物业公司程序文件:基础设施管理程序
物业公司程序文件:基础设施管理程序
1、目的
加强对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。
2、范围
本制度适用于****物业管理有限公司对资产的管理。
3、定义
3.1资产的释义:根据物品的价值和使用期限,分为固定资产类、资产类、低值易耗物品类。
3.2单位价值在人民币2000元以上(含2000元),使用年限在一年以上的有形资产(包括电子设备、电脑设备、房屋建筑物、运输设备、机械设备以及其它设备)列入固定资产类。
3.3单位价值在人民币100元以上(含100元)2000元以下的,使用年限在一年以上的各种用具物品(包括普通的办公家私、小件电脑设备、办公设施、工程工具等)列入资产类。
3.4单位价值在人民币100元一下的物品,列入低值易耗物品类。
3.5电脑软件类的资产,根据其价值的大小,分别列入固定资产和资产的管理。
3.6为便于实物的管理,个别设备(如:工程设备中的水泵、保洁设备中的除草机等同等、同类设备)虽然其单价不足人民币2000元,也可列入固定资产管理范围。
3.7资产物品中(如:玻璃、印刷品等)无论时价花费多少,都不纳入资产范畴,只办理入库、出库手续,登录流水帐本;
4、职责
4.1资产主管部门
4.1.1办公室是公司资产实物管理的主管部门,负责对各管理处资产管理的指导监控和本部资产的实物管理。
4.1.2财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门,着重从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。
4.1.3各管理处负责本管理处资产实物管理,接受公司办公室及财务管理部的监控和管理。
4.2电子办公设备类资产的管理
办公室是公司电子办公设备类实物管理的专业部门,负责对公司电子办公设备类资产进行专项管理,对电子办公设备类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理。
4.3各部门、各管理处对资产的使用和保管要明确责任人,各部门、各管理处的责任人对使用资产负有妥善保管、安全使用的责任。
5、方法和过程控制
5.1资产的分类和使用年限
根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况,资产的分类和固定。
5.1.1对如固定资产及资产的使用年限及编号方法如下:
资产大类及代号资产总分类资产明细分类使用年限
资产分类资产代号明细分类
固定资产G
资产Z
机械、工具、设备J*1、工程工具10年
2、保洁工具
3、变电箱设备
4、其他
运输设备YS1、安全巡逻自行车10年
2、食堂采购三轮车
3、东丽湖船只
4、公务车辆
5、其他
家私类JS1、柜、沙发、会议台5年
2、办公台(桌)
3、办公椅
4、其它
通讯设备T*1、对讲机(套)5年
2、电话机
3、喊话器
4、其他
安防器械设备AF1、车闸系统10年
2、消防系统
3、门禁管理机
4、灭火器
5、铝合金岗亭
6、其他
电脑设备(非安防)DN1、台式电脑全套5年
2、手提电脑
电子设备DZ1、日常家用电器5年
2、办公用设备
娱乐设备(非电子)YL1、娱乐经营设施、5年
2、员工福利娱乐设施
其他类QT其他设备5年
5.1.2对于低值易耗物品,只需记录流水帐册。
5.2资产登记的要求:
5.2.1本部及各管理处要分别做好固定资产、低值易耗品的登记,登记在《**物业年度固定资产盘点表》中。
5.2.2为方便公司资产的统计,总部及各管理处统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。
