会议行政岗位职责

篇2：行政中心及会议大厦消防管理

行政办事中心及会议大厦消防管理

消防管理是政府机关物业管理的重点和难点,是保证行政办事中心及会议大厦人身、财产安全的重要管理环节。根据我公司体系文件规定,服务中心统计编制《大厦消防档案》及《消防设施清单》,建立了以服务中心负责人为总指挥的"义务消防队",制定了一系列管理制度及检查流程,并定期进行全员消防安全教育及消防知识培训。

1、消防安全管理要点;

强化消防意识:坚决贯彻"预防为主、消防结合"的消防管理方针,确保火灾事故的零发生率。

建立消防队伍:根据消防管理"预防为主、消防结合"方针,设置专义务消防队伍,成立消防紧急应急分队,任命义务消防队员(原则上为物业服务中心全体人员)。

建立消防制度:建立周密完善的消防疏散图、防火责任制,制定消防作战方案、救护措施、定期检查各类消防设施,明确防火档案制度及消防员职责,并定期邀请消防专业人员进行专题培训和定期进行消防模拟演习,以防患于未然。

落实防火责任制:坚决执行消防安全责任制,落实各级和各项消防管理责任人和灭火指挥人员。

强化消防意识:加强物业服务中心员工的消防观念和防火意识,任何管理服务人员都有消除火灾隐患之责任。

加强过程控制:各个环节严格遵照国家有关规定和公司质量管理体系文件之要求,各消防设施定期检测,保证完好无损,随时可以启用。各类简易灭火器材固定位置放置,便于有需要时有关人员取用方便。

24小时监控:对物业各区域实行24小时消防安全监控,对火灾易发生区加强防范和巡查,重点防范。

定期消防预演:定期组织员工进行防火灾演习,熟练掌握各种消防设施的使用方法,提高对火警的应付能力。

全员防范:安全管理员、保洁员以及全体物业服务中心工作人员日常工作注意巡视,保持警惕,对于不应放在某处的物体,不能解释来历的物体和不适宜放在某处的物体要及时处理,对危及消防安全的事故隐患及时报告、处理。

标识完备:严格遵照万科物业完备之CI系统要求,完善各类防火标识,和各类消防设施的使用说明标识。

2、强化消防意识:

坚决贯彻"预防为主、防消结合"的消防管理方针

每两周举行一次消防宣传

每季度组织一次消防知识培训

每半年组织一次消防演习,确保火灾的零发生率

3、建立消防队伍

根据消防管理"预防为主、防消结合"方针,设置专业消防队伍,成立消防紧急应急分队(成员为午夜服务中心全体人员)。

物业服务中心经理为物业服务中心消防安全管理第一责任人,依照消防法律、法规履行消防安全管理职责,组织消防安全工作的落实和监督总结,建立健全防火安全责任制度。并在一旦发生火情时,担任物业服务中心消防灭火总指挥。

经理落实和监督消防工作,督促完善防火安全责任制度。

各主管为消防管理分项责任人,具体负责组织消防工作的具体组织、落实、培训、演习、检查、完善消防设施,组织和建立义务消防队,依照有关消防法规,建立落实各项消防安全措施,并指定消防作战方案。

指定专人为各项消防管理工作的直接执行人,负责各项消防安全措施的具体实施,组织消防安全知识的宣传及消防安全检查,消除火险隐患、及时制止、纠正违章行为。

全体员工都有维护消防安全、保护消防设施、预防火灾、报告火警、参加灭火工作的义务。

4、建立消防制度

建立周密完善的消防疏散图、防火责任制,制定消防作战方案、救护措施、定期检查各类消防设施,明确防火档案制度及消防员职责。

物业服务中心全体人员组建一支义务消防队伍,制定出一套有效的,切合实际的消防作战方案,由物业服务中心经理审批后报公司品质管理部验证生效。消防作战方案、消防作战示意图应悬挂于控制中心及安全员宿舍。

