文书管理办法

篇2：文书管理办法范本

文书管理办法

第一章总则

第一条为制度化,规范化文书管理体系,特制定本办法。

第二章文件流传细则

第二条分类

*须登记的文书范围:结合《档案管理规定》的要求

外来文件:公文(命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等等

本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件

第三条收文

1.本公司与外界往来的文件,由办公室统一登记、收文。

2.内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第四条发文

1.以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记签发。

2.以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。

第五条分文

1.外来文件由办公室登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

2.内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

第六条会签

1.需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。

2.各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

3.文件收文后,再依"收文处理单"内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后将本文件转送办公室。

第三章重要文件的审核、执行

第七条审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第八条执行

经总经理或有关人员的批示后,正本留办公室归档存查,由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第四章撰写文书格式

第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

第十条对已经统一的文书类(以附件形式下发),要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。

篇3：物业公司文书档案资料管理办法

物业公司文书、档案、资料管理办法

1.0目的:

方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。

2.0适用范围

物业公司的各种资料、档案。

3.0管理内容

3.1文件和资料的分类

--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)

--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

3.2文书档案管理

--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3.3其他资料管理

--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。

--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。

--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。

--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

4.0各职能部门的资料管理

各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

5.0相关文件

5.1《业主档案的管理办法》

6.0相关记录

6.1《收文薄》

6.2《发文簿》

6.3《信函收存登记表》

6.4《信函寄发登记表》

7.0附录

7.1《电脑资料存贮说明》

编写:zz审批:zz

篇4：物业公司文书档案立卷归档办法

附件1:文书档案立卷归档办法

一、总体要求

(一)总部及各属下公司在工作中形成的、处理完的文件材料,必须按规定整理立卷,集中保存。

(二)综合管理部是总部文书档案的立卷归档工作的承办部门,并负责督促、检查和指导各属下公司文书档案的立卷归档工作。各属下公司必须建立健全文书立卷制度,指定专人负责文书立卷、归档、保管工作。

(三)文书档案应放在专用档案室或专用档案柜中

二、文书立卷归档范围及保管期限

(一)凡是记述和反映公司主要职能活动、具有保存价值的,已办理完的文件材料、电报、电传、会议文件、合同文本、内部资料、文字记录材料、本单位编制的出版物(原稿、样本)、图表、登记簿以及反映本单位工作和活动的声像材料(照片、录音带、录像带、计算机磁盘、光盘等),均须立卷归档。

(二)文书档案依据保存价值可分为永久、长期、短期三种保管期限:

1、凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,应该永久保存。主要包括:本单位的指示、命令、决议、决定、工作计划、总结、汇总的统计报表,重要的请示、报告,各种会议的重要文件,本单位的组织章程、工作条例、机构演变、人员编制、中层以上干部任免、奖惩材料,本单位接收的工程图纸等物业资料等;主管部门颁布的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件,如命令、指示、决议、决定、批复、批转、条例与规定等;下级单位重要问题的请示、报告、总结等。保存期限为永久保存。

2、凡是在较长时间内,反映本单位的工作活动,对本单位工作、总结经验有查考利用价值的档案,可以长期保存。主要包括:主管部门和下级单位的年度、季度计划、总结、报告等;本单位一般干部的任免、奖惩材料;本单位与其他单位签订的合同、协议书;本单位各部门的工作计划、总结、会议记录等。保存期限为16至50年。

3、凡是在较短时间内有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。主要包括:本单位的季度和月份工作计划,与有关单位协商工作的一般来往文书;主管部门颁发的,非属本单位主管业务,但需要执行的有关条例、办法、通知等。保存期限为5至15年。

(三)各属下公司对外签署的所有合同及合同性法律文件。如物业管理委托合同、物业管理顾问合同、电梯及空调等机电设备维修养护合同、清洁绿化等外包合同等,需将合同正本、《合同审批表》、《法律顾问意见函》一并存档。按规定由总部批准的合同,上述文件的复印件交由总部备案。各种合同的保管期限均为永久。

(四)不必立卷归档的文件:

(1)已归档的重复文件;

(2)无查考利用价值的临时事务性文件;

(3)上级普发的不涉及单位业务的文件材料;

(4)平行单位来文中不需要办理答复的文件材料;

(5)未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件。

(6)参考性的资料;

(7)下级机关送来的不必备案的文件材料。

三、归档时间

(一)凡是在当年内办理完的文件,各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员;档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕,完成归档工作。

