施工合同办理审批及存档规范

施工合同办理、审批及存档规范

适用范围:除房地产买卖合同外所有对外经济合同。

规范目的:明确程序,分清责任;便于付款审核和日常查询;提高合同审批效率;确保合同资料完整。

规范内容:

合同办理原则

第一条:1、应事先签定合同的情形:

1)金额5000元以上且属于非即时清结(指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况)的经济业务;

2)金额5000元以下,但根据以往经验或业务自身特殊性(如特别需要强调保修或质量保证责任的)必须签署合同的。

2、无需签定合同的情形:

1)即时清结的零星经济业务;

2)和施工单位签有合同后增补工程的业务(由项目部专业人员通过增补签证并附报预算或估算书的方式操作);

3)视具体情况掌握的其他情形。

第二条:具体办理时,应按照公司规定采用统一的格式化标准合同。关于格式化合同,详见《格式化标准合同管理规范》。

第三条:严禁工程类业务未签合同即先行施工,杜绝后补合同现象,有正当理由的特殊情况除外。其他类别合同参照执行。

合同审批

第四条:经办部门应按照公司有关规范就合同的全部条款和对方充分协商、达成一致(300万元以上合同需财务部、成本管理部、工程管理部及办公室法律组等相关的专业部门参加),待对方盖章确认后,再进入公司审批程序、报请公司领导批准。合同至少一式四份,其他原因需增加份数的,视具体情况而定。

第五条:经办人申报合同时,应根据不同的经济业务,填制相应的合同审批表。包括以下五类:工程类、材料及设备采购类、室外环境类、公司管理类、营销类。其中前三类适用于项目直接投资的经济业务,营销类适用于销售部办理广告、包装、策划等业务,公司管理类适用于和项目开发无关的、属于公司管理方面的零星业务。表格格式见附件。

第六条:经办人必须认真、完整填写合同审批表的项目内容,真实反映实际情况。通过招投标确定的,必须填写相应的招投标资料编号,同时将定标书原件作为其必要附件一并附报。有其他附件的,如预算书、报价单、方案、效果图等,应在合同审批表"备注"栏加以说明。

第七条:工程类合同应事先编制预算或估算(有正当理由的特殊情况除外),作为合同报批时的必要附件。

第八条:合同审批按照审批表所反映的审批环节进行。除了采用公司格式化文本的情况外,其他均需公司法律顾问审阅并签字认可,具体情况判断由成本管理部在审核时掌握。

第九条:特殊情况外,成本管理部对转来的待审合同应在一天内审核完毕并每天分两次汇总交财务总监审批。

合同存档管理

第十条:档案管理按照办公室和相关部门两级管理的原则进行。

第十一条:办公室是公司所有档案的管理中心,必须完整保存所有合同。

第十二条:为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程,在合同没有彻底履行完毕之前,经办部门、财务部以及成本管理部也应各自保存已签合同的原件或复印件,并指定专人负责部门内部编号和归档管理。在项目结束后将相关重要档案移交办公室。::各部门应自行制订相应的档案管理制度,交办公室备案。

第十三条:财务部归档保存公司所有与付款有关的合同,成本管理部对有关项目开发投资的合同进行归档管理。

第十四条:在合同审批通过、经签字盖章后,办公室应按照《档案编号规范》规定,对公司留存的合同及审批表进行统一编号。

第十五条:办公室档案管理员编号完毕后,应将合同审批表通过扫描存入电脑,通过办公自动化系统实现共享,以方便有关人员在付款办理和审核时查阅,合同审批表原件由办公室连同一份合同原件以及定标书原件一并归档保存。

第十六条:档案管理员负责在合同签署完毕第一时间将一份合同原件交财务部存档,同时复印两份分别交于经办部门和成本管理部。

第十七条:属于合同报批时的除定标书以外的其他附件,由经办部门妥善保存,并在合同结束后移交公司办公室统一管理。

其他

第十八条:财务部负责所有合同印花税的计算及交纳工作。

第十九条:经办人办理合同付款时,无需附报合同,但必须在付款申请单上注明公司统一的合同编号。

第二十条:财务部不再将合同复印件作为付款凭证附件。

附图1《合同管理程序》

附表3《合同审批表》