商住项目物业管理制度汇编目录

篇2：商住项目档案资料管理规范

商住项目档案资料的管理

资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视,法律、法规的健全,业主维权意识的日益觉醒,对物业资料的管理,特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。

*发商移交的原始资料的管理

楼宇交接时,开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料,资料是否齐全,将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料:1、原始规划资料;2、竣工验收资料;3、基建施工图纸资料;4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。

*业主入住的原始登记资料的管理

业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分,也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时,一次性收集完整。主要资料如下:1、房产证、购房合同复印件;2、营业执照或身份证复印件;3、业主开户原始登记表;4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约,消防安全责任书;5、租户变更情况登记表。

*业主、用户装修资料的管理

业主、用户在办理装修时,管理处对装修资料的审批很重要,一方面为方便今后的维修,一方面为房屋的使用安全。因此,管理处在审核装修资料时,一定要细致、严格,为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容:1、消防审批报告;2、装修图纸;3、消防验收报告;4、装修施工单位资质、营业执照;5、施工中违章登记资料、整改记录;6、施工人员登记表;7、管理处验收报告;8、二次装修申报手续、消防验收报告。

*管理处日常记录文件的管理

日常记录文件的管理是物业管理的基础工作,也是物业管理工作中非常繁琐的工作,更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中,日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容,如:绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记,如:机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目,尽管我们只是进行月评价,但为了监督日常的服务质量,也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类,及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容:1、日常巡查记录;2、值班记录;3、外包项目的评价记录;4、业主投诉情况记录;5、突发事件记录及处理情况。

*财务资料管理

物业公司的核心是提供服务和赢得利润,在做好服务的同时,加强财务管理,收取应收费用,降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料:1、业主、租户物业管理费的交缴资料;2、固定资产的登记管理资料;3、外包单位按合同付费记录资料;4、有偿服务收费记录资料。

*业主、用户往来函件的管理

业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件,对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录,特别是给业主、用户的违章、整改通知,这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知;2、给业主、用户的违章、整改函件;3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。

*业主委员会资料管理

对已经成立业主委员会的管理处,要将业主委员会的相关资料整理备案,做好每次业主委员会会议纪要,留案备查。1、历届业主委员会选举资料;2、业主委员会会议资料;3、业主委员会委员个人登记资料;4、社区文化活动记录资料及图片。

*上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理

给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件,做好登记、记录,对请示文件中领导的批示进行登记,安排人员落实,并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示;2、给公司领导的请示;3、给公司相关部门的报告;4、与公司相关部门的往来函件。

*管理处员工人事资料的管理

对员工人事资料的管理,可以为管理处日常考评、年终评比提供依据,同时也可以使管理处合理使用人力资源,用人所长。1、员工人事档案资料登记;2、员工日常考评记录;3、员工奖惩记录;4、员工专业资格证书的登记;5、员工日常培训的记录。

*公司文件、管理制度的收集管理

为使管理处每一位员工能更好掌握公司动态,贯彻公司的经营方针、目标,对公司下发的文件要求相关人员要传阅、学习,并进行登记。1、公司编号公文分类存档;2、公司管理制度汇总;3、各相关专业管理规定、制度汇总。

*业管理相关资料的收集管理

为及时掌握、了解物业管理行业最新动态、法律法规,注意收集相关资料,存档备用。1、物业管理法律、法规、条例的资料收集;2、报纸、杂志相关案例的剪贴资料;3、与管理处、公司相关报道的剪贴资料;4、管理区域内业主、租户的相关报道资料。

篇3：化龙大厦物管中心逐级防火责任制度

大厦物管中心逐级防火责任制度

物管中心消防安全管理工作坚持“预防为主,防消结合”的方针,认真贯彻落实“谁主管,谁负责”的原则,实行逐级防火责任制,把消防工作落实到每个部门,每个员工,做到防火工作任务明确,责任到人。

(一)中心安全领导小组

中心安全领导小组由物管中心主任及各部门经理组成,全面负责大厦的消防安全工作。其职责如下:

