医院档案管理制度范例

医院档案管理制度

为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。

1、适用范围

本制度适用于医院各类档案的管理。

3、职责部门

3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。

3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。

3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

4、档案收集、归档

4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。

4.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。

4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。

4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。

4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。

4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。

5、档案立卷

5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。

5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。

5.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。

5.4案卷类目名称需根据5.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。

5.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

6、档案目录编制

6.1档案文件编号原则:A1A2A3A4―B1B2C1C2―D1D2其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),A3A4为两位数年份号,B1B2为部门(科室)代字(大类)号,C1C2为文件类型(小类)号,D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:J*06―*ZTZ―07。

6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。

6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。

6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

7、档案保管权限、期限与类型

7.1档案保管权限

7.1.1财务部档案由财务部保存;

7.1.2人事部档案由人事部保存;

7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;

7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。

7.2档案保管期限

7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。

7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。

7.3文档的保存形式:

7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。

7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

7.4档案类型

7.4.1行政档案,包括:

营业执照正、副本,复印件;

法定代表人身份证(护照)(复印件);

对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;

各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;

各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;

院级会议的会议纪要、决议;

医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;

《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;

购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;

对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;

其它应归档保管的文件、资料。

7.4.2人事档案,包括:

全院员工个人信息资料(花名册);

劳动合同及保密协议;

考勤打卡数据;

工资、社保等薪酬相关资料;

招聘表格、人才库等相关资料;

员工绩效考核相关资料;

其它应归档保管的文件、资料。

7.4.3财务会计档案,包括:

各类审计帐册及报表;

各类会计帐册及报表;

固定资产资料;

其它须保存文档。

7.4.4药械设备档案,包括:

设备台帐;

设备出厂合格证、使用说明书;

设备安装、调试、验收报告;

设备保修卡、保修协议及维修联系方式;

设备运行维修、保养记录;

设备更新改造记录;

设备管理制度;

其它应保存的设备资料。

7.4.5医疗档案,包括:

档案内容由医疗管理部门提供。

8、档案查阅与复制

8.1总经理有权查阅医院所有档案。

8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。

8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。

8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

9、档案的销毁

9.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。

9.2总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。

9.3销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。