餐饮业采购管理工作流程

篇2：饭店原料采购流程管理

原料采购是餐饮店最重要的环节之一,从源头上做好成本把控,这样才能在接下来的每一个流程里提升利润空间,想管理好原料采供流程,可以从下面几点来开展:

1、餐饮订货、采购的组织表现形式

所有餐饮业务摊子较大、餐饮营业收入较多、餐饮部地位较重要的中资饭店。由于食品等采购由餐饮部自己管理,所以采购的及时性、灵活性和食品原料本身难以掌握,因此餐饮部的主管领导就应订阅相应的规章制度,严把质量和数量关,使采购环节的成本费用降至最低。

另外,采购工作的好坏,采购人员的诚实、踏实与否,直接影响到餐饮成本率,这同样是搞好餐饮成本控制的重要一环。合格的采购员是企业搞好采购工作的第二个前提(第一前提是“采购组织机制的确定”),国外一些小型饭店通常由业主或经理亲自兼任采购员,可见采购员的选择对成本控制有着举足轻重的影响。有的管理学家甚至认为,一个好的、理想的采购员可以为餐饮企业节约5%的餐饮成本。

2、采购运作程序的制定

采购程序是采购工作的核心之一。实施采购首先制定一个有效的工作程序,使从事采购的有关人员和管理人员都清楚应该怎样做、怎样沟通,以形成一个正常的工作流程,也使管理者利于履行职能,知道怎样去控制和管理。各饭店可根据自己的管理模式,制定符合本饭店的采购程序,但设计的目的和原理是相同的。

通常的餐饮原料采购程序:餐饮部所需要的食品应向储藏仓库申请,申领应通过正式的申请手续——领料单,仓库根据申领手续发放,所有食品原料都必须经过这一手续获得。发放的食物原料既可以是仓库本身保管储藏的,也可以是当天经验收合格的新鲜食品原料。

餐饮部和仓库分别通过采购申请单向采购部门提出订货要求。餐饮部的订货品种是除仓库之外的食品,通常为新鲜食品;而仓库订购的是种类需储存保管的食品,当库存量低于规定的数量时,就要提出申购,被足必要的库存量。

当采购部门接到订货申请之后,通过正式的订购单手续向供应单位订货,同时给验收部门一份订购单,以备收货时核对。

订货后,供应单位或个体经营者如送货上门,则由验收部门验收合格后转送入库;如供应单位不提供送货服务,则由采购部门承运回来,交验收部门验收入库。当验收部门收到厨房订购的新鲜食品时,应立即通知厨房通过申领手续及时领去。

对于单据的处理,应使各部门明了:各项工作均应以向生产部门及时提供适质、适价、适量的食品为惟一目标,各部门在提供食品时都不得负有各自的责任,管理者应严格按采购程序对采购过程进行督导和管理。

3、采购质量的控制

要保证餐饮产品的质量始终如一,饭店使用的食品原料的质量也应该始终如一。食品原料的质量是指食品原料是否适用。越适于使用,质量就越高。

餐饮管理人员应在确定本企业的目标和编制有关计划时规定食品原料的质量标准。采购部经理或成本控制会计员应当在其他经管人员的协助下,列出本企业常用的需采购的食品原料的目录,并用采购规格书的形式,规定对各种食品原料的质量要求。

篇3：酒店采购工作流程规章制度

酒店物资采购工作流程

1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。

2、财务部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。

3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守商业道德,努力提高业务水平,适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌,遵纪守法;以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。

一、采购项目的申请

1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2.库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。

二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买

1.经确认实属必要购买项目,必须由库房或使用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。

2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;

3.采购员应按照申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后,应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应,可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好采购监督工作。

4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有,任何部门或人员不得占为私有。

5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目,申购部门需要作详细的说明或提供样品,供应商报价时必须提供样品或有关资料,经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。

6.财务部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识,熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。

7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的供应商。

8.确属疑难采购项目,财务部应及时与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。

9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。

三、采购项目的验收

1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系,由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。

2.对于不符合采购申请表的采购,库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后,库管员应开立入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。

5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

四、采购项目的结算

1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元,超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。