1.认真贯彻执行《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》及上级主管单位有关消防安全工作的指示、规定。

2.将防火安全纳入经营管理工作中,切实做到有计划、有部署、有落实、有检查、有总结、有评比、有奖罚。

3.根据政府部门的要求及工作部署,有针对性的召开防火工作会议,研究解决消防工作中存在的问题,并制定改进措施。

4.组织大厦级防火安全检查,对存在火险隐患的单位、部门发出整改通知单。

5.对大厦的各项防火安全制度和消防安全管理规定的落实情况进行监督和检查。

6.组织本大厦的防火安全宣传教育,加强消防组织的管理。

7.指导、监督对消防器材的配备、维修、使用、保养和管理工作。

8.发生火灾、火险事故时,组织指挥义务消防人员扑救,负责查明原因,提出处理意见。

(二)各部门防火负责人职责

各部门防火负责人由各部门经理担任,其职责如下:

1.领导本部门的消防工作,贯彻执行物管中心安全领导小组的指示和消防管理规定,布置、检查、落实本部门的消防安全工作。

2.经常向员工进行防火宣传教育,使员工不断提高防火意识,掌握灭火技能。

3.建立健全岗位防火安全责任制,把责任落实到每个人。

4.负责制定本部门的防火安全制度及安全操作规程,并认真贯彻落实。

5.经常组织本部门人员进行消防安全检查,切实做到落实制度,消除隐患。

6.对本部门区域设置的各种消防设备、器材要明确责任人,定期进行保养、检查,对发现的问题及时上报保安部。

7.发生火灾时,要积极组织本部门员工进行扑救并及时报警,组织人员疏散,保护火灾现场,协助有关部门调查。

8.对本部门的消防工作情况要经常向主管领导汇报,对合理化建议要给予重视,积极采纳。

(三)员工防火职责

1.严格遵守防火安全制度和操作规程。

2.发现问题及时报告,有权制止任何违反消防安全制度的行为。

3.爱护消防设施,不得随意挪动损坏。

4.发现火情要及时报警,积极参加火灾扑救,按命令疏散。

5.积极参加大厦组织的各项消防活动。

(四)义务消防组织

物业管理中心根据《中华人民共和国消防法》的规定,建立义务消防队,以达到“自防自救”的目的,义务消防队受中心安全领导小组的领导,由保安部负责日常管理工作。其职责如下:

1.遵守执行消防法规及中心消防管理规定。

2.认真学习消防知识,掌握灭火技能,达到“两知三会”,即:知防火常识,知灭火常识,会报警,会疏散,会协助救援。

3.经常开展防火安全宣传教育和防火安全检查。

4.维护保养消防器材。

5.发现火情,及时报警,积极参加火灾扑救,保护火灾现场。

6.制止一切违反消防管理规定的行为,并及时向保安部汇报。

7.积极参加大厦组织的各项消防活动。

员工消防培训制度

员工上岗前,必须经过防火安全知识的培训、考核。

1.员工上岗前,在行政办公室的组织下,经保安部进行消防安全知识及消防器材使用的培训,并考试合格后方能上岗。

2.每季度定期对义务消防员进行专业培训。

3.定期采取各种形式对中心全体员工进行消防知识培训。

篇4：公寓项目物业制度档案建立管理规程

公寓项目物业制度和档案的建立与管理

第一节管理规章制度

一、规章制度的建立

健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总结经验的基础上,全面导入ISO9001质量保证体系,已建立起了一套在许多物业得到成功应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件,结合希格玛公寓的实际情况,我们将按照本物业的运作要求和业务流程,进一步修改和完善。归纳为以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的,也是确保物业管理水平的一个非常重要的因素,我们将与业主委员会一起拟订:

物业服务合同

业主文明守则

物业使用引导手册

(二)内部运作制度

根据本项目人员配备、岗位设置的情况,按公司要求制定规章制度,规范管理行为,并按照公司ISO9001质量保证体系,结合项目实际情况,建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。

