医院办公用品管理制度范例

篇2：医院档案管理制度范例

医院档案管理制度

为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。

1、适用范围

本制度适用于医院各类档案的管理。

3、职责部门

3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。

3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。

3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

4、档案收集、归档

4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。

4.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。

4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。

4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。

4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。

4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。

5、档案立卷

5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。

5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。

5.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。

5.4案卷类目名称需根据5.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。

5.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

6、档案目录编制

6.1档案文件编号原则:A1A2A3A4―B1B2C1C2―D1D2其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),A3A4为两位数年份号,B1B2为部门(科室)代字(大类)号,C1C2为文件类型(小类)号,D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:J*06―*ZTZ―07。

6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。

6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。

6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

7、档案保管权限、期限与类型

7.1档案保管权限

7.1.1财务部档案由财务部保存;

7.1.2人事部档案由人事部保存;

7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;

7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。

7.2档案保管期限

7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。

7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。

7.3文档的保存形式:

7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。

7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

7.4档案类型

7.4.1行政档案,包括:

营业执照正、副本,复印件;

法定代表人身份证(护照)(复印件);

对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;

各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;

各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;

院级会议的会议纪要、决议;

医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;

《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;

购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;

对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;

其它应归档保管的文件、资料。

7.4.2人事档案,包括:

全院员工个人信息资料(花名册);

劳动合同及保密协议;

考勤打卡数据;

工资、社保等薪酬相关资料;

招聘表格、人才库等相关资料;

员工绩效考核相关资料;

其它应归档保管的文件、资料。

7.4.3财务会计档案,包括:

各类审计帐册及报表;

各类会计帐册及报表;

固定资产资料;

其它须保存文档。

7.4.4药械设备档案,包括:

设备台帐;

设备出厂合格证、使用说明书;

设备安装、调试、验收报告;

设备保修卡、保修协议及维修联系方式;

设备运行维修、保养记录;

设备更新改造记录;

设备管理制度;

其它应保存的设备资料。

7.4.5医疗档案,包括:

档案内容由医疗管理部门提供。

8、档案查阅与复制

8.1总经理有权查阅医院所有档案。

8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。

8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。

8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

9、档案的销毁

9.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。

9.2总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。

9.3销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。

篇3：医院声像档案管理细则范例

医院声像档案管理细则

1、目的

为加强对声像档案的管理,妥善收集与保管医院重要会议、活动拍摄的照片、图片、录像等声像资料,制定本细则。

2、适用范围

2.1本细则适用于医院各类声像资料的管理,包括医院召开的重要会议的声像资料(含数码照片、录像资料,下同)、外事活动的声像资料、重要培训与学术讲座的声像资料、科研成果及开展的新技术、新项目声像资料。

2.2本细则仅针对声像档案的管理,从属于医院《档案管理制度》。

3、工作程序

3.1会议、培训、活动的组织部门需指定专人(以下简称采集人)负责现场声像资料的采集与整理。

3.2会议、培训、活动结束15个工作日内,采集人根据要求,将声像资料制作成册连同底片(含电子版文件)送交档案室统一管理。

3.3认真执行声像资料归档交接手续,声像资料采集人应为声像资料附以简要文字说明,包括标题、人员姓名、排列顺序、时间、地点等基本信息。

3.4各部门(科室)采集人送交的声像资料(包括底片、电子版文件),由档案室进行分类、编号,填写目录,按声像资料的介质规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”,并辅以文字说明,按照时间顺序进行保存。

3.5借阅声像资料应履行借阅手续,资料档案不经允许不得反拍,更不得涂抹损坏。档案归还时,档案管理人员要认真检查,发现以上问题,视情节轻重给予经济处罚。

3.6声像资料档案要分级进行管理,对珍贵的历史照片应列为重点保护范围,妥善保存,原则上不予外借。如因公务确需借阅,应经院办(人事行政部)负责人批准。

3.7集团重要会议、活动的声像资料,除医院存档外,应复制一份报集团人事行政部存档备案,执行《重要事项管理制度》。

篇4：医院保密管理制度范例

医院保密管理制度

1、目的

为加强对医院涉密文件与资料的管理,建立健全保密管理程序,有效维护医院权益,制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于与医院利益密切相关,在一定时间内只限一定范围人员知悉的涉密文件、资料及相关人员的管理。

3、保密范围

3.1医院重大决策中的秘密事项;

3.2医院尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;

3.3医院内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;

3.4医院财务预决算报告及各类财务报表、统计报表;

3.5医院所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;

3.6医院员工人事档案,工资性、劳务性收入及资料;

3.7科技成果、正在研究的科研项目或设想、有价值的药物制剂配方;

3.8有涉密内容的音像带、图表等;

3.9其他经医院领导确定应当保密的事项;

3.10一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

4、密级确定

4.1医院涉密文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。涉密文件的密级由医院总经理(院长,或指定负责人,下同)确定。

4.2“绝密”是最重要的医院秘密,泄露会使医院的权益及经济利益遭受特别严重的损害。

4.2.1在医院经营发展过程中,能够直接影响医院权益或经济利益的重要决策文件、资料,奖金与提成收入等应列为“绝密”级。

4.3“机密”是相对重要的医院秘密,泄露会使医院权益和利益遭受到严重的损害。

4.3.1医院年度规划、工作计划、财务报表、统计资料、重要会议记录、医院经营情况、员工工资性收入等应列为“机密”级。

4.4“秘密”是一般的医院秘密,泄露会使医院的权力和利益遭受损害。

4.4.1医院人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息应列为“秘密”级。

5、保密措施及内容

5.1属于医院秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理指定专人执行;采用电脑技术存取、处理及传递的医院秘密由网络管理人员负责保密。

