职业安全健康管理体系记录作用办法

篇2：职业安全健康管理体系记录编制要求

职业安全健康管理体系记录的编制与要求

OSHMS记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行,以使OHSMS记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。

1.编制记录总体要求的文件

根据标准、手册和程序文件的要求,应对体系中所需记录进行统一规划,同时对表格的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。

2.表格设计

在编制程序文件与作业文件的同时,分别制订与各程序相适应的记录表格。必要时可附在程序文件和作业文件的后面。

3.校审和批准

汇总所有记录表格,组织有关部门进行校审。校审的重点,应从体系的整体性出发,重点是各表格间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性。校审并作相应修改后报主管领导批准。

4.汇编成册

将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时,对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

5.要求

应建立并保持有关OHSMS记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序;

记录应在适宜的环境中贮存,以减少编制或损坏并防止丢失,保管方式应便于查询,应制订相关方查阅和索取所需记录的有关规定;

应明确记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁盘、或其它媒介);

按规定表式填写或输入记录,做到记录内容准确,填写(输入及时,字迹清楚整齐);

应根据需要规定记录的保存期限,一般应遵循的原则是:有永久保存价值的记录应整理成档案,长期保管;合同要求时,应征得相关方的同意或由相关方确定;

应规定对过期或作废记录的处理方法。

篇3：职业安全健康管理体系记录编制内容办法

职业安全健康管理体系记录编制内容

1)记录名称:简短反映记录对象;

2)记录编码:编码是每种记录的识别标记,每种记录只有一个编码;

3)记录顺序号:顺序号是某种记录中每张记录的识别标记,若记录为成册票据,印有流水序号,可视为记录顺序号;

4)记录内容:按记录对象要求,确定编写内容;

5)记录人员:记录填写人、会签人、审批人等;

6)记录时间:按活动时间填写,一般应写清年、月、日;

7)记录单位名称;

8)保存期限和保存部门。

通常,组织需要有如下的职业安全健康记录(示例):

1)设计评审、鉴定和验证记录

2)设备工装鉴定周期记录

3)特殊工序人员和操作监督记录

4)检验和试验记录(含测试报告)

5)计量器具校准记录

6)纠正措施验证报告

7)产品质量报告

8)用户申诉处理记录和情况报告

9)事故报告表

10)文件更改记录

11)人员培训记录

12)人员资格认可记录

13)体系审核记录和审核报告

14)体系的复审记录和复审报告

15)检验证书

除此之外,还应根据不同的生产安全活动,增添相应的职业安全健康记录。

篇4：CCA2102:2008《成本管理体系要求》记录控制标准解释

CCA2102:2008《成本管理体系要求》标准解释:记录控制

标准条文

组织应建立并保持必要的记录,以提供为证实成本水平、成本发生过程和成本管理体系活动满足要求所需的证据。

组织应编制、实施和保持文件化的程序,对记录予以控制,并确保记录:

a)信息真实、准确、全面和及时;

b)保持清晰、易于识别和检索;

c)标识完整和唯一;

d)有适宜的贮存环境、条件和方法;

e)得到适当的保护,防止损坏、泄露和丢失;

f)保存到规定的期限,并按规定要求进行处置。

对空白记录表格的控制,属文件控制范畴,应按4.3.3的要求进行控制。

目的和意图

为了控制成本管理体系活动和成本水平的证据,证实成本管理活动的有效性和成本水平满足要求,保持成本的可追溯性,本要素条款规定了对记录进行管理和控制的要求。

理解要点

●记录(CCA2101:2008标准第2.8.6条)是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是特殊类型的文件,是成本管理体系文件的一种,它致力于提供成本管理和成本水平符合要求以及成本管理体系有效运行的证据,其本身可以是书面的,也可以贮存在任何媒体上。记录表格就是记录信息的承载媒体。

