物业公司档案管理规定

篇2：某物业服务中心业户档案管理规定

物业服务中心业户档案管理规定

1.目的

对业户/租户的档案进行有效的管理控制,确保业主/租户档案的完整与安全,并方便识别与查找,以提高工作效率和管理水平。

2.适用范围

适用于**市zz物业服务中心所管辖物业的业户/租户的档案管理。

3.职责

3.1客户服务主管负责客户档案、资料的抽查。

3.2客户服务管理员负责客户资料的存档及管理。

3.3客户服务助理负责客户资料的收集、整理并定期交客户管理员存档。

4.内容和过程控制

4.1业主资料

4.1.1入伙、装修、过户资料档案

1)资料建档

A)业主办理入伙、装修手续的同时,由客户服务中心前台收集入伙、装修资料:

a)入伙资料档案包括:《前期物业管理协议书》、《入伙通知书》(原件)、业主身份证复印件、《业主公约签约件》、《区域防火责任书》、《房屋交接确认表》、《签领钥匙登记表》、《遗留项目整改记录表》、《委托银行代收费合同》、《业主/住户情况登记表》等。

b)装修资料档案包括:《装修申请表》、装修公司营业执照/税务登记证/资质证书、装修图纸、《装修许可证》、《装修协议书》、《装修承诺书》、《装修工人情况登记表》、《装修竣工申请表》、《装修延期申请表》、《动用明火申请表》、回收的装修工人临时出入证、违章记录等。

B)业主房屋买卖,新业主过户时,由客户服务中心前台收集过户资料:

过户资料档案包括:《过户资料确认表》、房产证(复印件),或《买卖协议》(复印件)、《区域防火责任书》、委托银行代收费合同》、《业主/住户情况登记表》等。

C)业主的入伙、装修、过户资料收集齐全后,客户服务中心前台工作人员按统一标准装订整理后放入资料袋中,并按楼层、单元号进行编号并标识于资料袋左上角,资料待要求干净、整洁、无破损。

D)每个单元号建立一个资料夹,统一表示楼层-房号,入伙、装修、过户资料袋归档于资料夹中。

E)资料夹统一存放于业主档案柜中,每个档案柜抽屉上标明所存放资料的楼层/单元,做到清楚准确一目了然、便于查找。

2)资料检查

客户服务主管在业主入伙一年或入伙率达到80%以上时,对业主入伙、装修资料档案进行一次全面性的检查整理,并及时追补缺少资料;之后每半年进行一次抽查,抽查比例应不低于总量的5%,检查结果记录于《质量检查记录》中。

4.1.2业主基本资料档案(电子文档)

客户服务管理员根据业主入伙时填写的《业主/住户情况登记表》,在物业管理软件中及时录入业户房号、姓名、性别、身份证号码、籍贯、户口所在地、联系电话房屋资料(房屋建筑面积)等,建立业户基本资料档案。

4.1.3重点业户资料管理(电子文档)

1)重点业户档案除了建立基本资料档案外,还须建立VIP业户生日、个人性格、喜好、特长、特殊要求,意见、投诉记录及处理情况等档案。

2)客户服务管理员每月收集前台工作人员有关业户信息资料并及时补充、更新。保存好重点客户沟通、跟踪服务记录。

4.1.4重要事件资料档案管理

1)重要事件资料档案包括:

a)业户重大投诉记录、处理记录及相关证据;

b)重大责任事故记录、处理记录及相关证据;

c)涉及或有可能涉及法律责任的事件记录及相关证据;

d)重大房屋质量问题、维修记录记录及相关证据;

e)与业主签订的重要合约、承诺等。

2)重要事件资料经服务中心经理审阅后交档案管理员(或兼职人员)存档。

4.2管理规定

4.2.1业户资料档案为公司一级保密资料,工作人员须严格保密,严禁以任何形式外传泄密。

4.2.2业户资料档案室钥匙由客户服务中心前台保管,非客户服务中心工作人员严禁擅自进入。

4.2.3公司其他部门人员因工作需要查阅、借用、复印、打印业户资料档案,须填写《文件借阅登记表》,并由客户服务中心工作人员陪同。

4.2.4公司外人员查阅、外借、打印、复印业户资料须出示有效证明,并经服务中心经理书面批准。

4.2.5进入业主资料档案室必须由客户服务中心工作人员全程陪同。

4.2.6相关证明文件及服务中心经理批件交客户服务主管理员存档。

4.2.7客户服务中心工作人员凭密码进入业户资料的电子文档,公司其他部门人员因工作需要须查阅业户资料须通过客户服务中心工作人员操作。

4.2.8业户资料外借、打印、复印、拷贝须经服务中心经理书面批准,并在客户服务中心填写《文件借阅登记表》,相关批件交客户服务管理员存档。

5.相关文件

5.1**物业管理软件(电子文件)