5、消防工作的控制过程

物业服务中心定期举行消防安全知识和消防作战方案的培训,使所有员工了解消防基本常识、消防作战程序的内容及字火灾发生时自己的任务。每半年要组织全体员工就消防安全知识和消防作战方案进行考核。安全员必须会使用灭火器、消防水带,保洁员必须会使用灭火器、知道疏散人员的方法。

每位员工应熟悉自己的岗位环境,操作的设备及物品情况,熟悉安全出口的位置和消防器材的具体摆放位置,掌握消防器材的具体使用方法。

定人、定时、定措施消除火险隐患,每年年底组织一次消防实战演习(演习时必须实际使用消防水带、灭火器)。演习前制定演习方案并提前一周报公司相关部门进行审核,演习后保存相应的图片记录,有关演习的情况记录在案。

对消防设施、设备进行统计并记录于《消防设施清单》上,并根据情况对《消防设施清单》及时更新。

物业服务中心每月定期组织检查维修保养消防器材设备,并提交消防工作总结及消防监控设备保养简报。

每半年至少进行一次消防紧急集合,人员以义务消防队员为主(在岗安全员可不在紧急集合之内),准确记录各人员在接到紧急集合命令后赶至指定地点的时间及装备情况。各组紧急集合的指定地点及所需时间由公司相关部门核定,对紧急集合中不能达到要求的人员,在月度考核中予以体现,对紧急集合中无故缺勤、延误人员予以严肃处分。

保持楼梯、走道和出口畅通无阻,妥善维护楼梯、走道和出口的安全疏散指示和事故照明设施。严禁在所辖区域内的任何地方贮存易燃、易爆以及各类剧毒物品。

未经同意任何人员不得随意启动消防泵、喷淋泵、稳压泵、送排烟阀、破玻璃按钮,不得随意动用消防器材和消防水。

配备足够的消防用沙,不得挪做它用,烟感、温感、喷淋头未经许可不得擅自更改和拆除。

任何员工发现异味、异声、异色等现象及时报告,并采取积极措施处理。

篇3：行政中心及会议大厦交通车辆停放管理方案

行政办事中心及会议大厦交通及车辆停放管理方案

行政办事中心及会议大厦室内及外围共有1000余个停车位,其中会议大厦室内车位152个,行政中心平台及主楼地下车库共500个车位,北楼广场临时划为停车次,满负荷可停放300余辆车,其它还包括东楼及西楼北面小广场及公共停车次,室内停车均设置自动刷卡管理系统,授权车辆可以进入停放,室外则为敞开式露天停车位。由于停车位有限,目前室外停车管理存在较大难度。

(一)室内停车场管理

指定区域:为保证行政办事中心及会议大厦的正常秩序,所有车辆必须在指定区域停放。

分类停放:地下车库及地面停车次根据使用单位划分不同停车区,在保持停车场整齐美观的同时,保持停车场良好的空间视线,有利于停车场的安全管理。

对号入座:内部车位由行政办事中心及会议大厦有关部门提供编排的车辆停放位置,将各车牌号码标明于对应停车位,来车各就各位。防止乱停乱放,尤其要防止领导的专用车位被占用。

出入有别:进出按照车辆出入方向指示行驶,保证行车有序。

照章行车:区内行车遵照行车路线指示,保证畅通。安全管理员尤其要保障消防通道的畅通。

安全第一:完善各种安全标志及交通设施,保证行车安全。如限速坡、限速标志、转弯凸镜等。

标识完备:万科物业将设置完备的交通标识,包括道路行车方向标识、建筑指向标识、不同车辆停车区域标识、禁行区域标识、禁鸣标识车辆出入口方向标识等。

(二)北楼广场室外停车场管理

1、现状调查

经统计,行政中心北楼停车场最大停车容量为390辆,固定停车位为319个,在没有大会的情况下,北楼日均停车量为386辆,仅能满足内部工作人员车辆的停放需求。

2、实施范围

北楼广场临时停车场

3、拟解决的主要问题

1)周边单位、外来无关车辆挤占行政中心停车场车位,导致内部工作人员、开会人员车辆无处停放,确保内部工作人员车辆能正常停放;

2)纠正乱放,建立良好停放秩序;