5.2.3资产的编号规则:****(**物业公司+固定资产/资产)-**(固定资产/资产的类别称为资产代号)-******(固定资产/资产的序号)其中,公司编号左起前两位为公司所在地区拼音简称,如:**为TJ;第三位为公司业务类型简称,如:物业为W;第四位为资产类型简称,如:固定资产为G,资产为Z;如:属于固定资产,汇总后为:TJWG
5.2.4资产代号根据购置资产种类划分,如:手提电脑(非安防类)属固定资产的电脑设备类,其资产代号为:DN,其他资产代号请参照:5.1条款执行。
5.2.5低值易耗品的分类和资产编号由本部及各管理处视资产的具体情况参考上述分类自行调整。
5.3资产管理
5.3.1所有公司资产均由办公室统一调配、购置,由各使用单位分级管理。
5.3.2资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批,未经批准,不能办理相关手续。
5.3.3本部及各管理处指定专人(称为资产管理员)负责资产管理,并在办公室备案。
5.3.4办公室和财务共同负责公司资产管理的工作督导,将会不定期对各单位资产管理情况进行抽查,发现问题对资产管理员及其它相关责任人员进行处理。
5.3.5资产编号规则需统一,并在资产上粘贴标识,确定资产责任人,确保资产的合理使用及管理。
5.3.6本部及各管理处资产管理员负责本项目的资产的登记注册、发放、管理,建立内部资产台帐,填写固定资产登记卡片,其中列明资产的名称、购置年代、物品规格型号、价值、使用部门。上报办公室备案。同时,每半年办公室行政组与财务进行资产的盘点清查工作(每月进行抽查)。
5.3.7资产的使用部门和使用人须合理使用设备,严格按规程操作,并注意设备维护、保养。
由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产购置价格或资产管理部门的评估价值赔偿。
5.3.8资
产使用人离开公司时应办理移交手续,项目负责人必须到本项目资产管理员处进行确认,否则造成的一切后果,由项目负责人承担。
5.3.9公司内资产转移应填报资产转移审批单,各单位第一负责人签字,报办公室批准后由资产管理员登记后方可进行转移。
5.3.10易损物品无使用价值或使用年限已到时,应由资产管理员填写报废申请表,由办公室审核后报财务部复核后做相应处理。
5.3.11未经资产分管部门,办公室同意,任何部门和个人不得将资产外借和供无关人员使用。
5.4资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序
5.4.1固定资产购置、转让、报废的审批权限:
所有固定资产报废由总经理批准,单件资产净值在1000元以上的固定资产或低值易耗品的购置、调出、转让、报废,经办公室审核后由承办部门总经理助理审批,报总经理审批。
5.4.2固定资产购置、转让、报废的审批流程:
购置、调拨、转让、报废1000元以上的公司资产:
5.4.2.1使用部门通过邮件报送申请报告;
5.4.2.2由各单位第一负责人签署意见;
5.4.2.3经办公室进行审核;
5.4.2.4由财务部复核;
5.4.2.5总经理助理批复意见;
5.4.2.6总经理批准后由总办统一购置;
5.4.2.71000元以下资产或专业物品的购置,由项目自行在公司制定合格供方范围内进行购置,办公室行政组备案;公司需要统一的物品如办公桌椅、书柜、档案柜、床等由总办统一购置;
5.4.3使用部门提出购置公司资产申请后,应首先由公司办公室负责进行内部调配,若所需购置的物品,公司内部可调配的应在内部调配,尽量避免重复购置造成资金的浪费;如不能调配,方可进入购置审批阶段。
5.4.4资产购置的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批准后,方可进行资产的购置。
