酒店物业项目备忘录制作工作程序

篇2：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序

酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序

现各部门为文件的传递而影响了工作,鉴于此情况,为了提高文件和单据的传递效率,特规定以下程序:

备忘录的传递:

各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来,并有起草备忘录的部门经理的签字,交总经办审核,如有修改,请各部门修改后再递交总经办,由总经办递交总经理批阅后,总经办负责向各部门下发、专递,如有修改,总经办应及时通知其超备忘录的部门,按照总经理的意见修改后,再次按照以上程序递交。

采购单的传递:

各部门的采购单先递交采购部库管,如没有库存,此单由采购部负责向财务部传递,财务部审批后送总经理审批,审批后的采购单由总经办负责传采购部。

文件的传递:

各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件,应先送交办公室,由办公室做文件处理签后交总经理批阅,办公室按照总经理批阅的内容进行落实,相关部门落实完毕后,在文件上注明完成的时间和内容交办公室,由办公室向总经理汇报并保存。

周会纪要的传递:

每周的周会纪要,由总经办整理打印后,按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递,不得在部门滞留,部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序:人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。

EOD检查整改:

每天的EOD检查记录,由总经办分类电话通知相关部门,各部门能够整改的,整改后电话通知总经办整改结果,总经办要认真记录部门的反馈;如果当时不能整改或需要其他部门协助的,必须书面反馈总经办,并且在第二天的早回上汇报和协调;

紧急文件和单据的传递:

当有紧急的文件、备忘录、采购单等,可以不按此程序,但必须电话通知总经理,按照总经理的意见处理。

自行传递的内容:

各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的,由各部门自行传递。