三星社区档案管理制度

篇2：档案管理规章制度

　　为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

　　一、档案管理的范围

　　本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

　　二、档案的管理部门

　　公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

　　三、档案的分类

　　在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：

　　1、行政管理。

　　2、人事管理。

　　3、财会档案。

　　4、生产经营管理。

　　5、技术质量安全管理。

　　6、基建档案。

　　7、外来文件。

　　8、声像档案。

　　9、实物档案。

　　10、其他档案。

　　财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

　　实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

　　四、归档要求

　　1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

　　2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

　　3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

　　4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。

　　5、档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正本在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

　　7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

　　五、档案的查阅和借阅

　　1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

　　2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

　　3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

　　(1)借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

　　(2)按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

　　(3)要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

　　(4)所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

　　(5)借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

　　(6)档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

　　(7)调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　六、档案的移交

　　档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

　　七、档案的保管

　　1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。

　　2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

　　3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。

　　4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

　　5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

　　八、档案的销毁

　　公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

篇3：物业公司合同档案管理方案

　　一、背景介绍

　　合同是物业公司与业主、供应商等相关方之间确立权利义务的重要法律文件，对于物业公司的经营和管理具有重要意义。然而，由于物业公司业务繁杂，承接的合同众多，合同档案繁杂、易丢失等问题严重影响了公司的运营效率和管理水平。因此，建立一套可行的物业公司合同档案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目标

　　合理、高效地管理物业公司的合同档案，确保其真实、完整、安全。

　　三、管理原则

　　1. 法律合规原则：严格按照法律法规要求进行合同档案管理，确保合同合法、合规。

　　2. 政策导向原则：根据国家政策和相关文件的要求制定合同档案管理制度，及时进行更新。

　　3. 统一管理原则：尽量减少行政部门、项目部门之间的合同档案管理分散现象，实现档案管理的一体化。

　　4. 系统建设原则：建立合同档案管理系统，通过电子化、数字化手段优化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原则：对涉及公司业务机密的合同档案进行加密存储，确保档案安全。

　　四、管理内容

　　1. 合同登记

　　(1)制定详细的合同登记表，包括合同编号、合同名称、合同类型、甲方、乙方、签订日期、履行期限、合同金额等要素，确保合同登记信息详实、准确。

　　(2)合同登记表应分为纸质版和电子版，便于实施合同档案的电子化管理。

　　(3)明确合同登记责任人，负责各合同的登记、更新和管理工作。

　　2. 合同存档

　　(1)建立合同存档制度，将纸质合同档案进行分类整理、编目，并制定合适的存储要求，包括温湿度、防火环境等。

　　(2)合同存档应按照合同编号顺序排列，每个合同都应有明确的存档位置。

　　(3)合同存档应具备进出库登记制度，对借阅合同进行登记备案，加强对合同档案的监管。

　　3. 合同电子化管理

　　(1)建立合同电子化管理系统，将合同纸质档案进行扫描、数字化处理，并通过系统进行管理。

　　(2)电子化管理系统应具备合同检索、更新、备份、归档等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)电子化档案应采取合适的加密措施，确保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同过期提醒

　　(1)建立合同过期提醒机制，提前设置提醒时间，及时通知相关部门进行续签或处理。

　　(2)合同过期提醒可以通过系统自动发送提醒邮件或短信等方式进行，提高合同管理的及时性。

　　5. 合同审批流程

　　(1)制定合同审批流程，规定合同的审批权限和流程，包括合同起草、内部审核、主管审批等环节。

　　(2)通过电子化审批系统对合同流程进行管理，提高审批效率，减少人为错误和漏审情况的发生。

　　6. 合同风险评估

　　(1)建立合同风险评估制度，对涉及较大金额或风险较高的合同进行风险评估和备案。

　　(2)风险评估应从法律、经济、技术等多个角度进行综合考虑，确定合同的风险等级，并采取相应措施进行管理。

　　7. 合同变更管理

　　(1)建立合同变更管理制度，规范合同变更的流程和程序，包括变更申请、评估、审批和执行等环节。

　　(2)合同变更应明确变更的原因、内容、时限等要素，并经相关部门和主管领导的批准后方可进行变更。

　　(3)合同变更信息应及时更新到合同登记表和电子化管理系统中。

　　五、监督与评估

　　1. 建立相应的监督机制，定期对合同档案管理方案进行监督检查，确保各项制度的执行和运行效果。

　　2. 定期进行合同档案管理的绩效评估，总结经验，优化管理流程，提高管理水平。

　　六、总结与展望

　　通过建立合理、高效的物业公司合同档案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理风险，提升公司的管理水平和竞争力。相信在方案的实施过程中，将会取得显著的成效。

篇4：生物安全实验室资料档案管理制度

生物安全实验室资料档案管理制度

　　为确保生物安全实验室各类活动记录、资料按要求归档、保存，特制订本制度。

　　1、与生物安全相关的各类活动的记录均应按照本制度执行。

　　2、生物安全实验室的记录、资料保存不得少于 20 年。

　　3、生物安全实验室记录、资料应至少包括：生物安全手册、生物安全管理制度、人员培训考核记录、生物安全检查记录、健康监护档案、事故报告、分析处理记录、废物处置记录、实验记录、菌(毒) 种和样本收集、运输、保存、领用、销毁等记录、生物危害评估记录、生物安全柜现场检测记录、消毒、灭菌效果监测记录等。

　　4、生物安全实验室资料档案原则上不外借。

　　5、因工作需要复制档案资料者需经批准。

　　6、超过保存期限的档案资料、记录，应通过生物安全领导小组的讨论、鉴定，批准是否实施销毁，销毁应至少两人实施，做好销毁记录。

篇5：社区减灾工作档案管理制度

　　为加强社区减灾工作档案管理工作，有效的保护和利用减灾工作档案，特制订本制度。

　　一、本制度所称的减灾工作档案是指过去和现在的社区减灾工作中所直接形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史纪录。

　　二、办公室所有人员都有保护减灾工作档案的义务。

　　三、减灾工作档案工作由社区党总支副书记负责接收、收集、整理、立卷、保管、管理减灾工作档案工作。

　　四、社区应逐步完善减灾工作档案管理制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理现代化。

　　五、整理方法：

　　1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

　　2.步骤：

　　A、收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

　　B、整理：根据分类和成立时间整理。

　　C、立卷：区分不同价值确定保管期限分永久、长期、短期。

　　六、过程管理：

　　1.属于社区保管的减灾工作档案：社区个工作人员做好平时文件的预立卷工作，并在时间结束后或在每季第一个

　　月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交档案管理人员保管，任何人不得据为己有。

　　2.属于个人管理的减灾工作档案：在每季第一个月十日前汇编成册报社区档案管理员，各保管者在每年的二月十日前将减灾工作档案总目录、预立卷材料的目录交社区档案管理员。

　　七、监督：档案管理员根据个人上报的减灾工作档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各人减灾工作档案管理工作。

　　九、借阅：需要借阅减灾工作文档的，应填好档案查阅单，工作人员不得将减灾工作档案随意外带，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经社区领导核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、亏损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　十、所有有价值的减灾工作档案如：文件、报表、考核记录等必需备份。

　　十一、应尽量采用电脑管理，便于档案资料的数字化处理和保存。

　　十二、对存入电脑的有关减灾工作的资料、档案，做好备份管理。备份盘与源盘应分开存放。

　　xx街道xx社区

　　二○一一年四月