房地产企业合同管理制度
1.总则
1.1为规范公司合同的订立、履行和管理,有效防范风险,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律的规定,结合本公司的具体情况,制订本管理制度。
1.2订立合同,必须遵守国家的法律法规,遵循公平和诚实信用原则。
1.3不得违法订立合同,不得订立有损国家、社会公共利益和本公司合法权益的合同,不得与资信不佳,不具备履约能力的单位订立合同。
1.4公司对外的一切交易、合作行为,除及时清结、标的额极小的事务外,必须订立书面合同。合同依法成立即具有法律约束力,必须严格遵守,全面履行。
1.5公司法律顾问负责合同的审查,并指导公司的合同管理工作。
2.合同的订立与履行
2.1订立合同前,公司经办人员及所在部门应严格审查订立合同相对方的下列情况:
1)审查是否领取营业执照,2)有无法人资格;
3)审查经营范围和经营方式,4)是否取得相关资格证书或许可证;
5)履约能力审查和信用审查。
经办人员应收集其营业执照、当年工商年检记录、资质证书或许可证复印件备查(如系个人应收集身份证复印件)。
2.2订立合同2.3相对方委托代理人订立合同,2.4必须出具由其亲自签发的授权委托书。
公司经办人员应当认真审查授权委托书载明的授权事项和范围并收集备案。
2.5一般合同,2.6经办人员应在做好市场、资信调查的基础上,2.7与合同2.8相对方充分协商。
对于标的巨大或涉外的合同,公司应组织专业、技术、财务和法律顾问组成谈判小组,做好谈判工作。
2.4凡本公司作为一方的合同::,除政府部门、金融机构等有专门要求的外,原则上由本公司经办人员草拟合同。重大或复杂的合同,可以同法律顾问交换意见,由法律顾问草拟。
2.5合同内容的约定应明确、具体,充分考虑对本公司是否有利,并具有可操作性。
2.6在少数情况下,确需使用标准格式合同,经办人员应当认真审查合同内容表述是否准确,条款是否完备。
格式合同表述不准确、条款不完备,或者对公司不利的,经办人员应当对相关条款进行修改或添附相关的内容,或者草拟补充协议予以完善。
格式合同空白处不需填写内容的,应划斜线予以填充,防止合同内容被伪造或篡改。
2.7合同必须具有标的(指货物、劳务、工程项目等)、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的办法等主要条款,尽可能订立担保条款(定金、保证或抵押等)。
2.8合同应明确约定违约责任。
合同中可以约定违约后承担继续履行,采取必要补救措施的责任;
合同中可以约定违约后承担赔偿损失的责任;
合同中可以约定违约时应支付一定数额的违约金;
合同中可以约定定金条款。
前述违约责任条款既可以单独约定,也可以同时约定。
2.9建筑勘察、建筑设计、广告、美术、雕塑设计制作合同中,应尽可能约定相关(含计算机软件)的着作权、专利权、商标权等知识产权归本公司所有。
涉及商业秘密的合同,应当订立保密条款,约定保密责任。
2.10合同可以约定下列解除合同的条件:
1)一方违约,影响合同目的的实现;
2)其他条件。
2.11合同应当约定下列解决争议的方式:
1)双方协商;
2)提请仲裁;
3)诉讼。
合同应尽可能约定由本公司所在地法院管辖或者约定合同的履行地为本公司所在地。
2.12合同必须由法定代表人或其授权的代理人签字(盖章),加盖合同专用章
或公司公章。
合同应当有经办人签字(盖章),合同标的金额超过10000元以上由部门加签。
合同附件应当同时签字(盖章)确认。
2.13对合同进行修改、增删,应在修改、增删处加盖印章或由经办人签名进行
确认。
2.14合同应当约定由本公司保存的合同文本不少于四份。
2.15两页(含两页)以上的自行装订的合同,应当加盖骑缝章。
2.16禁止"先履行,后补签"合同。
2.17合同应当按约定全面、及时履行。
合同相对方违约,应当及时按约定追究其违约责任。
按约定解除合同的,应当及时通知对方。通知方式应当选择易被证明的方式。
2.18遇有可能给公司造成损失的紧急情况,经办人及所在部门除及时向公司和法律顾问报告外,应同时采取措施防止损失的扩大。
3.合同的审查
3.1公司合同严格实行审查制度。
合同必须经部门审查、财务审查、法律顾问审查,方可报送总经理审批。金额在10000元以下的合同或者简单的合同,可以直接报总经理审批。
>3.2各职能部门负责对本部门的合同进行审查,并对其他部门拟送审的合同进行专业预审。 3.3财务部门负责对各部门合同中付款方式、付款期限等财务约定进行审查。 3.4法律顾问负责对合同的内容、形式的合法性、有利性进行审查。 3.5建筑设计类、广告营销类合同,应当经过销售部门预审。 3.6合同经办人应当填写《合同送审表》,经本部门、预审部门、财务部门负责人或审查人签字后,送法律顾问进行审查。 合同经办人员草拟合同后,也可先送法律顾问进行初审,经修改后再按前规定程序送审。 3.7法律顾问应当在要求的时限内完成审查工作。非特殊情况,审查时限应不少于4小时。 3.8法律顾问应当::全面审查合同。 对合同中的一般问题,法律顾问可提出具有可操作性的修改建议。 对有重大法律隐患或对公司严重不利的合同,法律顾问可以直接进行修改。 3.9法律顾问在合同审查结束后,应当在《合同审定表》上填写合同受理、审查时间,审查地点,审查合同名称,审查意见或处理结果等内容。 3.10对通过审查的合同,法律顾问应当盖章,注明审查日期。 3.11公司法定代表人对违反本规定送审的合同,应当拒绝审批,并责成有关责任人和责任部门予以纠正。 4.合同的管理 4.1公司实行合同管理员、职能部门、行政部三级合同管理负责制。 4.2各职能部门应当确定一名合同管理员,负责合同的整理、保管、信息资料收集等日常管理工作。 4.3职能部门对合同的起草、审查、订立、履行以及合同文本的管理负直接责任。 4.4行政部负责对公司合同进行统一、综合管理。行政内勤具体负责合同签章工作。 4.5合同文本应当由主办部门、财务部门、行政部分别保存一份备查。 4.6合同管理将逐步纳入岗位责任制进行考核。 考核包括以下内容:合同质量、合同履约率、贷款回收率、纠纷发生率等。 4.7因不了解对方资信、履约能力而轻率签订合同或者合同条款的约定存在明显瑕疵,或者违反合同管理规定,给公司造成不良社会影响或经济损失的,依照本公司《过错责任追究办法》追究有关人员责任。 4.8因故意、重大过失或违法订立合同,给公司造成重大经济损失的,视情节追究责任人员行政、经济责任;构成犯罪的,移送司法机关处理。
