酒店会议接待流程规范
会议接待程序一、销售部接待程序:
销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:
1、及时与会务方负责人进行联络
(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。
3、商谈价格
当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。
价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。
4、签订会议协议,收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;
5、下发会议接待通知单
签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;
6、会议接待
发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;
7、会议结账
会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;
8、会议送别
恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;
9、会议结束
会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。
二、房务部接待程序:
房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:
1、会议接待的前期工作
(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;
(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;
(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;
(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;
(5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;
(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。
篇2:销售部业务流程规范
一、销售部经理
报告上级:总经理
督导下级:销售主任
岗位职责:
1、根据市场具体情况及酒店硬软件等客观条件,作出市场预测,确定酒店目标市场,全面负责酒店经营产品的销售工作;
2、负责酒店总体市场拓展工作,提出并参与制定、修改酒店销售、公关宣传方案、行动计划,并确保计划的完成落实;
3、制订部门销售预算计划,并带领部门员工完成预算计划指标;
4、负责安排酒店行业、旅*业及其它有必要的展销活动;
5、指导部门员工不断开拓市场,最大程度地为酒店创造经济效益和社会效益;
6、根据旅客的潜在需求,细分市场,确定酒店的价格政策;
7、负责团队、重要客人、宴会、会议的谈判工作,安排相关的服务;
8、参与、安排酒店VIP客人及重要团体的接待及服务项目的安排;
9、按年度计划要求,定期检查酒店内部销售计划的执行情况;
10、对下属进行绩效评估,实施酒店奖惩制度;
11、督导、组织部门员工高效率快节奏工作,制定培训计划,定期进行培训,提高员工素质;
12、加强销售团队建设,维护销售人员的稳定性;
13、主持召开部门每日早晚例会;
14、努力完成总经理交办的其它工作。
二、销售主任
报告上级:销售部经理
督导下级:销售代表
岗位职责:
1、督导下属销售代表进行市场开发,做出销售导向;每日针对销售情况形成工作报告;
2、定期组织销售会议,与销售代表共同研究市场情况,统一销售策略;
3、负责收集、整理市场情报和销售信息及客户的意见反馈;
4、做好团体、会议、宴会等消费活动的谈判、安排、协调、接待工作,确保优质服务;
5、负责向到店客人介绍酒店硬件设施、服务项目;
6、与酒店有关部门沟通协调,努力提高服务的专业性,维护酒店利益和客人利益;
7、制定会议接待备忘录;
8、保持与海内外销售代理机构及旅游代理商的联络,做好海内外市场的开发工作;
9、根据市场状况,分析、寻找客户,及时发现潜在需求,开发潜在客户并与新客户建立良好关系;
