某某商业物业档案建立与管理
某商业物业档案建立与管理
科学的、规范化的档案管理能有效地为M*Y商业物业公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。我们拟采取系统化、科学化、电脑化的手段,配备专职档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对现有档案资料进行严格、科学、集中的管理。
1、档案资料的分类简索
1)开发建设单位移交档案资料
产权资料
A、项目批准文件
B、用地批准文件
C、投资许可证
D、规划许可证
E、开工许可证
F、拆迁安置资料
技术资料
A、物业规划图
B、建筑施工图
C、竣工图
a)总平面图
b)单体建筑、结构、设备竣工图
c)消防、附属工程及地下管网竣工图
D、地质勘测报告
E、工程合同
F、开、竣工报告
G、工程预决算
H、图纸会审记录
I、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
J、隐蔽工程验收签证
K、沉降观察验收签证
L、竣工验收证明书
M、钢材、水泥等主要材料的质量保证书
N、新材料、构配件的鉴定合格证书
O、水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
P、砂浆、混凝土试块试压报告
Q、供水的试压报告
R、绿化工程竣工图纸及相关资料
S、消防系统验收证明
T、房地产权属关系的有关资料
U、公共设施检查验收证明
V、机电设备使用说明书
W、用水、用电、用气指标批文
*、水、电、气表、校验报告
Y、智能系统、通讯、电视等交验证明及相关资料
物业资料
A、大厦基本资料
B、分区资料
2)管理单位自建档案资料
(1)顾客资料
A、入住业主资料
a)入住业主通知书
b)入住业主协议书
c)顾客公约
d)其它
B、人员档案
a)企业情况登记表
b)身份证
(2)日常管理资料
A、环境管理记录
a)日常巡查记录
b)垃圾清运记录
c)消杀记录
d)噪音检测记录
B、保安管理记录
a)日常巡查记录
b)交接班记录
c)值班记录
d)物资搬运放行记录
e)紧急事件处理记录
f)车辆管理记录
g)夜间查岗记录
h)闭路监控系统录相带
B、出租档案
a)入住认定书
b)承租人员资料
D、车辆档案
a)车辆详细资料
b)车位使用协议
C、装修管理档案
a)装修申请表
b)装修工程队安全责任书
c)临时施工人员登记表
d)施工单位营业执照
e)消防审批资料
D、维修服务档案
a)维修委托单
b)维修服务回访记录
E、收费管理档案
a)月收费明细表及汇总表
b)管理费收支公布表
c)管理处与外单位签订的各类合同
d)其它
F、设备管理档案
a)公用设施保养维修记录
b)机电设备保养维修及运行记录
c)设备分承包方维修保养记录
d)智能系统值班记录
e)设备设施巡视检查记录
f)水箱清洗记录
g)二次供水设施卫生合格证
h)水质抽样检查报告
i)设备台帐
G、大厦文化档案
a)各项活动计划及实施记录
b)图片及录像
c)新闻媒介报导剪集
d)大厦文化活动总结
H、顾客意见调查、统计记录
I、顾客访问记录
J、顾客投诉及处理记录
K、员工管理档案
a)员工个人详细资料
b)员工培训考核记录
c)员工业绩考核记录
d)员工内务管理检查记录
L、培训档案
a)培训计划及实施记录
b)培训考核及跟查记录
c)军事训练及消防演习记录
M、行政文件
a)政府部门文件
b)函件
c)物业公司及集团公司文件
d)管理处规章制度、通知、通报等文件
e)管理处荣誉资料
N、其它
2、档案、资料的管理办法
1)档案、资料建立及管理运作流程示意图
2)档案资料收、发管理程序
A、管理处重要资料(如开发商提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。
B、管理处日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。
3、档案资料管理要求
1)采用各种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。
2)尽可能把其它形式的档案资料转
化为电脑储存,便于查找和利用。
3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期失效文件。
4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5)档案的鉴定必须由管理处主任或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。
7)档案保管必须有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止管理疏忽所导致的文件流失和泄密。档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。
篇2：物业管理档案建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。
篇3：住宅项目物业管理档案建立方案
住宅项目物业管理档案建立方案
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
(1)业户档案的收集
物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
(2)业户权籍资料管理
从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
(3)业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
(4)业户档案的归档
***华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
(5)档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
(6)业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
篇4：物业管理档案建立管理试题
第二章物业管理档案的建立与管理
一、单选题
228、物业中的公共设施和房屋公共部位是多个产权人共有财产,其维修养护费用应由()
