物业分公司采购管理工作程序

编辑:制度大全2019-04-22

物业分公司采购管理程序

总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。

1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:

a.对所采购的物资、材料指定品牌。

b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。

c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。

以上要求必须文件化。

2.各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。

3.采购合格服务活动时,必须向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。

4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。

5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。

篇2：金地花园物业采购管理程序

城市花园物业采购管理程序

1.目的

控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.

2.范围

适用于公司内各类物资和服务的采购管理.

3.职责

3.1总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.

3.2品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.

3.3各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.

4.程序

4.1根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类:

A类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等.

B类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等.

C类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等

4.2采购资料

4.2.1物资使用部门负责提供采购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.

4.2.2总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》,并保存采购资料.

4.3采购计划审批

4.3.1各物资使用部门每月于25日前根据工作计划,填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.

4.3.2《物资申请单》包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.

4.3.3计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.

4.3.4后勤主管审核公司《物资申请单》,并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.

4.3.5审批工作在每月28日前完成.

4.3.6采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.

4.3.7后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.

4.3.8应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.

4.3.9固定资产和高额物资采购需加专项报告.

4.3.10各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.

4.3.11需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.

4.3.12按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.

4.3.13按《合同审批程序》实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的责任.

4.3.14严格履约.

4.4采购物资的验证

4.4.1物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记,填写《入库单》,做好台帐记录.

4.4.2质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写《物资验收单》.

4.4.3如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写《物资验收单》.

4.4.4如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.

4.4.5机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.

4.4.6使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.

4.4.7服务质量验收由服务申请部门负责.

4.4.8当出现不合格物资时,由质检员填写《不合格物资处理单》,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.

4.4.9对小批量采购的A、B类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.

4.4.10采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.

4.4.11对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔偿或返工.

4.5物资的保管按《仓库管理程序》执行.

5.监督执行

由总经理办公室监督执行.

6.支持性和相关性文件

BVPQS4.6-01-01《A、B、C类物资合格供应商名单》

BVPQS4.15-01《仓库管理程序》

BVPQS4.6-01-02《设备(服务)合格分供方名单》

7.质量记录及表格

BVPQS4.6-01-F1-01《物资申请单》

BVPQS4.6-01-F2-01《入库单》

BVPQS4.6-01-F3-01《物资验收单》

BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物资处理单》

篇3：甲供材料（设备）采购管理工作程序

施工ISO-甲供材料(设备)采购及管理工作程序

1.目的:

1.1确保采购材料(设备)100%符合有关国家规范及标准。

1.2确保采购材料(设备)严格按合同要求进场,保证工程按质按期完成。

1.3严格按采购合同要求支付材料(设备)款,做到付款进度不超前于材料(设备)进场进度。

2.范围:新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料(设备)。

3.职责:

3.1设计部从建筑设计角度考虑,提出采购材料(设备)在美观及使用功能等方面的要求,并提供甲供料清单及验收规范。

3.2工程部负责甲供材料(设备)的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料(设备)是否按合同要求进场。

3.3预算部负责控制采购材料(设备)的付款方式以及付款进度。

4.程序:

4.1工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料(设备)的采购。

4.2工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。

4.3主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标,并封样存至仓库,做好标识。

4.4施工图纸出齐后7天内,主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划,同时考虑生产周期,由主办工程师编制《甲供材料(设备)采购工作计划》,经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。

4.5所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同,在签订合同之前须预留20天合同审批时间,20天招投标时间。

4.6主办工程师会同预算部人员实施招投标。

4.7主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果,与供货厂商签订采购合同并报请审批。

5.甲供材料(设备)进场管理工作程序:

5.1在甲供材料(设备)签约之前,主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。

5.2监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料(设备)与“产品封样”是否相符,并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。

5.3检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同要求。

5.4检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求。

5.5检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。

5.6检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

5.7检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。

5.8检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。

5.9检查进场材料(设备)的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失,则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

5.10对关键材料(设备)的关键生产加工过程,主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

5.11检查进场材料(设备)的数量是否符合合同要求及供货计划要求。

5.12检查进场材料(设备)的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

5.13进场材料(设备)的检查、验收工作必须做到100%,由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行(必要时设计部也参加),验收合格后方可支付材料(设备)款。

5.14如施工单位要求延时交货,应提交书面申请。

5.15公司内部相关环节影响工期时,项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。

5.16项目结束后,项目主管汇总甲供材料(设备)的供货质量、交货期、配合情况,填写《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》,报部门经理审批。

6.相关文件:

6.1《招投标管理工作细则》

6.2《甲供材料(设备)招标文件采购合同》

6.3有关材料(设备)国家行业标准及国际标准

7.相关表单

7.1《甲供材料(设备)采购工作计划》

7.2《甲供材料(设备)入围资格》

7.3《甲供材料(设备)清单》

7.4《甲供材料(设备)产品封样表单》

7.5《甲供材料(设备)进货质量、进度统计表》

7.6《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》

修改记录:

页码修改日期修改人修改状态修改单号生效日期

编制:审核:批准:

日期:日期:日期:

收银制度

篇4：中建某局采购管理程序

中国建筑第三工程局程序文件

采购管理程序

1目的

确保采购过程处于受控状态,保证所有的采购物资符合规定的采购要求。

2适用范围

本程序规定了物资的分类、各类物资供方的评价、选择和控制、采购计划和采购合同的内容要求、对采购物资的验证要求等,适用于工程局承建工程所需的材料、半成品、设备等物资的采购工作。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《质量手册》

3.2中建三局ZJS.QM201《质量策划程序》

3.3中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

3.4中建三局ZJS.QM203《记录控制程序》

3.5中建三局ZJS.QM215《产品的监视和测量控制程序》

3.6中建三局ZJS.QM216《不合格品控制程序》

4术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》标准和局《质量手册》中的术语和以下定义。

4.1土建工程物资的分类:

a)A类物资:构成建筑物或对建筑物土建工程质量有重大影响的物资,包括:钢材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌块、保温材料、防水材料、预制构件、装饰材料、门、窗、钢构件、半成品等。

b)B类物资:除A类物资以外的其他物资,包括:工用具、安全劳保用品、机械设备、机配件、电器、电料、油料、化杂、小五金等。

4.2安装工程物资的分类

a)A类物资:包括电器电路、灯具、桥架、母线、电线电缆、仪器仪表、阀门、给排水管件、消防、空调、暖通、电梯等物资和设备;

b)B类物资:除A类安装工程物资以外物资,包括:焊接材料、工用具、电焊机等。

4.3供方:物资设备的提供者(包括生产厂家和中间供应商)

5职责

5.1生产副局长、局工程部和科技部负责对本程序在公司物资系统执行过程中的检查与指导工作。

5.2公司物资部

5.2.1负责公司物资采购管理工作,负责全公司建筑物资(动力用物

资设备除外)的采购权限的确定及自身权限内的物资采购实施,确保

各分公司、项目经理部、安装部物资采购管理工作处于受控状态。

5.2.2组织对供方的选择、评价和控制,编制、发布合格供方名册,

组织对供方的重新评价。

5.2.3负责公司采购文件的编制、修订和组织实施。

5.3公司经营部负责向公司物资部提供所需物资的预算数据。

5.4公司工程部必要时参与物资供方的评价及采购物资的验证工作。

5.5公司动力部动力用物资设备的采购管理工作可参照本程序执

行。

5.6公司安装部

5.6.1组织对安装工程物资供方的选择、评价和控制以及对供方的重

新评价。

5.6.2负责安装工程物资的采购、验证、标识、保存等实施工作。

5.7项目经理部

5.7.1负责编制、审批、报送物资设备需用计划。

5.7.2负责进场物资设备的搬运、检测、验收、标识、堆放储存、保

管、使用以及回收处理等。

5.7.3负责物资部授权范围内的物资采购工作。

6措施和方法

6.1供方的评价。

6.1.1A类土建、安装工程物资供方必须进行评价,B类物资中总价

值超过2000元以上的物资供方也必须进行评价,其他B类物资的供

方提供的产品只需进行现场验证。

6.1.2对供方评价的内容:

a)采购员在采购前收集供方相关资料:供方的营业执照、生产许

可证、产品准用证、质量体系认证证书、产品质量证明书、样品及其

检测报告等质量活动相关文件和信息资料;

b)供方为生产厂家时的评价主要针对其生产规模、生产能力、质

量保证能力、信誉、服务能力等;

c)供方为流通企业时的评价主要针对其供应物资的来源及能力、

以往业绩、信誉、服务能力等。

6.1.3供方评价的方式:

a)要求供方提供与6.1.2条内容相关的证明文件和资料;

b)对供方提供的样品进行检验或验证;

c)供方以往提供类似物资的供货历史、业绩、信誉、服务等;

d)对供方生产或仓储实地进行考察评价;

