N项目管理处资料室管理规定

篇2：N项目管理处办公环境管理规定

项目管理处办公环境管理规定

一、目的

营造一个安静舒适的办公环境,规范上班制度、提高工作效率和降低办公成本。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1行政管理员负责定期检查办公区域卫生、5S,将检查结果通报,并与月考核挂钩。

3.2各班组负责人作为办公区域卫生、5S监督人。

四、方法与过程控制

4.1各岗位应提前5分钟到岗,9:00准时开始工作。

4.2同事之间早晨第一次见面要问好,保持和谐的工作氛围。主动帮助需要帮助的同事,保证同事之间,上下级之间沟通顺畅。

4.3对待同事应保持微笑并使用敬语,注意各种场合的言谈举止,维护公司的CI形象。

4.4所有员工上班应保持精神饱满,坐立行走姿态端庄严谨。不得在办公场所嬉戏说笑打闹,办公室的工作人员午休时间不得趴在办公桌上睡觉。办公时间不准吃零食,手不得插在裤兜里,保持良好的职业形象。

4.5办公人员着装必须符合公司《员工手册》的有关规定,办公时间应佩带工牌,工牌应统一佩戴在左胸口袋正上方一厘米处。

4.6电话铃响三声之内接电话,先说"您好",再报出所在部门名称和自己的姓名。

4.7接待来管理处参观、访问的客人及办事人员,要热情大方、彬彬有礼。

4.8办公用品应摆放整齐、有序;垃圾、废纸等应按规定放入废纸篓内,不得随地扔弃。

4.9经常检点桌面、文件柜、抽屉等自己的管理范围,不要因疏忽而失落了文件,给管理处带来麻烦与损失。文件、资料、备用材料等用完以后,要放回原处。

4.10非办公时间,办公桌上除茶杯、名牌、电话外不允许摆放其他物品。离开办公区域或出外办事,要清理好自己的桌面,并将椅子归位。

4.11办公室内交谈须轻声细语不准大声喧哗、聊天。上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍、不允许上与工作无关的网站。

4.12办公区内禁止吸烟、就餐,吸烟、就餐应到指定的地点。

4.13开源节流,节约用水用电,爱护办公设备,节约办公材料,做到物尽其用。复印应知会行政管理员并在复印登记表上签字确认后方可进行。

4.14当日值班人员离开办公室时,要检查所有电脑、复印机等是否关闭,并关好门窗方能离开办公室。

4.15严格执行值班制度,每日当值班人员要做好交接班手续,避免因交接班不清而影响工作的正常进行。

4.16办公时间应坚守工作岗位,暂时离开时应知会同事或上级领导。

篇3：N项目管理处工作例会制度

项目管理处工作例会制度

一、目的

保证管理处各类会议能有序、高效地举行,保持各类信息的畅通与透明,及时发现、协调并解决工作中的疑难问题。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1管理处经理负责主持晨会、周工作例会及每季度全员大会,协调各班组的工作并进行决策,提出管理处的工作重点和发展方向。

3.2各主管/主办负责主持班组工作例会,传达公司及管理处的重要精神,安排工作重点,明确工作标准,并收集各类反馈意见。

3.3行政主办负责临时会议的协调及组织,监督并考核与会人员出勤情况。

3.4信息员负责周工作例会和每季度全员大会会议内容的记录,在会议召开次日内将会议纪要报部门经理审批并挂网(每月一次),在规定时间内对会议的决议落实情况进行验证后挂网。

3.5客服主办负责对管理处会议形成的决议和措施进行跟进,并监督落实情况。

四、方法与过程控制

4.1晨会制度

4.1.1每周三、五上午8:50开始召开晨会,地点为管理处会议室。

4.1.2参加人员:管理处主办及以上人员。

4.1.3确定当期工作重点及提出当日需其他班组协调的事项。

4.2每周工作例会

4.2.1每周一16:30召开一次,地点为管理处培训室,特殊情况另行通知。

4.2.2参加人员:管理处班长及以上人员。

4.2.3管理处经理传达公司有关精神,确定本周工作重点和工作计划,协调解决班组间工作配合问题,明确相关责任人;各班组主管/主办汇报上周工作完成情况,就管理处存在的问题进行商讨、解决。

4.3每季度全员大会

4.3.1每季度最后一周的周一下午15:00召开,地点为管理处培训室,特殊情况另行通知。

4.3.2参加人员:管理处经理、管理处全体不当班人员。

4.3.3管理处经理传达公司及管理处有关精神,总结上季度工作情况并确定下季度工作重点和工作计划,明确相关责任人;各班组相关人员汇报上季度工作完成情况,提出相关工作中的疑难点。

4.4班组工作例会制度

4.4.1时间、地点由各主管/主办选定,保证每两周至少召开一次。

4.4.2参加人员为:各班组相关人员、管理处经理或人事管理员。

4.4.3各主管/主办传达管理处会议精神,确定工作重点和工作计划;各班组人员汇报工作完成情况;对于各班组需协调配合的问题进行决策,并明确责任人;就班组当前存在的问题进行商讨、解决。

4.5会议纪要

4.5.1信息员负责在每周工作例会和每季度全员大会会议后次日内整理会议纪要,并列出会议的讨论结果及相关事项责任人,发送管理处经理审批。

4.6会议纪律

4.6.1准时到会,不得无故缺席;如有特殊情况,提前十五分钟向经理或主管/主办请假,并安排相关人员参加会议,否则按缺席处理;会议期间手机、寻呼机关机或打到震动档;中途不得无故离开。

