房地产公司文书管理制度
房地产开发公司文书管理制度
一、发文
1、起草:公文文体、格式等使用准确、符合规范要求;文字要准确、精练,条理要清楚,层次要分明,用语要规范,公司本部各部门的文件由各部门负责人起草办公室审核,总经理签发。公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发。
2、审批:据文件性质、范围、密级由相应权属范围内的管理人员审批。
3、发送:文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查。
二、收文
1、属于秘密的文件,核稿人应该注明"秘密"字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
2、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
3、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总经理办公室主任同意后办理。
免影响公司的正常工作。
4、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
5、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。
7、文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处50元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50元以上罚款直至辞退。
篇2:房地产集团公司文书档案管理办法
房地产集团有限公司文书档案管理办法
第一章总则
第一条为加强*城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作,实现文书档案的科学管理,充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本办法。
第二条本规定中的文书档案,是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。
第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。
第四条综合管理部为公司文书档案的归口管理部门,负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案管理工作。
第五条本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章文件的收集
第六条公司文件资料的收集范围
凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料
1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;
2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;
3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;
4、职能部门对公司各类请示事项的批复;
5、其它相关资料。
(二)公司文书材料
l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司
控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;
2、公司总经理办公会议记录、纪要,专题会议纪要以及其它会议的文件材料;
3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿;
4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;
5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;
6、公司各类调研工作形成的文件材料;
7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;
8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;
9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;
10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;
ll、各类投诉处理材料;
12、公司经济纠纷处理材料;
13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;
14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;
15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;
16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;
17、公司大事记、全宗介绍;
l8、公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件;19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;
20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;
21、其它各类相关资料。
(三)非隶属单位的文件资料
非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。
第三章文件的整理与立卷
第七条公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持“谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监督指导。
第八条公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级:综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年代--问题分类法组合立卷。第二层级:综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代――组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理,并用编制案卷目录的方式固定下来。
第九条归档文书的整理要求
(一)综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。
(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。
批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。
第十条立卷
(一)卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。一个页面一个页号,
页号位置在每页文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。
卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的,要查清,填入有关项内。
(三)案卷封面逐项按规定填写清楚,字迹工整、清晰,简明扼要,确切地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,保管期限划分准确。
(四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐,采用三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章案卷的排列、编号、归档
第十一条归档时间与手续
归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。
部门归档时间为次年5月底以前(重要文件资料应及时归档),各部门须按时向综合管理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目
录清点核对
第十二条案卷排列编号
案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序,一般按照时间先后依次排列.案卷排放的顺序一经确定,就应对各案卷逐个进行编号,.案卷编号方法只能采用自然数,并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1号卷开始的号序。
第十三条案卷目录
(一)案卷目录的编制方法
案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录,且必须忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷目录必须是一个从1号卷开始的完整系统。
(二)案卷目录的形式、结构与内容
案卷目录的形式均为书本式(簿册式),最好加硬质封皮。开本尺寸一般采用A4纸尺寸。
案卷目录的结构及内容:
l、封面和扉页
主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。