3)行政中心周边道路状况好,过往车辆车速过快,容易造成各类交通事故及危及行人人身安全,增加交通标识进行指引和提示。

4)充分、合理、有效利用东、西P3停车场的,缓解由于停车位不足而造成的各类停车压力;

5)内部车辆与社会车辆区别停放,分开管理,保障车辆停放安全;

4、主要思路

将北楼广场进行封闭管理,该区域只用以停放内部工作人员持有"市委、市府车证"车辆及与会持该证的车辆,社会车辆均指引停放于东、西P3停车场内。在北楼广场两侧入口处增设安全岗位(从7时至晚11时),对整个停车次周边加装封闭设施,实行全封闭式管理。(后附图示)

1)停车场周边增设封闭设施

目前,北楼停车场于周边仅靠高出马路10CM的人行道相隔离,车辆可轻松上下,而且给车主有"公有车场可任意停放"之感觉。

措施:在停车场外围人行道周边(如""位置所示)增设如"路桩"、"绿篱"等设施,使北楼停车场于外界进行隔离,未经授权车辆则无法从周边强行进入停车次,同时也规范车辆必须从出入口进出停车次。

2)停车场入口增设移动路障

目前,任何车辆均可从北楼两侧入口进入北楼停车场,在场内没有车位的情况下,对进场车辆不能实行有效控制。

措施:在停车场入口处(如图""位置所示)安装轨道式简易移动路障,并在移动路障上张贴"凭停车证进入停车场"及"车位已满,请另寻车位"的移动标识,当场内尚有停车位时,将"凭停车证进入停车场"标识进行公示,值班人员凭停车证放行进场车辆;当场内没有停车位时,将"车位已满,请另寻车位"标识进行公示,对欲入场车辆进行解释、指导。

3)停车场入口增设岗台及安全岗位

为确保对北楼停车场的有效管理,在两入口处增设岗位及安全员,并在岗位设置安装太阳伞、质量记录存放点等功能。

4)增设"外来办事车辆停放区"指引标识

为使外来办事车辆明确停放区域,在进入行政中心广场出入口附近(如图""位置所示)增设如"外来办事车辆停放区"的市政指引标识,为值班人员的解释、指引减轻压力。

5)增加标识路障

为规范工作人员车辆的按位停放,提示工作人员配合值班人员的指引,在北楼停车场内增多路障(如"雪糕筒"),用路障将车辆的行走、停放路线进行规划,不为车主提供违章停车的机会;另在停车场相关明显位置(如图"*"位置所示)内新设如"进入车场,请按位停放"等提示性标识,配合安全员的指引,减少车主的违章停放现象。

6)增加限速标识及减速带

为降低车辆及行人在停车场内的危险系数,避免交通事故的发生,在进入行政中心广场出入口及停车场内相关位置(如图""及""位置所示)增设限速标识及减速坡,将车辆在行政中心广场及停车场内行驶速度控制安全、合理的范围内。

7)新增指示车辆停放方向路障

为配合车场安全远的停车指引服务,为车主提供明晰的车辆停放指引,在停车场内相关位置(如图"↑"位置所示)放置带有车辆停放指引标识的路障(即"雪糕筒"),使车主进入停车场后能够清楚的知道该停放在哪个车位上。

5、可行性分析

1)优点:

不论办事车辆还是工作人员车辆,在进入车场时都能够清晰的看到标识的指引,减少不配合车场管理现象的发生;对北楼停车场实行封闭式管理将加强对进入车场车辆的控制,减少违章停放现象的发生;在车场内增加限速标识及减速设施,将会减少交通事故的发生;有利于对周边单位车辆及外来办事车辆挤占停车位现象进行有效控制。

