工厂企业采购作业指导书
厂企采购作业指导书
1.目的
本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证采购低成本和采购标准的一致性。
2.定义
PR:PurchaseRequestForm采购申请单,公司内部使用;
PO:PurchaseOrderForm采购订单,公司对外使用。
3.职责
3.1请购人
根据部门需求,提出请购要求,提供采购物资的技术要求,规格型号,填写采购申请单并交相关人员核准;
接收和检验请购的物品和服务。
3.2采购人
根据请购人的采购申请单,订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。
生产部采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购,或对承包商的采购工作进行监督。
行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。
各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。ü
3.3物流
保证产品运输的及时、优质,负责进口货物的报关手续办理,及时清关。
3.4生产部
生产部质量人员负责对供方(物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。
3.5财务部
在收到所有需要的文件后进行核对,将供应商的发票与采购申请单PR、采购订单PO、收货清单等相关单据相对照,进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。
4.采购范围
4.1产品:指公司委外加工的产品,采购后即交付给客户。
4.2生产物料:指与产品生产直接相关物料,公司目前生产物料多数由产品生产承包商进行采购。
4.3固定资产:是指单位价值超过人民币1000元以上,同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。
4.4低值设备:是指单位价值未能达到固定资产的标准,但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化,但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅,实验室用工具。
4.5低值易耗品:是指成批采购的低价值的耗材。如实验室用接插件等。
4.6长期服务的客户:除上述以外,但有长期供货或提供劳务的客户。如快餐,办公文具供应商,电信服务,域名等。
其它非费用报销申请范围内的采购申请。
5.操作过程及操作程序详述
5.1申请
1)请购人负责提供采购物资的技术要求,规格型号,可行或必要时,应给出推荐的供应商及价格。
2)请购人应填写采购申请单,并负责交于相关人员核准。
5.2批准
5.2.1对采购申请单PR的批准
对所有采购申请单,必须严格按以下签字授权进行核准:
所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字;
所有IT设备的采购申请单必须有IT经理的核准;
所有采购申请单必须有财务主管的签字,作为预算、税务、现金流量管理的需要;
任何与生产有关的采购申请单必须还有销售部负责人和营运部负责人批准和签字。
签字流程图:
请购人-->请购人部门经理->采购人->采购人部门经理->总经理
采购人员只有在取得核准的采购申请单后,才可实施采购。
5.2.2对采购订申PO或合同的申请
5.2.2.1采购订单
如果采购人需要采购订单,采购人可凭已核准的采购申请单,向财务部申请打印采购订单,并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认,以保证该订单的有效性。
产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。
5.2.2.2合同
如果采购人需要合同,需要公司副总裁以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。
5.3报价及磋商
5.3.1物品及服务采购
在任何可能和适用的情况下,采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价:
采购金额最少报价数量
小于RMB5001
>小于RMB2000,大于RMB10002 大于RMB20003 采购员在同供应商进行磋商后,应作好比较记录,主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下,采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。 在货物及服务质量相同的情况下,原则上选择报价最低的供应商,只有在特殊情况下,如价低者品质有问题,方可选择报价较高的供应商,但必须详细说明原因,以便日后参考。 5.3.2分供方的开发及选择(仅适用于产品及生产物料采购) 由生产部采购人员在实施采购前根据开发部提供的物料清单,将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方,并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供应商名单。 如果是初选的供应商,只有在生产部质量人员、开发部进行首批样品鉴定合格后,才可以接受分供方提供的批量生产品。 生产部根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力,并调查、分析、总结。 5.3.3第三方物流的开发及选择 由负责物流的人员在保证产品运输的及时、优质情况下,提供3家以上的货代以竞标的方式进行选择。物流人员根据货运代理商的交付时间、服务质量、合作态度等按季度评价货代满足要求的能力,并调查、分析、总结。 5.4订购 应根据价格,质量和服务等选择供应商。如果采购员所选择的供应商与请购人推荐的不一致,应向请购人发出确认,若请购人仍坚持用推荐的供应商,则需由总经理批准。 订购物品可能有下列两种形式: 凭核准的采购申请单,从供应商处直接购买。 向供应商发采购订单(如需要,可向财务部申请开具采购订单)或合同(重要合同内容应经公司法律顾问核对)。 对于经常性采购的物品,如文具,日用品,午餐等,可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。 