10、定期进行客户拜访活动,与客户保持良好的关系;
11、负责团队、会议有关订金收取和活动结束的跟进结帐工作;
12、努力完成上级交给的其它工作。
篇3:销售部职位说明书规范
市场销售部职位说明书
部门
市销部
岗位
营销总监
紧密配合部门
财务部、房务部、总经办
直接上级
总经理
直接下属
销售经理
职
责
权
限
1.执行总经理指令,负责市场开发、客源组织和酒店产品销售的组织工作。
2.具体组织市场调查、定期分析市场动向、特点和发展趋势;据此提出市场销售战略、选定酒店目标市场、市场结构以及销售原则、方针,报管理当局审批后组织实施。
3.在管理当局的领导下,依据财政预算要求,协调与营业部门的关系,提出销售计划编制原则和依据;组织销售人员分析市场环境,制订并审核酒店客房出租率、平均房价及季节销售预算,提出酒店价格政策实施方案,报总经理批准后,向销售部人员下达销售任务,组织贯彻执行。
4.掌握酒店价格政策实施情况,控制公司、团体、散客及不同季节的价格水平,定期检查平均房租计划完成情况,及时提出改进措施,保证酒店有较高的平均房价。
5.根据酒店确定参加的国际、国内展销活动计划,组织人员、准备资料,参加销售活动,广泛宣传酒店产品。
6.与海外驻京商社、各大公司、大使馆等客户及旅游商联系,签订销售合同报总经理批准后组织实施。
7.制订销售部的工作预算,根据规定签发开支范围标准,报管理当局批准后实施,监督销售费用的使用。
8.完成上级交办的其他工作。
任
职
资
格
1.具有市场营销学、公共关系学、管理学和心理学知识;具有本科以上学历。
2.有调查研究的能力,掌握市场动态,特点和发展趋势;有综合分析和决策能力。根据市场竞争动态,提出决策。
3.有较好的人际关系,公关能力、应变能力及谈判能力,有较强的意志力。
4.有丰富的市场经营经验,有指导属下工作的能力。
5.有较好的英语听、说、写、能力,有法律知识,能签订规范合同书。
6.有良好的气质,代表企业精神,受到客户的信任和理解。
7.具有组织领导能力,能激发员工的工作热情,协调合作,以身作则,在员工中有威望。
8.年龄30-40岁。
部门
市销部
岗位
销售经理
紧密配合部门
财务部、房务部、总经办
直接上级
营销总监
直接下属
销售主任
职
责
权
限
1.执行营销总监的指令,协助营销总监完成市场开发,客源组织及酒店产品销售的组织工作。
2.协助营销总监定期组织市场营销会议;调查、搜集、整体市场信息,做出每月销售工作报告,检查销售计划完成情况,提出销售计划,调整方案。
3.协助营销总监定期联系海外驻京商社、各大公司、大使馆等客户及旅游商,签订合同及组织实施。
4.听取客人意见,处理客人投诉,协调有关部门做好服务工作。
5.制定销售管理制度,工作程序与标准,并监督实施的总结与计划。
6.整理并编写月销售报告,做好销售的总结与计划。
7.做好办公室及销售人员管理。
任
职
资
格
1.具有市场营销学、公共关系学、管理学和心理学知识;具有大专以上学历。
2.有调查研究的能力,掌握市场动态,特点和发展趋势;有综合分析和决策能力。根据市场竞争动态,提出决策。
3.有较好的人际关系,公关能力、应变能力及谈判能力,有较强的意志力。
4.有丰富的市场经营经验,有指导属下工作的能力。
5.有较好的英语听、说、写、能力,有法律知识,能签订规范合同书。
6.有良好的气质,代表企业精神,受到客户的信任和理解。
7.具有组织领导能力,能激发员工的工作热情,协调合作,以身作则,在员工中有威望。
8.年龄25-35岁。
篇4:销售部经理岗位职责规范
一、在总经理领导下,全面负责酒店市场开发、客源组织和产品销售组织工作。定期组织市场调研,收集市场信息,分析市场动向、特点和发展趋势。制定市场销售策略,确定主要目标市场、市场结构和销售方针,报总经理审批后组织实施;
二、根据酒店的近期和远期目标、财务预算要求,协调与前厅部、客房部的关系,提出销售计划编制原则、依据,组织销售部人员分析市场环境,制定和审核酒店客房出租率、平均房租及季节销售预算,提出酒店价格政策实施方案,向销售部人员下达销售任务,并组织贯彻实施;
三、掌握国内外旅游市场的动态,每周在总经理主持下,分析销售动态、各部门销售成本、存在问题、市场竞争发展状况等,提出改进方案和措施,监督销售计划的顺利完成;