【北楼广场停车场改造及岗点设置示意图】

北楼停车场改造及岗点设置示意图

(三)交通、车辆、停车场管理要点

制订详细的管理制度。

出入口置明确的行车方向标识,所有车辆出入根据指示行车。

特殊情况下,安排临时交通岗,在指定的区域指挥行车。

车辆出入口安全岗对进、出车辆进行控制并详细记录。

区域内各车道均置方向指示标志,引导各类车辆的行车秩序。

保证消防通道畅通,防止车辆占道停放。

加强停车场的安全巡查,防止发生车辆盗抢事件。巡查过程中,注意观察车辆的安全状态,如发现车辆漏油等

情况,应以恰当的方式知会车主,发现可疑车辆,进行恰当的安全控制并及时通知相关部门。

由于室内停车位严重不足,北楼广场已被评为临时车辆停放场地,由于属全开放式的广场格局,该部位的车辆停放管理将为重点,我公司已拟写管理方案并提交机关事务局进行研究,在得到批准的情况下将着手进行改造,进行规范管理。

篇4：行政会议大厦交通车辆及停车场管理方案

行政办事中心及会议大厦交通、车辆及停车场管理方案

从使用的角度,行政办事中心及会议大厦的建筑设计体现出布局科学合理、使用功能完整,通过周密严谨的设计,使物业获得极佳的空间和平面分配,建筑比较方正,外墙线条呈弧线设计,没有太多的曲线,安全巡逻的视野开阔,巡逻线路简单清晰,极利于安全管理控制;同时在交通规划方面符合大型建筑车辆分流的要求特点,在车辆停放方面也根据单位自用、来访办事及社会活动等多种类型的合理地划分停放场地并完善硬件设施的配备。

一、行政办事中心及会议大厦停车及交通现状

主楼与东、西楼平台车库相连,加上主楼地下车库停车位,室内总车位数500个;室外停车位(含北楼广场临时停车及东、西楼社会公共停车场)共820个,对外的车辆出入口众多,车辆进入管理难度较大,区内多条车行道环绕建筑四周:上、下班时段将形成人、车流量的高峰期,对安全秩序控制和疏导的管理要求较高,对车辆的安全管理、车流导向管理、车辆停放管理工作量大;室内停车场采用车场智能管理系系,实行发卡管理。

会议大厦停车位总数214个,其中地面小车位53个,大客车位9个,地下室停车位152个。地下车库设有东北面进口一个,西北面出口一个,配备停车场智能控制系统,实行发卡管理。大厦外围路面交通设计顺畅,紧邻市政道路,有多个路口供车辆进出。

随着**经济的高速发展,随之带来的便是私家车辆的增多,尤其是机关实施车改以后,入驻单位私家车辆呈高速增长的态势,单位自用部分的停车位已远远无法满足实际停放需求。目前,室内停车位除机关车队及各单位部分公务用车之外,其余车位按各单位人员比例配备予科以上领导使用,其他工作人员私家车全部停放于室外车位,主要集中在东、西楼北面小广场以及北楼临时停车场,社会车辆则要求停放于东、西楼P3停车场。

二、交通、车辆及停车场管理要点

1、根据业主要求,合理进行车辆控制

根据行政办事中心及会议大厦的内部管理要求,优先保证行政办事中心及会议大厦内部机关管理工作人员的停车,实行"区域划分、定点停车,有效调剂"的车辆停放管理方针。

以设施预留、提示标识和人员疏导等方式来保证停车有序。

对社会车辆膊放实施引导。设立重要接待工作车辆停放区域。

2、严格授权、定点停放

会议大厦及行政办事中心室内停车场全部实行发卡管理,根据机关事务管理局的车位分配要求以及发卡

授权批示,我公司将按照要求严格办理,做到授权明确。由于室内停车位是根据各楼所处位置的不同而划分,

定点停放的基本原则是,东楼办公单位车位一般安排在东楼平台车库,主楼各单位车位一般安排在平台车

库及部分地下车库,机关车队则主要安排在地下车库内,西楼各办公单位车位安排于西楼平台车库。

具体操作流程:

机关事务管理局制定车位分配计划一一各单位根据比例上报领卡申请…机关事务局领

导批示h业服务中心登记并授权发放-投入使用

3、室内智能控制,室外人工引导

会议大厦及行政办事中心室内停车场均实行发卡管理,故在该部分的管理控制方面主要以技术手段进行车辆识别,当发现有非授权车辆意图进入时,车场管理员即进行阻止并引导其停放于室外车场,当出现授权使用人忘卡或无法正常使用卡时,车场管理员将对车辆驾驶人进行身份核实,并将情况如实记录于《车辆进出异常情况记录表》上并要求驾驶员签名确认。