注1:记录可用于为可追溯性提供文件,并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

注2:通常记录不需要控制版本,但记录表格需要控制版本。

●记录主要用于为可追溯性提供文件,并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。成本方面的记录通常包括:与成本管理体系有关的记录,如评审记录、成本放行记录、内部审核记录、业绩评价记录、培训记录、文件发放记录等;与成本水平有关的记录,如成本核算记录、成本报表、分析报告、会计凭证、会计帐册等。

●组织应建立并保持必要的记录,以提供为证实成本水平、成本发生过程和成本管理体系活动满足要求所需的证据,保持成本方面的可追溯性(可以追溯成本的发生过程和历史情况)以及利用记录开展成本分析、预测和研究。

●记录可以是文字的也可以是多媒体的。

●对于记录表格应该理解为依据性的文件,因为表格中各栏的填写要求是填表的依据;表格填写后应该理解为证据。成本管理体系所要求的记录是指已形成(记载了活动事项和数据)的记录,而不是空表格。

●组织应按标准的要求编制、实施和保持《记录控制程序》,其内容可包括:记录控制的职责和权限、记录的分类和范围、记录的设计和审批、记录的填写和标识、记录的收集和整理、记录的归档和保存、记录的查阅和复制、记录的作废和处理等。组织应按程序的要求对成本管理体系所需的记录予以控制并确保记录:

a)信息真实、准确、全面和及时;

――真实:记录的信息应反映客观事实、没有虚假成分,记录不得修改,但可勘误。

――准确:数据准确、语言准确、计量单位准确、标点符号准确、栏目填写准确。

――全面:记录的内容应全面(包括:所记录的时间、地点、人物和事件)。

――及时:在过程中记录或事后及时记录,不能靠回忆来补记录。

b)保持清晰、易于识别和检索;

――清晰:不能涂抹、不能弄脏、不能省略、不能修改、字迹工整、逻辑准确。

――识别:正确标识,并能正确识别。

――检索:检索迅速、准确、及时提供。

c)标识完整和唯一;

――记录名称、记录编号、用量序号等标识应完整,不可省略。

――记录标识应是唯一的。

d)有适宜的贮存环境、条件和方法;

――组织对已形成的成本记录在定期收集和整理的基础上应做到归档保存,并应满足文档和财务档案管理的要求。

――对已保存的记录应做到分类编目,专柜存放,专人管理。

――对记录的贮存应有适宜的环境以及保持防火、防潮、防霉变、防虫蛀等措施和条件。

e)得到适当的保护防止损坏、泄露和丢失;

记录在填写、使用和传递过程中应得到适当的保护,防止损坏和丢失,对有保密信息的记录还应防止保密信息的泄露。

f)保存到规定的期限,并按规定要求进行处置。

――组织为有效提供满足顾客、适用的法律法规和其他要求,在成本管理体系中应规定记录的保存期限,并在保存期限内保护好记录。

――一般情况下与成本管理体系运行有关记录的保存期限按体系规定执行;与成本核算有关的记录(包括财务凭证、帐册、报表等)的保存期限按会计制度或准则执行;有法律法规要求的记录其保存期限按法律法规要求执行;与顾客有关的记录其保存期限按顾客要求执行;与组织改善成本水平有关的记录(如成本动量、标准成本、预算等记录)可能需要永久保存。

●对空白记录表格的控制,属文件控制范畴,应按4.3.3的要求进行控制。

●记录和文件的区别(见下表):

记录和文件的区别

与其他要素条款间的相互关系

成本管理体系所有要素条款的实施和运行都有可能产生记录,以提供成本管理体系有效运行和成本水平得到有效控制的证据。因此,所有要素条款都需要按本要素条款的要求对记录进行控制。

篇5：成本管理体系记录控制工作程序

成本管理体系记录控制程序

1、目的

记录是证实成本管理、成本水平和成本发生过程符合要求及成本管理体系有效运行的证据性文件,对记录进行控制是为了更有效地开展分析、采取纠正和预防措施以及为保持和改进成本管理体系有效性提供信息。