5.4.5资产转让、报废的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产报废申请表》,并按规定申报流程和审批权限获批后,方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残值的,经资产主管部门估价、处理后,回收的资金应及时上缴公司财务管理部;报废资产原值在2000元以下的项目可自行处理,但必须知会办公室;2000元以上则有公司统一处理;
公司资产在部门间的内部调配,填写《内部调动(离职)资产转移单明细表》按流程审批后再行调配。
5.5固定资产的盘点
本部、各管理处对固定资产每月盘点,办公室和财务管理部负责对总部及各管理处的监督检查。通过盘点,确保固定资产帐帐相符、帐物相符、物标相符、安全完整。本部及各管理处资产盘点可参考以下方式进行:
5.5.1由资产管理部门组织有关部门进行资产的实物清点,并做出实物盘点(盘盈、盘亏、待报废)报告。
5.5.2财务部门根据实物盘点的情况,与财务帐核对,计算盘亏、待报废资产的价值(原值、已提折旧、净值),做出最终的固定资产盘点报告并报批。
6、支持性文件
无
7、质量记录及表格
TJzzWY6.3-Z01-F1《内部调动(离职)资产转移单明细表》
TJzzWY6.3-Z01-F2《**物业月度盘点表》
TJzzWY6.3-Z01-F3《**物业年度资产盘点表》
TJzzWY7.4-Z01-F1《月度备用物品计划表》
TJzzWY7.4-Z01-F2《月度办公用品计划表》
TJzzWY7.4-Z01-F11《固定资产购置申请表》
TJzzWY7.4-Z01-F13《资产转交审批明细表》
TJzzWY7.4-Z01-F14《公司资产报损、报废申请表》
篇2：物业公司程序文件－基础设施控制程序
物业公司程序文件:基础设施控制程序
1.0目的
通过对物业管理项目基础设施的管理,可合理地利用设备、机具等各种资源,使所有设施在使用过程中能够满足提供服务的要求,并达到有效利用资源的目的。
2.0范围
适用于公司管理范围内的场地、设施、设备及支持性服务等。
3.0职责
3.1办公室负责对机关的办公场所、办公设施设备、车辆等设施进行管理。
3.2办公室、安保部负责对电话、电脑网络及对讲机等通讯器材的管理。
3.3工程部负责管理项目全阶段的水、电、气等基础设施的保证。
3.4相关部门负责按照文控要求对图纸、标准、说明书等进行管理。
3.5管理处负责各自辖区的基础设施的标识、维护和保养等管理工作。
3.6相关部门负责协助管理处进行场地维护和支持性服务的提供。
4.0程序
4.1办公场所管理
4.1.1办公室负责公司办公场所及部门位置的安排。各部门应在指定区域内合理安排部门的人员、资料、设备等。
4.1.2按部门分布位置机关分成8个片区,每个片区由相关部门进行环境、秩序、卫生、资源方面的管理。
4.1.3会计部对办公设备进行编号,员工对责任于己的设备、设施、用具进行使用和保管。
4.2办公车辆管理
4.2.1公司用车由办公室统一安排,部门如需申请用车,应于事前向办公室提出用车申请。
4.2.2办公室同意用车后,派出车辆,车辆行车路线应遵守申请过程中的行程、目的、时间。
4.2.3对申请用车得到批准后,在非客观原因或外来原因造成的延误由用车部门主管负责。
4.3通讯工具管理
4.3.1办公室负责对公司机关的电话、INTEL网络使用进行管理。
4.3.2员工应遵守公司有关规定,直线电话禁拨声讯台,分机禁止上网。
4.3.3安保部负责公司内对讲机的管理,具体内容见《安全保卫管理手册》。
4.4公共设施设备管理
4.4.1工程部按公司相关文件对管理项目各阶段的公共设施设备进行管理,详见《建筑/装饰管理手册》、《顾问项目工作手册》及《设备管理工作手册》。
4.5管理处分别按照公司相关文件规定的内容,分别对办公场所、办公车辆、通讯工具进行严格的管理,并对公共设施设备按照相关规定进行日常管理。
