文书档案管理制度
文书档案管理制度（一）
1、文书立卷
每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。将文件按其形成的年度分开。
②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案管理
将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用
准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计
建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
5、档案鉴定
根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。
文书档案管理制度（二）
一、中心公文的起草、签发，不准用圆珠笔、铅笔、红色笔。
二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。
三、中心档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。
四、归档范围是国家、省、市、区文件；中心领导参加上级会议带回的主要文件材料；中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、规定等文字材料；中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。
五、归档时间
（一）文书档案，各科应随时形成；
（二）会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交；
（三）声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室；
（四）外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。
（五）各科档案应于每年12月底归档完毕。
六、归档要求
（一）各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。
（二）制作归档的文件材料，须用纸规格统一，字迹工整，且只能用碳素墨水或蓝黑墨水填写、修改、审批和签名，以便保护档案。
（三）凡以中心名义发出的文件，必须保存原稿，并附正式文件1份。
七、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。
八、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。
九、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救；对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。
十、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，未经中心领导同意不得借阅。
十一、借阅档案者，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。
十二、对失去保存价值的档案应编制销毁清册，写出销毁报告，报中心领导批准后销毁。销毁时，应指定二人以上工作人员监销，并在销毁册上签名。
十三、凡应归档的文件材料，承办部门均应按归档制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按《档案法》、《档案法实施办法》的有关条款规定予以处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
文书档案管理制度（三）
1、我院各科室、部门须对收到的各类文书档案及时登记，造册、传阅等须按我院收文处理流程进行处理，处理完毕及时上架归档，避免档案流失。
2、每年六月前把上一年的文书档案整理归类，按水矿总医院档案归类范围和分类标准进行归类并进行编目，整理完毕移交给党政办档案室。
3、党政办档案室须对我院各科室、部门移交给的档案进行验收，验收合格后，认真填写移交清单，经双方签字后才有效。
4、党政办档案室对档案进行归档，装订成册，建全宗目录等相关的档案整理工作。
5、我院的档案不得随意复制，须经党政办主任签字认可才得以复制。
6、凡涉保密文件概不对外查阅，须经分管院领导同意方可查阅。
7、党政办档案室的管理严格按照防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防尘进行管理。
8、档案人员应负责文件的收集、保管，并按期归档保证档案的齐全和完整，违反者应给予批评、行政或经济处罚。
9、档案遗失的人员处罚按《国家档案法》规定执行。
10、档案人员每月对档案管理状况进行全面检查，并作记录。如有特殊情况立即检查，发现问题向有关领导汇报，采取措施保护档案的安全。
11、档案人员对档案的收进、移交、销毁，全宗和案卷数，利用情况等及时做好统计工作。
12、档案人员要严格执行档案材料的鉴定销毁制度，维护档案材料的完整与安全，未经鉴定和批准的档案材料不得销毁。
13、档案人员应积极创造条件研究并采用新的科学技术，使档案管理逐步进入现代化、电子化管理。
篇2：300MW火力发电厂办公室文书档案管理岗位规范
1范围
本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。
本规范适用于文书档案管理工作岗位。
2岗位职责
2.1职能范围与工作内容
2.1.1负责收、发文件的处理,负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号,做到及时、准确、保案、无误、事事有回音,件件有落实。
2.1.2负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。
2.1.3收集、整理全公司的行政公文,做到分类清楚,排列正确,保证文件的完整、齐全。
2.1.4负责行政公文的借阅、使用工作和对外办理资料调阅,索购手续等有关管理工作,做到查阅方便。
2.1.5做好电话记录,重大事情立即通知有关人员。
2.1.6负责召开会议的通知和安排工作。
2.1.7负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作,指导通讯员工作,要求服务周到,征订分发无差错。
2.1.8负责公司公用电报、信函的审定工作,及时与邮局联系,按期结算报销邮费,做到及时、迅速账目无差错。
2.2工作关系
2.2.1在主任(主管)领导下开展工作,并对其负责。
2.2.2业务上接受上级主管部门的指导。
2.2.3搞好与相关岗位的协作与配合工作。
2.3文明办公要求
2.3.1坚守岗位,遵守纪律。
2.3.2谦虚诚恳,团结同志。
2.3.3礼貌待人,说话和气,热情耐心。
2.3.4保持室内清洁,各种物品,定置定位,摆放有序。
2.3.5按规定着装和佩带工作标志。
3上岗标准
3.1思想政治和职业道德