四、协调销售部和各经济组织的关系,经常保持同上级旅游管理部门、各大旅行社、航空公司、铁路局客运站和驻本地的商社、办事机构、政府外事部门的密切联系,并同各客户建立长期稳定的良好协作关系;
五、提交酒店重要销售活动和参加国际、国内旅游展销活动实施方案,组织人员、准备材料,参加销售活动,广泛宣传酒店产品和服务,对销售效果提出分析,向总经理报告;
一、联系国外驻本地区商社、公司、大使馆等客户和国内外旅游商,掌握客户意向和需求,提出签订销售合同、包房合同意向和建议,并提出签约原则和价格标准;
二、定期检查销售计划实施结果,定期提出销售计划调整方案,报总经理审批后组织实施;
三、掌握酒店价格政策实施情况,控制公司团体、散客及其不同季节的价格水平,定期检查平均房租计划实施结果,及时提出改进措施,保证酒店较高的平均房租水平;
四、定期走访客户,征求客户意见;掌握其他酒店出租率、平均房租水平,分析竞争态势,调整酒店销售策略,适应市场竞争需要;
五、参加酒店收款分析会议,掌握客户拖欠款情况,分析原因,负责客户拖欠款催收组织工作,阻止长期拖欠;
六、培训和造就一支不同年龄和不同层次的酒店销售专业队伍;
七、制定销售部管理制度、工作程序,并监督贯彻实施。严格控制酒店销售费用开支、签发开支范围和标准,监督销售费用的使用。
篇5:长包房销售服务流程规范
长包房销售服务流程与规范
流程
名称长包房销售服务流程与规范文件受控状态
文件管理部门
服务程序服务规范
1.制订长包房销售计划
(1)商务销售主管根据营销部的销售计划制订长包房销售计划,报营销部经理审批
(2)长包房销售专员仔细阅读审批后的长包房销售计划,按照计划做好与客户洽谈的准备
①了解客户所需要的房间种类和用途是作为办公室还是作为住房使用
②了解客户所在公司的性质和信誉
③记录客户的联系地址和联系人,填制客户资料卡
④准备酒店的宣传资料、租金价目表、餐饮的各类菜谱、名片、礼品等
2.长包房销售洽谈
(1)长包房销售专员邀请客户前来酒店参观,按照本章2.3.1介绍酒店设施流程与规范带领客户参观
(2)如客户有意预订,长包房销售专员问清客户抵离酒店日期、所租房间种类、付款方式以及其他要求,同时向客户介绍酒店付款的有关要求和规定
3.签订长包房合同
(1)双方谈妥有关细节后,长包房销售专员向客户出示长包房合同样本,强调可以提供的各类优惠
(2)请商务销售主管与客户面谈后签署长包房合同,合同一式两份,客户保留一份,销售处保留一份
4.长包房客户入住
(1)长包房销售专员按合同要求,逐一落实各项准备工作,入住时须有专人负责欢迎接待
(2)与财务部保持联系,了解长包房客户是否交付定金
①如未及时预付,要与客户联系
②如对方用支票付定金,应将客人带至财务部办理定金预付手续
(3)向各负责接待部门发送长包房入住通知单
①发至客房部,撤出不需要的家具、酒吧用品等并按客人的要求布置客房
②发至工程部,按客人要求对客房进行必要的装修或改造等
③发至餐饮部,为长包房客人提供工作餐
④发至保安部,做好长包房客人及其车辆等的安全工作
⑤发至前厅,以便掌握客情,与客人保持沟通,做好对客服务工作
(4)在客户预付定金后,通知总台为客人办理入住登记手续
5.长包房租期中
(1)长包房销售专员经常拜访长包房客户(每月至少一次),与客户进行沟通
①听取他们对本店的意见,将意见及时传递到有关部门
②了解他们新的需求和客情状况(如最近是否有大型会议、宴会和散客等),如有客情及时处理
(2)与前厅部、客房部、餐厅部、康乐部、保安部、财务部保持联系,了解客户在本酒店的消费和信用情况
(3)每逢节假日登门拜访客户,送去礼品或邀请他们参加宴会、联欢会等活动,加强沟通,增进友谊
(4)与财务部信用组保持联系,了解客户付款情况,协助财务部做好客户的付款结账工作
(5)协议截止前一个月,应主动与客户联系,了解客户的去留动态
①如要续签,主动报价并协商续约相关事宜
②如不续签,提前做好客人搬出事宜和搬出后的销售工作
6.长包房客户退房
(1)长包房客户提前终止合同,长包房销售专员应及时通知财务部等有关部门
(2)客户到期终止合同,应提前一周与客户确定退房时间,通知财务部结账处准备好账单
(3)要求客户提前一天开具需搬运的大件物品清单,通知保安部为客户开具出门证,做好物品安全检查工作
(4)当天通知客房部检查客房物品有无损坏
(5)房间如有损坏,应通知工程部对客房进行维修,视情况、按规定要求客户给予赔偿
(6)客户全部搬出后,通知客房部将房间恢复至客房状态
相关说明
编制人员审核人员批准人员
编制日期审核日期批准日期