2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算,超过2000元的必须办理转账结算。

3.办理结算时,必须按照报账程序填好报销单,经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算

篇4：餐饮部菜品原料采购工作流程

餐饮部菜品原料采购流程

工作目标

知识准备

关键点控制

细化执行

流程图

1.保证菜品原料及时供应

2.保证菜品原料符合质量要求

3.适时进行菜品原料采购结算

4.选择适合的供货商

1.菜品原材料种类

2.原料采购渠道

3.原料挑选、鉴别方法

1.制订菜品原料采购计划

采购部根据采购申请单制订菜品原料采购计划,并备有紧急采购情况下的采购计划

采购申请单、紧急采购订单

5.菜品原料采购结算

4.菜品原料质量检验

3.菜品原料采购

2.供货商选择与定价

1.制订菜品原料采购计划

2.供货商选择与定价

采购人员根据采购申请单上对菜品原料的采购标准与价格限定选择供货商,并确定所需原料采购价格

原料价格选择表

3.菜品原料采购

采购人员与供货商签订采购合同后,开展菜品原料采购工作

采购价格表

4.菜品原料质量检验

采购的菜品原料送至酒店制定区域后,验收人员在规定时间内按照餐饮部规定的原料标准对其进行质量检验,验收合格后进行入库手续办理

采购验收管理制度

5.菜品原料采购结算

根据相关规定,在指定的期限内依照有关单据进行货款结算工作

采购统计结算表

2.菜品原料采购控制程序

程序

名称

菜品原料采购控制程序

受控状态

编号

一、菜品原料采购计划制订

(一)餐饮部根据菜品预定与部门生产情况需要填写采购申请单,并提出菜品原料采购标准,送采购部。为了节约成本,降低库存,大部分的食品都采取直拨的方式,由餐饮部门直接下单请购,到货后直接到餐饮部领出使用。

(二)采购部根据餐饮部提交的采购申请单中的内容制订菜品原料采购计划。

1.定出各类常用库存原料的月度使用量,由仓库管理人员根据餐饮部门的需求情况,定出各类菜品原料的最高存量和最低存量,货物低于最低库存时由仓库管理人员下采购申请单请采购人员购买。

2.由餐饮部直接下单订购的大宗采购计划,先由餐饮部门定出各原料总数,然后按其指定的具体时间分批到货。

3.按餐饮部对菜品原料的规格、品牌、质量要求、使用起止日期等提出的要求提供样品给中、餐饮部行政总厨或被指定人员,由其做出书面确认后,采购人员才可办理。

4.餐饮部门需要的某种新原料、在市场上发现或供应商提供的新品种,由采购员呈交行政总厨鉴定并供其选择,接到书面确认通知后,由采购员办理订货。

二、供货商选择与定价

(一)采购部根据采购申请单,对菜品原料进行询价,进行供货商选择。

1.采购部会同餐饮部门,对采购产品进行分类。对菜肴制作影响大,又经常使用的原料、产品等,必须先对供应商进行比质比价评议,合格后再采购,对不经常使用的,不重要的原料、产品,可在采购时对样品质量即时评价。

2.对供货商进行评价的内容主要有:

(1)供货情况,主要指供货能力、信誉、合法经营资格等;

(2)原料质量,包括管理水平或实物质量;

(3)价格情况,是否有竞争力,与其质量水平相符;

(4)售后服务,是否主动、及时。

(二)定价食品范围,不属于法律规定必须进行招标的食品,和在规模上未达到必须招标要求的食品。

(三)一次性采购规模达不到规定限额的原料定价

1.属于经常使用、变化不大的品种每月或半月进行一次定价,月度定价品种包括酒水、调味副食品、干货海味、粮油糖等,半月定价的品种包括海鲜、水产品、冻品、蛋禽肉、蔬菜、水果等。

2.需要月度和半月定价的品种,要求各供货单位分别于每月××日和××日前将报价单密封好投放到指定的报价箱内(过期无效)。

3.每月××日和××日(如遇周日即顺延到下周一),由采购部经理会同采购员及财务部成本组人员共同开启报价箱,取出各供货商的报价单。

4.参考市场价格,拟定各原料的采购价格和供货商,完成原料价格选择表所填报的内容,并由采购员对有关客户进行压价工作,由采购部经理核准后,呈报财务部经理审核,财务部经理审核同意后交财务部成本组将各品种的采购价格输入电脑并执行。打印原料价格选择表一式六份,财务部成本组一份、供应部经理一份、采购员一份、餐饮部一份、前厅部一份、康乐部一份。