选择此类供应商应以竞标的方式进行(如果可能,应至少有三个竞争者)且该类协议应至少每年重审一次,既从不同供应商处获得新的报价,并就现行的协议内容进行重新磋商。 5.5接受 订购的非生产性物品送达后,必须验收,且验收人与采购人不能是同一人。验收合格后,应在采购申请单或客户的送货单上签字。 对于生产性原辅包装材料,应由生产部进行质量检验。 若送达的物品不合格,采购员应与供应商联系以寻求解决方案。 5.6付款 采购人负责采购物品的付款申请,应在付出传票后必须附上下列单据 发票 经过核准并已收货签收的采购申请单PR, 如有采购订单PO、合同副本和客户送货清单也请附上。 如是预付款,可在付清余款时附上全额发票;如有特殊情况,送货单可以后补,如DELL设备采购的全额预付。 对于经常性采购的物品,如文具,日用品,午餐等,应要求与供应商协商月结,以转帐形式支付。 在可能的情况下,付款应始终要求银行转帐,不支付现金。 在可能的情况下,采购员应始终要求供应商提供增值税发票。 6.记录 对于各次采购,采购员应保存下列文件: 1)采购申请单副本 2)报价 3)比价记录 4)采购订单副本或合同 5)付出传票副本 6)收货单副本 7.附件 1)采购申请单及附表 2)采购订单 8.其它规定 任何员工不得接受礼物,邀请和类似的好处。 对于任何供应商试图以非正当方式影响采购决定的行为必须立即上报。 任何重庆英诺科技有限公司的员工应严格遵守公司颁发的上述标准操作程序。
篇2：采购交期规范作业指导书
采购交期作业指导书
第一章总则
第一条目的
为了确保所购物料的交货期限,使交期管理更为顺畅,特制定本制度。
第二条适用范围
适用于本公司采购物料的交期作业指导。
第二章交期作业指导
第三条确保交期的重要性
交期管理是采购的重点之一,确保交期的目的,是保障生产并达成合理生产成本目标。
第四条交期延迟的影响
交期延迟造成的不良影响有以下方面:
(1)导致制造部门断料,从而影响效率。
(2)由于物料交期延迟,间接导致成品交期延迟。
(3)由于效率受影响,需要增加工作时间,导致制造费用的增加。
(4)由于物料交期延误,采取替代品导致成本增加或品质降低。
(5)断料频繁,易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
第五条交期提前太多的影响
交期提前太多也有不良的影响,主要有:
(1)导致库存成本增加。
(2)导致流动资金周转率下降。
(3)由于交期经常提前,导致库存囤积、空间不足。
第六条交期延迟的原因
1.供应商责任:因供应商责任导致交期延误的状况。
(1)接单量超过供应商的产能。
(2)供应商技术、工艺能力不足。
(3)供应商对时间估计错误。
(4)供应商品质管理不当。
(5)供应商经营者的顾客服务理念不佳。
(6)供应商欠缺交期管理能力。
2.采购部责任:因采购部责任导致交期延误的状况。
(1)供应商选定错误。
(2)业务手续不完整或耽误。
(3)价格决定不合理或勉强。
(4)下单量超过供应商的产能。
(5)更换供应商所致。
(6)付款条件过于严苛或未能及时付款。
(7)其他因采购原因所致的情形。
3.其他部门责任:因采购以外部门导致交期延误的状况:
(1)请购前置时间不足。
(2)技术资料不齐备。
(3)设计变更或标准调整。
(4)订货数量太少。
(5)供应商品质辅导不足。
(6)点收、检验等工作延误。
4.沟通不良所致的原因:因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况。
(1)未能掌握一方或双方的产能变化。
(2)指示、联络不确实。
(3)技术资料交接不充分。
(4)品质标准沟通不一致。
(5)单方面确定交期,缺少沟通。
(6)首次合作出现偏差。
第七条确保交期要点
1.事前规划
(1)制订合理的购运时间。
(2)确定交货日期及数量。
(3)了解供应商生产设备利用率。
(4)请供应商提供生产进度计划及交货计划。
(5)准备替代来源。
2.事中执行
(1)提供必要的材料、模具、技术支援给供应商。
(2)了解供应商生产效率及进度状况。
(3)交期及数量变更的及时联络与通知。
(4)尽量避免规格变更。
(5)加强交货前的督促工作。
3.事后考核
(1)对供应商进行考核评鉴。依供应商评鉴办法进行考核,将交期的考核列为重要项目之一
,以督促供。
(2)应商提高交期达成率。
(3)对交期延迟的原因进行分析并研拟对策,确保重复问题不再发生。
(4)检讨是否更换供应商。依供应商考核结果与配合度,考虑更换、淘汰交期不佳供应商,或减少其订单。
(5)执行供应商的奖惩办法。必要时加重违约的惩罚力度,并对优良厂商予以适当回馈。
篇3：公司采购作业指导书（13）
公司采购作业指导书(十三)
一、目的:
通过对采购过程进行有效控制,确保产品的原(物)料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求,以最低的库存保障生产的畅通。
二、采购的种类:
根据物料的用途,物料采购可分生产性物料采购(原/辅材料采购)与非生产性物料采购(办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购)两种类别。
三、物料采购审批流程
1.生产性物料订购审批流程
采购员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术BOM表》制定《物料需求表》;送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量;由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准采购。
《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。
2.非生产性物料请购审批流程
办公用品、劳防用品由使用部门编制《__月办公用品、劳防用品使用计划》,经部门经理、总经理审批,审批后交仓库汇总并清查库存,结合安全库存量填写《请购单》;机物料消耗品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核,总经理审批。审批后交资材部经理安排采购员编制《物料订购单》,经资材部经理审批后由采购员安排采购。
3.设备、量/器具、模具的审批流程:由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》,经部门主管审核,总经理批准后交采购部制定采购计划采购。
4.样品试制物料的审批流程:如技术部生产样品需用某种物料,公司未有此物料或为新增物料时,由技术部人员填写《请购单》及图纸资料,经部门主管审核,总经理批准后交资材部经理,由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。
