物业公司印章管理标准作业规程（5）
物业公司印章管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。
2.0适用范围
适用于物业管理有限公司各类印章的管理。
3.0职责
3.1总经理负责公司印章使用的审批并承担审批责任。
3.2各部门负责人负责本部门印章使用的审核并承担审核责任。
3.3项目部经理负责本项目印章使用的审核并承担审核责任。
3.4财务部经理负责财务专用章的管理并承担管理责任。
4.0程序要点
4.1印章刻制
4.1.1部门/人事行政部经理提出印章刻制申请,并提供印章图案及要求。
4.1.2副总经理审核印章图案是否美观及合法,要求是否符合规定。
4.1.3总经理审批,加注审批意见,责令人事行政部办理。
4.1.4人事行政部按总经理的意见拟出刻制公章证明文件,并负责刻制。
4.2公司行政印章的使用。
4.2.1部门填写《印章使用申请表》,并附盖章文件原件。
4.2.2部门负责人审核。
4.2.3报人事行政部经理审复核工业,总经理审批。
4.2.4人事行政部登记,并核对公章、文件份数。
4.2.5人事行政部盖章并留存原件一份。
4.2.6财务部使用印章时,由财务部直接报总经理审批后用印,并做好登记。
4.3借用
4.3.1部门提出书面借章申请。
4.3.2部门负责人审核借章用途是否属实及其可靠性,原则上公章不携带出公司。
4.3.3总经理审批。
4.3.4人事行政部行政部收到经审批同意的申请后,方可借出公章并登记。
4.3.5公章必须在归还日期前完好地交还人事行政部。如果超时归还,需附书面说明并由部门经理确认后报人事行政部备案。
4.3.6财务部携带公章出公司时,由财务部直接报总经理办理审批手续。
4.4损坏、丢失处理。
4.4.1印章丢失后,必须立即书面写出报告,部门经理审核确认后,报人事行政部登记。
4.4.2人事行政部及时将报告转给总经理给出审批意见,由公司予以备案,须予以登报声明的由人事行政部办理。
4.4.3公司按行政奖罚的有关规定对责任人予以行政处罚。
4.4.4使用部门提出重新刻制申请,并经审批、刻制。
4.5印章的废止
4.5.1相关部门提出废止印章意见书。
4.5.2总经理审批。
4.5.3公司发出收回废止印章通知并派专人收回。
4.5.4公司核对废止章记录归档。
4.6印章的保管。
4.6.1印章由专职人员保管,财务部印章由财务部专职人员保管。
4.6.2用印前必须履行用印手续。
5.0相关记录表格
5.1《印章使用登记表》文件编码:
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物业管理公司印章管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。
2.0适用范围
适用于物业管理有限公司各类印章的管理。
3.0职责
3.1总经理负责公司印章用印的审批并承担审批责任。
3.2部门负责人负责部门印章用印的审核并承担审核责任。
3.3行政部主管负责公司及管理处印章的刻制、发布、废止、监督管理,保管公司印章并承担相应的责任。
3.4财务部主管负责财务专用章的管理并承担管理责任。
3.5管理处主任负责管理处印章用印的审批并承担审批责任。
4.0程序要点
4.1印章刻制。
4.1.1部门主管提出印章刻制申请,并提供印章图案及要求。
4.1.2行政部审核印章图案是否美观及合法,要求是否符合规格。
4.1.3总经理审核后,加注审核意见。
4.1.5行政部登记并安排刻制:
a)行政部依据以上审批程序拟出刻制公章证明文件;
b)行政部主管审批并安排刻制。
4.1.6行政部将印章登记在《公章印模登记表》内,并将印章交给相关部门保管。
4.2借用。
4.2.1部门提出书面借章申请。
4.2.2部门负责人审核借章用途是否属实及其可靠性,原则上公章不携带出公司。
4.2.3总经理审批。
4.2.4行政部收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记。
4.2.5公章必须在归还日期前完好地交还行政部。如果超时归还,需附书面说明并由部门主管确认后报行政部备案。
4.2.6财务部携带公章出公司时,由财务部直接报总经理办理审批手续。
4.3损坏、丢失处理。
4.3.1印章丢失后,必须立即书面写出报告,部门主管审核确认后,报行政部登记。
4.3.2行政部及时将报告转给总经理,总经理审批意见,由行政部予以备案,须予以登报声明的由行政部办理。
4.3.3行政部按《行政奖罚标准作业规程》对责任人予以行政处罚。
4.3.4使用部门提出重新刻制申请,并经审批、刻制。
4.3.5使用部门交还旧印章至行政部并领取新印章(丢失的直接领取)。
4.3.6行政部核对,收回旧章并登记。
4.4印章的废止。
4.4.1相关部门提出废止印章意见书。
4.4.2总经理审批。
4.4.3行政部发出收回废止印章通知并派专人收回。
4.4.4行政部核对废止章,记录归档。
4.5印章的保管。
4.5.1印章由行政部专职人员保管,财务部印章由财务部专职人员保管。
4.5.3印章必须统一放置于专用保险柜内。
4.5.4用印前必须履行用印手续。
5.0记录
5.3《公章印模登记表》。
5.4《借用公章登记表》。
5.5《废止公章登记表》。
6.0相关支持文件
6.1《文书管理标准作业规程》。
6.2《行政奖罚标准作业规程》。
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