某酒店员工档案管理工作程序
酒店员工档案管理工作程序
员工档案一般可以由员工的人事档案、工作档案和培训档案等3个主要内容组织合一个独立的档案宗卷。这种分类归档的方法,能够将员工的历史材料、员工在酒店服务期间的工作经历与表现记录、员工接受酒店人资质检部或所在业务部门训练记录等3方面资料分类保存,使于档案材料的查考利用。
(一)员工的人事档案管理
员工的人事档案,是由反映员工个人及有关方面历史情况的人事材料所构成。人资质检部转递而来的个人档案宗卷为基础发展建立的档案材料。
员工的人事档案主要包括:
(1)记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化过程的履历、自传材料;
(2)员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行鉴别和评价,对其学历、专长业务及有关能力的评定与考核材料;
(3)对员工的政治历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;
(4)记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织材料;
(5)记载员工违*派组织纪律或独犯国家法律而受到的处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
人资质检部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。
员工入店后,由员工本人填写的《录用通知书》是员工人事档案的新页,它包括员工姓名(曾用名)、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。人资质检部尖要求员工在上述个人资料内容有所变更时,例如,婚姻、子女、住址、联系电话、个人学历等变化时,及时填写《员工个人资料变更通知》向人资质检部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人资质检部及时掌握正确无误的资料。
(二)员工的工作档案管理
员工的工作档案是记载员工进入酒店工作的全过程中各方面的工作表现的综合材料,是酒店人事或业务主管部门考察员工,对员工提职加薪、选派进修、人事调动等使用中,必不可缺的重要凭据。
员工的工作档案内容,主要有以下几个部分:
(1)文件材料:包括员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭及证书的复印件等,其中劳动合同书是员工档案中重要内容,万一发生劳动争议或合同纠纷时,员工劳动合同书就成为人资质检部进行解释的原始依据。
(2)考评记录:以《员工工作表现评估表》为主要材料的员工考评记录是员工工作档案的主体部分,员工考评表是员工在酒店服务期间的工作形象缩影,比较全面地反映出员工的工作概况,具有重要的查考作用。
(3)出勤记录。
(三)员工的培训档案管理
对员工的培训档案进行分类管理是酒店人资质检部重视员工培训工作的具体表现,有昨于发掘与调配人才。
员工档案管理工作的程序:
(1)员工档案材料的收集;
(2)员工档案材料的鉴别:要按照一定的原则和规定,对收集的员工档案资料进行审查、判断和取舍,注意维护员工档案内容的真实性与完整性。
(3)员工档案材料的整理:在员工档案资料的归档过程,要做到内容条理清楚,目录明细、装订有序,便于检索。
(4)员工档案材料的保管:要求人资质检部对员工档案卷宗要妥善地存放,防止受到各种损毁。同时,有关人员有责任对员工档案的保密、完整和安全作绝对的保证。
(5)员工档案材料的利用:是员工档案工作的最终目的。在利用员工档案中必须坚持既要满足查考员工表现的人事管理工作需要,又要确保员工档案的安全的原则。利用员工档案必须遵守有关范围、方式和手续的规定,严格保守机密,防止出现员工档案受损的各种事故。
篇2：企业经营部文件档案管理控制程序
公司经营部文件档案管理控制程序
经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。
一、目的
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
二、适用范围
适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
三、管理职责
3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。
3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。
3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。
3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。
3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。
四、管理程序
4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。
4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。
4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。
4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。
4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。
4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。
4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。
4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。
4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。
4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。
4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。
4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。
4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。
4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。
4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。
五、奖惩条例
5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。
5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。
5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。
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