由于私家车辆越来越多,室外停车管理压力也越来越大。由于在大楼四周的部分公共停车位距大楼较远,大量内部人员私家车及社会车辆都集中停放于北楼临时停车场,同时该临时车场属公共广场简单改造而成,四周与市政人行道相通,未设定无边界障碍,造成较大安全管理压力。基于此,我司在室外的停车及交通管理方面主要以人工引导控制为主,实行上下班高峰期安排岗位于路口引导、分流,平时辅以单车机动巡逻以确保车辆安全。其间成功抓获砸车抢包的犯罪嫌疑人两名,有效地维护了车场秩序。

4、分时控制,警企合作

行政办事中心及会议大厦的安全管理工作除了我司按管理要求进行管理之外,外围的控制管理也是中心广场派出所的一项重要内容。随着车辆的增多,尤其是在成功抓获砸车抢包犯罪嫌疑人之后,我司与广场派出所一道对外围室外停车管理进行了深入的分析研究,制定了分时控制的总体原则,具体为:工作日上下班高峰期,我司按实际情况安排岗位进行疏导、分流,广场派出所即安排人员进行周边巡逻及机动巡逻:夜间8时以后,采用部分路口封闭的方法。将此楼广场周边的多个出入口进行封闭,只保留东、西各一个出入口正常使用。同时对于摩托车及单车的管理方面,我司在正常工作日安排专人值班看管,夜间及周末、节假日提前发出通知,要求车主将车辆停放至平台车库指定位置,如还有个别未主动停放的,我公司将采取加装铁链锁以及增加巡逻频次的方法加强物防工作.以确保车辆停放安全。

5、制订详细的管理制度。完善交通标识

在制度建设方面,我司将根据实际情况建立《停车场管理办法》、《停车场操作作业指导书》以及《交通意外处理应急方案》等,通过完善的制度指引,规范现场岗位的操作。出入口置明确的行车方向标识.所有车辆出入根据指示行车:特殊情况下,安排临时交通岗,在指定的区域指挥行车。车辆出入口安全岗对进、出车辆进行控制并详细记录。区域内各车道均置方向指示标志,引导各类车辆的行车秩序。保证消防通道畅通,防止车辆占道停放。

加强停车场的安全巡查.防止发生车辆盗抢事件。巡查过程中,注意观察车辆的安全状态,如发现车辆漏油等情况,应以恰当的方式知会车主。发现可疑车辆,进行恰当的安全控制并及时通知相关部门。

由于室内停车位严重不足,北楼广场已被辟为I临时车辆停放场地,由于属全开放式的广场格局,该部位的车辆停放管理将为重点,我司已拟写管理方案并提交机关事务局行研究,在得到批准的情况下将着手进行改造,进行规范管理。

交通及停车场管理架构及岗位设定

交通及停车场管理与物业安全管理是一需统筹的工作,因此在交通及停车场管理人方面纳入安全管理编制范畴,架构如图:

【停车场固定岗】设置于停车场各主要出入口。

【作用】车辆及非正常之人员出入定点管制,对车辆是否属授权进出进行控制。

【停车场巡逻岗】停车场内及外围巡逻

【作用】防止、消除安全及火灾隐患.巡查车辆停放秩序,检查车辆防盗措施实施工情况,上下班高峰期对车辆进行育效引导及分流指挥。

【巡查岗】检查车场管理制度的落实及人员工作状态

【作用】安全管理的"神经中枢",严密监控各区域安全状态,负责对各安全岗组织调度协防、信息与指

令的传达等。

【安全主管】:物业交通、车辆及停车场管理之直接负责人。

三、交通、车辆及停车场管理

行政办事中心及会议大厦室内及外围共有1000余个停车位,其中会议大厦室内车位152个,行政中心平台及主楼地下车库共500个车位,大楼周边室外社会停车位共820个,其中北楼广场临时划为停车场,满负荷可停放300余辆车。室内停车均设及自动刷卡管理系统,授权车辆可以进入停放,室外则为敞开式露天停车位。由于停车位有限,目前室外停车管理存在较大难度。

