物业管理公司证照管理制度5

篇2：物业印章及证照管理规定

物业作业指导书:印章及证照管理规定

1目的

本规定就公司内使用的印章的制发、改正与废止、管理及证照的正常、合理使用做出规定。

2适用范围

适用于公司各部门、各管理处印章及证照的管理。

3定义

本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件或与公司权利义务有关的文件上,因需以公司名称或有关业务部门(含管理处)等名义使用的印章。

4职责

4.1办公室负责公司印章的刻制,并对公司印章的使用管理进行监督。

4.2各部门、各管理处负责各自业务用印章的保存与管理。

4.3

部门/岗位工作职责

办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。

管理处负责人负责本管理处各类印章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。

5方法及过程控制

5.1制定、改刻、废止:

5.1.1公司印章的制作,改刻、与废止的议案由印章使用部门/管理处提出,并经办公室主任同意。

5.1.2办公室在议案中提出新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。

5.1.3印章的印模以印鉴簿形式由办公室保管。

5.1.4公司印章的刻制由办公室负责,印章刻制完成后,填写《印章种类及管理》表,并由使用部门签字后领用,同时,如有需要更换或废止的印章应由各部门印章管理人迅速将旧印章交还办公室。

5.1.5公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,各部门管理人员应迅速向办公室递交说明原因的报告书。同时办公室应上报常务副总经理知悉,并按5.1.1至5.1.4条款要求重新申请制作。

5.2公司印章使用方法:

公司公章使用必须经办公室主任批准并填写《各类租售合同/协议盖章申请单》、《(项目)各部门、物业系统盖章申请单》。公章外借及经营类使用公章必须经主管总经理助理批准并填写《印章外借申请单》。

5.2.1管理处、部门业务印章的使用及外借,由管理处经理及部门负责人批准,并记录。

5.2.2公司印章的使用原则,由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有主管总经理助理批复意见。

5.2.3公司印章的用印原则:

公司、部门名章分别用于以各自名义行文时。

5.2.5用印方法:

A公司印章应盖在文件正面;

B公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外,一般盖于公司名称、部门名称的右侧。

C盖印文件必要时应盖骑缝印。

5.3各类证照的管理

5.3.1各类证照包括各类营业执照、税务登记证(包括国税、地税)、收费许可证、收费价目表、统计登记证、卫生许可证、机动车停车场许可证、企业代码证、无线电台执照及有关荣誉证明等(无证书的奖牌需有照片存档)。

5.3.2各管理处应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《证照登记表》上。

5.3.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《证照领(借)用申请表》,经主管总经理助理同意后,方可使用。

5.3.4办公室要确保公司各类证照的有效性,各管理处负责人须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司办公室代为办理。

5.3.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至办公室,由办公室登记备案(无证书的奖牌需有照片存档)。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

TJzzWY6.3-Z01-01-F1《印章种类及管理》

TJzzWY6.3-Z01-01-F2《各类租售合同/协议盖章申请单》

TJzzWY6.3-Z01-01-F3《(项目)各部门、物业系统盖章申请单》

TJzzWY6.3-Z01-01-F4《印章外借申请单》

TJzzWY6.3-Z01-01-F5《证照领(借)申请表》

篇3：南油物业公司证照管理制度

瑞海物业公司证照管理制度

第一条为加强公司证照的管理,制定本制度。

第二条公司证照是指经政府职能部门核发的,证明企业合法经营的有效证件。

第三条公司证照包括:法人营业执照、企业代码证、税务登记证、物业资质证、及其它证件。

第四条公司应依据政府职能部门的规定,及时办理有关证照,积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。

第五条公司总经办是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销;证照的保管、登记、备案;相关证照的检查。在办理证照过程中相关部门根据职责承办部分事项和全部事项。

第六条证照的管理

一、公司证照的管理范围:公司的法人营业执照、分公司营业执照、税务登记证、企业代码证、物业资质证书。

二、公司证照的管理内容:证照的保管、登记、备案、归档。

第七条证照管理的具体要求

一、证照在申报、注册、年检办理完毕后,其相关文件和材料一律交由总经办妥善保管,按发证机关的要求在经营地点的显着部位正照上墙,副本、副证入柜。

二、如需使用证照必须经主管领导同意批准,说明使用范围和使用时间,办理相关手续后,方可携带外出。

三、公司证照未经主管领导批准,任何人不得随意翻动、复印、外借。

四、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。

五、不许擅自使用公司的证照进行各种担保。

六、企业证照交办公室保管,管理人员要及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括:企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、企业代码证号、使用期限等。

第八条证照的备案

一、经有关部门核准后的证照每年均需到公司办公室进行备案。(连续使用的证照除外)

二、凡备案内容涉及到的企业证照,各项目部均需报公司总经办备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。

第九条证照的归档

一、各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整,自申报到各种相关手续办完的资料均要归入档案。

二、归档的证照要复印全套资料随法人身份证等相关证件一并归档。

三、由公司总经办直接经办或由公司其它项目或部门承办、协办的证照材料,手续等,全部完成后统一交公司总经办归档。

篇4：物业作业:印鉴及证照管理规定

物业作业指导书:印鉴及证照管理规定

1.目的

确保公司各类印鉴、证照的统一规范管理及正常、合理使用。

2.范围

适用于公司及各部门。

3.职责

3.1总经理办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。

3.2各部门经理负责本部门各类公章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。

4.方法和过程控制

4.1印鉴的管理

4.1.1管理原则

A.印鉴保管须指定专人负责,并填写《印鉴、证照登记表》。

B.需加盖公章的部门或个人向本部门领导请示,说明盖章的目的、用途、范围等,填写《印鉴使用申请表》,经本部门领导批准后,方可盖章。但管理处各类票据及体系文件各类格式化协议可免于登记。

