商业集团各类费用计划及审核报销程序
某商业集团关于各类费用计划及审核报销程序
为控制降低成本,总公司为各商场、部门的费用在年初已制定计划。一切费用支出都应控制在计划之内。因此要求各商场各部门在当月三十日前制定下月费用支出计划表:其中有报刊广告、物业维修、办公及其它费用明细表报予财务部。否则发生的费用则不能报销。若有特殊原因超出计划指标需有报告,经总经理批准后才能实施。
一、各类费用年、月计划:
(1)报刊广告费年计划指标80万元,月计划:6.66万元。
(2)商场物业维修费年计划指标:16.9万元。其中:南门商场年计划5.4万元,月计划0.45万元。西门商场年计划4.97万元。月计划0.41万元。太升商场年6.53万元。月计划0.54万元。
(3)办公费用年计划指标6.12万元。其中公司总部年计划3万元、月计划0.25万元。南门商场年计划0.96万元,月计划0.08万元.西门商场年计划1.2万元、月计划0.1万元。太升商场年计划0.96万元、月计划0.08万元。
(4)电话费:南门商场月计划0.12万元、西门商场月计划0.12万元、太升商场月计划0.1万元。
(5)清洁费用品:南门商场月计划0.025万元。西门商场月计划0.025万元,太升商场0.025万元。
(6)广告制作费:南门商场月计划0.16万,西门商场月计划0.16万元,太升商场0.1万元。
二、费用审核程序:
(1)商场需发生费用前首先填报"购物申请单"广告牌布幅费用填报"制作单"印刷品费用填报"印刷品制作单"。金额在1000元以内由商场总监审批签字。300元以内由商场经理审批签字同意才能借款购买。
(2)借款手续由经办人填写借款单,借款在1,000元以内由商场总监签字同意,300元以内商场经理(部门经理)签字同意经财部经理签字后才能到财务室借款。
(3)所购物价格一律由zz负责定价如物业维修、喷绘、KT版、布幅、广告架牌、刻字布幅、办公用品,(含电脑、打印机、复印机)印刷品(三家以上报价)应不断咨讯,掌握价格行情。并负责每月公布现行价。商场经理派物业主管负责购买。商品的价格不能高于已定价。购物中若有假冒伪劣商品应立即退货。造成经济损失的应根据损失金额不低于50%由签字人和购买人负责赔偿。并扣绩效工资10分。
(4)商场经理应审查购货计划、质量、数量、价格、用途,认真审核后才能在发票上负责签字。若因玩忽职守造成经济损失应根据损失金额赔偿50%并扣效用工资5分,绩效工资5分。
(5)商场维修、清洁用品、广告制作费由祁战敏负责在费用报销单审核签字。报刊广告费报销单由季澄洪审批签字。办公、电话费用报销单由刘岩负责审核签字。负责审核各类费用若不认真负责。因失职造成经济损失者扣绩效工资10分。并对经济损失的50%承担责任。
(6)有关商场设施改造,必须有预算报告,总经理批示同意后才能实施。费用报销审核程序按以上条例执行。
(7)业务往来中的招待费应附有菜单和票据才能给予报销。
三、费用报销程序
(1)各类费用报销单和请购单一并交付公司财务部再次审核。西门、南门商场由龙云岫负责审核,太升、新时代商场由包君伟负责审核。在审核过程中应认真复查无误方能签字报销
(2)商场经理(物业主管)负责记录当月支出明细表。分类的有物业维修、电梯维修、保洁用品、设施改造、布幅、广告牌、办公费、电话费、业务费、招待费等。每月计算出月结金额。并装订成册,以便掌握了解各类费用状况是否控制在计划之内。到总部办理报销费用时需带上此表,商场管理部负责逐笔审核。(附支出明细表样)。
四、审核报销程序图示
计划--请购单--定价(zz)--商场经理审核签字--购买--总部分管人员审核签字--财务部经理审核签字--各商场财务部报销。
五、财务部月底分商场部门,将各类费用明细表上报总经理审核,经同意签字后此表附财务凭证装订。
总部财务部
篇2：公司大区报销审核制度
某公司大区报销审核制度
一、原则
1、严格财务收支审批制度,公司发生的各项开支都必须由经手人填写费用报销单,注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、和经办人签名、部门经理签字、财务经理审核(按照有关规定办理)、分计划内和计划外相关程序审批后,出纳方可付款。(分公司2000元以下支出由分公司总经理或常务副总经理审批,凡2000元以上任何开支都必须由大区总裁书面签字审批后,出纳方可支付,并将有大区总裁书面签字的审批单传真件复印后附于原始单据后,方可作为报销凭证)。
2、加强报销管理,当月帐,当月了,25日以后帐最迟不得超过下月3日。
3、为了分清责任,进行部门核算,不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上。
二、支出相关部门审核
对所有报销内容,相关部门经理必须就其合理性及必要性进行审核。
三、财务部门审核
财务部门对所有报销票据,依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。
四、审核权限
同审批权限。
五、费用报销及借款时间一览
项目周一周二周三周四周五
款项借支11:00-12:0011:00-12:0011:00-12:0011:00-12:0011:00-12:00
15:30-17:0015:30-17:0015:30-17:0015:30-17:0015:30-17:00
费用报销9:00-12:009:00-12:009:00-12:00
对外结帐9:00-12:009:00-12:009:00-12:00
(分公司财务部可根据实际情况进行适当调整)
六、报销手续
严格执行财务报销制度,款项支出时填写支出凭单并将发票(所有票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字)交给财务。由客户或分公司报销的要向财务注明并留复印件,原件给客户。计划内报销必须提供的原始凭证:
1、版面费、广告代理费:由部门凭发票填写费用(成本)报销单,财务部对票具进行核实(附上媒体刊登的详细清单),核对无误后付款。
2、印刷费(出片费):部门凭发票,附印刷品结算单,进行核实无误后,填写费用(成本)报销单,财务审核无误后付款。
3、办公用品、低值易耗品:由运营管理中心统一购买的,运营管理中心保管人员根据发票同实物核对无误后,填写验收单后(低值易耗品还需有出库单),凭发票(附上验收单及分摊明细)填写费用报销单。各单位自行购买的凭发票填写费用报销单经相应级别的领导审批后报销。
4、机房与OA设备:技术部保管人员根据发票同实物核对无误后填写验收单和出库单。凭发票(附上验收单)填写费用报销单。
5、资料费:各单位购书及其它资料,首先将书、资料和发票拿到资料管理部门(运营管理中心)进行登记验收,并在书、资料上盖章、编号。经手人凭发票(附上验收单)填写费用报销单。
6、差旅费:于返回3天内必须报销,由部门经理审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证,后至财务核销借款。各单位经理报差旅费凭报销单经大区总裁审批后到财务核销借款。对3天内无故不及时报销的,财务部应催办一次,仍不办理者,财务部有责任从其当月工资和奖金中扣除。试用人员出差借款须由经理担保,视同经理借款。
7、业务费用:所有业务费用票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字。各单位应本着勤俭节约的原则使用业务费用,任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。业务招待费须有两人以上签字并注明时间及招待客户名称;加班用餐费须有全体用餐人签字;交通费须注明起始、地点及原因;礼品费须注明所送人名及礼品名称、数量;快递费单据上请注明客户名称。所有费用均计入部门成本。未按规定填写说明或签字的,财务人员应将报销凭证退回并说明原因。
8、超计划报销手续必须有审批报告,其它同计划内报销手续一样。
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