4.5.1管理处员工在离开工作岗位时,不得对其使用的电脑或内容进行任何破坏行为,特别是某些管理处拥有的系统性软件。由管理处主管监督。
4.6提供支持性服务
4.6.1各单位应在履行职责时完全遵守公司的规定,并能够提供后延性支持服务。
4.6.2部门应通过对供方施加影响的使其对提供的服务或产品负责,并提供适当的后延性服务。
5.0相关文件与记录
WI/G《建筑/装饰管理手册》
WI/GW《顾问项目工作手册》
WI/S《设备管理工作手册》
WI/B《安全保卫管理手册》
篇3：物业管理手册－基础设施设备和工作环境控制程序
物业管理手册:基础设施设备和工作环境控制程序
1、目的
提供和维护为实现服务的符合性所需的基础设施设备及工作环境。
2、适用范围
适用于为实现服务的符合性所需的基础设施设备和工作环境的管理。
3、职责
3.1工程部、物业服务中心负责对实现服务符合性所需的基础设施设备进行控制。
3.2各部门在本部门业务范围内对实现服务符合性所需的工作环境进行控制。
4、程序
4.1基础设施设备的确定
为实现服务符合性活动所需的基础设施设备包括:工作场所(办公场所、健身娱乐场所、配电房、设备机房等)、服务设施(软硬件及管理网络、通讯设施、运输设施、水电气供应、道路及排污管线等)、支持性设备和工具(如维修用的设备和工具等)。
4.2基础设施设备的验收
4.2.1物业验收小组对项目交接设施设备及相关技术资料进行验收,并作好验收记录。
4.2.2工程部负责组织使用部门对采购的设施设备进行安装调试,确认满足要求后,填写《设施设备及资料交接清单》,并作好备存。
4.2.3工程部负责对公司大中型维修工程进行监管并负责及时组织验收,验收合格后填写《验收鉴定评卷》存档。
4.2.4交接验收不合格的设施设备,验收小组与开发商协调处理;采购设施设备或公司大中型维修工程验收不合格,管理部、工程部与供方协商解决,并在《设施设备及资料交接清单》上记录处理结果。
4.3设施设备的登记建帐
服务中心负责制定设施标示卡,规定设施责任人,工程部负责配合建立《设施设备管理台帐》。
4.4设施设备的使用、保养和维修
4.4.1根据需要,相关操作人员应由人力资源部组织培训、考核合格后方可上岗。对国家有规定的特殊工种,要求操作人员持有相应的国家授权管理机构颁发的上岗证方可上岗。
4.4.2工程部制定《设施设备日常保养项目表》,规定保养项目、频次。物业服务中心根据要求执行,并在每季度第一个月报工程部,工程部将《设施设备日常保养项目表》整理入档并作为年度检修计划的依据。
4.4.3工程部每年12月底之前制定下年度的《设施设备年度检验、检测计划》发至各部门,
在计划日期7日前通过办公平台通知检测单位和受检单位进行检验、检测,并将结果登记在《设施设备管理台帐》上。
4.4.4日常运行中发现的故障由物业服务中心进行维修,并填写《设施设备检修单》;无法排除的故障,工程部协助处理。
4.4.5现场使用的设施应有统一的编号,以便于维护保养。
4.4.6对工作环境的管理由在该场所工作的相关部门管理,确保适宜的工作条件。
4.5设施设备的报废
4.5.1对无法修复或无使用价值的设施,由使用部门填写《设施设备报废单》报工程部、管理部审核,经总经理批准后报废。
4.6工作环境
公司各部门根据各自的业务范围,确定并管理为实现服务符合性所需的工作和生活环境中的人和物的因素,根据服务作业需要,负责确定并提供作业场所所必须的基础设施,创造良好的工作环境,包括:
4.6.1配置适用的办公用房。
4.6.2配置必要的空调、消防器材保持适宜的温、湿度和职业卫生、安全。
4.6.3工程部对供水、电、暖设施进行控制,确保员工服务符合劳动法规的要求。
4.6.4为业主提供清洁、优美的生活环境。
5、相关文件
5.1《采购控制程序》
6、相关记录
6.1《设施设备及资料交接清单》JW/JL-6.3-001