A、共有人按产权比例分担B、共有人按人口数量分
229、物业档案资料是指人们在物业的开发和管理活动中形成的,作为()保存起来以备查考的各种文件。
A、原始记录B、业主档案C、管理制度D、用户信息
230、客户投诉记录应每年更新,旧的记录一般()后可以销毁。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地产分幅平面图应按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物业管理档案中的()是指在物业管理活动过程中形成的各种文字资料
A、图B、表C、档D、册
233、物业管理档案中()的特点是内容浓缩,检索方便。
A、图B、表C、卡D、册
234、一个有序的物业管理资料库是一个完整的()。
A、树形图B、菱形图C、矩形图D、环形图
235、在管理档案的各个环节中,()的重点是去伪存真,留下物业管理有用的资料。
A、收集B、整理C、归档D、利用
236、归档就是按照资料本身的()进行科学地分类与保存。
A、大小顺序B、字母排列C、内在规律D、图表卡册
237、物业资料归档要做到()。
A、去伪存真B、尽可能完整C、尽可能准确D、十清
二、多选题
238、在物业管理工作中,用户档案的建立与管理是通过()完成的。
A、收集档案资料B、分类存档C、建立管理制度D、建立使用制度
239、档是物业管理档案资料的主要成分,包括()。
A、房屋接管验收记录B、房屋分户平面图C、管理合同副本D、房屋产权证副本
240、物业档案资料的作用有()。
A、制约作用B、凭证作用C、参考作用D、协调作用
241、物业档案资料是()
A、销售、出租物业时的凭证B、前期建设开发成果的记录C、实施物业管理时工程维修和配套发行的依据D、更换物业管理企业是必须移交的内容之一
242、计算机在物业管理中的应用包括()。
A、编辑、处理、打印、保管各种文书和资料B、制作规划设计图纸,存储各项基础资料C、确保物业具备正常的使用功能D、建立网络,沟通信息,实现资料、设备共享
243、有物业管理系统中的计算机技术主要用于()等方面。
A、电子数据处理B、管理信息系统C、决策系统D、消防系统
三、判断题
244、()房地产的权属登记和产权备案是物业管理中的重要环节。
245、()在对物业管理档案进行分类时,通常是采用一种方法比较好。
246、()档案资料的建立主要抓住收集、整理、归档、利用四个环节。
247、()使用电子数据处理技术不仅可以节省人力、物力,而且使管理工作更加科学化、规范化和现代化,从而提高服务水平。
篇5：物业管理规章制度档案建立管理规范
物业管理规章制度和档案建立与管理
一、管理规章制度
科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入ISO9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。
1.公众制度
(1)《业户手册》。
(2)《业主公约》。
(3)《精神文明公约》。
(4)《楼宇使用维护管理规定》。
(5)《二次装修管理规定》。
(6)《二次装修管理协议》。
(7)《装修人员管理规定》。
(8)《出入物品管理规定》。
(9)《安全管理规定》。
(10)《消防管理规定》。
(11)《清洁卫生管理规定》。
(12)《园林绿化管理规定》。
2.岗位职责
(1)物业经理岗位职责。
(2)经理助理岗位职责。
(3)物业管理部经理岗位职责。
(4)物业管理文员岗位职责。
(5)物业管理员岗位职责。
(6)物业商务管理员岗位职责。
(7)物业清洁员岗位职责。
(8)工程管理部经理岗位职责。
(9)工程技术员岗位职责。
(10)强电技工岗位职责。
(11)弱电技工岗位职责。
(12)暖通工岗位职责。
(13)维修工岗位职责。
(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。
(15)安全经理岗位职责。
(16)安全管理员岗位职责。
(17)财务经理岗位职责。
(18)财务会计岗位职责。
(19)财务出纳岗位职责。
(20)财务收费员岗位职责。
3.运作管理制度
(1)《员工手册》。
(2)《管理人员文明服务准则》。
(3)《员工办公制度》。
(4)《各部门月工作计划及总结制度》。
(5)《物业管理工作廉洁制度》。
(6)《员工培训制度》。
(7)《内部财务管理制度》。
(8)《档案资料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申请、购买、领用制度》。
(11)《员工宿舍管理评比制度》。
(12)《接待投诉处理及回访制度》。
(13)《维修回访制度》。
(14)《机电设备的编号方法》。
(15)《机电设备的统计制度》。
(16)《配电房管理制度》。
(17)《物业防火安全检查制度》。
(18)《大厦应急灭火抢救方案》。
(19)《物业管理运作流程》。
(20)《业户投诉处理程序》。
(21)《业户入住工作程序》。
(22)《业户入住装修管理工作程序》。
(23)《物业管理档案建立工作程序》。
(24)《物业管理档案监督工作程序》。
(25)《物业资料控制工作程序》。
(26)《公共设施维修、养护工作程序》。
(27)《机电设备维修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防应急处理工作程序》。
(30)《园林绿化管理工作程序》。
(31)《清洁管理工作程序》。
(32)《社区文化开展工作程序》。
4.员工培训考核制度
(1)《新员工入职培训制度》。
(2)《在岗员工循环培训制度》。
(3)《员工工作考核及奖罚制度》。
(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。
(5)《经理助理岗位月工作考核表》。
(6)《部门经理岗位月工作考核表》。
(7)《部门员工岗位月工作考核表》。
(8)《业户意见月*统计表》。
(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。
(10)《物业管理工作情况一览表》。
二、物业档案建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的"三防"标准。
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