(二)凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目,在最后结案一年成套移交归档。

四、立卷方法和要求

(一)文件立卷应按照工作活动规律,保持文件之间的历史联系,并且便于保管和检索利用。

(二)根据文件所具的特征,分析文件之间的主要联系,组合立卷,从文件基本结构分析,可概括出六个特征:

1、文件的作者--制发单位;

2、问题特征--文件内容所反映的主题;

3、名称特征--文种;

4、时间特征--文件的形成时间或内容针对的时间;

5、通讯者特征--往来文件的双方单位;

6、地区特征--文件作者所在地区或文件内容针对的地区。

具有共同特征的文件,可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷,每份文件都会有几个特征,选取什么特征组卷,应具体分析对比,找出最密切的联系,选择最佳方案。

(三)组卷的具体要求:

1、把密切联系的文件,根据其历史联系和不同保管价值,合理组卷,正本与底稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件,应放在一起组卷;

2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷;

3、与文件内容相关的声像材料(影片、照片、录音带、录像带、光盘等)单独整理编号,划为声像档案,在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号,以保持相互联系,便于查找利用;

4、外单位来文与本单位文件有密切联系,合并立卷。

(四)分类科学,标准一致

单位内部组织机构比较稳定,职权分工比较清楚的,宜采用保存价值--年代--组织机构分类立卷方法,否则,就要采用其他切合实际的方法。

下列文件应准确划定归档时间:

1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表,归入内容针对年度;

2、多年规划、计划、预算、归入开始年度;

3、多年总结、决算、归入最后年度;

4、总结、计划写在一起的文件,归入主要内容的年度(如总结部分内容偏重,应归入总结的年度);

5、难于分清主次的总结、计划,对年度各一份;

6、会议文件有针对性年度的,归入针对年度;没有针对年度的,归入举行会议年度;

7、专案文件,归入结案年度;

8、请示、批复的文件,归入批复年度;

9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度;

10、法规性文件,归入批准和公布年度。

(五)党、政、工、团文件分别整理立卷。

(六)卷内文件排列要有条理,有系统,保持文件之间联系。一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。

1、对作者、问题单一的案卷,按文件日期先后顺序排列;

2、会议文件,按重要程度结合形成顺序排列;

3、专案文件,按批复、结论、综合材料,证明材料和个人写的材料顺序排列;

4、一份文件,正本在前,底稿在后,正件在前,附件在后;批复在前,请示在后,转发件在前,原件在后;重要文件的历次稿,最后定稿在前,其它稿依次排列。

(七)保管期限要划分准确,不同保管期限要分别立卷。

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(八)案卷标题应全面、简明、确切,揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。

(九)卷内编目和填写卷内备考表

1、填写卷内目录,应用钢笔填写。卷内目录的项目要填写齐全,字迹要工整、清晰;

2、编写张号,卷内文件排列后,需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写张号。编写张号以案卷为单位,一个案卷内,张号不得重复;

3、填写卷内备考表,卷内需要说明的问题,以及其他要备考的问题,填写清楚,附于卷尾。

(十)案卷装订

1、案卷装订前,要去掉文件上的金属物。装订线外边有字迹的要加边托裱,破损文件要修补好;

2、案卷要用线绳在左侧装订,右侧和下边要取齐,结头在背面,装订要牢靠、整齐、美观,不掉页、不倒页、不压文件字迹,不损坏文件。对案卷文件的装订也可采用散装的办法,即对单份文件进行装订。散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。

(十一)封面撰写

案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚,字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

(十二)案卷排列

一个年度案卷的排列,要保持案卷之间的有机联系,排列有序。

(十三)案卷目录

案卷目录的项目要用钢笔书写齐全,字迹工整,案卷标题与案卷封面标题一致。

篇5：公司文书档案管理办法(6)

公司文书档案管理办法(六)

1总则

为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。

2适用范围

本标准适用于公司文书档案管理。

3术语和定义

文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

4管理职责

4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。

4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。

4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

5管理活动、程序及要求

5.1.文书档案收集

5.1.1文书档案收集的范围

5.1.1.1上级来文及资料。

5.1.1.2公司文件。

5.1.1.3公司历史档案。

5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

5.1.2文书档案的收集

5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。

5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。

5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。

5.2.立卷与归档

5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。

5.3文书档案的整理和保管

5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。

5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。

5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

5.4.文书档案的统计和检查

5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。

5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。

5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

5.5.文书档案的利用和借阅

5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进行复印。

5.6.文书档案的鉴定和销毁

5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要继续保存,并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员具体核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进行销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丢失,不漏销。