某物业部文件档案管理制度

篇2：化龙物业档案收集保管管理制度

雅园物业档案收集、保管管理制度

档案管理工作是公司的一种重要基础工作,建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率,实现管理规范化,工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。

一、各种会议材料(实时上报存档)

1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要;

2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告;

二、各种文件材料(实时上报存档)

1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定;

2、管理处所有对客通知;

3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告;

4、工作计划、总结;

(1)公司、管理处的年度、月度工作计划、总结;

(2)公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结;

(3)公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。

5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告;

6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度,公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范;

7、公司、管理处大事记(行政办公室编写);

8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案;

9、各管理处设备台帐及建筑档案(定期变更内容)、各种维修改造的施工图纸和技术文件。

三、外来文件(实时上报存档)

1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等;

2、对工作有参考借鉴价值的各种资料;

四、工作记载性文件(对客资料每周收一次,内部管理资料每月收一次,各种工作记录后延一个月上报)

1、物业部:

记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录,客户签署的各种单据(包括入住手续文件等),各种经营性文件;

2、工程部:

所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录,二次装修工作记录;

3、保卫部

所有值班记录、工作记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料,联系资料;

4、保洁部

所有工作记录(包括外包单位的工作记录);

五、其他材料

如其它材料需要收集,按行政办公室通知办理。

注:

1、财务档案、人事档案不在此例,自行存档严格管理。

2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。

篇3：公寓项目物业制度档案建立管理规程

公寓项目物业制度和档案的建立与管理

第一节管理规章制度

一、规章制度的建立

健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总结经验的基础上,全面导入ISO9001质量保证体系,已建立起了一套在许多物业得到成功应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件,结合希格玛公寓的实际情况,我们将按照本物业的运作要求和业务流程,进一步修改和完善。归纳为以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的,也是确保物业管理水平的一个非常重要的因素,我们将与业主委员会一起拟订:

物业服务合同

业主文明守则

物业使用引导手册

(二)内部运作制度

根据本项目人员配备、岗位设置的情况,按公司要求制定规章制度,规范管理行为,并按照公司ISO9001质量保证体系,结合项目实际情况,建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。

1、岗位职责

项目部经理职责值班经理岗位职责

客服主管岗位客服人员岗位职责

工程主管岗位职责电工岗位职责

保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责

交换站值班岗位职责保安员岗位职责

综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责

保洁员岗位职责绿化工岗位职责

2、内部运作制度

员工守则交接班管理制度

员工行为规范材料采购、入库、出库管理规定

员工培训管理规定文件档案资料管理制度

绩效考评办法例会制度

日检、月检、周检管理规定库房管理制度

3、部门规章制度

客服服务中心

客户接待操作规程客户服务查询程序

客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度

保修处理操作规程

工程工作标准和操作规程

《维修通知单》工作规程水管爆裂的应急处理方法

电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程

电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法

故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程

照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程

综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程

综合维修巡视规程电梯应急处理规程

综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程

电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程

特约服务管理细则

工程规章制度/管理制度

共用设施设备维护管理规定事故处理制度

交接班制度工程设备设施安全防火制度

钥匙管理制度水泵房管理制度

值班制度电梯机房管理制度

工程档案管理制度综合维修专业巡视检查制度

设备设施标识的管理制度电梯维修保养安全制度

日检、巡视制度电动工具安全操作制度

保安工作标准和操作规程

门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程

巡逻岗操作规程证件管理操作规程

紧急突发事件处置规定钥匙管理操作规定

客户失窃、受扰的处理规程

保安规定制度/管理制度

档案管理制度晚间值班规定

保安器材管理制度重点防范部位安全保卫制度

保安部巡查制度保安员着装规定

消防安全工作标准和操作规程

中控室运行规程消防设施巡检规程

监控系统操作规程消防报警及联动系统保养规程

火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程

楼宇消防规章管理规定

消防中控室管理制度机房防火规定

消防设备、设施、器材的管理规定电气设备防火规定

公共场所防火规定办公室防火规定

库房防火规定

保洁工作标准和操作规程

公共区域走廊清洁操作规程卫生间清洁操作规程

电梯轿厢清洁操作规程异常事故的处理操作规程

日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程

行政管理

部门及员工考核与奖惩员工工作考核及奖惩制度

部门工作考评办法

第二节物业管理档案的建立

物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分,也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中,物业档案资料也是物业管理的基础,起着重要的凭证和参考作用。

(一)物业管理信息的内容

在本物业管理中,我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类:

1、原始资料

*土地使用证等权属证书

*规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书

*建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件

*竣工图

*设备技术清单(名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等)

*设备技术手册、使用说明及质量保证书

*设备安装调试记录(各设备系统的试压、试漏检查记录,电梯、电气、通风、供水、

消防等系统)

*土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等)

*建(构)筑监测记录构(建)筑的沉降、变形、防震、结构焊*缝探伤检查记录

*隐蔽工程的验收记录

*工程事故发生及处理记录

*图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单

*项目的重要技术决定和文件

*验收计划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告

2、常规处理资料

*各部门工作(操作)规范,管理制度

*各部门工作记录

*大、中、小修记录

*项目分包合同等资料

*与客户方来往信函、投诉及处理资料

*物业管理委托合同

*法律法规及政府有关文件

(二)物业管理档案的建立

根据物业管理信息的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性,便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列:

1、事务管理类

可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久档案给予保留,其余按年度进行排列。

2、工程管理类

建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年度排列。

三、物业档案资料的管理

(一)档案资料的收集

档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求:

1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况。

2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。

(二)建立标准化的图、档、卡、册、表

建立标准化的图、档、卡、册、表,分类妥善保管。

1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。

2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括:业主档案、重要设备档案等,其中业主档案需要重点保存,绝密管理。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。

4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括:房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录,以及各类统计表格等。

(三)建立动态管理机制

所有资料实行"双档"(电脑档案、文本档案)管理,同时由于物业档案资料管理具有动态性,因此必须建立动态管理机制。凡是管理程序各个环节,都要求有关人员进行及时、完整的动态补充。

篇4：某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范

某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理

提要:

档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。

以公司企业文化理念及ISO9000质量规律体系为指导,导入ISO14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。

档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照ISO9001质量管理体系规范和ISO14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:"没有规矩,不成方圆",必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。

一、规章制度的建立与管理

1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。

2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和ISO9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入ISO14000环境管理体系和OHSAS18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。

3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。

4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。

5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。

6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。

(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。

二、档案的建立与管理

规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。

三、物业管理档案的分类

1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:

(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。

(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、ISO14000、OHSAS18000管理体系思想的ISO9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。

(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。

3、**区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。

篇5：项目物业管理档案管理制度（7）

项目物业管理档案管理制度(七)

一.物业管理档案建立与管理规定:

1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管,由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经总物业经理许可,他人不得动用。

3.物业档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。

6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的,需经物业总物业经理书面确认,如有违反的做泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符合要求的保管责任人将做适当处分。

9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的,管理处将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。