5.2对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:

5.2.1非经总经理批准,不得复制和摘抄;

5.2.2收发、传递和外出携带,由指定人员完成,并采取必要的安全措施;

5.2.3在设备完善的保险装置中保存。

5.3属于医院秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁,由医院指定专职部门负责执行,并采用相应的保密措施。

5.4在对外交往与合作中需要提供医院秘密事项的,应当事先经总经理批准。

5.5具有属于医院秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:

5.5.1选择具备保密条件的会议场所;

5.5.2限定参加会议人员的范围,对参加人员强调保密事宜;

5.5.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

5.5.4确定会议内容是否传达及传达范围。

5.6不得在私人交往和通信中泄露医院秘密,不得在公共场所谈论医院秘密,不得通过其他方式传递医院秘密。

5.7医院工作人员发现医院秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理;总经理接到报告,应立即做出处理。

5.8属于医院秘密的文件、资料,应当依据本制度第4条的规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。

5.9每年的元旦、春节、“五?一”、“十?一”等重大节日前夕,对保密范围内的工作要进行一次认真检查,并有针对性地解决存在的问题。

5.10各医院成立保密小组,由总经理(院长)担任组长。保密小组成员每季度召开一次例会,半年自查一次,年终进行总结,及时分析全院保密工作情况,研究保密工作措施,写出书面报告,使医院保密工作不断改进和加强。

6、罚责

6.1凡与涉密事项有接触机会的员工都有自觉保守医院秘密的责任与义务。

6.2出现下列情况之一的,给予当事人警告处分,并视情节轻重扣发工资200元~1000元。

6.2.1泄露医院秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

6.2.2违反本制度3.3、3.6、3.8条款规定的秘密内容的;

6.2.3已泄露医院秘密但采取补救措施的。

6.3出现下列情况之一的,对当事人予以辞退,并视情节轻重索赔经济损失。

6.3.1故意或过失泄露第3条款所列示的医院秘密,造成严重后果或重大经济损失的;

6.3.2违反本制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供医院秘密的;

6.3.3利用职权强制他人违反保密规定的。

6.4因泄露机密导致医院重大经济损失的,医院保留付诸法律的权力。

篇5：医院印章管理制度范例

医院印章管理制度

为保证医院印章、介绍信使用的合法性、严肃性和安全性,有效地维护医院利益,杜绝违法、泄密等行为的发生,制定本制度。

2、适用范围

2.1本制度适用于医院对公章、财务章、合同章及介绍信等重要印鉴凭证的管理。

2.2凡属以医院名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖医院公章;

2.3凡属医院内部行文、通知,使用医院公章;

2.4凡属医院对外签订合同文件,使用合同专用章;

2.5凡属财务会计业务凭证,使用财务专用章;

2.6部门(科室)印章只在医院内部有效,对外无法律效力;

2.7凡属介绍医院员工对外办理重要事项,使用加盖公章的介绍信。

3、内容

3.1印章的刻制

3.1.1医院需刻制公章、财务章时,应由院办(人事行政部)负责人报送集团董事长批准后,由院办(人事行政部)凭有效证明文件统一到公安机关办理刻制手续。

3.1.2医院刻制其它印章,由用章部门(科室)负责人报送总经理(院长)审批后,方可刻制。

3.1.3印章选择的材质、形体及规格,执行国家有关规定。

3.2印章的启用

3.2.1新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。

3.2.2印章启用前应向集团总部及其它关系单位正式下发启用通知,注明启用日期和使用范围等信息。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。

3.3印章的保管

3.3.1医院各类印章均由主管人员指定专人保管,并在院办(人事行政部)备案。

3.3.1.1医院公章、专用印章、钢印、总经理(院长)的手章由院办(人事行政部)负责人或总经理(院长)指定人员保管;

3.3.1.2.部门(科室)印章由部门(科室)负责人指定专人负责保管。

3.3.2印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3.3.3印章保管必须安全可靠,加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要保存在办公室或随身携带,不准委托他人代管。

3.3.4印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合保卫部门查办。

3.4印章的交接

3.4.1印章交接须办理移交手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

3.5印章的停用

3.5.1有下列情况,印章须停用:

3.5.1.1机构变动,机构名称改变;

3.5.1.2上级部门通知改变印章图样;

3.5.1.3印章使用损坏;

3.5.1.4印章遗失或被窃,声明作废。

3.5.2印章停用要提出处理办法,报经总经理(院长)批准(医院公章停用须报集团董事长批准),及时将停用印章送至制发机关封存或销毁,并建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

3.6印章的使用

3.6.1使用印章,一律严格执行审批手续。用印人需填写《用印申请单》(附件4.1),由总经理(院长)或授权院办(人事行政部)负责人审批后,方可盖印,凡不符合用印要求的,均应拒绝盖印。

3.6.2使用印章,一律实行登记制度,在《用印登记表》中填写用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

3.6.3因工作急需而又无合适的印章时,可以采用借章的办法,借章要在落款处加注“借印”或“代”字样。

3.6.4使用印章时,印章保管人员应对盖印的文书内容、手续、格式严格检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。

3.6.5严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人员长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。

3.7介绍信管理

3.7.1介绍信种类:存根介绍;信笺介绍;证明信(材料)。

3.7.2介绍信一般由院办(人事行政部)负责人保管与开具。

3.7.3介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门(科室)负责人签字后交院办(人事行政部)负责人审批;重要事宜需报总经理(院长)审批。

3.7.4严禁开出空白介绍信。

4、罚责

4.1未按本制度要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责

任人分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。