6.2《设施设备检修单》JW/JL-6.3-002
6.3《设施设备报废单》JW/JL-6.3-003
6.4《设施设备日常保养项目表》JW/JL-6.3-004
6.5《设施设备年度检验、检测计划》JW/JL-6.3-005
6.6《设施设备管理台帐》JW/JL-6.3-006
6.7《送检任务单》JW/JL-6.3-007
6.8《验收鉴定评卷》JW/JL-6.3-008
6.9《公共设施日常保养记录表》JW/JL-6.3-009
6.10《公共设施日常巡查记录表》JW/JL-6.3-010
6.11《高低压配电设备运行记录表》JW/JL-6.3-011
6.12《供水设备运行记录表》JW/JL-6.3-012
6.13《溴化锂机组中央空调运行记录》JW/JL-6.3-013
篇4：物业:基础设施控制程序
物业程序文件:基础设施控制程序
1.0目的
通过对物业管理项目基础设施的管理,可合理地利用设备、机具等各种资源,使所有设施在使用过程中能够满足提供服务的要求,并达到有效利用资源的目的。
2.0范围
适用于公司管理范围内的场地、设施、设备及支持性服务等。
3职责
3.1物业部负责对公司的办公场所、办公设施设备、车辆等设施进行管理。
3.2物业部负责对电话、电脑网络及对讲机等通讯器材的管理。
3.3工程部负责管理项目全阶段的水、电、气等基础设施的保证。
3.4相关部门负责按照文控要求对图纸、标准、说明书等进行管理。
3.5管理处负责各自辖区的基础设施的标识、维护和保养等管理工作。
3.6相关部门负责协助管理处进行场地维护和支持性服务的提供。
4.0程序
4.1办公场所管理
4.1.1物业部负责公司办公场所及部门位置的安排。各部门应在指定区域内合理安排部门的人员、资料、设备等。
4.1.2按部门分布位置,每个片区由相关部门进行环境、秩序、卫生、资源方面的管理。
4.1.3物业部对办公设备进行编号,员工对责任于己的设备、设施、用具进行使用和保管。
4.2办公车辆管理
4.2.1公司用车由办公室统一安排,部门如需申请用车,应于事前向办公室提出用车申请。
4.2.2办公室同意用车后,派出车辆,车辆行车路线应遵守申请过程中的行程、目的、时间。
4.2.3对申请用车得到批准后,在非客观原因或外来原因造成的延误由用车部门主管负责。
4.3通讯工具管理
4.3.1办公室负责对公司机关的电话、INTEL网络使用进行管理。
4.3.2员工应遵守公司有关规定,直线电话禁拨声讯台,分机禁止上网。
4.3.3安保部负责公司内对讲机的管理,具体内容见《安全保卫管理手册》。
4.4公共设施设备管理
4.4.1工程部按公司相关文件对管理项目各阶段的公共设施设备进行管理,详见《建筑/装饰管理手册》、《项目工作手册》及《设备管理工作手册》。
4.5管理处分别按照公司相关文件规定的内容,分别对办公场所、办公车辆、通讯工具进行严格的管理,并对公共设施设备按照相关规定进行日常管理。
4.5.1管理处员工在离开工作岗位时,不得对其使用的电脑或内容进行任何破坏行为,特别是管理处拥有的系统性软件。由管理处经理监督。
4.6提供支持性服务
4.6.1各单位应在履行职责时完全遵守公司的规定,并能够提供后延性支持服务。
4.6.2部门应通过对供方施加影响的使其对提供的服务或产品负责,并提供适当的后延性服务。
5.0相关文件与记录
5.1《建筑/装饰管理手册》
5.2《项目工作手册》
5.3《设备管理工作手册》
5.4《安全保卫管理手册》
篇5：物业基础设施管理程序
物业程序文件:基础设施管理程序
1.目的
加强对公司基础设施的管理,充分发挥基础设施的使用效能。
2.范围
适用于公司各部门。
3.定义
基础设施包括:资产(办公设备设施以及提供服务时使用的设备、设施、工具、检测仪器仪表)、公章证照、图纸资料等。
3.1根据物资的价值和使用期限,资产分为:固定资产、低值易耗品。