2、目次
即目录所分类目的索引,专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。
3、序言或说明
对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。
4、案卷目录表(见附件1)
即案卷目录的主体部分,用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。
5、备考表
附于目录最后,用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。
案卷目录编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用,其他备用。
第五章档案的保管
第十四条档案室系机要重地,非经同意,严禁入内。
第十五条档案库房物品未经许可,不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生,防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化,档案存放始终有序。
第十六条档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检
第十七条做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作,保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。
第十八条坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进行一次全面的安全检查,并作好记录,发现问题及时向领导汇报。
第十九条档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。
第六章档案的调阅与利用
第二十条档案管理人员必须熟悉公司的档案情况,主动了解各部门对档案的需求,编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。
第二十一条调阅、借离或复印档案时,必须严格履行登记审批手续(见附件2),由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过5个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2个工作日。查阅密级档案见《保密管理制度》。
第二十二条借阅档案人员对案卷要妥善保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视情况进行处理。
第二十三条外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)
第二十四条档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。
第七章档案的鉴定
第二十五条公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组,每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。
第二十六条销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。
第二十七条任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。
第八章附则
第二十八条本办法由综合管理部负责解释和修订。
第二十九条本办法自印发之日起施行。
篇3:X房地产公司文书管理制度
房地产开发有限公司文书管理制度
第一章总则
第一条为使公司文书管理制度化、规范化,以增进文书处理的品质及效率,特制定本制度。
第二条范围
本公司各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。
第二章收文
第三条签收文件时,要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
第四条签收文件时,要对文件的分数、标题等内容逐分清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。
第五条签收文件应签写姓名并注明时间。
第六条文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记或通过电子扫描建立《电子收文登记簿》。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交行政管理部保管,个人不得存放。
第七条内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第三章发文
第八条公司的文件由行政管理部负责起草和审核,由总经理签发;公司文件由各部门负责起草的,应报办公室审核,由总经理签发。
第九条以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。
第十条在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理,经分管领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件的形式发布。
第四章分文
第十一条外来文件由行政管理部登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。
第十二条内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。
第五章会签
第十三条许多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。
第十四条各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
第十五条文件收文后,再依《收文处理单》内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后见本文件转送行政管理部。
第十六条重要文件的审核、批示与执行涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件,由行政管理部汇总签署意见,呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示,并下发相关部门予以执行。
第六章立档
第十七条经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理,业务文件由相关业务部门立档管理,次年移交档案室管理。
第十八条立档按年度、机构、问题分类立卷,卷中按规定编页码号,卷首有案卷目录。
第十九条文件档案用卷宗按规定装订保存。
第七章文书日常管理
第二十条借阅
1、凡因工作需要借阅文件时,必须履行手续,一般文件经部门经理签字同意,重要文件经总经理同意方可借阅。
2、文件借出室外需登记,借阅期间应保证文件的完整与安全,阅后在规定时间内归还。
3、翻印(复印)如需复印文件,应经领导同意方可复印。
第二十一条保管
1、文件应妥善保管,防虫、防霉、防丢失,保证文件的安全。
2、所有文件应有专柜存放,枷锁,定期清理翻动、通风、防潮。
3、机密文件按密级保管,不得随便放置于公共场所,不得私自摘录或对外泄露。
第二十二条文件的销毁
文件的销毁应请示领导签字同意,并建账登记,经两人以上监督销毁,任何人不得私自销毁文件。
第八章附则
第二十三条本制度报总经理批准后颁布实施,由行政管理部负责解释。
篇4:X房地产公司行政办文书岗位说明书
房地产开发公司行政办文书岗位说明书
岗位名称:行政办文书
工作概述负责公司日常行政事务管理,确保公司事务不受影响。
工作职责与任务
1.负责公司会议记录及纪要整理,保证会议室清洁、有序。
2.负责公司图书、报刊装订、上架
3.负责公司文件档案的整理、传递、归档。
4.负责公司信息收集的整理和公司对外宣传工作,做到全面、及时、完整。
5.完成上级交给的其他任务。
工作绩效标准
1.会议记录全面,思路清晰,要点明确。
2.文档的管理整洁、有序、科学、合理。
3.图书管理完整无损,报刊装订整齐,资料保管齐全。
4.信息收集及时,对外宣传资料准备全面,发布及时,效果突出。
岗位工作关系
(一)内部关系
1.所受监督:在行政事务方面,接受主任的指示和监督。
2.所施监督:文件档案、图书借阅实施监督。
3.合作关系:在文档管理、图书管理及信息收集等方面,与员工发生协作关系。
(二)外部关系
1.在对外宣传方面与政府及相关部门发生联系。
2.在信息收集方面与客户发生联系。
工作权限
1.会议的记录权和纪要的整理权。
2.文档、图书的管理权。
3.信息收集的报告权。
4.公司对外宣传权。
工作时间在规定时间内上班,有时需要加班加点。
工作环境在办公室
任职要求
知识及教育水平要求拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识,了解房地产基本知识。熟悉计算机软件应用与操作。
技能要求文书工作的处理能力,较强的文字书写能力。熟悉行政事务管理工作程序。
工作经验要求专科以上学历,计算机、中文或经济管理专业。二年以上相关工作经验。
基本素质要求身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。女性,30岁以下。