四、询价、比价、议价、定价作业
1.本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买,设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。
2.比价、议价:采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价,以利于比价作业进行,并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商;采购人员与厂商议后,将比价、议价结果报资材部经理。如客户指定要求或特定技术时,不受此限。
3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。
4.定价:资材部经理依据议价结果选择合适的供应商,签订《采购合同》及《物料定价表》经资材部经理审核、总经理批准后实施。
5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品,资材部必须同外协厂签订技术保密协议,以保障公司利益。
五、《物料订购单》的开立、分发与变更
1.所有原(物)料的采购必须采用本公司的《物料订购单》,《物料订购单》一式四份,一份由采购存档,一份由财务结算,一份由仓库收货及进度跟踪,一份供应商存档。
2.采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》,并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等,若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。
3.已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消,必须在供应商未正式生产前通知供应商,否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额,报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明“修改”字样,或注明原单号作废字样,取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采购单》(含部分修改或全部修改);订单取消亦同。
六、采购物料的交期控制
1.采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函,急单采购要将约定交期回复需求部门,并建立《采购台帐》,在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商,跟催交期,如有异常不能按既定交期交货时,应以书面形式,注明"异常原因"及"预定交货日期",呈资材部经理核示后转送需求部门,依需求部门意见拟订对策处理。
2.仓管人员应根据《物料订购单》提供原(物)料到位的数量与质量信息,提醒采购人员未按交期到货的信息,以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。
七、验收及入库
1.采购物资到厂后,供应商将《送货单》交仓管员,由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。
2.由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。验证内容包括:物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等,数量按抽样比例进行量测,遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放,并依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》;检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续。
3.入库数量与订购数量必须相吻合,严格执行入库数量上浮比率标准,超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的,由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。并将寄存物料按定置管理摆放,并做好标识;交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但不影响订单生产,有利降低库存积压的由仓库主管复核,经资材部经理同意,可免补交,短交如需补足时,仓管员应通知采购部门联络供应商处理。
4.由于品质不符合规定标准,但不影响顾客要求,或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资,采购人员应与供应商联系退换或返修,如由我公司特采或降级处理,采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响,并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。
5.《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注,《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。
6.采购人员对照《物料订购单》、《送检入库单》、《发票》、合同、定价表进行核对,核对无误后交采购经理复核并同时登记《采购台帐》核销采购订单,复核后转交财务办理入帐手续。
八、采购费用的报销
采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理《付款申请书》,经财务核对无误后交资
材部经理、总经理审批,审批后交财务出纳付款,并在《采购台帐》中记录。确认出纳付款后在《采购台帐》中冲销应付款项。
十一、报表的填报
采购人员依据采购台帐每月底报送《采购月报表》及《应付帐款余额表》,报送相关部门人员(财务、总经办、资材部经理)。
十二.存档
采购人员应对《制造通知单》、《生产计划表》、《生产BOM表》、《技术BOM表》《物料需求表》、《物料订购单》、《请购单》、《送检入库单》、《验退单》、《采购合同》、《报价单》进行分类整理,按时间序时顺序装订成册存档一年。
制度专栏