篇2：房地产销售合同印鉴顾客资料管理制度 一、购房合同签署及管理办法 为规范公司合同签署及文档管理,做好部门协同工作,特制定本办法: 领用购房合同(以下简称"合同") 销售部根据需要可一次性从办公室领取空白合同(已盖章)五十份,并登记合同编号。销售部应指定专人保管空白合同,并对领用者进行登记。因误填等原因作废的空白合同须交回办公室销毁。如有丢失,应即时通知办公室,并根据合同编号登报声明。 签署过程 1、购房合同由销售部人员(法人代表委托授权)负责签署,合同正本一式两份至五份,销售部应将公司留存的原件全部交办公室档案员保管。 2、收取定金:客户定金在5000元(含)以下的,由销售部指定人员收取,并在当日交到财务部;定金在5000元以上的,由财务部收取,出纳应以最快速度到达销售现场,时间不得超过40分钟。 合同条款的依据(公司方) 1、合同面积以总工室出具的《**暂测面积》为标准。以非标准分割单位出售,须经总工室测定,总经理签字认可。 2、合同金额以总经理签发的《**价格报告书》为标准。以低于标准的价格出售,须经总经理同意。 3、付款方式、::违约责任、设计变更、质量承诺、产权登记、物业管理、保修责任等各项事宜均以总经理签发的有关文件为标准。 4、以上标准应交办公室存档,财务部备份。 合同更改 因某种原因须更改合同,经双方协商后(公司方必须经总经理同意),签定程序同上。作废合同处理办法同上。 合同查询及使用 1、办公室将合同内容录入公司局域网供有关人士查询; 2、办公室负责合同资料的准确性、及时性、保密性; 3、查询权限为公司总经理、副总经理、销售部正副经理及该合同签署人,财务部正副经理、办公室正副主任及合同保管员; 4、调用或查看原件的权限为总经理、副总经理、销售部经理、财务部经理、办公室主任。其余人员须经以上人士同意,方能调用或查看。 合同内容审查 财务部根据合同条款为依据,及时(三个工作日内)对每份合同进行审查,如有不符合标准情况,须立即与总经理核实。 报表统计 财务部根据合同汇总销售报表,并通过邮件方式每周呈总经理,报表主要参数指标为:客户姓名、签约日期、成交面积、成交金额、已付金额、未付金额、本月应收款、本季度应收款、本年度应收款等。 二、销售部印章的使用和管理: 1.销售部的印章由内管员负责保管。印章的使用只限于公务用途。 2.员工使用印章时必须填写《印章使用登记表》,说明用途,由内管员审核后方可盖章。 3.发现有非法使用印章的员工将被立即开除。 三、顾客资料的管理: 对凡到各售楼处看房的来访客户,售楼员都必须详细、认真地记录有关资料,由项目经理负责整理和管理,各售楼处的客户资料共享。 篇3：加思房地产公司合同管理制度 第一章总则 第一条为促进公司对外经济活动的开展,规范公司对外经济行为,提高经济效益,防止不必要的经济损失,根据国家有关法律规定,特制定本管理办法。 第二条凡以公司名义对外发生的经济活动,均应当签订经济合同。 第三条订立经济合同必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。 第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同,不包括劳动合同。 第五条经济合同除即时清结者,一律采用书面格式,并必须采用统一的经济合同文本。有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。 第六条国家规定采用标准合同文本的必须采用标准文本。 第七条公司由法律顾问根据总经理的授权,全面负责合同管理工作,指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。 第二章合同的订立 第八条与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。 第九条订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。 第十条除公司法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。 第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式,法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式,其他一般人员均采用业务委托的授权方式。 第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理,需授权人员在办理登记手续,领取、填写授权委托书,经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。 第十三条经济合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点、和方式,违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。 