l、室内停车场管理

1)指定区域:为保证行政办事中心及会议大厦的正常秩序,所有车辆必须在指定区域停放。

2)分类停放:地下车库及地面停车场根据使用单位划分不同停车区,在保持停车场整齐美观的同时,保持停车场良好的空间视线,有利于停车场的安全管理。

3)对号入座:内部车位由行政办事中心及会议大厦有关部门提供编排的车辆停放位置,将各车牌号码标明于对应停车位,来车各就各位。防止乱停乱放,尤其要防止领导的专用车位被占用。

4)出入有别:进出按照车辆出入方向指示行驶,保证行车有序。

5)照章行车t区内行车遵照行车路线指示,保证畅通。安全管理员尤其要保障消防通道的畅通。

6)安全第一:完善各种安全标志及交通设施,保证行车安全。如限速坡、限速标志、转弯凸镜等。

7)标识完备:zz物业将设置完备的交通标识,括道路行车方向标识,建筑指向标识、不同车辆车区域标识、禁行区域标识、禁鸣标识车辆出入方向标识等。

2、北楼广场室外停车场管理

1)现状调查

经统计,行政中心北楼停车场最大停车容量为390辆,固定停车位为319个,在没有大会的情况下,北楼日均停车量为386辆,仅能满足内部工作人员车辆的停放需求。

2)实施范围

北楼广场临时停车场

3)拟解决的主要问题

A)周边单位、外来无关车辆挤占行政中心停车场车位,导致内部工作人员、开会B人员车辆无处停放,确保内部工作人员车辆能正常停放;

C)纠正乱放,建立良好停放秩序;

D)行政中心周边道路状况好,过往车辆车速过快,容易造成各类交通事故及危及E行人人身安全,增加交通标识进行指引和提示。

充分、合理、有效利用东、西P3停车场的,缓解由于停车位不足而造成的各类停车压力;

F)内部车辆与社会车辆区别停放,分开管理,保障车辆停放安全;

4)主要思路

将北楼广场进行封闭管理,该区域只用以停放内部工作人员持有"市委、市府车证"车辆及与会持该证的车辆,社会车辆均指引停放于东、西P3停车场内。在北楼广场两侧入口处增设安全岗位(从7时至晚11时),对整个停车次周边加装封闭设施,实行全封闭式管理。(后附图示)

5)停车场周边增设封闭设施

目前,北楼停车场于周边仅靠高出马路10CM的人行道相隔离,车辆可轻松上下,而且给车主有"公有车场可任意停放"之感觉。

措施:在停车场外围人行道周边(如""位置所示)增设如"路桩"、"绿篱"等设施,使北楼停车场于外界进行隔离,未经授权车辆则无法从周边强行进入停车次,同时也规范车辆必须从出入口进出停车次。

6)停车场入口增设移动路障

目前,任何车辆均可从北楼两侧入口进入北楼停车场,在场内没有车位的情况下,对进场车辆不能实行有效控制。

措施:在停车场入口处(如图""位置所示)安装轨道式简易移动路障,并在移动路障上张贴"凭停车证进入停车场"及"车位已满,请另寻车位"的移动标识,当场内尚有停车位时,将"凭停车证进入停车场"标识进行公示,值班人员凭停车证放行进场车辆;当场内没有停车位时,将"车位已满,请另寻车位"标识进行公示,对欲入场车辆进行解释、指导。

7)停车场入口增设岗台及安全岗位

为确保对北楼停车场的有效管理,在两入口处增设岗位及安全员,并在岗位设置安装太阳伞、质量记录存放点等功能。

8)增设"外来办事车辆停放区"指引标识

为使外来办事车辆明确停放区域,在进入行政中心广场出入口附近(如图""位置所示)增设如"外来办事车辆停放区"的市政指引标识,为值班人员的解释、指引减轻压力。

9)增加标识路障

为规范工作人员车辆的按位停放,提示工作人员配合值班人员的指引,在北楼停车场内增多路障(如"雪糕筒"),用路障将车辆的行走、停放路线进行规划,不为车主提供违章停车的机会;另在停车场相关明显位置(如图"*"位置所示)内新设如"进入车场,请按位停放"等提示性标识,配合安全员的指引,减少车主的违章停放现象。

