某物业辖区智能卡管理办法
物业管理公司质量管理体系文件
--智能卡管理办法
1.目的:
规范对智能卡的管理控制,避免智能卡的不合理使用。
2.范围:
适用使用智能卡的各管理处。
3.方法和过程控制:
3.1智能卡的发放控制
3.1.1部门经理负责对本部门的智能卡发放管理工作进行监督、审批。
3.1.2部门指定专人负责智能卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对智能卡进行统计整理,填写《智能卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑密码每季度进行更改。
3.2智能卡的登记发放
3.2.1业主申请领卡须出示有关证明,智能卡发放人员根据证明,进行发卡、授权,并在《智能卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
3.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,须经部门经理或经理授权人审批签名,发放人员进行智能卡的发放授权,并在《智能卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
3.2.3智能卡持有人需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证明,部门发卡人员予以变更,并登记。
3.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。
3.3智能卡的挂失、解挂
3.3.1持卡人挂失/解挂智能卡时,须出示本人身份证,经智能卡发放人员核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
3.4智能卡的更换、退还
3.4.1持卡人在保修期内智能卡自然损坏,凭旧卡到控制中心可换取新卡,发卡人收回旧卡并登记。
3.4.2持卡人因人为造成智能卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领取,不能更换。
3.4.3公司赠送的智能卡不能办理退还相关手续。
3.4.4车主不再承租车位后,出纳应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《智能卡发放/异常情况登记表》。
3.5智能卡的注销
3.5.1如业主产权发生变更,部门出纳员应及时通知中心,对其智能卡进行注销,并通知原业主。
3.5.2如果工作人员持有的智能卡存在不合理使用或丢失,授权人应立即予以注销或收回智能卡,同时填写《智能卡发放/异常情况登记表》。
3.6智能卡的授权期限规定
业主及家庭成员的智能卡授权期限一般为五年;其他人员智能卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
3.7工作人员智能卡的回收
部门工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回智能卡,登记在《智能卡发放/异常情况登记表》中。
3.8门禁系统密码管理
大堂门、单元门的开启密码管理处每季度更改一次,更改后的新密码应提前一周发到住户邮箱或电话通知。新密码不得以张贴或公告形式进行通知。
4.质量记录表格:
GZWY7.5.1-A01-07-F1《智能卡发放(异常)情况记录表》
GZWY7.5.1-A01-07-F2《智能卡季度整理表》
篇2：某物业辖区商户管理程序
物业管理有限公司程序文件
--商户管理程序
1.目的
保持管理服务区域安全、文明的居住办公环境,规范商户管理行为。
2.范围
适用于公司各管理处商户的管理工作。
3.职责
3.1管理处经理负责签订《商户管理服务协议书》,协调商户纠纷。
3.2由经理指定专人对商户进行日常巡查及管理。
4.方法和过程控制
4.1对商户使用的房屋,其产权属万科地产公司或产权属全体业主共有时:
4.1.1管理处可根据本管理服务区域的具体情况,制定相应的商户管理规定,以规范商户经营及从业人员的行为。
4.1.2管理处经理在商户开业前应与商户经营者签订《商户管理服务协议书》、《商户消防管理责任书》、《商户从业人员情况登记表》、《委托银行收款协议书》,明确商户与管理处之间的责权关系及管理费标准,并实行门前三包责任制。
4.1.3如商户需要装修,除按装修管理程序执行外,还应提供外墙装饰、灯箱、标识及文字等的设计方案供管理处评估,确保建筑外观基本统一和整体美观。
4.1.4商户自入住起三个月内,管理处应收集以下资料,并建立商户管理档案:
A.《营业执照》复印件(因其它特殊原因未办理营业执照除外,过期或失效后需重新索取);
B.负责人的身份证复印件及照片;
C.从业人员身份证明、计划生育证明复印件、相片等资料。
D.经营特种行业或政府有要求的特殊项目,还必须出示经相关政府部门签发的许可证复印件。
4.1.5经理应指定专人对商户周边公共部分的环境卫生、物品摆放进行日常监督,发现有违反商户管理相关规定的行为应及时纠正,如有特殊情况不能解决应及时通知管理处,采取相应措施。
4.1.6经理应指定专人对商户消防、电器设备设施配备和使用情况进行监控,要求各商户配置足够的消防器材,并定期维护电器设施。
