档案室管理制度

篇2：档案室安全管理制度

1范围

本制度适用公司档案室档案存放、保管的安全管理工作。

2目的

为加强公司档案室安全管理,确保档案存放安全,更好的为公司生产经营工作提供服务,制定本制度。

3?各级人员安全工作职责

3.1?分管档案工作领导职责

3.1.1?组织开展宣传教育活动,贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。

3.1.2?加强对档案工作的领导,在档案室安全方面,从人力、财力、物力上给予支持;及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与公司整体工作协调发展。

3.2?档案管理部门负责人职责

3.2.1?组织本部门人员学习档案法规,执行档案工作规章制度,把档案工作列入本部门的工作计划。

3.2.2?对档案室安全工作进行监督、指导、检查工作,保证档案室安全。

3.3?档案室主任工作职责

3.3.1?贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度,负责建立公司档案工作规章制度。

3.3.2?具体负责档案室安全管理,根据档案室安全管理工作需求,逐级向领导提出改进工作和改善条件的意见和建议。

3.4?专职档案管理人员职责

3.4.1?负责集中统一管理公司文书、业务、会计、基建、设备、声像、统计等档案,编制检索工具,并提供利用服务。

3.4.2?负责做好档案资料收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、催还和移交等工作。

3.4.3?切实加强档案的保护,做好“八防”工作,保障档案的完整与安全。

3.4.4?认真执行国家、行业、公司有关保密制度。

3.4.5?积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

3.5?档案鉴定工作领导小组职责

3.5.1?贯彻执行《档案法》及党和国家有关档案工作的各项方针、政策。

3.5.2?按照公司各类档案保管期限要求,根据档案管理人员提出的申请,确定档案资料的重要程度,及时组织有关人员对档案资料进行鉴定,确定是否销毁。指定2名以上人员实施档案资料销毁,并督促、检查制度履行情况。

3.5.3?不断提高小组成员本岗位业务技能,了解熟悉档案工作有关要求,增强甄别能力。

3.5.4?认真贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案的安全和保密。

4?档案管理

4.1?文件材料归档制度

4.1.1?根据《天昌公司文件材料归档范围保管期限表》要求,各部门将承办完毕的、具有查考利用价值的文件、材料(包括帐、表、凭证、基建、声像等),按时收齐整理归档。各部门兼职档案员负责具体收集、整理,部门负责人在档案资料上交公司档案室前进行把关。

4.1.2?文件材料归档范围:公司内部形成的文件、材料和上级下发的所有有关行业方针、政策、规定和反映单位主要职能活动的文件、材料、声像等。

4.1.3?归档时间:按照归档规范要求,每年3月底前,综合档案室对各部门上交的档案资料整理后及时归档。

4.1.4?综合档案室协助各部门做好专业、科技、声像等档案的归档工作,并办理接收手续,统一归档。

4.1.5?综合档案室在完成归档的同时,切实做好各种资料、书刊、报纸的收集整理装订工作。

4.2?档案收集制度

4.2.1?综合档案室对公司文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导,督促检查。

4.2.2?各部门兼职档案员负责收集反映本部门业务工作情况的各种数据、报表、记录等资料,于年度结束后三个月内将全部文件材料分门类整理好并形成目录,交综合档案室归档保存。

4.2.3?具体实施部门负责公司重大活动、重要会议材料的收集工作。

4.2.4?公司内部形成的设备(仪器)材料,由档案员参加开箱时直接收集归档;本公司形成的基建档案,由档案员在参加“基建工程竣工验收会”时随时收集归档。

4.2.5?公司内部形成的各种声像材料,上级机关颁发的奖牌、奖杯及各种荣誉证书,由综合档案室随时收集归档。

4.3?档案保管制度

4.3.1?档案保管要贯彻“以防为主,防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房和切实可行的档案“八防”(防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬)措施。

4.3.2?档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品,做到专室专用。

4.3.3?档案保管人员要提高警惕,增强保密观念,出入档案室要注意关门落锁,下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。

4.3.4?保持档案室内的清洁卫生,按时记录档案室内温湿度,定期检查,补充杀虫灭菌药物。

4.3.5?对室藏档案要定期进行检查、核对、做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案,应及时进行修补和复制。

4.4?档案安全保密制度

4.4.1?档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》,严格遵守《保密守则》,切实保证档案的安全管理。在调换工作时,对所管的档案要办理交接手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。?

4.4.2?综合档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。

4.4.3?未经批准,任何人不得将档案带出档案室,档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。

4.4.4?档案员要经常检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。

4.4.5?凡查阅密级的档案,应按划密规定掌握使用,严格控制保密范围。

4.4.6?到期应销毁的案卷、资料,按规定手续报经领导批准,由二人以上监销处理。

4.5?档案借阅制度

4.5.1?综合档案室应及时提供档案资料的借阅利用,为党和国家及公司生产经营工作服务。

4.5.2?借阅档案时,首先由借阅人认真填写借阅档案登记簿,根据重要程度报请不同级别领导批准后方可借阅。借阅后应按时归还,逾期者续办手续,否则予以收回。

4.5.3?借阅档案者,只能查阅指定的档案材料,不准翻阅其它文件。

4.5.4?借阅者要珍惜、爱护档案,不准涂改、拆卷、污损、撕抽页、勾划等。

4.5.5?借阅者要自觉遵守制度,违者要追究责任。

4.6?档案库房管理制度

4.6.1?按规定将档案分类排放、排列整齐。

4.6.2?保持库房清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。

4.6.3?库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品。经常检查库房消防器材。

4.6.4?非经允许,外人不得随便进入库房。

4.6.5?管理人员做到人走关闭门窗,妥善保管库房钥匙,确保库房安全。

4.6.6?档案管理人员要熟悉库藏情况,对库藏档案和资料和保管情况定期进行检查核对,作到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。