10)增加限速标识及减速带

为降低车辆及行人在停车场内的危险系数,避免交通事故的发生,在进入行政中心广场出入口及停车场内相关位置(如图""及""位置所示)增设限速标识及减速坡,将车辆在行政中心广场及停车场内行驶速度控制安全、合理的范围内。

11)新增指示车辆停放方向路障

为配合车场安全远的停车指引服务,为车主提供明晰的车辆停放指引,在停车场内相关位置(如图"↑"位置所示)放置带有车辆停放指引标识的路障(即"雪糕筒"),使车主进入停车场后能够清楚的知道该停放在哪个车位上。

12)可行性分析

1)优点:

不论办事车辆还是工作人员车辆,在进入车场时都能够清晰的看到标识的指引,减少不配合车场管理现象的发生;对北楼停车场实行封闭式管理将加强对进入车场车辆的控制,减少违章停放现象的发生;在车场内增加限速标识及减速设施,将会减少交通事故的发生;有利于对周边单位车辆及外来办事车辆挤占停车位现象进行有效控制。

b)缺点:

需要增加相关设施及人员成本的投入;需要在实施前对工作人员进行大力宣传,并为所有工作人员的车辆配备停车证;在见证放行过程将会出现忘带车证或转借车证等现象,管理压力还将存在;在大会期间仍然不能满足所有工作人员及与会车辆的停放需求,停车矛盾还将继续存在;在有位的情况下不让社会车辆停放将会引发群众不满。

【北楼广场停车场改造及岗点设置示意图】

北楼停车场改造及岗点设置示意图

四、交通、车辆及停车次管理标准

1.停车次内有清晰、有效、规范的安全、交通标

识。

2.严禁机动车鸣笛,有明显的限速标志。通车的道路应有禁行标志或措施。

3.对车辆进出敬礼且动作标准、规范。(智能化管理除外)。机动车出入口社有减速装置和防强闯设施,并能有效发挥功能。

4.机动车停车场地有标识明显车位线,车位、交通线路、出入口规划合理。

5.机动车停放整齐有序,指挥车辆动作标准规范。

6.夜晚在机动车场值勤的安全员着反光衣。

7.非机动车停放场地规划合理、管理有序、停放整齐,存取方便,无乱停、乱放、叠放现象。

8.恶性交通事故发生数为0。

篇5：行政办事中心会议大厦会议服务流程

行政办事中心及会议大厦会议服务流程

1、目的

为更好弛协助行政办事中心各部门做各项会议服务工作,明确内部各岗位工作职责,规范操作流程。

2.范围

适用于行政办事中心会务服务

3.职责

3.1部门经理全面监督会议、参观接待工作流程:

3.2分管经理助理负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作:

3.3客户服务中心

A.负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务部负责人安排落实并跟踪服务过程。

B.中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门/人(目前为行政事务科叶敏杰先生处)。

C.根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜:

D.会后根据会议准备中产生的费用额,制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。

3.4技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作;

3.5安全部负责会场周边警戒,控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作;

3.6会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。

3.7清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。

4.会议/接待保密规定

4.I甲方的会务/接待内容不得向外界透露任何信息。

4.2会务/接待中产生录音、录象、文件资料,在会务/接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理;

4.3甲方有保密要求的会务接待,按甲方要求执仃。

5.会议场所分类及要求

5.1根据行政办事中心各类会议场所特点,现将各类会议场所分为A、B、C三类。

5.2分类要求:

A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室):各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL:2830444)提出会议要求,客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》,再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

B类(150座以下课堂式会议室),各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心(TEL,2830444)提出会议要求,客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》,再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

