某广州地产公司公文管理制度

篇2：健升房地产公文管理制度

1.收文

A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。

B、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。

C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。

D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。

E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。

F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。

G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。

H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。

2.发文

A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。

B、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。

C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。

D、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。

3.发文注意事项

A、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。

B、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。

C、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。

4.公文种类

A、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

B、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。

D、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

F、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

G、批复:适用于答复下级单位请求事项。

H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

I、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。

5.公文格式

公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。

A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。

B、公文秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密",其中:"绝密"、"机密"公文应标明份数、序号。

C、紧急文件分别标明"特急"、"急件"。

D、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。

F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。

G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。

H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。

I、公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。

6.行文规则

A、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。

B、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。

C、"请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。

D、"报告"中不得夹带请示事项。

E、草拟公文做到:

⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。

⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。

⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。

⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。

F、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须

使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

G、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。

7.公文办理

A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

B、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。

C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。

D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。

E、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

8.公文立卷、归档及销毁

A、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

B、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。

C、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应进行登记,由二个监销,保证不丢失、不漏销。

篇3：地产销售部办公文秘岗位职能职责

地产销售部办公文秘岗位职能

直接上级:项目总监、营销总监、销售经理

工作职能

1、负责每天销售部人员轮休、考勤的登记及统计。

2、负责销售部人员工资结算、佣金统计及销售费用的核算与发放。

3、负责公司文件处理、会议记录、资料输入等文案工作。

4、协助公司进行销控,统计成交客户资料。

5、协助统计、收录、整理客户档案。

6、采购、核发办公用品。

职务权限

对销售费用、员工工资及考勤实施监督。

篇4：房地产企业公文管理制度

房地产企业公文管理制度

公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件使用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本办法。

1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到及时准确、安全。同时必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司秘密的安全。

2、公文的种类

(1)、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门和人员。

(2)、通知:传达公司的决定和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。

(3)、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。

(5)、请示:适用于向上级请求指示、批准。

(6)、批复:适用于答复下级的请示事项。

(7)、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(9)、会议纪要:适用于记载、传达会议情况及会议议定事项。

3、公文格式

公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。具体处理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

(2)、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

(3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

(4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。"请示"应当在附注处注明联系人姓名和电话。

(5)、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。

(6)、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

(7)、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(8)、公文除"会议纪要"或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

(9)、成文日期以签发人签发的日期为准。

4、行文规则

(1)、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。

(2)、行文应当确有必要,注重效用。

(3)、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(3)、公文要用国家法定计量单位。

(4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最后核定盖章。

5、公文办理

(1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。

(2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。

6、公文的归档和管理

(1)、归档:公文办理完毕后,要根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档,归档公文要保证公文的齐全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实情况进行督促检查。

篇5：置业公司公文管理规定

置业公司公文管理规定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免等;

2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件;

3、以各部门名义发出的文件;

二、公文种类

1、请示:请上级指示和批准,用"请示"。

2、报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用"报告"。

3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批复:答复请示事项,用"批复"。

5、通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用"通知"。

6、通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用"通报"。

7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用"决定".经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用"决议"。

8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用"函"。

9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用"会议纪要"。

10、其它资料:包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料,适用于公司内部的经营和管理。

11、外来公文:包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。

1、公司文头:一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印;内行编号文首页一律用黑白打印;部门行文不得使用公司正式红头文式。

2、公文字号:按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。

3、公文秘级:分为"绝密"、"机密"和"秘密"。

绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

4、签发人/时间:按内容性质由公司总经理(或其授权人)在定稿上审签。正式公文上打印。

5、公文标题:应准确简要地概括文件的主要内容;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题用2号简体宋体字。

6、公文正文:正文用小4号字;正文中的一极小标题,用4号黑体字;其余字体一律使用宋体字;行距22。

7、落款/成文时间/公文用印:除会议纪要外,正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章。

8、主题词:一般为标题的关键词。

9、主送/抄送单位:由审稿人确定。

10、办文事项:如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名,以及实际印发、存档的份数。

11、公文附件:单独排版、装订在正文之后;成文时间之前注明附件顺序和名称。

12、附样式:

文头

(公文字号)

签发人:秘级签发时间:

标题

主送单位:

(正文)

(落款、成文时间、用印)

(附件序号、名称)

主题词:

报送:

发送:存档()

拟稿:审核:打印:校对:共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字号,并对应适用范围使用:

“发”字号

“函”字号

“纪”字号

国地公司

国地发[]号

国地函[]号

国地纪[]号

适

用

公

文

范

围

内行/下行文

决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、

/

会议纪要

内行/上行文

/

请示、报告、批复、

会议纪要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文办理

(一)、收文处理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外来公文,均按:"签收-登记-分送-处理-复文-立卷存档"程序办理。

2、要求:

1)当公文送达或收到公文时,均由总经办文书收。根据公文内容和要求,用传阅夹并附上批阅单后,将其及时分送公司有关领导传阅和批示;待领导传阅批示后,再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中,办文部门、人员应根据要求,及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复,则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文。办理完结,总经办或相关部门及时将公文收回并存档。

2)上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件,均由总经办统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批。

各部门收到急件时,应在3天内答复,一般要办理的文件,一周内应办理。需要研究而不能马上处理的,要先书面或口头简要回复。

3)加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。

4)领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。

(二)发文处理。

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

1、草拟公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上级的有关规定。

2)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。

3)引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

4)草拟公文必须使用A4的公文稿纸,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。

5)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:"一",第二层为"(一)",第三层为"1",第四为"(1)"。

6)不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。

2、公文审核。

公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后呈送。

1)审核的重点:

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;与本单位发过的公文是否衔接。

4)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

5)处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。

6)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。

7)审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办部门修改,改动过大的,要重新拟正。

3、公文签发。

1)公司行政文件,由总经理签发。业务文件,由分管副总签署意见后,由总经理签发。

2)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。

3)公文办理完毕后,要及时送交档案管理人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。

4)印制:

①公文印制一般应使用A4纸张打印一套,其余复印;

②各公司、各部门的打印件,应提供已制作、命名、U盘,或提供已撰写的手稿给总经办打印加工;

③各部门行文不得使用公司正式红头文式。

5)存盘拷贝:原则上,凡经电脑处理、经公司打印机打印的正式公文、资料,均需在公司档案机要室电脑上及时存盘和按规定分类,不得遗漏。

6)用印/装订/分送/登记/存档:公文印制完成后,由总经办统一办理公文的用印和装订;在公司内部分送时,由总经办在发文簿上登记和领件签字;凡编排了发文字号的文件公文和有保存价值的非文件公文,均需将印制稿交公司档案管理人员存档。

(三)其它内部公文的办理:

1、程序:凡其它非编号的内部公文,均按拟稿-审稿、校对-印制-存盘拷贝-分送-处理-复文-存档程序办理。

2、要求:

(1)需办理的公文,应及时送公司领导批示或交有关部门办理。

(2)根据阅批范围送公司有关领导或部门处理。批阅公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他人圈阅,应当视为同意。

(3)为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和相关部门经理要及时阅看,阅签后退公司文书。公文不得自行传递,也不允许带离公司,以免丢失和延时误事。

(4)传递秘密公文须采取保密措施。密级公文不得利用计算机、传真机传输。