3.1.1坚持四项基本原则,拥护党的方针政策,政治上与党中央保持一致,实事求是,密切联系群众,廉洁奉公,遵纪守法。
3.1.2爱岗敬业,事业心和责任感强,忠于职守,开拓进取。
3.2必备知识
3.2.1熟悉文书学基本理论。
3.2.2熟悉应用写作概论。
3.2.3熟悉上级和本单位文件保管的方法。
3.2.4熟悉接听记录、收发电报及电报管理的基本要求。
3.2.5熟悉本单位介绍信管理规定。
3.2.6熟悉上级和本单位文件管理中的保密规定及措施。
3.2.7熟悉文件收发、转送的通信知识及要求。
3.2.8熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。
3.2.9熟悉秘书学基础知识。
3.2.10熟悉本单位文件制发的程序和方法。
3.2.11熟悉本单位文件的各类、发布形式、适用范围及标印格式。
3.2.12熟悉本公司和本单位关于印章使用、管理的规定。
3.2.13熟悉文件版头的格式及制作要求。
3.2.14了解编辑工作的有关知识。
3.2.15熟悉本公司文件报表的种类及编制要求。
3.3政策法规
3.3.1熟悉《中华人民共和国全民所有制工业企业法》、《中华人民共和国公司法》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产各级领导机关文件处理条例》。
3.3.2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国劳动法》、《电力工业技术管理规定》及其他相关法律、法规。
3.4技能要求
3.4.1起草一般请示、报告、会议记要等文件。
3.4.2独立处理收发文件和进行文件传递。
3.4.3对文件进行汇编和分类管理。
3.4.4处理接听电话、收发电报事宜。
3.4.5正确使用和管理介绍信。
3.4.6完成“三密”文件及其他文件的清退工作。
3.4.7秘诀书学基础知识。
3.4.8本公司文件制发的程序和方法。
3.4.9本公司文件的种类、发布形式、适用范围及标印格式。
3.5任职资格。
3.5.1文化程度。具有中专及以上学历或同等文化程度。
3.5.2工作经历。具有大专3年(本科2年、研究生1年)及以上本专业实际工作经历。
3.5.3专业技术资格。具有初级及以上专业技术职称。
3.5.4身体条件。身体健康,没有妨碍本岗位工作的疾病。
篇3：物业公司文书档案资料管理办法
物业公司文书、档案、资料管理办法
1.0目的:
方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。
2.0适用范围
物业公司的各种资料、档案。
3.0管理内容
3.1文件和资料的分类
--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)
--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)
--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)
3.2文书档案管理
--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。
--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。
--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。
--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。
3.3其他资料管理
--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。
--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。
--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。
--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。
--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。
--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。
--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。
--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。
--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。
4.0各职能部门的资料管理
各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。
5.0相关文件
5.1《业主档案的管理办法》
6.0相关记录
6.1《收文薄》
6.2《发文簿》
6.3《信函收存登记表》
6.4《信函寄发登记表》
7.0附录
7.1《电脑资料存贮说明》
编写:zz审批:zz
篇4：某物管处文书档案工作程序
物管处文书档案工作程序
将处理完毕后的公文材料随时按类目上的条款归入卷宗,进行有条理的管理。做好系统排列并按次序编上代号,平时还包括收集文件,检查文件,确定归卷类目等。
正式立卷与归档有六个步骤:
1、检查、调整归档卷宗。
2、排列好卷内公文的顺序。
3、编写案卷标题。
4、填写卷内目录和备录表。
5、填写案卷封皮和装订。
6、案卷归档。
签署人:物业管理有限公司
篇5：物业管理处文书档案管理规范
管理处文书档案管理
文书档案(简称"文档")作为物业管理处重要的信息资源,它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点,形式包括工作记录、文书、音像、图片等,是管理处信息管理的基础和重要对象。
在计算机技术广泛应用于信息管理前,传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用,此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档管理工作内容主要包括如下:
1、制定和完善管理处文档工作规范和标准;
2、制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度,确定文料归档范围、时间和保存期限;
3、收集、整理、保管、统计管理处文档,鉴定和销毁已过期的文档;
4、组织进行管理处档案的开发和利用;
5、制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保护措施;
6、指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。协调和支持各部门文档管理工作。
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