客户服务中心物业助理事务管理员职位说明书

客户服务中心物业助理、事务管理员职位说明书

直属上一级部门:管理处客户服务中心

上一级领导:管理处客户服务中心主管

管辖下一级部门:

下一级员工:

岗位职责

工作范围

1.负责管理处各类档案、资料的归档、立卷、编号等管理;

2.负责文件、资料的打印、复印、分类借阅等工作;

3.负责管理处电话、电报、传真、复印机管理,做好登记、分发、传递文件等工作;

4.负责管理处的客户接待、日常清洁督查、房管事务督查、工作调度安排等工作;

5.负责管理处办公用品的请购申请、购买、领用、保养等工作;

6.协助管理处经理安排好各类会务工作,做好会议记录,并按要求编写会议纪要或决议等。

7.负责管理处对业户的投诉、报修、咨询、收费、服务申请、报警求助等相关事宜。

对上应履行之义务

1.负责传递公司、管理处的各种指示性文件、通知;

2.严格按工作秩序办事、并遵守保密原则、不散布、传播在工作中接触的公司资料、业主资料、决策等属保密事项;

3.定期向分管领导汇报档案、资料换使用期限情况,并提出相关的合理化建议;

4.下班后检查完办公场所并上锁后方可离开;

5.完成上级领导交办的其他任务。

对下应行使之权力

1.有权拒绝员工不按规定办理借阅手续的资料、书籍等;

2.有权拒绝未经签批的文件打印;

3.有权催收员工的到期借阅资料。

横向交叉界面

1.协调与各职能部门相关人员工作关系;

2.协调与财务出纳、管理处其他作业部门的资料整理、服务配合、清理等工作关系;

3.积极协助处理好管理处与业主/住户的工作关系。

任职资格

知识:大专以上学历,有档案、资料管理工作经验,熟悉档案资料的归档、立卷、销毁程序,电脑打字熟练。具有相关的物业管理专业知识,对客户服务系列环节熟悉。

品格:遵守企业制度、保安机密、有良好的职业道德和工作作风,保守机密,坚持原则,对工作认真负责,尽心尽力、兢兢业业。

能力:

1.电脑打字速度快(80字/分钟及以上),有一定的文字处理、排版能力,熟悉办公室有关设施、设备的操作;

2.具有及时整理、清理、归案、立卷、编码资料的能力。对归案的档案资料熟悉,做到查找准确、快速;

3.沟通能力好,善于与人相处交往,表达能力、领悟能力好;

4.组织协调能力强,根据客户服务的需要调度指挥各作业部门完成服务任务。

评价标准

量化指标(阶段性确定)。

非量化指标

1.档案资料装订精美、排列有序、查找方便,档案资料保存完好无损;

2文件打印、分发、传递及时、快捷;

3.办公室清洁督察及时到位;

4.对管理处各项房屋管理事务、清洁事务、服务质量等事务进行监察;

5.对客服务态度好、服务技能娴熟、业户满意。