2、范围

本程序适用于本公司与成本管理体系的运行和成本水平、成本发生过程的控制有关的所有记录。

3、职责

3.1成本部是记录控制的归口管理部门,负责全公司成本记录的策划、建立以及对各部门和单位记录的检查、监督和指导的管理与控制。

3.2各部门和单位负责本部门和本单位记录的管理与控制。

3.3实施记录的有关人员应按规定填写记录,并对记录的真实性、准确性、及时性、充分性负责。

4、工作程序

4.1记录一般分为:

a)与成本管理体系运行有关的记录;

b)与成本水平和成本发生过程控制有关的记录。

4.2记录表格的设计

4.2.1成本部应组织有关部门和单位对本公司成本管理体系运行和成本水平以及成本发生过程的控制都需要建立哪些记录进行识别和策划,并提出《记录表格清单》。

4.2.2成本部负责制定《记录表格设计规范》以确保全公司所有记录表格的统一性和规范性。

4.2.3各部门和单位应依据《记录表格清单》,结合本部门或本单位、本专业和成本管理活动实际的情况,按照《记录表格设计规范》,自行设计记录表格。表格设计完成后,其表格的形式及内容应报成本部进行审查,经审查通过后,成本部应形成全公司的《记录表格样册》,各部门和单位应按样册规定的表式制备记录表格。

4.2.4记录表格的修改应执行4.2.3条规定,并调整《记录表格样册》,作废的记录表格应全部收回。

4.3记录的标识

4.3.1记录应有唯一性的准确标识,以保持可追溯性。各部门和单位应按以下编号规则正确实施记录的编号:

例:《文件发放登记表》的编号为:××3.4.2-01其中:××――××机械制造有限公司;3.4.2――CCA2102:2005成本管理体系标准条款号;01――第1号记录表。

4.3.2记录的名称应准确概括其活动内容,不得重名,各部门和单位在策划和设计表格时应予以注意。

4.4记录的填写

4.4.1各部门和单位实施记录的人员应认真填写记录,确保理解记录表格中所要求的填写内容,字迹应清晰可辨,所记录的活动应真实、数据准确、记录完整、全面、充分、记录的传递、送达和收取应做到及时。

4.4.2记录的填写不得涂抹、省略。

4.4.3记录不许修改,但可勘误。

4.5记录的贮存

4.5.1记录的贮存应有适宜的贮存条件,做到专柜存放,专人管理,并建立《记录保管台帐》。

4.5.2记录的贮存应有防潮、防盗、防火、防霉烂、防虫蛀等措施。

4.6记录的检索

4.6.1对归档保存或以其他方式保存的记录应进行编目和分类,便于检索,查阅时应易查找,借阅时应办理借阅手续。

4.6.2当公司外部组织(包括:政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等)要求提供记录时,应在商定的期限内按时向其代表提供所要查阅的记录。

4.7记录的保护

各部门和单位应保护好记录,妥善保管,确保不丢失、损坏和变质。

4.8记录的保存限期

4.8.1上级有规定或有要求的按上级规定或要求的保存期限执行。

4.8.2供方的评价记录应保存到与其终止合同为止。

4.8.3成本管理体系运行的记录一般保存3-5年。

4.8.4与会计有关的记录按会计制度执行。

4.8.5记录具体的保存限期应由成本部根据本公司产品特点、法规要求及合同要求另行规定。

4.9记录处置

成本部对已超过保存期限或已作废的记录,应及时收回并销毁。销毁时应办理审批手续,做好记录,按规定的方式和程序进行销毁,并注意防止保密内容的泄露。

4.10国家及行业规定的记录表格,应按其有关规定执行。

5、相关/支持性文件

5.1《记录表格设计规范》

6、记录

6.1《记录保管台帐》

6.2《记录表格清单》

6.3《记录借阅登记表》

6.4《记录表格的建立和修改审批表》