4.6.2会议迟到五分钟以内者,考核扣贰分;迟到五分钟以上者,考核扣伍分;无故缺席者,考核扣拾分,由行政主办开具《奖惩通知单》,并在当月工资中予以扣除。

五、质量记录表格

《培训(会议)签到表》

《奖惩通知单》

篇4：N项目管理处信息管理规定

项目管理处信息管理规定

一、目的

加强管理处信息及时上传下达,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1部门经理负责上报信息的最后审批工作。

3.2信息员负责将部门内部信息及时准确上报公司总办及公司其它有关部门,并确保各信息及时有效的传达到各相关人员。

3.3各主管/主办(班组长)负责班组内的信息及时准确的上报信息员,并将公司及管理处的信息有效地传达到本班组内的所有员工。

3.4各员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办(班组长)反映。

四、方法与过程控制

4.1电子显示屏:

A.电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等),以及非正式的通知通告。

B.除信息管理员和中心值班人员外,任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息;

C.由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批本》,之后由该班组负责人修改审核,再交由客户服务主办审批,即可交中心当值人员发布,发布后统一存档;

D.所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里,天气预报统一只用一个文件,每日更新内容即可,由中心值班人员定期整理所有文件;

E.中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息,以荔景中心发布天气预报信息为准,无需审批,当天十点前撤下天气预报,换上日常信息。

F.若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布,可与天气预报一同发布。

4.2小区广播:

Α、对于突发事件等紧急的通知通告,如果情况紧急,可以在不通知客户服务主办的情况下播出;如果情况允许,需取得客户服务主办的口头同意;

Β、小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知,做出相应的解释。

4.3小区宣传栏:

小区宣传栏用于张贴管理处向业主发布的通知、通告等,所有内容及版面设计,需经客户服务主办审阅,盖公章后由当班安全班长统一张贴,以及回收归档。其他任何人员未经许可,不得自行在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。

4.4公司内部网站实时公告:

公司内部网站实时公告用于向公司发布管理处最新动态,如管理新举措、活动知会等;向公司内部网站发布实时公告,需由客户服务主办直接发布。

4.5公司内部网站网页

公司内部网站网页主要发布内容有:信息月报、工作计划及工作完成情况、会议纪要、管理服务报告、业务信息等按公司规定时间上报。信息月报、工作计划及工作完成情况、管理报告由各班组负责人交信息管理员汇总、整理录入,经客户服务主办审阅报部门经理批准后发布;业务信息、重要会议的会议纪要由信息员记录、整理报客户服务主办审阅后发布,业务信息主要发布管理处重大活动信息,由各活动负责人自行组织、编辑,并尽可能做到及时和附有图片,信息管理员负责发布。

4.6对内信息发布

A.根据工作需要,可在管理处内部发布相关信息,采用口头通知、电子邮件,也可在以下地点张贴:培训室、技术员值班室、安全员宿舍、各员工宿舍等;

B.公司发布信息,如通知通告等,可由相关部门负责人直接在管理处内部发布;

C.公司和管理处内部的重要通知通告,由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名,完毕后交信息管理员存档;

D.管理处对内发布的信息,须经客户服务主办许可,方可发布。

篇5：N项目管理处文档管理规定

项目管理处文档管理规定

一、目的

根据国家档案法和档案管理规定,进一步提高文档管理工作的质量和管理水平,确保管理处文档的完整与安全。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。

3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。

四、方法与过程控制

4.1资料管理员负责管理处的所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作,做到系统、准确、完整。

4.2任何人员借阅文件资料,须经部门经理批准,资料管理员须填写《借阅登记表》,将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录。

4.3属秘密文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管,未经部门经理和公司许可,不得给任何人员翻阅,不得复印,不得带离办公室;保密文件以电子文档形式传送时,须加密码。

4.4员工个人档案材料须保密,由部门人事管理员负责保管与存档,未经部门经理和公司许可,他人无权翻阅,不得擅自外传。

4.5文件资料须根据公司迎检目录、体系文件要求进行归档和保存,并做好文件标识。

4.6文件资料、质量记录须经常进行清理、归档,按月、季、年定期归档,于首日后进行;及时申请报废和清理过期文件,无保存必要的材料,经管理处部门经理批准可做销毁处理。

4.7管理处购置的重要设备到货时,资料管理员须检查验收说明材料等,并及时归档。

4.8管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料,在活动结束后一周内整理完毕,注明时间、地点、活动内容,交资料管理员及时归档。

4.9管理处相关人员编辑的各类文件资料,在该文件资料获得审批当日或者该事件关闭后三日内,必须将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。

4.10电子文档须按公司要求进行分类存档,每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。

4.11资料管理员应根据公司体系文件和管理处规章制度的要求,编制各部门《质量记录定期存储清单》下发各部门,并定期通报各部门质量记录提交情况。

4.12不按时提交质量记录的,纳入管理处日常考核范围。

五、支持性文件

GZWY4.2.3-Z01《文件资料管理程序》

六、质量记录表格

GZWY4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》

GZWY4.2.4-Z01-F1《质量记录报废申请单》

GZWY4.2.4-Z01-F2《质量记录检查记录表》

GZWY4.2.4-Z01-F3《标准、政策法规一览表》

《质量记录定期存储清单》