第十四条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,有合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管。 第十五条合同标的额不满一万元应当订立而不能订立书面合同的,必须事先填写非书面合同代用单,注明本办法所规定的合同主要条款,注明不能订立书面合同的理由,并经总经理批准同意,否则该业务不能成立。 第十六条每一合同文本上保留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须经公司总经理在我方所留的合同上签字同意。 第十七条合同文本拟定完毕,凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。 第十八条公司总经理对合同的订立具有最终决定权。 第十九条流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上,合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。 第二十条对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,严禁我方签字后以传真、::信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。 第二十一条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第二十二条合同盖章生效后,应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。 第二十三条合同文本原则上我方应持单份,至少应持二份,合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存,其中原件由财务部门和办公室留存。 第二十四条非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。 第二十五条签订经济合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后签约。 第二十六条签订经济合同,除合同履行地在我主所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。 第三章合同的履行 第二十七条合同依法订立后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行。 第二十八条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。 第二十九条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。否则造成经济合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。 第三十条财务部门依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款: 1.应当订立书面合同而未订立书面合同,且未采用非书面合同代用单的; 2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。 第三十一条付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。 第三十二条在合同履行 过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。 第三十三条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。 第四章合同的变更和解除 第三十三条在经济合同履行过程中碰到困难的,各企业首先应尽一切努力克服困难尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。 第三十四条变更、解除经济合同,必须符合《经济合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。 第三十五条变更、解除经济合同,一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律作废。 第三十六条变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 第三十七条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。 第三十八条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。 第三十九条我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。 第四十条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。 第四十一条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。 第四十二条合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查考。 第四十三条合同变更后,合同编号不予改变。 