档案管理工作程序

1.目的

为全面加强物业集团系统档案管理工作,确保物业集团各类档案资料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。

2.范围

本规定适用于物业系统所有档案的管理。

3.职责

物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门,所属各单位及各部门是档案管理的执行部门。

4.0工作内容

4.1定义:物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成的具有查阅利用价值的、各种形式(纸质、电子、声像、实物等)的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料(材料)。

4.2机构设置

4.2.1物业集团本部设立专门的档案室,隶属于行政管理总部。

4.2.2物业集团所属各物业公司(管理处)经报批可设立自己的档案室,隶属于行政管理部。

4.2.3物业集团本部各部(室)不设立专门的档案室。

4.3管理体制

4.3.1物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导;负责指导所属各物业公司(管理处)档案室的工作;负责物业集团本部档案的具体管理工作。

4.3.2各物业公司(管理处)档案室接受所在单位行政管理部的行政领导和管理,业务上接受档案管理部门监督和指导。

4.3.3物业集团全质办为档案管理的督察机构。

4.3.4为保证档案管理的实效性,物业集团根据实际需要,可成立档案鉴定小组。

4.4人员配备及要求:

4.4.1各级档案管理机构根据档案的数量、工作量,本着精简、高效的原则,配备相应的档案管理人员。物业集团档案室专职1人,所属物业公司(管理处)档案室为兼职1人。

4.4.2档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和相应工作经验的大专以上人员担任。

4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。如因工作变动或离职,必须在相应行政管理部门负责人的监督下做好交接手续的办理工作。

4.5物业集团档案室的工作职责

4.5.1参照国家有关标准和规定,结合集团公司有关规定,制定物业集团的档案管理办法,制定物业集团本部档案管理的实施细则,并组织实施;

4.5.2收集、整理、保管物业集团本部的档案::,并做好档案鉴定、统计和利用工作;

4.5.3监督和指导所属各单位档案室的档案管理工作;

4.5.4根据需要组织开展业务知识培训,开展经验交流;

4.5.5承办有关档案管理工作的其他事宜。

4.6下属单位档案室的职责

4.6.1认真落实和执行物业集团档案室和本单位有关档案管理的规定和办法,制定本单位档案管理实施细则,并组织实施;

4.6.2收集、整理、保管本单位的档案,并做好档案鉴定、统计和利用工作;

4.6.3根据需要组织相关人员的业务培训;

4.6.4承办有关档案管理工作的其他事宜。

4.7归档范围:凡物业系统在生产经营活动中产生的有备查和持续利用的档案资料(见定义)均应归档。

4.8档案管理

4.8.1归档要求:

1)档案管理人员应及时督促文秘人员,对已办理完毕、有留存价值、使用频率趋低的档案资料(材料)向档案室移交;

2)各类档案原则上要求在办理完毕后两个月内及时组织归档。个别档案已办理完毕而使用频率较高者,可适当延期归档,但必须由所在(使用)部门知会档案室,并严加保管。

3)归档的文件材料应当完整、准确,按照实际情况进行科学分类,组成保管单位(卷、册、袋、夹等),填写保管单位封面和目录;

4)归档的文件材料应当质地优良,字迹工整,规格统一。填写归档文件材料应当使用毛笔或不褪色钢笔,使用标准简化字。

5)归档的文件以“件”为单位,正文与原稿、正件与附件、请示与批复、来函与复函要同时存档;文件前附有领导及相

关人员批办意见、签名的公文处理单,要正确装订后,随同文件一同存档。

6)行政文书归档数量为一式三份,其他档案材料根据实际情况确定留存份数。

收归的档案要确保原件归档。个别确实难以追回原件的档案资料(材料),要及时保留复印(制)件;对于十分重要、珍贵、奇缺的档案资料(材料)要及时备份,将复印件或复制品一同归档。

4.8.2管理要求:

1)档案室按照规范,并提出初步意见,将移交的档案资料(材料)或需要鉴定的现有档案交由行政管理部门、档案移交部门、全质办以及公司领导组成的鉴定小组进行鉴定,确定保存期限,决定解、降密级的事项,并确保档案管理内容的有效性等。

2)编制档案目录和检索工具应以便于查找为原则,力求科学简便,规范标准。

3)档案室内要做到库房布局合理、清洁、整齐。

4)除档案室工作人员外,其他人员不得随意进入档案库房。确须进入库房,经集团主管领导批准后方可进入。

5)存放档案必须有适宜的设备和库房,采用防盗、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防护措施,使档案库房温湿度符合规定标准,以维护档案的完整和安全。

