酒店采购授权（八）

酒店采购授权

为了圆满执行工作并达到目标,采购部门应有下列四种决策权:

1.供应商之选择。

2.交易价格及条件之决定。

3.采购规范之确认。

4.与潜在供应商之接触联系。

再就采购部门而言,为实施分层负责,提高工作效率,通常会实施下列两种授权措施:

内部授权

采购主管秉承上级主管或酒店制度,在一定金额内有决定采购之权。超过此一权限,仍需呈请上级主管核定。

外部授权

除了采用混合式采购制度之外部授权状况外,尚有对于执行专案计划人员之授权(不受酒店原有采购制度之约束),或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权,采购部门应保留查核之权,以免发生流弊。

一、作业流程

凡酒店规模愈大,采购金额偏高者,对程序的设计愈为重视。兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点,列述如下:

1.先后顺序及时效控制

即应注意其流畅性与一致性,并考虑作业流程所需要时限。譬如,避免同一主管对同一采购案件,做数次的签核;避免同一采购案件,在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购案件会签部门太多,影响作业时效。

2.关键点之设置

即为便于控制,使各项在处理中的采购作业,在各阶段均能追踪管制。

3.划分权责或任务

即各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核办法。譬如,请购、采购、验收、付款等权责均予区分。

4.作业过程中发生摩擦、重复与混乱

即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则。

5.繁简或被重视的程度,应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应

即凡涉及数量较大,价值较高,或易发生舞弊之作业,应有较严密之处理监督。反之,则可略予放宽,以求提高工作效率。

6.程序应合时宜

即应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程,经过若干时日后,应加以检讨,不断改进,以因应组织的变更,或作业上的实际需要。

二、采购作业流程:

1.接收分店询问信息:采购部人员在收到各销售部门的信息(不管是询价/货/专业知识/物流等),都要详细的记录(门店/联系人/信息内容/需求速度等),并按轻重缓急,先后顺序处理;注:采购部与业务部门业务往来要记录备案,建立完善的产品资料库,方便日后作业;

2.询问供应商相关问题:收到分店信息,在第一时间按顺序咨询供应商,将供应商的信息反馈记录并备案,在沟通的时候最好举一反三,将分店的信息多元化,分店问一个货源,我们可以收集供应商其他的信息如其他货有没,价格有没便动,定多有没便宜,库存还剩下多少,其他竞争对手拿货情况,给竞争对手的价格等信息,这样做到有惫无患,也方便与门店的沟通,同时扩大酒店信息资源化;

3.信息反馈给分店:将供应商反馈的信息反馈给分店直接联系人或通过QQ留言的方式,确保信息的传达成功;

4.接收订货信息:分店根据存货/客户订货等需求向采购部发送采购订单(最好以QQ或传真的形式下单,单上最好注明是客人需要还是备货或其他内容),同时也要确认采购部直接当事人是否收到订单;

5.确定供应商和制定采购单:接收门店的订单后,整核其他门店的订单,选择质量优质,价格最低,服务态度最好,送货速度最快的供应商,然后制定计划采购单,并在采购订单上一定要注明供应商名称/电话/传真/联系人/品名/规格/数量/价格/总金额/需求店名/交货时间/地点/店内联系人/货运方式/运费状态/结款方式/采购员名称及备注;然后将采购单根据标准审核;

6.审核并发送订单:100-2000元经采购主管审核方能采购,2000-10000元经采购经理审核才能采购,10000-50000经采购经理及财务主管审核执行采购,50000以上经采购经理/财务主管/总经理审核由采购主管执行采购;将经审核过的采购单发送给供应商,然后确认货源状况/发货时间/货运方式/到货时间/货运酒店名称,电话及收货地址或供应商送货安排;

7.将发货及物流信息反馈给分店:将供应商反馈信息与采购订单传给订货分店,确认信息接收到位;

8.分店收货后确认货况并知会到货状态给采购部:分店在收到供应商货时,以采购订单为收货依据,确认数量/金额/质量符合标准后将信息反馈给采购部;

9.现金采购按付款流程付款,月结采购按流程将单据上交财务部:在确认第8步完成后,根据订单上的说明付款,月结供应商将送货单签名后转交财务部;

10.汇总月/季/年采购总额并加以分析:按每月/季/年汇总采购金额,分析大型供应商每月/季/年采购占比率,同比去年/上个月和上季度的增降趋势,并从销售/供应商自身三个方面找出原因,逐步去改善;

一.才能方面

(一)成本意识与价值分析能力

采购支出系构成销货成本的主要部分,因此采购人员必须具有成本意识,精打细算,

锱铢必争,不可"大而化之"。其次,必须具有"成本效益"观念,所谓"一分钱一分货",不可花冤枉钱,买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入"成本"与产出(使用状况--时效、损耗率、维修次数等)加以比较。此外,对报价单的内容,应有分析的技巧,不可以"总价"比较,必须在相同的基础上,逐项(包括原料、人工、制造费、税金、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析评断。

(二)预测能力

在动态经济环境下,物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产销资料,研判货源是否充裕;与供应商的接触,从其"惜售"的态度,亦能揣摩物品可能供应日绌;从物品原料价格的涨跌,亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之,采购人员必扩充视闻,具备"察言观色"的能力,对物品将来供应的趋势能预谋对策。

(三)表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通,必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等,避免语意含混,滋生误解。特别是忙碌的采购工作,必须使采购人员具备"长话短说,意简言赅"的表达能力,以免浪费时间。"说之以理,动之以情"来争取优惠的采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

(四)专业知识

采购人员对其经办的产品,若能了解原料来源、组合过程、

基本功能、品质、用途、成本等,将有助与供应商的沟通,并避免"敌暗我明"吃亏上当。有了专业知识,更能主动开发新来源或替代品,有助于降低采购成本。

二.品德方面

(一)临财不苟得

采购人员所处理的"订购单"与"钞票"并无太大差异,因此难免被"惟利是图"的供应商所包围。无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包),采购人员必须维持"平常心"、"不动心",否则以牺牲酒店权益,图利他人或自己,终将误人误己。"重利忘义"之徒,实难胜任采购职责。

(二)敬业精神

"缺货或断料"实为采购人员最大之耻辱。固然造成料品短缺之原因甚多,若采购人员不能抱持"舍我其谁"的态度,负责调度所需之货品或物料,则酒店之损失,必将可观。

(三)虚心与耐心

采购人员虽然较占上风,但对供应商之态度,必须公平互惠,甚至不耻下问,虚心求教,不可趾高气扬,傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与复杂,采购人员更需有忍耐、等待的修养,才能"欲擒故纵",气定神闲进行工作。居于劣势时,亦能忍让求全,不愠不火,克尽事功。