(四)属不常用、季节性较强、价格易变或特殊品种,不是急用的非定价品种,事前要了解市场价格,经三家对比价格,并征询主管经理意见后再落实供货单位,急用的非定价品种,要立即进行多家询价,选择质优价廉者,并提请经理确认。

(五)对于进口食品需使用外币结算的,要收集三家以上供应商的报价等情况,上报总经理批准后方可执行。

(六)定价变更

已经定价的原料品种,中途不得变更价格,如特殊情况需要更改,采购员和餐饮部主管应进行多家询价和市场调查再进行调价,价格调低的由采购员列明品种和新旧价格,餐饮部主管核对签名后交财务部成本组调价,价格调高的则列明品种、新旧价格、调价原因,上报财务部经理批准后交财务部成本组调价。

三、菜品原料采购

(一)采购部落实采购计划,并与选定的供货商签订合同,合同由财务部保管。

(二)鲜货、蔬菜、水发货的采购数量的确定

1.此类原料实行每日采购,一般要求供货商送货

2.用上述原材料的部门每日营业结束前,根据存货、生意情况、储存条件及送货时间,提出次日的采购数量。

(三)在采购过程中,为使自己处于主动地位,应尽可能在事先取得经餐饮部门认可的原料样品和支付供应商最少量定金,待符合样品原料全部到货后,再支付一定比例的货款,并有一定数额的尾款,以防原料中有不符合样品的原料夹带。

(四)根据电脑上采购申请单的品种、数量,在电脑订货单上输入价格,然后通知供应商按指定日期送货。对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划,根据使用部门的要求,上报总经理批准后方可订货。

(五)各部门的急需购买申请,使用部门需先以文字通知采购员,后将需订货的品种、数量输入电脑,采购员以电脑请购单为准,按定价输入电脑,并马上落实购买。

(六)使用部门按前一天实际的使用数量把海鲜鱼池的品种输入电脑,采购员按定价补办请购手续。

四、菜品原料质量检验

(一)验收的数量标准

根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。

(二)验收人员

采购人员、仓库管理人员、餐饮部门负责人、监督员四人共同验收。

(三)验收时间

每日上午9:30~10:00及下午4:30。

1.由库管人员填写入库单或物品验收单注明所收物品的数量、单价、金额。

2.入库单验收单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式四联,第一联库管自己留存;第二联交财务作为记账凭证;第三联交供货商作为结账凭证;第四联交总经理。

五、采购结算

供货商的货款结算,一般以30天为一个周期,凭供货商交来的发票和收货人员的收货单,采购员核对品种及单价后签名确认,交餐饮部相应负责经理核对签名,最后交财务部办理结算手续。

相关说明

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

篇5：餐饮采购申请工作流程

1、仓库提出请购单一式两份,副联一份存查。

2、请购单正本送采购部门。

3、采购部门发出询价单,分送至各有关供应商,副联与请购单一并存查。

4、各个可能供应商返回报价单,各供应商将报价单与询价单合订,供应商将报价单送采购部门。

5、在报价截止日期后整理,汇总供应商提供的报价单,采购部门对请购单、询价单、报价单进行分析审查。

6、选定供应商,开出订货单。

7、请购单,询价单,报价单资料记录。

8、将订货单分送供应商及财务部门,送一份给仓库存查之用。

9、采购部门将订货单存盘。

10、财务部门依据订货单准备付款与记录。

11、供应商准备送货单两份,连同货品办理交货。

12、仓库将请购单及订货单与交货单核对,并办理验收,将仓库的请购但与订货单存盘。

13、仓库登记并签收送货单一份给供应商,正本连同验收报告单送财务部门。

14、仓库提出验收报告单,将所收货品送仓库储存,验收报告单一式三份,分送财务、采购、一份存查。

15、采购部门将验收报告单与订货单一并存查。

16、将验收报告单一份送供应商存查。

17、财务部门审核验收报告单,及订货单与收货单并存盘,财务部门登记寸量记录,财务部门根据订货单及验收报告单等文件办理进货及付款,付款存根连同附件存盘,将付款文件,支票或现金送供应商。