C.各部门新刻或改制印鉴,须报总经理办公室批准后方可办理,并由总经理办公室负责登记备案。

D.印鉴必须严格保管,如遇丢失、损坏或被盗时,应及时向部门经理和总经理办公室主任汇报,予以备案,及时办理补刻手续,并追究部门及相关人员的责任。

4.1.2公司公章

A.因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人,必须报总经理办公室主任批准后加盖公司公章。

B.因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人,需说明用途、范围,经部门经理同意后由总经理办公室主任审批并加盖公章。

C.以公司名义对外发文须由总经理办公室主任审核文件后,加盖公司公章。

D.各部门有关资料、文件如需加盖公司公章,经手人应将需盖章文件及经部门经理签字确认的《印鉴使用申请表》提交总经理办公室主任审核,办理登记手续后,方可加盖公司公章。

4.1.3公司合同章

以公司名义签订的各类合同,需按《合同管理程序》相关规定,履行有关审批手续后方可加盖公司合同章。

4.1.4部门公章

A.以部门名义张贴、外发(公司以外)的各类文件需加盖部门公章。

B.体系文件规定使用的各类文件/协议,须加盖部门公章后方有效。

C.向顾客发放的管理费收费通知单和催缴单需加盖部门公章。以管理处名义下发的各类违规通知单需经部门经理同意后,加盖部门公章。

D.管理处开具的各类证明需经部门经理同意后加盖部门公章。

4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,须填写《印鉴、证照领(用)申请表》,说明用途和特殊原因,经总经理办公室主任签批同意后方可借出;归还公章时,须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查;凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题,将严肃追究借用人的责任;

4.1.6凡需使用空白介绍信或证明,须书面申请说明用途,并经总经理办公室主任批准后,方可加盖公章;空白介绍信和证明若没用完,应如数退回,不得挪作他用;

4.1.7总经理办公室主任外出时,应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管,不得擅自交给他人代管代用;代管人在此期间受本管理规定的约束,并对代管结果负责。

4.2各类证照的管理

4.2.1各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证(包括国税、地税)、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明。

4.2.2各部门应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《印鉴、证照登记表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。

4.2.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《印鉴、证照领(借)用申请表》,经部门经理同意后,方可使用。

4.2.4总经理办公室要确保公司各类证照的有效性,各部门经理须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司总经理办公室代为办理。

4.2.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至公司资料室,由资料室进行登记备案。在每次修改体系文件时,品质管理部须与资料室对接,以备更改质量手册中公司简介。

4.3公章使用审批规定

用章事项用章审批人

1、以公司名义发出的各类文件和信函总经理或分管总经理助理或总经理办公室负责人

2、财务报表

开设帐户总经理或财务管理部经理总经理

3、人事调动职员入户人事管理部经理人事管理部经理

4、各种行政事务部门负责人或总经理办公室主任

6、重大业务

一般业务总经理或分管总经理助理部门经理

7、法律文书总经理或分管总经理助理

5.质量记录表格

**WY6.3-Z01-01-F1《印鉴、证照登记表》

**WY6.3-Z01-01-F2《印鉴使用申请表》

**WY6.3-Z01-01-F3《印鉴、证照领(借)用申请表》

篇5：药业企业印鉴证照管理制度

**药业印鉴证照管理制度

1.目的

为了规范公司印鉴证照的使用,加强对印鉴证照的管理,保证印鉴证照的使用符合公司需要,特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于总公司,各分子公司应制定细则报总公司批准后执行。

3.权责说明

3.1公章、合同专用章、法定代表人章等由专人保管,财务专用章由分管领导指定专人保管。

3.2各部门印章由各部门指定专人负责保管。

4.印鉴保管

4.1公司印鉴及各部门印鉴必须加锁保管,不能随意放置。

4.2印鉴不准出室,原则上严禁外借,特殊情况须书面申请并经批准后,在保证安全的情况下方可带章外出。

4.3如因管理不善,造成事故,视情况追究保管人和用印人的责任。

5.印鉴使用

5.1印鉴使用由用印人填写用印申请表提出申请,经部门负责人和分管领导批准后用印。各部门印章的使用由部门负责人签字即可。否则,印鉴管理人应拒绝用印。

5.2印鉴保管人应在印鉴使用登记表上记录文件名称、页数、份数、申请盖章部门、经办人、日期等用印事项。印鉴管理人应保留1份用印文件原件,按公司规定送办公室存档。

5.3不得开具盖有印鉴的空白介绍信、证明或者在未写字的页面上加盖印鉴。如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须由分管领导书面同意,领用后必须报告使用情况并将复印件返回印鉴保管人存查。未使用的必须交还印鉴保管人。

5.4公司所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文等,须统一编号登记,以备查询、存档。

5.5公司公章、合同专用章、财务专用章等必须专章专用,严禁混合代用。

5.6在不影响公司声誉,不会给公司带来任何可能的损失的情况下,经分管领导同意,可为公司员工出具的证明、介绍信、申请等材料加盖公章。

5.7已通过审批的合同凭合同审批表盖章。

5.8总公司人员需加盖各分子公司印鉴仍按本制度执行。

6.证照使用

6.1证照使用必须符合国家及公司规定,严禁外借。

6.2证照原件原则上不得带出公司,如遇特殊情况需相关部门负责人同意并报分管领导批准,并在办好借用手续后方可借出,用后必须及时归还。

6.3证照复印件的使用:必须经相关部门负责人同意并报分管领导批准后方可复印证照,并在证照复印件上盖"仅限于*****使用"条章,写明用途。

7.附则

7.1本规定由总经办负责解释。

7.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

7.3本规定经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

附:

收银制度