3.2固定资产:单位价值2000元以上(含2000元),使用年限超过1年的有形资产,均列为固定资产。
3.3低值易耗品:单位价值在200元及以上2000元以下,使用期限超过一年的各种用具物品(包括工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器等)列为低值易耗品;单位价值在200元以上2000元以下,使用期限超过一年的维修材料、电脑零配件、服装不列为低值易耗品。
4.职责
4.1房产后勤管理部是公司资产管理的主管部门,负责对各部门资产的管理和每年年底的资产检查。
4.2财务管理部是公司固定资产的帐务管理部门,着重从固定资产的原值、已
提折旧、净值等方面对固定资产进行监控和管理;并在每年年底和房产后勤管理部联合对各部门进行资产检查。
4.3各部门经理负责本部门资产管理的监督和执行,各部门资产管理员负责本部门资产的日常管理。
5.方法和过程控制
5.1资产来源
5.1.1新购买资产
5.1.2捐赠资产
5.1.3其它资产
5.2各类资产按以下类别建档管理
5.2.1机械设备、维修、清洁绿化工具类;
5.2.2运输工具类;
5.2.3家私类;
5.2.4网络设备类;
5.2.5通讯设备类;
5.2.6保安消防器械类;
5.2.7电子、电器类;
5.2.8其它类。
5.3资产的购置、调拨、借用及报废
5.3.1资产的购置按照1《采购管理程序》执行,资产购买后使用部门填写《资
产情况审核单》,到房产后勤管理部办理资产登记手续后,方可到财务管理部办理报销手续。部门《资产情况审核单》必须分年度装订永久保存。
5.3.2各部门之间发生的资产调拨和借用,必须经双方部门经理的同意,资产调拨还需填写《资产情况审核单》并由双方部门经理签字确认后方可办理调拨手续,部门资产管理员根据《资产情况审核单》及时更改资产管理台帐。
5.3.3资产经专业人士确认已无法维修或维修费用超过原资产净值时,需申请报废并办理相应手续。
5.3.4资产管理员填写《资产情况审核单》根据资产分类报各级领导审批,报废低值易耗品,由本部门经理审批后,方可报废;固定资产报废须由总经理或总经理授权人审批后,方可报废。
5.3.5资产报废经批准后,资产管理员根据《资产情况审核单》在《资产管理台帐》进行销帐。
5.3.6资产管理员须确保本部门资产管理手续的完善,负责操作资产管理台帐,在所有资产发生变化时(新购、转移、保养、维修、报废)需及时录入资产管理台帐中。
5.4资产的盘点、检查
5.4.1部门资产管理员负责本部门资产的自查和盘点,协助公司每年年底房产后勤管理部和财务管理部联合组织的资产检查及盘点,并编制本部门资产清单报房产后勤管理部。
5.4.2房产后勤管理部每年年底对各部门资产进行一次检查,并通报结果。
5.4.3各部门根据年终资产检查通报中的问题点,查找原因及责任人,报有关部门及领导批准后处理。如属管理不善等人为因素造成,将追究当事人和管理者的责任,并视具体情况赔偿损失。
5.5资产交接
5.5.1资产管理员进行工作交接时,须保证帐目与实物相符,并由部门经理负责监督。
5.5.2部门经理新到岗时须对到岗部门固定资产进行确认。
5.6公章证照的管理参见**WY6.3-Z01-01《印鉴及各类证照管理作业指导书》。
5.7图纸资料的管理**WY4.2.3-Z02《文件资料管理程序》。
5.8对于有内线电话系统的DP箱或交换机应有相应出线与实际相吻合的地址编码图。
5.9网络设备、视频会议系统由总经理办公室制定相应的管理制度,编写相应的操作说明,并进行日常的管理维护。
6.支持性文件
**WY6.3-Z01-01《印鉴及各类证照管理作业指导书》
**WY6.3-Z01-02《公司电脑机房管理制度》
**WY6.3-Z01-03《视频会议系统使用作业指导书》
7.质量记录表格
**WY6.3-Z01-F1《资产情况审核单》
制度专栏