C类:戏院式会议厅(主楼203人会议厅、电视电话会议室、主楼一楼多功能厅、北楼500人会议厅)各会议主办单位需至少提前一天向机关事务局申报;由会议主办单位向机关事务局提出申请,并填写《租用会议室申请表》;客服中心凭机关事务局《租用会议室申请表》传真件要求,进行会议安排确认,确保会议室无重复安排,时间衔接合理:

如会场要求有大型喷画及特殊会场布置,客服中心应在第一时间通知机关事务局,并要求会议主办方将会场布置方案送机关事务局审批,方可安排施工;

u客服中心应向会议主办方确定服务要求及服务内容,填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。

u根据会议要求,机关事务局可免费提供主席台后绿色背景植物临时摆放。

u特别说明:物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水、电池、等代购代订服务。

6.方法和过程控制

6.1客户服务中心(或项目管理专员):

6.1.1电话预定

当各办公单位通过电话进行会议预定时,客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确:

A会议时间B.会议地点C.会议组织单位D.联系人/电话E.会议主题

F.服务要求(含:会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、主席台摆位)等,根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》,如有代订、代购服务的,凭机关事务局《租用会议室中请表》传真件代订要求通知物业服务中心相关部门进行准备,同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。

代订、代购项目有:瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。

6.1.2口头(书面)预定

A、当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时,接洽人员需及时做好相关记录或根据其书面要求补填写《行政中心会议服务通知单》并及时交客户服务中心进行通知落实。

B、东、西楼各客服助理接到工作人员会议预定,应在第一时间通知客服中心;由客服中心统一填写《行政中心会议服务通知单》、发布会议信息、通知相关责任人进行服务、东、西楼客服助理负责全程跟进。

C.客服中心接到东、西楼会议信息时,除按要求及流程安排外,应在第一时间通知相关楼栋客服助理跟进(会议大厦由客服助理安排,中心只记录信息进行发布)。

6.2工程技术部:

接获会议通知后,应根据会议通知中设备方面的要求,提前对设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

如属C类会议,按以下流程进行:

1)空调设备

技术人员在会议前两小时开启相关会议室空调风柜;会议前一小时开启空调设备,视具

体情况提前开启其他必要区域的通道并视会场人数和温度加开主机和水泵。

2)会场照明设施

会议开始前一小时开启所有场地灯。

3)舞台灯光、音响设备

A)严格按照会议主办方要求进行调试,一股技术要求灯光开启不要太强或太弱。

B)严格按照会议主办方的要求稳固摆放麦克风,按照设备开机程序开启音响设备,并逐一调试每个麦克风音量,力求均衡无反馈声和嘈杂音。

C)根据会议主办方要求准备好录音带和录音设备,对会议内容全程进行录音,并做好

标识。

4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至客户服务中心,由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6.3安全部:

接获会议通知后,根据要求提前一小时开启相关区域门锁(详见《会议厅室使用管理规定》及责任范围内电源,包括:大堂、电梯厅等,安排人员在会议区域进行巡查,及时制止噪音及闲杂人员进出。

如属C类会议,按以下流程进行:

1)岗位设置

在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。

2)标识指引

协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。

3)现场控制

根据会议主办方要求控制人员出入,并对现场消防安全情况进行全面监控。

4)所有准备工作完成后.需及时将情况反馈至客户服务中心,并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6.4会务部:

接获会议通知后,及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》,并根据要求进行准备。

如属C类会议,按以下流程进行准备:

1)现场布置

接获会议通知后,根据通知要求,提前组织人员清洁相关区域;并根据会议主办方要求,提前布置会场。

2)物资准备

根据会议人数,提前准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、烟灰盅、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条,大、小各一)等会务用品;并视会议、接待人数和主办方要求,摆放瓶装饮用水和水果等。

3)会务准备

在会议开始前,会务人员提前1小时到场准备茶水、摆好杯子,待宾主到场后即斟茶。

4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至客户服务中心,并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

7.记录表格

DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心会议服务通知单》

DGWY(行政中心)-G-04-F2《会议采购通知单》

DGWY(行政中心)-G-04-F3《会议费用清单》