e)从其他单位了解该供方提供同类物资的使用情况。

6.1.4对A类物资的评价必须采取6.1.3.a)条及b、c、d条中的任

意一条进行,对B类物资的评价可采取6.1.3条中的任意一条进行。

6.1.5根据评价结果填写《物资供方评价表》。

6.2供方的选择

6.2.1相关物资部门依据《物资供方评价表》,选择其中合格供方,

进入《合格物资供方名册》,公司物资部合格供方名册须经物资部经

理审批后执行,公司安装部合格供方名册须经安装部材料科长审核,

物资部经理审批后执行,区域分公司合格供方名册须经分公司材料科

长审核,物资部经理批准后执行。

6.2.2凡进入《合格物资供方名册》中的供方,其生产或供应的物资

设备,各需用单位、部门可直接按各自的采购权限从中选择供方进行

采购。

6.2.3正在评价过程中还未进入合格物资供方名册的供方,经物资部

经理审批后可进行采购,采购完成或一段时间后经评价合格可进入合

格供方名册。

6.2.4对B类物资中数量较小、且不直接影响工程质量的物资,可直

接进行市场采购,而无须对供方进行评价,但要进行相应的验证或检

验。

6.3供方的控制

6.3.1物资设备进场后必须填写供方供货

记录,内容应包括:生产厂

家、供应单位、物资设备名称、规格型号、计划进场时间、数量、实

际进场时间、数量、提单号、运输车号、炉/批号、质量证明单号、

检验状况及报告单号、使用工程或部位等。

6.3.2采取与供方沟通、与顾客沟通、现场验证、检验等跟踪措施,

确保提供的物资设备持续符合规定要求。如合格供方在合作中出现供

货质量不合格,全年累计达三次以上者,将取消合格供方资格;如供

货不及时、服务不到位且情况严重,连续达三次以上者或全年累计达

六次以上者将取消合格供方资格。

6.3.3每年年底,由相关物资部门对分别所管理的合格供方进行重新

评价,填写《物资供方评价表》,当出现6.3.2条情况时,被除名的

供方1年内不得进入合格物资供方名册。

6.3.41年内没有进行采购或使用其物资的合格供方,在采购前须

按照6.1、6.2条对其进行重新评价、选择。

6.3.5每年初,必须对《合格物资供方名册》更新调整并及时下发新

的名册。

6.4采购信息

6.4.1采购计划

6.4.1.1项目经理部工程技术部门根据施工生产计划安排、施工组织设计和施工方案的要求等编制物资需用计划,经项目经理或分公司经理审批后分别报送各采购权限部门实施采购;

6.4.1.2采购计划中应清楚地说明采购物资的要求,包括:工程项目名称、规格型号、数量、计量单位、质量要求、进场时间等。

6.4.2采购合同

6.4.2.1A类物资的采购必须订立书面合同,B类物资必要时也订立书面合同;

6.4.2.2采购合同中应对所要采购的物资有清楚的说明,包括:物资的名称、商标牌号、规格、型号、生产厂家、计量单位、质量要求、验收标准、交货地点等。

6.5采购物资设备的验证

6.5.1采购物资设备验证的内容:

a)物资设备的名称、数量、规格型号、生产厂家等;

b)物资设备的质量证明文件(材质书、炉批号、合格证、检验报告等);

c)物资设备的外观、几何尺寸等。

6.5.2物资设备的验证方式:

a)依据采购计划、采购合同要求或提供样品进行核查;

b)检测、测量、度量;

c)抽样送检;

d)小批量试用、设备试运行;

e)设备开箱验证。

6.5.3对采购物资设备进行验证时,至少要两人或两部门同时进行,如采购员和库管员、采购部门和技术部门等。对外观质量有特殊要求的物资,验证时采购员必须做好物资外观验证记录。

6.5.4当需要在供方货源处对所采购的物资进行验证时,应在采购合同中加以说明,验证工作由物资采购部门组织,由物资采购部门负责填写《采购物资验证报告》。

6.5.5当顾客要求对供方的物资进行验证时,物资采购部门应与供方进行联系,并协助顾客实施验证,即使经顾客验证合格,采购部门仍将对其质量负责。此验证活动不得取代采购物资交付时的质量验证活动。

6.5.6物资设备进场后需要进行检验和试验时执行《产品的监视和测量控制程序》。

6.5.7物资设备进场后经检验或验证不合格时,执行《不合格品控制程序》。

6.6监管和控制

6.6.1安装部、区域分公司将自行发布的《合格物资供方名册》报公司物资部一份备案。

6.6.2直属项目经理部的采购合同报公司物资部一份备案。

6.6.3公司物资部每半年对公司所有物资采购管理工作进行一次检查。安装部、分公司每月对其所属单位实施检查。

6.6.4每次检查应有检查记录,检查中发现物资采购管理工作中对工程质量有影响的问题要有跟踪检查措施。

7支持性文件

7.1《合格物资供方名册》

7.2《物资采购合同管理规定》

7.3《物资采购工作实施细则》

8记录

8.1表209-01《物资供方首次/再次评价表》

8.2表209-02《物资进场计划》

8.3表209-03《采购合同》

8.4表209-04《物资进场记录》

8.5表209-05《采购物资验证报告》

8.6表209-06《物资采购工作检查表》

篇5：甲供材料（设备）采购管理工作程序

甲供材料(设备)采购及管理工作程序