小区客户服务中心的前台接待服务规范5

篇2：客服中心前台接待服务值班管理规定

客服中心前台接待服务的值班管理规定

1.目的

确保值班期间来自客户的所有信息及发生的问题得到妥善、及时、有效的处理,为客户提供优质的服务。

2.适用范围

本规定适用于****客户服务中心前台接待服务的值班管理。

3.职责

3.1客户服务主管负责不定期抽查前台值班情况。

3.2客户服务管理员负责前台值班的排班、人员调配、日常检查和督导工作,及时处理客户服务助理无法处理的事项。

3.3客户服务助理负责前台日常服务,本职未能处理的信息及时上报客户管理员或客户服务主管。

4.内容和过程控制

4.1轮流值班管理规定

4.1.1客户服务管理员每月25日前拟定下月前台《排班表》,经客户服务主管审核后报物业服务中心经理。

4.1.2前台值班人员由客户服务助理及客服管理员组成。值班时间为……。在前台工作繁忙时段,客户服务管理员/主管须调配后台工作人员支援,保证前台服务工作。

4.2值班管理规定

4.2.1值班人员值班期间须坚守岗位,不得擅自离岗、串岗。

4.2.2值班人员对值班期间接报的信息及发生的事件须认真记录于《客户服务中心值班记录表》中,值班记录应客观反映信息的准确性,表述清楚、完整,字迹工整,不可遗漏。

4.2.3值班人员接报信息后,应按轻重缓急,及时解决或通知相关人员妥善处理,并跟进处理结果。本职未能处理或不能确定的问题、超过本职权限的问题,值班人员应及时报告客户服务管理员处理,重大问题交客户服务主管处理。

4.2.4值班记录仅限于内部工作人员翻阅使用,工作人员必须为记录的资料保密。

4.2.5客户服务主管每日查阅当日值班记录,了解掌握有关事件的处理情况,确保所有客户信息得到及时、妥善、有效。

4.2.6调体或请假,值班人员须提前一天向客户服务主管说明并得到批准,经批准的缺值由客户服务主管安排替值或换值。任何值班人员不得擅自安排替值/换值班。

4.2.7值班人员逾时接班或不接班的,按相关规定处理。

4.2.8接班人逾时未到岗接班,值班人不得离岗。

4.3交接班管理规定

4.3.1接班人员提前15分钟到岗完成交接班工作。

4.3.2交接班事项:

a)接班人认真阅读上班值班记录,向交班人提出咨询仔细了解待跟进事项;

b)交班人应将本班遗留问题详细告知、移交接班人;

c)接班人检查前台环境是否符合标准。

4.3.3交接班人清点、交接物品;

4.3.4交接班人在《客户服务中心值班记录表》上做好交接班记录并签名确认;

4.3.5接班人跟进上班遗漏事项。

4.4监督检查

4.4.1检查内容:

a)前台值班人员仪容仪表行为规范;

b)值班记录;

c)前台环境;

d)前台值班人员服务意识及服务技能;

e)交接班情况;

f)客户信息处理情况;

g)客户投诉、意见处理情况;

h)待跟进事项处理情况;

I)有偿服务、便民服务情况;

j)其它临时性事项处理情况。

4.4.2物业服务中心经理不定期抽查前台值班情况,抽查中发现的问题分析原因,提出改进要求,不断提高服务素质。

4.4.3客户服务主管每周至少抽查三次前台值班情况,发现问题及时现场纠正、指导,并分析原因,制定改进措施,不断提高服务素质。抽查中发现的不合格项记录于《质量检查记录》中,作为前台值班人员绩效考核的依据。

4.4.4客户服务管理员每日交接班时检查前台值班情况及交接班情况,强调当日工作注意事项。其它时间内随时检查前台值班情况。发现问题及时现场纠正、指导,并分析原因,提出改进措施,不断提高服务素质。检查中发现的不合格项记录于《质量检查记录》中,作为前台值班人员绩效考核的依据。

5.质量记录

5.1《**值班记录表》

5.2《排班表》

5.3《质量检查记录》

篇3：物业客户服务中心部门职责描述

物业客户服务中心部门职责描述

部门名称:客户服务中心

直接上级:物业服务中心经理

相关部门:公司各部门:

外联单位政府单位:派出所、街道办、居委会、工商所、城管办、消防部门、卫生防疫站、交管部门等

企事业单位:发展商、施工单位、中国(移动、网通或铁通)、有线电视台、电话公司、法律机构、社会各商业机构、银行、邮电所、医院、其它物业公司等

职能范围组织机构管理、人才储备与培养、日常人事与行政管理、前台服务、客户管理、公共关系管理、服务质量监督、文档管理、工作协调等

职能描述

一、组织机构管理

1.根据客户服务工作需求,拟制部门组织机构设置方案,明确职能;

2.定岗、定编、定员,根据需要进行合理调整。

二、人才储备与培养

1.根据公司发展需要,制定人才培养、选拔制度并组织实施;

2.建立并适时完善人员招聘选用标准并实施;

3.定期或不定期考核,完善各级工作职能规范,为人才储备打好基础;

4.制定并落实部门培训管理制度,编制培训计划并组织实施。

三、日常人事与行政管理

1.负责部门有关人事工作及各种统计报表的上报审核工作;

2.负责员工异动(调动、升降职、解聘、辞职等)、奖惩的处理和汇报工作;

3.负责部门物料的申购与管理。

四、前台服务

1.日常服务

1)负责接待客户日常咨询,受理跟踪客户信息,并提供相关服务;

2)负责办理物品放行手续;

3)负责受理有偿服务及提供代理服务;

4)负责业户入伙/入驻及装修手续的办理,受理客户资料变更手续,跟进各种整改工作。

五、业户管理

1.负责业户资料的整理、归档,建立健全客户资料数据库;

2.负责了解、收集业户信息,建立VIP业户档案;

3.负责参与业户满意度测量与分析;

4.负责组织实施物业服务中心与业户之间的交流沟通,保持良好服务关系;

5.负责业户意见及投诉的处理、统计及有效分析;

六、公共关系管理

1.公共信息管理

1)负责公共信息(信息显示屏、通告栏)的维护、信息发布、更新与监控;

2)负责公司网站关于本项目信息的收集、更新、监控、处理;

3)负责****商业宣传活动的受理与监督。

2.公共关系

1)负责公司/上级部门安排的参观、来访接待工作;

2)负责与相关外联单位的联络与工作协调;

3)负责与业主委员会的日常沟通与工作协作。

七、服务质量监督

1.负责协助监督(环境、安管、工程)管理服务质量;

2.负责便民服务的服务质量监督。

八、文档管理

1.负责部门行政管理文件、部门工作手册及质量记录等资料的管理;

2.负责根据部门实际工作情况,对执行中的相关文件提出修改建议。

十、其它

1.负责根据客户需求适时提出创新服务项目建议;

2.负责与公司、****物业服务中心各部门的日常工作协调与配合。

篇4：某物业服务中心业户档案管理规定

物业服务中心业户档案管理规定

1.目的

对业户/租户的档案进行有效的管理控制,确保业主/租户档案的完整与安全,并方便识别与查找,以提高工作效率和管理水平。

2.适用范围

适用于**市zz物业服务中心所管辖物业的业户/租户的档案管理。

3.职责

3.1客户服务主管负责客户档案、资料的抽查。

3.2客户服务管理员负责客户资料的存档及管理。

3.3客户服务助理负责客户资料的收集、整理并定期交客户管理员存档。

4.内容和过程控制

4.1业主资料

4.1.1入伙、装修、过户资料档案

1)资料建档

A)业主办理入伙、装修手续的同时,由客户服务中心前台收集入伙、装修资料:

a)入伙资料档案包括:《前期物业管理协议书》、《入伙通知书》(原件)、业主身份证复印件、《业主公约签约件》、《区域防火责任书》、《房屋交接确认表》、《签领钥匙登记表》、《遗留项目整改记录表》、《委托银行代收费合同》、《业主/住户情况登记表》等。

b)装修资料档案包括:《装修申请表》、装修公司营业执照/税务登记证/资质证书、装修图纸、《装修许可证》、《装修协议书》、《装修承诺书》、《装修工人情况登记表》、《装修竣工申请表》、《装修延期申请表》、《动用明火申请表》、回收的装修工人临时出入证、违章记录等。

B)业主房屋买卖,新业主过户时,由客户服务中心前台收集过户资料:

过户资料档案包括:《过户资料确认表》、房产证(复印件),或《买卖协议》(复印件)、《区域防火责任书》、委托银行代收费合同》、《业主/住户情况登记表》等。

C)业主的入伙、装修、过户资料收集齐全后,客户服务中心前台工作人员按统一标准装订整理后放入资料袋中,并按楼层、单元号进行编号并标识于资料袋左上角,资料待要求干净、整洁、无破损。

