争史、地方志撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案。可直接向本人采访，如该干部已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传部分;
4、干部子女或亲属入党、入团、升学、参军、参加工作进行的政审，不得查阅档案，可由干部所在单位党组织根据规定，提供有关情况;
5、复查干部的某个问题;
6、进行组织处理，需全面了解考察干部的情况;
7、主管干部任免、调动等工作部门的工作需要;
8、为了培养、选拔干部，领导机关或领导干部需要全面了解某干部的情况;
9、干部死亡或其他特殊需要。
同时，要按有关规定认真编写干部人事档案参考材料、如干部卡片、干部职务变动登记表、工资变动登记表、干部人事档案工作基本情况统计表、干部基本情况数据等以更好地贴近和服务干部人事工作。
九、干部人事档案的转递
组织部门和干部人事档案管理人员，要按规定程序和有关要求，为下列组织行为办理干部人事档案的转递手续：
1、当干部的职务发生变动，干部的主管单位也随之发生变动时;
2、干部跨单位调动事;
3、当干部管理范围进行调整后，干部人事档案的管理范围也相应进行调整时;
4、干部所在单位的隶属关系发生变动时;
5、干部所在单位并入了新的单位时;
6、军队干部转业到地方安置时;
7、干部刑满释放后异地安置或到其他单位工作时;
8、无头档案查到下落时;
9、应归上级管理的干部人事档案正本材料;
10、干部退职和被开除公职的;
11、干部死亡后，按规定应向相应级别的档案馆(室)移交的;
12、外单位要求转寄或误转来的材料;
13、对收集来经鉴别认定应由原单位保存或复查处理的材料;
14、对收集来的经鉴别属于应退回原形成材料单位重新制作或补办手续的材料等。
同时，还要按要求认真做好“无头档案”的处理，采取积极的措施防止产生新的“无头档案”。
十、干部人事档案的现代化管理
干部人事档案的现代化管理，可以促进、信息资源的开发，提高-干部人事档案的利用价值和工作效率，及时、准确、高效为干部工作的决策和其他工作提供有关信息。
党委组织部门要努力学习和掌握现代化的管理理论和方法，从基础工作抓起，充分运用和最大限度地发挥计算机、扫描仪、打印机、照相机、复印和除湿、空调等现代化技术设备与手段，坚持做到干部基本情况和档案目录、干部人事档案盒的封面和脊背实现微机打印成形、目录检索的微机化管理，切实将干部人事档案管理水平提高到一个新的水平，更好地服务党和国家的干部人事工作。
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