4.1.7商户管理人员应定期检查商户的经营活动,发现无证经营或涉嫌赌博、贩毒、吸毒、色情等违法行为时,应及时予以制止并向部门经理汇报,部门经理视情况决定是否采取更严厉的措施。
4.1.8如工商、税务、卫生、公安、计生办等政府部门工作人员对商户进行检查,管理处应验明证件,登记后予以配合。
4.2对商户使用的房屋,其产权不属万科地产或不属全体业主共有时,管理处必须与商户签订《商户管理服务协议书》和《商户消防管理责任书》,其它要求可参照4.1执行。
5.质量记录表格
**WY7.5.1-Z03-F1《商户管理服务协议书》
**WY7.5.1-Z03-F2《商户消防管理责任书》
**WY7.5.1-Z03-F3《商户从业人员情况登记表》
**WY7.5.1-G01-F2《委托银行代收款协议书》
篇3：Z庭住宅小区业户投诉处理管理办法
华庭住宅小区业户投诉处理管理办法
1)基本要求
接待业户投诉应用语规范、礼貌得体,态度温和,耐心倾听,细致解释,件件落实,记录清晰,反馈及时。
对业户投诉的一般性服务质量问题,要求各管理处在职权范围内限时处理、反馈信息、及时汇报。
建立投诉接待登记汇总月报制。
2)投诉受理处理办法
对业户的口头(电话)或书面投诉,除做好耐心解释外,应及时落实到***华庭住宅小区管理处,并在《业户投诉处理单》上作好书面记录。
根据业户投诉时间、内容,按投诉处理基本要求转至相关管理处,并督促限时整改。
被投诉管理处接到品质部转告的业户投诉后,应立即与业户取得联系。首先,向业户致歉;其次,对其投诉的问题作耐心细致的解释,以取得业户的谅解、理解;再次,对在管理处职权范围内能处理的投诉问题,应立即采取改进、补救措施和善后工作,并认真做好回访工作。
对管理处无法解决的服务质量投诉问题,由品质保证部或会同物业管理部协调处理。
若投诉内容涉及到公司总体利益,或与管理处的经济考核目标有冲突时,应及时上报公司总经理室,待总经理室批示后,再行处理。
被投诉管理处应将品质保证部转告的业户投诉的处理结果、回访情况以书面或E-mail形式上报公司质检部。
篇4：项目管理处与业主住户沟通办法
项目管理处与业主、住户沟通办法
为加强管理处与业主/用户之间的联系与沟通,及时了解业主/用户的需求,解决业主/用户的问题及困难改进管理工作,提高服务质量,切实为业主/用户创造一个"安全、清洁、优美、舒适、方便"的生活和工作环境,特制订本办法如下:
1、公布办公室、服务中心、财务室、设备运行班,方便业主/用户电话联系。
2、充分利用传统节日、纪念日等,广泛开展与业主联欢的社区文化活动。
3、每月对业主进行一次抽样回访每次回访数不少于派工单总数的90%。
4、随时接待和记录业主的投诉,并及时性反馈处理结果给投诉人。
5、每年向业主/用户发出一次管理工作意见征询表,每次发出数量不少于单元总数的15%,回收率不低于75%。
6、及时成立业主委员会,每年召开一次全体业主大会。
7、每次活动、家访、征询意见、接待均应做好书面记录,将业主提出之意见、建议及投诉的问题进行归纳整理,管理处能独立解决的问题应及时解决,不能解决的立即向上级汇报,并将处理方法与结果并存档备查。
篇5：XX街装修管理办法
金融街装修管理办法
1装修管理方案
1.1装修申报审批管理(详见金融街装修管理服务协议)
1.2装修巡查制度
1.3装修垃圾清运管理(详见金融街装修管理规定)
2装修管理规定
金融街装修管理规定:为了确保楼宇的外观和结构不受损坏,使您拥有的物业保值、增值,每位住户装修都必须遵守装修管理规定,不得违章装修。
任何装修不得改变房屋的柱、梁、板、承重墙及屋面防水隔层、上下管道等建筑构件。业主和使用人必须严格按申报批复图纸施工,不得擅自改动。
住宅装修不得改变房屋外观形象,不得封闭阳台。未经许可,不得设立户外广告或标志。房屋外立面不得擅自安装晒衣架、花架和雨棚等有碍观瞻的设施。屋顶不得擅自安装卫星接受器。为确保小区安全,原则上装修人员一律不准在小区留宿,如确有需要留宿者需到物业客服中心办理《留宿保证书》。
装修人员携物出小区,需到安全保卫部办理《放行条》。
所有装修工程只限在户内进行,不得侵占公共空间,不得损害公共部位和设施,严禁在楼道等公共部位从事装修作业(搅拌泥沙等)或堆放材料等。材料搬运只能经消防通道(消防电梯),不得进入客运电梯。使用电梯运送装修材料时必须将砂子、水泥和垃圾等装袋运输(严禁超重运输),且运送完后及时清理电梯内的卫生。防止碰伤和污染公共墙壁、楼梯及环境。如有污染及碰伤,装修公司必须负责清理或赔偿。
装修时不得将乳胶漆、水泥残渣等建筑垃圾及杂物倒入厕所或下水道,施工时预留管口应采取适应的遮蔽措施,以防堵塞排水管道。
进入小区运送材料的车辆,应遵守《小区车辆管理规定》,即停、即运、即卸、即走,卸运水泥、砂石,必须铺垫彩条布等,不得直接倒在路上。
装修垃圾不得在区随意堆放,装修施工人员应每日清理垃圾,装修垃圾必须做到袋装化,及时清运,不得堆放楼道内。若需物业公司清运的,袋装扎口后放在指定地点,由服务管理中心统一运出小区。
装修人员、住户不得高空抛物,更不得抛垃圾。
空调的安装,必须按物业的统一要求指定位置,不得随意安装。
装修时应认真做好卫生间及厨房的地面防水,以免对楼下造成损失。
装修施工现场建议安装简易马桶,并不准使用电炉、煤气炉做饭。装修公司在装修现场应备手提灭火器。如动用明火必须向管理公司申请。
制度专栏
