采购控制工作程序

篇2：物业公司采购控制工作程序

物业公司采购控制程序

1.目的:

确保采购的物品符合质量要求。

2.适用范围:

适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章

3.2IS09002标准第4.6、4.10、4.13章

4.职责:

4.1公司各部门职责:

4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。

4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。

4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。

4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。

4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。

4.2工程维修部的职责:

4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。

4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。

5.工作程序:

5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。

5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。

5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,交管理者副代表审核,并由副总经理审批。

5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。

5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。

5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。

5.7对物品采购的要求:

5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的及时供应。

5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。

5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。

5.8对物品的验收:

5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。

5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。

5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同专业技术人员共同验收,并在《入库登记表》中注明验收结果。

5.9对不合格产品的处理:

5.9.1经办事员采购的物品,在进行检查验收时,发现产品质量或规格型号不符合要求,或产品质量有问题,放到指定区域并在《入库登记表》中加以记录,立即通知供货方进行更换,已更换仍不符合要求或质量的产品,要提出退货,以避免造成经济损失。

5.9.2物业分承包商采购的物品,工程维修部主任负责审查材料月计划和每月材料库存情况,确保分承包商所购材料符合质量要求。

5.9.3对提供不合格产品的生产厂家或物品供应商,要进行调整,好中选优,以确定长期合作供应商。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《合格供应商名单》EJ-QR-QP5.2-01

6.2《物品采购计划报批表》EJ-QR-QP5.1-01

6.3《入库登记表》EJ-QR-QP5.4-01

篇3：某某物业采购控制工作程序

某物业采购控制程序

1、目的

对采购过程及供方进行控制,确保所采购的服务符合规定要求。

2、适用范围

适用于对日常工作所需的采购及外包过程的控制;对供方进行选择、评价和控制。

3、职责

3.1采购部负责按公司的要求组织对供方进行评价,编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价;负责执行日常工作绿化清洁用品的采购作业。

3.2采购部负责执行工程维护用的设备和用品的采购作业。

3.3其它部门为配合部门。

4、工作程序

4.1采购服务确定

各部门确定公司服务所需的物资的名称和要求,月底上报给采购部。

4.2对供方的评价

4.2.1根据采购物资技术标准和服务需要,选择供方。采购部负责建立并保存合格供方的质量记录。

4.2.2由采购部组织工程部等有关部门对初选供方进行调查。调查的内容包括:组织状况、主要生产设备、主要检测设备、质量认证、管理水平、技术水平、供货能力、企业信誉等。

4.2.2.1采购部收到有关资料后应及时组织评价。评价一般采用会签的形式进行,参与评价的部门应重点审查与本部门质量职能有关的内容,综合判定被调查方是否具备条件,签署结论意见。

4.2.2.2有关部门会签后总经理或授权人进行审查判定,定为不合格,即取消评价资格;定为整改后再评价要求被调查方限期整改,整改并验证合格后重新评价;定为合格,该供方即确定。报总经理批准,即可将该供方列入《合格供方名录》。

4.2.3合格供方的确认

采购部根据调查情况,并审查签署后报总经理批准,即可将该供方列入《合格供方名录》。

4.2.4供方服务如出现严重质量问题,采购部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》,如两次发出处理单而质量没有明显改进的,应取消其供货资格。

4.2.5采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评定表》,评价时按百分制,质量评分点60%,交货期评分占20%,其他(如价格、售后服务等)占20%。评定总分低于60(或质量评分低于48),应取消合格供方资格;如因特殊情况留用,应报管理者代表批准,但应加强对其供应物资的进货验证,并执行4.2.5条款。连续两次评分仍不及格,应取消其供货资格。

4.2.6对外包供方的控制

为公司提供外包的供方,应对其资质、人员、质量、价格等进行评价,并填写《外包供方评价表》,合格经总经理批准列入《合格供方名录》。

4.3采购

4.3.1第一次向合格供方采购物资时,应提供具体要求的文件给供方。

4.3.2实施采购时,采购部根据服务任务及库存情况编制《采购计划》,经部门负责人批准后,在《合格供方名录》中选择供方并进行采购。

4.4采购信息

4.4.1采购文件

4.4.1.1《采购计划》应包括物料名称、规格/型号、材料材质、需求量等;

4.4.1.2采购部进行采购时,应明确采购信息,其内容包括:

a)所要采购服务名称、型号、数量;

b)选择,确定的供方;

c)明确采购服务的信息,适当时包括:

──该公司服务的技术服务要求;

──程序,即是否需要试生产;

──过程,即对供方过程的需求,明确服务采购实施的顺序;

──对供方的运输要求,包括是否送货上门;

4.5采购物资的验证

4.5.1采购物资的验证按《服务实现策划控制程序》执行。

4.5.2根据需要,可到合格供方的货源处进行验证。但应在采购合同中明确验证的安排和服务放行的方式。

4.5.3按销售合同中规定,业主和住户有权到供方货源处或本公司对所采购的服务进行验证,但业主和住户的验证不能代替本公司对供方供货的验证,也不能减轻本公司向业主和住户提供合格服务的责任和其后业主和住户的拒收。

4.6本程序产生的相关质量记录由采购部按《记录控制程序》保持。

5、相关文件

5.1《服务实现策划控制程序》

5.2《记录控制程序》

5.3《纠正和预防措施控制程序》

5.4《采购物资分类明细表》

各种采购服务技术文件等。

6、相关记录

QR-008-01《供方调查表》

QR-008-02《合格供方名录》

QR-008-03《供方业绩评定表》

QR-008-04《采购计划》