公司档案管理机构职责

篇2：公司文书档案管理办法(6)

公司文书档案管理办法(六)

1总则

为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。

2适用范围

本标准适用于公司文书档案管理。

3术语和定义

文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

4管理职责

4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。

4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。

4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

5管理活动、程序及要求

5.1.文书档案收集

5.1.1文书档案收集的范围

5.1.1.1上级来文及资料。

5.1.1.2公司文件。

5.1.1.3公司历史档案。

5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

5.1.2文书档案的收集

5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。

5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。

5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。

5.2.立卷与归档

5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。

5.3文书档案的整理和保管

5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。

5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。

5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

5.4.文书档案的统计和检查

5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。

5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。

5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

5.5.文书档案的利用和借阅

5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进行复印。

5.6.文书档案的鉴定和销毁

5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要继续保存,并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员具体核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进行销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丢失,不漏销。

篇3：企业公司档案管理制度

企业集团档案管理制度

一、职责

各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制,所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。

二、管理内容与方法

1、立卷归档

(1)公司应立卷归档的文件资料包括:

①证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;

②规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

③收发文书:包括总公司内部文件、总公司与各子公司(办事处)往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。

④合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。

⑤工程技术资料:包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。

⑥照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

⑦其他需归档的文件资料。

(2)立卷归档的要求:

①各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册,外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。

②文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷归档的文件要便于查找。

④文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。

⑤案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊。

⑥照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。

2、档案的利用

(1)各部门因工作需要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。

(2)借阅档案,要填借阅簿,用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。

(3)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。

(4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长批准。

3、销毁

(1)档案保存期,由行政部提议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。

(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。

(3)销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。

(4)对已销毁文件,应制定目录清册存档。

4、档案室管理

(1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记,对保管、利用情况定期进行统计。

(2)档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续。

(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决。

(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜。

(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;

(6)档案移交

①由部门自定责任人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;

②按年度归档的档案,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室;

③负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人;

④档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。

三、责任

1、损坏、丢失公司档案的;

2、擅自提供、销毁公司档案的;

3、涂改、伪造档案的;

4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的;

5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损失的。

违反档案管理制度的,公司将据《人事管理制度》,视情节轻重,给予处罚。

篇4：X铁路公司工程档案管理办法

**铁路有限责任公司工程档案管理办法(暂行)

第一章总则

第一条为加强工程档案管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规,特制定工程档案管理办法(暂行)。

第二条本办法所称的工程档案,是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。

第三条工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

(一)工程准备阶段文件:工程建设开工之前,在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

(二)监理文件:工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

(三)施工文件:工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。

(四)竣工图:工程竣工验收后,真实反映工程项目施工结果的图样。

(五)竣工验收文件:建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

第四条工程档案的类型:

(一)纸质载体:以纸张为基础的载体形式。

(二)缩微品载体:以胶片为基础,利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

(三)光盘载体:以光盘为基础,利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

(四)磁性载体:以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础,对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。

第五条工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源,确保工程档案的完整、安全、规范。

第二章档案管理部门及其职责

第六条公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下:

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。

(二)制定档案管理工作的规章制度,并组织实施、推行档案管理标准。

(三)对档案的日常管理进行监督和指导。

(四)集中管理档案,维护档案的完整和安全,开展档案的利用工作,做好档案的鉴定和编目。

(五)对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办,并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。

(六)对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。

第七条各业务部门的档案管理职责:

(一)项目前期工作部门负责工程项目准备阶段(工程建设动工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

(二)工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段(工程建设动工后)形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

(三)合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

第八条工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档,各业务部门不得留存或拒绝(超期)归档

第三章档案的管理

第八条工程档案应按照国家档案的分类规则,所有的工程文件,由档案管理部门催办、各业务部门收集整理,按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下:

(一)工程准备阶段文件

1、工程立项及审批文件。

2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。

3、建设用地、征地、拆迁文件。

4、招投标文件及合同。

5、工程开工审批文件。

6、财务文件(工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等)。

7、工程建设、施工、监理机构及负责人。

8、工程准备阶段形成的其他文件。

(二)监理文件

(三)施工文件

1、施工技术准备文件。

2、施工现场准备文件。

3、工程图纸变更记录。

4、施工材料质量证明文件及复验报告。

5、施工实验记录。

6、隐蔽工程检查记录。

7、施工纪录。

8、工程质量事故处理记录。

9、工程质量检查记录。

(四)竣工图

(五)竣工验收文件

1、工程竣工总结。

2、竣工验收记录。

3、财务文件。

4、声像、微缩、电子档案。

第九条工程档案编制质量要求:

(一)归档的工程文件应为原件。

(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(三)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

(四)工程文件应采用耐久性强的书写材料(如碳素墨水、蓝黑墨水)。

(五)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm);图纸宜采用国家标准图幅。

(七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张;图纸采用计算机出图,出图必须清晰,不得使用计算机所出图纸的复印件。

(八)所有竣工图均应加盖竣工图章。

(九)利用施工图改绘的竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

(十)不同幅面的工程图纸应统一折叠称A4幅面,图标栏露在外面。

(十一)工程档案的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。

第十条工程档案的组卷要求:

(一)组卷原则

1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。

2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

4、竣工图按单位工程、专业等组卷。

5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

(二)组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定执行。

第十一条工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定,销毁失去保存价值的档案,必须依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。

第十二条工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人(公司内部业务部门)在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单(注明借阅原因、借阅期限、是否复印等),经公司分管领导签批,档案管理人员进行借阅登记后,方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的,由公司业务部门填写档案借阅审批单,按上述程序办理,但审批单必须经公司主要领导签批。

第十三条借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。

第十四条对违反本规定,在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为,一经查证属实,对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的,由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。

第十五条本办法(暂行)由河南**铁路有限责任公司负责解释,自印发之日起试行。

篇5：药业企业档案管理制度

**药业档案管理制度

1.目的:为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。

2.适用范围:本制度适用于总公司及各分子公司。

3.权责说明:

3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。

3.2公司员工有保护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。

3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。

3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。

4.档案归档

4.1归档资料包括

4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。

4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。

4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。

4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。

4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。

4.2归档方法

4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必须归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。

4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间顺序和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。

4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰,封面用毛笔或钢笔书写。

4.2.4注明起止日期、件数、页数。附详细卷内目录。

4.3归档要求

4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。

4.3.2归档资料必须层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。

4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的所有方面;归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。

4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档,未经签署归档意见,财务部不报销差旅费。

4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,重要的文件需及时归档。

4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。

4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。

5.档案保管

5.1归档资料需进行登记,编制归档目录。

5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。

5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。

5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

5.7所有档案资料必须分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将处罚责任人。

6.档案借阅

6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。

6.2借阅档案,借阅人必须履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为:档案名称、等级分类,借阅事由,时间,借阅人,负责人,经手人等内容,表格由公司统一制定。

6.3借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印,不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等,归还时保证档案材料完整无损。

7.档案保密制度

7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案,分别用文字标示。拟制文件时,需在文件首页右上角标注密级。

7.1.1绝密档案:涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

7.1.2机密档案:公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

7.1.3秘密档案:可内部公开的一般文件资料。

7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像,不准带离办公区域。

7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准,与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。

7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。

7.5外出工作携带秘密级以上文件,必须有保证文件安全的措施。

7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。

7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者,不得向无关人员谈论档案内容。

8.档案销毁

8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。

8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8.3销毁档案时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

9.附则

9.1本规

定由总经办负责解释。

9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

附:

收银制度