6)库房内严禁吸烟和存放易燃品及其它杂物。

7)每年应对库存档案的数量、质量和保管情况进行一次检查,发现问题时向主管领导汇报,采取积极有效措施,保护档案安全。

8)档案管理工作要在提升传统管理方法的基础上,应用现代管理手段和方法,即采用计算机管理,便于检索、利用。

4.9档案的利用与销毁

4.9.1档案查阅必须在档案管理人员指定的位置进行查阅,查阅须有档案管理人员在场;

4.9.2档案的借用或查阅,以复印件优先为原则,即复印件能够利用者,尽量使用复印件,但对复印件同样要加强管理;

4.9.3档案借用必须严格按照规定办理借用手续。

4.9.3.1普通档案由借用单位(部门)提出申请(或填写档案借用单),并经本单位(部门)负责人签字,档案室负责人审批后,方可借出。

4.9.3.2秘密、机密档案由借用单位(部门)提出申请(或填写档案借用单),并经本单位(部门)负责人签字,档案室负责人审核,所在单位(部门)主管领导审批后,由借用单位(部门)助理级以上人员借出。

4.9.3.3绝密档案由借用单位(部门)提出申请(或填写档案借用单),并经本单位(部门)负责人签字,档案室负责人审核后,所在单位(部门)主要领导审批,由借用单位(部门)负责人借出。

4.9.4外借档案的归还时间,由各级档案管理机构在档案借用单中予以明确,原则上在三天内及时归还。个别特殊原因需延期归还者::,须在档案借用最后期限(借用第三天)办理延期归还手续,并说明延期使用理由,否则公司要给予相关责任人一定的经济处罚和纪律处分。

4.9.5延期归还手续按照借用档案的密级和程序进行办理。

4.9.6档案归还时,档案管理人员要认真对归还档案进行检查,如发现档案被转借、拆撕、抽换、污损和散失,应及时报告,采取补救措施,并予以追查。

4.9.7档案销毁,物业集团本部档案由行政管理总部提出销毁意见并附上销毁清单,经鉴定确无保管价值的档案,应登记造册,领导审查批准后,予以销毁;下属单位档案室档案的销毁,必须向物业集团行政管理总部专题报告,核查确认后,方可在指定地点销毁。

4.9.8销毁档案时,应由物业集团全质办人员在场监销。档案销毁后,监销人在清册上注明“已销毁”字样和日期,并签名盖章,销毁清册由档案室留存。

4.10档案室保密规定

4.10.1档案工作人员要严格遵守公司有关保密规定,维护档案的完整和安全。

4.10.2按照档案文件密级划分范围,控制借阅范围。

4.10.3查阅档案人员,未经许可,不准私自抄录和复制,不准携带外出,更不准擅自将档案转借他人。一旦发现有违反规定者,公司将对相关责任人进行严肃查处。

4.10.4查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅。

4.10.5档案室内档案柜应做到随开随锁。

4.10.6档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告主管领导,查明情况严肃处理。

4.11档案密级划分

4.11.1集团各类已注明密级的行政文书,按照已划定保密级别进行管理;

4.11.2尚未明确的各种档案资料(材料::)按照以下划分

进行管理:

a.绝密文档,包括集团董事局重要的决议、决定,董事局有关股权与人事组成情况,中层以上人员人事档案、极其重要的经营报表和财务报表、极其重要的合作协议,上级重要批示、公司章程。

b.机密文档,包括公司重要的证照、公司合同,商洽性文件、呈请性文件、函、证明、业户资料、工程合同、行政合同、申报表、审核书、规划资料、各种协议、规划设计图、施工图纸(含变更资料)、预算书、结算审核表、施工方案、各类测试报告、竣工验收资料、会计凭证、会计帐簿、人才履历材料、员工登记表、晋升审批表、调资审批表、各类契约、银行按揭资料、住户资料、音像资料、照片资料。

4.11.3秘密文档,包括需要保密的通知、决定、决议、会议纪要、年度计划、总结、公司各种制度及条例等。

4.11.4其他普通档案。

4.12监督和奖罚

4.12.1监督检查:

4.12.1.1物业集团全质办为公司档案管理和利用的日常监督部门,接受所有员工对公司档案管理和利用情况的监督投诉。

4.12.1.2每年3月初,由物业集团行政管理总部会同全质办对各单位档案管理情况进行全面检查。

4.12.2奖罚:

4.12.2.1物业集团每年对于在档案管理过程中做出成绩和贡献的部门、个人给予表彰和奖励;

4.12.2.2因档案管理不当、使用不当,给单位造成损失的单位、部门及其责任人,公司要给予相应的经济处罚和行政纪律处分;

4.12.2.3具体奖罚措施和标准在各级档案管理机构制定的实施细则中予以明确。

4.13附则

4.13.1下属单位档案管理部门根据实际情况制定档案管理实施办法(细则),并报物业集团行政管理总部备案。

4.13.2本制度由行政管理总部负责解释。

5.0相关文件

无

6.0记录表格

无