文档管理岗位职责(1篇)

篇2：文档管理员岗位职责

1.在办公室主任领导下,负责档案管理工作。认真执行档案工作法律法规,负责对各门类档案形成中的业务指导,监督和检查。

2.负责组织全站档案的收集、鉴定、保管、利用和编制等工作。

3.负责收集各科室文书档案材料,整理归档,并定期做好文件资料清理、立卷装订、鉴定及销毁工作。

4.收集整理图书资料,及时做好新书索引目录,认真做好借阅登记。

5.严格执行档案保密制度和档案

篇3：公司文档资料管理规定

公司文档资料的管理规定

1、公司的文档是公司的软性资产,对文档的管理,要做到处理及时,卷宗规范,确保安全;

2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件,如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;

3、公司文件由办公室起草,发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;

4、对内发文应有统一的结构与编号,要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;

5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;

6、公司收文由办公室负责,依据事件大小、紧急程序进行归类,报送经理阅示或发放各部门处理,重要文件转办公室存档;

7、文档按照机密程度,分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次,撰稿人应依据机密程度确定报送范围,秘密文件的报(发)送由专人进行,确保发送未超出报送范围;

8、机密文件应确保其安全性,文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务,造成资料外泄的,公司将依据事件影响追究当事人的责任;

9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档,特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅,借阅文档必须及时归还;

10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗,方便调阅;

11、文档的销毁要列出销毁清单,报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;

12、移交档案应按规定办理交接手续,确保档案资料的完整。

篇4：某某公司文档资料统一管理的制度

某公司文档资料统一管理的制度

一、档案资料的管理规定

1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理,同时也方便各部门有效地使用所有资料,公司的文档资料实行统一管理制度。

2.由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

4.所有业务合同原件一式三份,一份交客户,另两份分别由业务部、财务部存档,各业务部每月整理汇总合同清单。

5.图书资料由各部门自己保管,但各部门需向运营中心提交清单,并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

二、文档资料的主要范围

1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;

2、公司的各种规划、计划、总结等资料;

3、各部门例会和重要会议的会议纪要;

4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;

5、员工提案、述职报告等文字材料。

三、文档资料的调用原则及规定

1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

2、调用本部门文档,须经本部门经理申批。

3、调用外部门文档,经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档,违者按情节轻重予以处罚。

篇5：机要文档管理员职责范例

机要文档管理员职责

职责范围:

1、协助经理日常工作

2、监督各处计划完成状况

3、建立、归档资料

工作内容:

1、建立住户档案,做好住户的验房、入住、车辆、宠物及常住人员的档案。

2、建立部门的人员档案,办公用品、劳保用品的管理。

3、客户、公司内部上、下行文件的草拟、发放、收档、复印、打印工作。

4、部门各处的岗位责任,工作程序、标准、控制表格的归档和整理。

5、特别管理维修处的设备档案和台帐。

6、建立公司的钥匙柜,严格执行钥匙的发放、回归程序。

7、协助部门主管检查本部的工作计划落实情况。

8、整理本部门每月、每年的收入和支出状况。

9、协助总务建立固定资产,办公用品及易耗物品帐目,对以上物品的进、耗、转、存、报废进行凭证处理和电脑化制度比较。

10、每月汇总盘点和制表提供数据给部门经理。

11、保护客人隐私