第五章其他 第五十一条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。 第五十二条业务部门、::财务部门应当根据所立合同台帐,按公司的要求,定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立或履行情况,由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况,并向总经理汇报。 第五十三条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。 第五十四条公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。 第六章责任 第五十五条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。 第五十六条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。 第七章附则 第五十七条本办法适用于浙江思加(中国)房产公司各部门。 第五十八条本办法解释权归公司总经理。 第五十九条本办法自下发之日起生效实施。
篇4：房地产中介合同管理制度范本 (一)、制式委托书与制式《租赁合同》由区域统一印刷;《存量房(居间)买卖合同》由各中介店自行向所管辖的房产交易部门购买,均有相应的合同编号,各中介店店秘应规范、监督经纪人合同申领、归还的相应备案,《租赁合同》和《存量房(居间)买卖合同》一但有遗失,《租赁合同》罚款2000元,《存量房(居间)买卖合同》罚款5000元,而且要在报纸刊登作废声明。 (二)、制式委托书是客户与中介店之间的协议(中介店签署协议时使用公司注册名称,而不是特许商号)。当客户无论是买方、卖方中两方或一方,通过本中介店的经纪人经纪活动而实现买卖或租赁交易时,中介店首先要求客户双方使用《存量房(居间)买卖合同》或区域制式《房屋租赁合同》。 (三)、各中介店在业务开展过程中,使用区域制式委托书、《存量房(居间)买卖合同》或区域制式《房屋租赁合同》。中介店店长有责任、有义务规定并教育本店所有业务人员在开展业务过程中使用制式委托书、《存量房(居间)买卖合同》、制式《房屋租赁合同》。任何不使用体系制式委托书与规定合同的中介店经纪行为都将是对整个体系一致性、标准化的伤害,将是对CENTURY21威信及中介店信誉的伤害。若发生此类情况,一经查实,区域分部将有权根据《CENTURY21中介特许经营合同书》要求中介店改正并承担相应后果。 (四)、中介店向区域申购(取得)的每一份制式委托书与合同,无论本委托事项是处于任何一种状态,包括但不限于委托期内、已成交、已过期、已取消(作废),或本委托与合同尚未使用,中介店都有义务在《CENTURY21中介特许经营合同书》规定的合同期限及合同终止后的三年内统一妥善保存,做好保管工作。 (五)、本规范制订依据是房地产中介公司中国总部的区域销售信息系统指南以及合同报表管理要求,同时结合房地产中介公司体系的业务现状及其需求。因此依据体系内部业务类型及流程的拓展,房地产中介公司武汉区域保留对此规范的修订权。 (六)、中介店在签署完合同后须在次月5日前将上月所签合同的复印件送至区域连锁服务部备档。『含《存量房(居间)买卖合同》和制式《房屋租赁合同》』 Ⅱ、合同禁用语言说明 (一)、注意事项: 切记核实卖方为房屋直接权属人,切记核实房屋所有产权人均已知情并同意出售该房屋产权。 (二)、合同填写"七不可七必须" 七不可: 1、不可出现合同更名; 2、不可出现超出收费标准的费用(如:客户无营业税、无个税,中介店依旧收取客户营业税和个税或收取客户看房费); 3、不可出现对客户承诺过户费用; 4、不可出现对客户承诺房屋的房龄; 5、不可出现对客户承诺按揭贷款的金额; 6、不可出现对客户承诺办证时间; 7、不可出现卖方无房屋权属证明即签署三方合约; 七必须: 1、必须填写水表、电表、天然气表、防盗门、有限电视基础设施(没有以上设施的除外); 2、必须填写卖方留置物品及相关详细信息(空调:挂机一部,柜机二部,洗衣机); 3、必须填写"因自行交接所产生的风险,丙方不承担任何责任。"(对于客户自行交接钱款的) 4、必须填写营业税、个税谁承担; 5、必须填写的过户时间约定(一次性)"3个工作日",(按揭)"乙方银行面签通过3个工作日"; 6、必须填写的附加条款:甲乙双方按要求准备资料的同时也应无条件积极配合丙方办理该房产的过户、贷款、钱款,物业水电交接事项;因甲乙双方问题影响丙方办理,丙方不承担任何责任。 7、必须填写"内容必须一致,若不一致的,以丙方留存为准。"; 备注:《存量房(居间)买卖合同》填写范本见附件六 篇5：房地产楼盘案场合同管理制度 楼盘案场合同管理制度 1.案场每人手中都有一套空白的正式合同样本,用以客户讲解具体合同条款。 2.作废的合同一律退还销售部主管处销毁。 3.合同正式签署前,须向客户解释清楚每一具体条款,不得有欺诈行为。 4.正式合同签定前须让主管核实该房产是否可以销售,无误后才能签署正式合同。 5.合同所指价格为折后价。 6.合同填写完毕后,须先自查一篇,无误后交客户审查。 7.请客户签字后,将合同送案场主管或经理审核,再由主管送开发商敲章备案。 8.不得在合同中体现公司未落实的优惠条款。 9.客户必须交定金后才能签正式合同。 10.补充协议须由开发商认可。 11.上海展厅寄到案场已签购房合同后,先案场置业顾问检查、补漏,再将合同送案场主管或经理审核,审核后由主管送开发商敲章备案。整个流程从收到合同至交予开发商不能超过两天。
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