1、岗位职责

项目部经理职责值班经理岗位职责

客服主管岗位客服人员岗位职责

工程主管岗位职责电工岗位职责

保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责

交换站值班岗位职责保安员岗位职责

综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责

保洁员岗位职责绿化工岗位职责

2、内部运作制度

员工守则交接班管理制度

员工行为规范材料采购、入库、出库管理规定

员工培训管理规定文件档案资料管理制度

绩效考评办法例会制度

日检、月检、周检管理规定库房管理制度

3、部门规章制度

客服服务中心

客户接待操作规程客户服务查询程序

客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度

保修处理操作规程

工程工作标准和操作规程

《维修通知单》工作规程水管爆裂的应急处理方法

电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程

电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法

故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程

照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程

综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程

综合维修巡视规程电梯应急处理规程

综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程

电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程

特约服务管理细则

工程规章制度/管理制度

共用设施设备维护管理规定事故处理制度

交接班制度工程设备设施安全防火制度

钥匙管理制度水泵房管理制度

值班制度电梯机房管理制度

工程档案管理制度综合维修专业巡视检查制度

设备设施标识的管理制度电梯维修保养安全制度

日检、巡视制度电动工具安全操作制度

保安工作标准和操作规程

门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程

巡逻岗操作规程证件管理操作规程

紧急突发事件处置规定钥匙管理操作规定

客户失窃、受扰的处理规程

保安规定制度/管理制度

档案管理制度晚间值班规定

保安器材管理制度重点防范部位安全保卫制度

保安部巡查制度保安员着装规定

消防安全工作标准和操作规程

中控室运行规程消防设施巡检规程

监控系统操作规程消防报警及联动系统保养规程

火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程

楼宇消防规章管理规定

消防中控室管理制度机房防火规定

消防设备、设施、器材的管理规定电气设备防火规定

公共场所防火规定办公室防火规定

库房防火规定

保洁工作标准和操作规程

公共区域走廊清洁操作规程卫生间清洁操作规程

电梯轿厢清洁操作规程异常事故的处理操作规程

日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程

行政管理

部门及员工考核与奖惩员工工作考核及奖惩制度

部门工作考评办法

第二节物业管理档案的建立

物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分,也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中,物业档案资料也是物业管理的基础,起着重要的凭证和参考作用。

(一)物业管理信息的内容

在本物业管理中,我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类:

1、原始资料

*土地使用证等权属证书

*规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书

*建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件

*竣工图

*设备技术清单(名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等)

*设备技术手册、使用说明及质量保证书

*设备安装调试记录(各设备系统的试压、试漏检查记录,电梯、电气、通风、供水、

消防等系统)

*土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等)

*建(构)筑监测记录构(建)筑的沉降、变形、防震、结构焊*缝探伤检查记录

*隐蔽工程的验收记录

*工程事故发生及处理记录

*图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单

*项目的重要技术决定和文件

*验收计划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告

2、常规处理资料

*各部门工作(操作)规范,管理制度

*各部门工作记录

*大、中、小修记录

*项目分包合同等资料

*与客户方来往信函、投诉及处理资料

*物业管理委托合同

*法律法规及政府有关文件

(二)物业管理档案的建立

根据物业管理信息的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性,便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列:

1、事务管理类

可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久档案给予保留,其余按年度进行排列。

2、工程管理类

建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年度排列。

三、物业档案资料的管理

(一)档案资料的收集

档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求:

1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况。

2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。

(二)建立标准化的图、档、卡、册、表

建立标准化的图、档、卡、册、表,分类妥善保管。

1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。

2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括:业主档案、重要设备档案等,其中业主档案需要重点保存,绝密管理。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。

4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括:房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录,以及各类统计表格等。

(三)建立动态管理机制

所有资料实行"双档"(电脑档案、文本档案)管理,同时由于物业档案资料管理具有动态性,因此必须建立动态管理机制。凡是管理程序各个环节,都要求有关人员进行及时、完整的动态补充。