6.质量记录

6.1《质量检查记录》

6.2《文件借阅登记表》

6.3入伙资料表格详见文件

6.4装修资料表格详见文件

篇3：新世界地产物业业主档案管理规定

新世界物业业主档案管理规定

1.目的

1.1规范业主档案的管理工作

2.适用范围

2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

3.职责

3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。

4.程序要点:

4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

5.业主档案内容:

5.1收楼资料:

5.1.1《业主家庭情况登记表》;

5.1.2《业主证领用登记表》;

5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;

5.1.5楼宇情况检查表;

5.1.6收楼通知书;

5.1.7交款通知书;

5.1.8购房认购书

5.1.9管理公约签约页;

5.1.10《物业服务合同》;

5.2装修资料:

5.2.1《装修申请审批表》;

5.2.2《住宅室内装修管理协议》;

5.2.3《装修承诺书》;

5.2.4《闭水试验确认书》;

5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;

5.2.6《装修人员管理条例》;

5.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

5.3入住日常资料:

5.3.1业主来函;

5.3.2客户服务单;

5.3.3催缴费通知单;

5.3.4《整改通知单》;

6.业主档案袋的整理

6.1业户资料整理、分类:

6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写"业主档案资料情况"表;

6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。

6.5业户资料归档时间和更新:

6.6客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;

6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

6.11销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。

7.业户资料查阅及印取:

7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;

7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;

7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;

7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;

8.保密要求:

8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

9.业主档案的跟踪:

9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立"业主档案",同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

9.3业主档案应永久保存。

9.4将各业主资料输入电脑进行管理。

10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。

11.相关文件和记录

11.1《业主资料情况表》WI-NWGZ-AL.KF-06-41

11.2《业主档案目录》

篇4：某物业项目业主档案资料管理规定

物业项目业主档案资料管理规定

1.职责范围

1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

1.2档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。

1.3业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。

1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。

1.5档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。

1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《档案资料调出登记》,并督促借调人及时归还。

1.7档案的管理环境必须做到"三防"即:防火、防潮、防变质。

1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。

2.质量记录:

2.1《档案资料调出登记》C7.5.1-5.20-A

篇5：大厦物业客服部档案管理暂行制度规定

大厦物业客服部档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)

1、制度

1.1文件资料的形成与归档

1.1.1资料的形成:

⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;

⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。

1.1.2资料的归档:

⑴文件资料的归档范围

①物业管理

A.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

B.清洁卫生管理;

C.绿化管理;

d.值班记录;

e.楼宇巡检记录;

f.公共区域维修记录。

②质量管理

A.质量体系文件;

B.质量管理资料。

③其他资料

⑵归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。

档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥文件资料的归档必须办理移交手续。

⑦所有文件资料必须及时归档。

⑧有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

1.1.3每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

1.1.4档案柜要注意"七防"(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

1.2档案借阅

1.2.1公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

1.2.2文书档案只阅不借。

1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

1.2.4服从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

1.2.5借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。

1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

1.2.7调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。

1.2.9上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。

1.3档案管理人员职责

1.3.1忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

1.3.3及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

1.3.5妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。

1.3.6定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

1.3.7严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

1.3.8做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。

1.4公司内外档案文件管理:

1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

1.4.4相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。

1.5档案销毁

1.5.1如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

1.5.2保密文件应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

2、规定

为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定。

2.1档案管理范围:

2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

2.1.3公司文件;

2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

2.1.6公司领导讲话和年终总结;

2.1.7其他经济、外包合同;

2.1.8音像、图片资料;

2.1.9其他要求归档的重要文件。

2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管,其余各项均由总经理秘书归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

2.3在外参加各种会议带回的文件,应及时移交公司秘书归档,不得自行保管、销毁。

2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

2.5借阅档案时,必须遵守以下规定:

2.5.1办理登记手续,限期归还,不得带出公司;

2.5.2爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;

2.5.3借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;

2.5.5档案借阅按

阅档批准权限借阅;

2.5.6调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。