D)每个单元号建立一个资料夹,统一表示楼层-房号,入伙、装修、过户资料袋归档于资料夹中。

E)资料夹统一存放于业主档案柜中,每个档案柜抽屉上标明所存放资料的楼层/单元,做到清楚准确一目了然、便于查找。

2)资料检查

客户服务主管在业主入伙一年或入伙率达到80%以上时,对业主入伙、装修资料档案进行一次全面性的检查整理,并及时追补缺少资料;之后每半年进行一次抽查,抽查比例应不低于总量的5%,检查结果记录于《质量检查记录》中。

4.1.2业主基本资料档案(电子文档)

客户服务管理员根据业主入伙时填写的《业主/住户情况登记表》,在物业管理软件中及时录入业户房号、姓名、性别、身份证号码、籍贯、户口所在地、联系电话房屋资料(房屋建筑面积)等,建立业户基本资料档案。

4.1.3重点业户资料管理(电子文档)

1)重点业户档案除了建立基本资料档案外,还须建立VIP业户生日、个人性格、喜好、特长、特殊要求,意见、投诉记录及处理情况等档案。

2)客户服务管理员每月收集前台工作人员有关业户信息资料并及时补充、更新。保存好重点客户沟通、跟踪服务记录。

4.1.4重要事件资料档案管理

1)重要事件资料档案包括:

a)业户重大投诉记录、处理记录及相关证据;

b)重大责任事故记录、处理记录及相关证据;

c)涉及或有可能涉及法律责任的事件记录及相关证据;

d)重大房屋质量问题、维修记录记录及相关证据;

e)与业主签订的重要合约、承诺等。

2)重要事件资料经服务中心经理审阅后交档案管理员(或兼职人员)存档。

4.2管理规定

4.2.1业户资料档案为公司一级保密资料,工作人员须严格保密,严禁以任何形式外传泄密。

4.2.2业户资料档案室钥匙由客户服务中心前台保管,非客户服务中心工作人员严禁擅自进入。

4.2.3公司其他部门人员因工作需要查阅、借用、复印、打印业户资料档案,须填写《文件借阅登记表》,并由客户服务中心工作人员陪同。

4.2.4公司外人员查阅、外借、打印、复印业户资料须出示有效证明,并经服务中心经理书面批准。

4.2.5进入业主资料档案室必须由客户服务中心工作人员全程陪同。

4.2.6相关证明文件及服务中心经理批件交客户服务主管理员存档。

4.2.7客户服务中心工作人员凭密码进入业户资料的电子文档,公司其他部门人员因工作需要须查阅业户资料须通过客户服务中心工作人员操作。

4.2.8业户资料外借、打印、复印、拷贝须经服务中心经理书面批准,并在客户服务中心填写《文件借阅登记表》,相关批件交客户服务管理员存档。

5.相关文件

5.1**物业管理软件(电子文件)

6.质量记录

6.1《质量检查记录》

6.2《文件借阅登记表》

6.3入伙资料表格详见文件

6.4装修资料表格详见文件

篇5：管理处前台接待员岗位职责5

管理处前台接待员岗位职责(五):

1、热情接待来访业主、客户,耐性仔细聆听述求,认真做好记录,按来访者诉求事项及时办理相关事务,或依照《物业管理条例》等有关法规,按政府有关政策文件,公司相关规章制度规定,向诉求人作出合理必要解释,做好说服工作;及时传递需要传递的相关信息给相关责任人,并按"首问责任制"的要求跟踪相关信息传递处理情况,及时将处理进度或有关情况反馈给述求当事人。

2、接待员在接到业主报修时,应问清维修项目或部位,如是有偿服务应告知收费标准,并约定大致维修时间,并将有关情况输入《派工单》中的报修信息栏,

打印《派工单》,交维修组长,并及时将维修反馈情况输入《派工单》内,按"首问责任制"的要求,全程跟踪到该项维修任务完成为止或及时移交给相关责任人继续跟踪该维修项目,及时向报修人反馈信息。

3、定期检查核对投诉处理情况,按领导的意见督办有关责任人及时处理并反馈信息。

4、业主、客户等来访者诉求的对象如非本物业公司、管理处,应告知来访者负责处理此事的相关部门、联系方法等。

5、为业主、使用人提供优质服务,准确、无误、快捷的为业主提供收款服务。

6、认真做好各项记录,及时做好各类回访工作,并保存记录。

7、负责每月统计业主、使用人诉求的各类情况,分析归类汇总上报管理处及公司客户服务部。

8、完成领导交办的其他任务。