物业管理公司文件管理制度6
物业管理公司文件管理制度6
第一节总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。
三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二节文件分类
一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用"规定"。
二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用"决定"。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用"决议"。
三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用"通知"。
四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用"通报"。
五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用"请示"。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用"报告"。
六、批复。答复请示事项用"批复"。
七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用"函"。
八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用"会议纪要"。
第三节文件格式
一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
三、发文字号包括代号、年号、顺序号。
四、公司发文代号分为四种:①"***发"、②"***人发"、③"***客发"。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。
"***发"用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;"***人发"、"***客发"分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以"***发"的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"。
七、紧急程度分为"特急"、"急"、"平"。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用A4型。
第四节收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
第五节办文
一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。
第六节发文
一、发文一律使用《***公司发文稿纸》。
二、发文程序如下:
公司内部发文:
拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
对外发文:
拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
第七节其他
一、时限要求:
1、特急:限4个工作时内完成。
2、急:限8个工作时内完成。
3、平:限16个工作时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。
三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
篇2：物业行政文件资料管理制度作业指导书
物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度
1目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4相关文件
《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3
《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4
5工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](QR-WD01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](Q/PH-QP-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文:1
b)未被质量体系引用的外来文件:2
c)与服务过程无关的合同协议:3
d)未被质量体系引用的法律法规:4
e)行业标准性文件:5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
*-*.*-**
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](QR-WD01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](QR-WD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](QR-WD01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
4机密性文件的调用与借阅规定
a)A级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)B级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)C级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](QR-WD01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](QR-WD01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新
文件增加条款和更
新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6使用的记录表格
序号名称编号存放地点存放时间
1[印制文件登记表]QR-WD01-02-01办公室一年
2[存档备案资料目录]QR-WD01-02-02办公室长期
3[文件分发登记表]QR-WD01-02-03办公室一年
4[文件、资料借阅登记表]QR-WD01-02-04办公室一年
5[文件复印登记表]QR-WD01-02-05办公室一年
6[文件补发申请表]QR-WD01-02-06办公室一年
7[作废、销毁文件登记表]QR-WD01-02-07办公室一年
起草人:审核人:审批人:
日期:日期:日期:
篇3：物业公司文件格式的管理规定行政工作制度
物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定
6文件格式的管理规定
6.1适用对象
本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。
6.2.公司标志
公司标志在文件上端的最左边,具体如下:
6.3文件编号的规则:
1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成
例如:G80/RMS/CW/M1/0001
档号
文件种类
发文部门
项目物管处
物管公司
诠释:
物管公司G80文件类型内部工作联系单W
项目物管处时代RMA备忘录M
岭南RMS会议纪要MU
逸彩RMY电子邮件E
发文部门资源部ZY传真F
财务部CW物管公司0
工程部GC项目管理中心1
客服部KF合作公司2
保安部BA往来公司3
档号`0001始
6.3日期的格式统一有以下两种
6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下简称为中文
文字日期)、或2005年1月31日(简称为中文式数字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。
6.3使用规定
6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件,其最后落款的文件日期,统一使用上述之中文式文字日期;正文内容提及到的日期,则可选择上述格式中的任一种。
6.3.2其他种类文件(包括电子邮件),其正文内容提及的日期和文件的日期,则可选择上述格式中的一种。
篇4：本物业管理部文件管理制度
物业管理部文件管理制度
第一条总则
1.1为确保文件管理正常、顺利进行,促进公司管理工作的效率,特制定本办法。
1.2所谓"文件",是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。
1.3文件的收发、领取与寄送由行政部负责。
第二条文件的类别
2.1绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。
2.2秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。
2.3机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。
2.4普通。指非机密文件。
第三条外来文件的收发及处置
3.1外来文件全部由行政部接收,在《外来文件收发簿》中登记,填写《文件处理标签》由总经理批示后,下发相关部门处理,行政部在处理时按下列要点处置。
3.1.1一般文件予以启封,分送各部门。
3.1.2私人文件不必开启,直接送收件人。
3.1.3分送各部门的文件若有差错,必须立即退回行政部。
3.2普通文件的处理原则
3.2.1由部门负责人以上人员负责对文件进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文件进行具体处理。
3.2.2如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。
3.2.3各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
3.3机密文件的处理原则
3.3.1机密文件原则上由责任者或当事者自行处理。
3.3.2指名或亲启文件,原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。
3.3.3到达的指名或亲启文件,原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。
第四条内部文件的制发
4.1各部门因工作业务需要下发文件时,由部门拟订文件交行政部,由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签,由总经理审批后下发。
4.2文件编号规则
4.2.1公司文件:涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜,均以公司文件下发。编号规则:皖国购司字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。
4.2.2总经理办公室文件:临时的通知等以办公室文件下发,编号规则:皖国购办字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。
4.2.3会议纪要:凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发,编号规则为:**购纪字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。
4.2.4记录表格:各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号,无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则:
Q/GG-××-001
流水号
部门代码
记录前缀
例如:行政部代码*Z,物业部代码WY,财务部代码CW,电脑部代码DN等。
4.3文件的受控:为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制,必须对下发文件进行控制,控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。
受控章形:
4.4文件下发
4.4.1需要在使用部门留存的文件必须以纸质文件或电子文件下发,下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。
4.4.2不需要在使用部门留存的,在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅,文件被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。
4.5文件存档
4.5.1公司的外来文件和内部文件在处置完毕后一个工作日必须交档案室存档,否则将追究相关人员的责任。
4.5.2各部门指定一名工作人员管理部门的文件,公司下发的文件各部门必须完整保存,行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况,发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失,将追究文件管理人员的责任。
4.5.3档案管理人员应对每年的文件进行整理,集中封存。
4.6文件查阅
4.6.1原则上部门查阅文件,应在部门查阅,档案室不接受查阅。
4.6.2因工作或业务需要,查阅公司机密性文件,应办理文件查阅审批手续后,方可在档案室查阅。
第五条执行时间
此规定自发布之日起执行,由行政部负责解释。
第六条相关记录(见:表格汇总)
6.1《文件样稿》。
6.2《会议纪要样稿》。
6.3《外来文件收发簿》。
6.4《文件处理标签》。
6.5《文件审批表》。
6.6《文件签收簿》。
6.7《文件传阅表》。
篇5：物业公司办公文件处理管理制度
物业公司办公管理制度:文件处理管理制度
第一节文件收发
一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。
二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。
三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。
四、属于秘密的文件,核稿人应该注明"秘密"字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。
八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。
九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理
第二节文书打印
一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。
三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。
四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。
七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。
第三节文件书写
一、行文类别
(一)请示:请上级指示和批准,用"请示"。
(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用"报告"。
公司管理制度体系文件文件编号:QMS-WY-0203
文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0
章节内容:公文处理管理制度第2页共2页
(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用"指示"。
(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用"布告";向国内外宣布重大事件,"用公告";在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用"通告"。
(五)批复:答复请示事项,用"批复"。
(六)通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用"通知"。
(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用"通报"。
(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用"决定";经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用"决议"。
(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用"函"。
(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用"会议纪要"。
(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。
(十二)其他:
1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。
2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。
3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。
4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。
二、书写格式
(一)纸张:一般A4型纸,其成品幅面尺寸为21cm×29.7cm。
(二)边距:上下:2.54cm,左右3.17cm
(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。
(五)装订要求:左侧装订,不掉页。
(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。
(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。
(八)附件:有附件的应标注清楚
(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;"零"写为"O",相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。
(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。
(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。
三、内容要求:
(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。
(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。
(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。
制度专栏