篇5：景湖物业保密管理制度

湖景物业保密管理制度

1目的

为保守公司秘密,维护公司利益,特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司各部门的保密管理,全体员工均应遵守。

3定义

公司秘密是关系公司权利、利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

4职责

公司全体员工都有保守公司秘密的责任和义务。总经办负责公司保密工作的统筹监督。

5保密范围和密级确定

5.1公司保密包括下列事项

A公司的重大决策;

B公司经营活动中尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营方案、经营项目、经营决策等。

C核心技术,包括住宅商铺及配套设计方案/图纸、营销策划方案、技术标准、作业标准等。

D公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要的会议记录;

E公司财务预决算报告及各类财务凭证、帐册、报表。

F公司统计报表、审计报告书;

G公司员工档案、工资、劳务收入资料;

H其他经公司确定应当保密的事项;

一般性通知、通告及其他公司公布的资料信息等不属于保密范畴。

5.2公司秘密的级别分为绝密、机密、秘密三级。"绝密"是公司最重要的秘密,泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害;"机密"是重要的公司秘密,泄露会使公司权益遭受到严重损害;"秘密"是一般的公司秘密,泄露会使公司权益遭受损害。

5.3公司秘密的密级确定:

A公司经营发展中,直接影响公司权益及公司发展的重要决策文件资料、核心技术为绝密级;

B公司的规划、财务报表、统计审计资料、设计图纸、销售策划资料、重要的会议记录及公司经营情况为机密级;

C公司管理制度、人事档案、合同、协议、意向书、职员收入、尚未进入市场或未公开的信息为秘密级;

6保密措施

6.1属于保密范畴的文件、资料及其他物品的保管、制作、收发、传递、使用、摘抄、销毁,由各部门负责人委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由相关使用管理部门负责保密。

6.2对管理或接触公司保密资料、掌握公司核心技术的人员,公司根据实际与其签订《保密协议》,明确权利与义务。上述人员离职,必须进行彻底的工作移交,并作出保密承诺。

6.3对于密级文件资料及其他物品,必须采取以下保密措施:

A公司的秘密文件资料,应当标明密级,并确定保密期限。

B非经总经理批准,不得复制摘抄;

C收发、传递、外出携带秘密文件,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

D在设备完善的保险装置中存放。

6.4属于公司秘密的产品或设备的研制、生产、运输、使用、保存、维修、销毁由公司指定专门部门负责执行,并采取相应的保密措施。

6.5在对外交往与合作中需提供公司秘密的,应当事先经总经理批准。

6.6有秘密内容的会议,主办部门应采取下列保密措施。

A选择有保密条件的会议室。

B根据需要严格限定参加人员范围,或在讨论涉秘事项时临时指定参加人员。

C依照保密规定使用会议设备,管理会议文件;

D会后确定会议内容是否传达及传达的层次范围。

6.7不准在私人交往、通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过网络、电话等其他方式泄露公司秘密,在没有授权的情况下,不得向新闻媒介透露公司秘密。

6.8公司工作人员发现公司秘密已经泄露或可能泄露,应当立即制止或采取补救措施,并及时报告总经办,接到报告后应立即作出处理。

7责任和处罚

7.1出现下列泄密情况之一者,给予警告或记过的处分:

A泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

B违反本制度6.3规定的;

C已泄露但主动采取了补救措施的。

7.2有下列泄密情况之一者,予以辞退并酌情赔偿经济损失、追究其法律责任:

A故意泄露公司秘密或过失泄露造成严重后果的;

B违反本保密制度,为他人窃取、刺探公司秘密,或违背程序向外提供公司秘密的;

C利用职权强迫他人违反保密制度的。

7.3本制度规定的泄密是指下列行为之一:

A使公司的秘密被不应知悉的部门和员工知悉;

B使公司的秘密超出限定的接触范围而无法证明未被不应知悉者知悉的;

C使公司的秘密被公司以外的有利害关系的人知悉的;

D遗失公司保密资料或物品的。