4.6.7?有库房温湿度记录,掌握温湿度变化情况,进行分析,制定管理计划。档案库房的温度应控制在14度-24度,相对湿度应控制在45%-60%。

4.6.8?未经批准,任何人不准将档案带出库房,更不准私自摘抄、外传、要严格遵守保密制度。

4.6.9?切实做好平时防范工作,做到人离灯灭,消除火灾隐患,保证档案安全。

4.6.10?库房由专人管理,借阅室与库房分开。

4.7?档案鉴定销毁制度

4.7.1?档案鉴定工作,就是甄别和鉴定档案的价值,并根据它们的不同价值确定不同的保管期限,以便把需要长久保存的档案,妥善地保存起来,准确地剔除无价值的档案材料。

4.7.2?根据上级档案部门的指导性文件及公司档案归档范围和保管期限表的规定,对档案进行定期鉴定,坚持实事求是的原则,从实际出发,正确判定档案价值。

4.7.3?进行档案鉴定时,公司档案鉴定领导小组具体安排,综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法,一件一件地审查文件,准确地进行分析,判定其价值,要以卷内最重要的文件价值来确定该卷的保管期限。

4.7.4?档案的销毁。各部门收到的各级来文,都无权自行销毁,必须按照规定送交档案室,经鉴定后,统一销毁。

4.7.5?档案经公司档案鉴定领导小组鉴定后,组成档案销毁小组,负责档案的销毁工作。

4.7.6?对超过保管期限或确无保存价值的文件经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁登记簿,经公司领导批准后,方可销毁。

4.7.7?销毁档案时,必须由二人以上在指定地点监销,监销人员必须在销毁登记簿上签名,并注明销毁方式和日期。

4.7.8?销毁档案登记簿要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。

4.8电子文件电子档案管理制度

4.8.1?凡公司业务活动中所形成能够反映公司主要职能和历史面貌,具有保存价值的电子文件、电子档案,均应收集、整理、移交综合档案室。

4.8.2?各部门兼职档案员,应及时收集平时部门产生的电子文件材料,并保持电子文件之间的历史联系,做到齐全完整。

4.8.3?各部门将已收集完整的电子文件材料按要求进行整理、分类,转成其它保管期限较长的载体(光盘、磁盘等)。

4.8.4?对已形成的电子文件必须标明载体信息的内容、运行工作环境,相关支持软件、其他说明等一同归档,并做好电子档案的登记、检索工具。

4.8.5?每年3月底以前各部门向档案室移交上年度的电子档案。

4.8.6?对已归档的电子档案有效性保证:每满一年,对电子档案读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记,确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

4.8.7?定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

篇3：物业档案室管理制度

　　物业档案室管理制度

　　一、总则

　　1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。

　　1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。

　　二、档案室的设立和管理

　　2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。

　　2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。

　　2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4 物业档案室的人员应具备一定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。

　　三、档案的收集和整理

　　3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。

　　3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。

　　3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

　　四、档案的保存和利用

　　4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。

　　4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应按照规定的程序办理借阅手续。

　　4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。

　　五、档案的销毁

　　5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。

　　5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。

　　六、附则

　　6.1 本制度自发布之日起执行。

　　6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。

篇4：南湾物业文印档案室管理制度

蓝湾物业文印、档案室管理制度

一、打字、复印管理

文印室属保密部门、未经办公室允许,非工作人员不得随意进入或逗留;经允许进入文印室人员,不得随意翻阅与己无关的文件和资料,否则,管理人员有权制止或请出。

1、打印、油印和复印10张以上者,需申请办公室批准后进行;10张以下者,经文印管理员同意后方可。凡打印、油印、复印者,均应严格进行登记、记录。

2、文印员负责文印室内的计算机、打印机、复印机、油印机等设备和配件的管理,其它人员不得擅自动用。

3、集团以外的打印、复印、油印业务,根据打印的规格数量按规定到财务室交纳费用,凭收款单据办理打印业务。

4、按照规定,文印用品由文印室工作人员统一向集团文印室申请,并附出上期领用材料的使用说明,批复后办理领用。严禁浪费和私用文印用品,特别是纸张的使用必须严格把关,文印员对领取文印纸张数量应与使用登记数量、对外业务量、发放数量和结存数量基本持平并定期汇总,防止丢失和浪费。一经查出浪费和私用,对相关人员予以追究。

5、文印打字管理人员必须严守机密,如发现泄密行为,视情节程度,除赔偿造成的损失外,还将给予行政处罚。

二、档案资料管理:

1.档案管理员在接受档案室移交的档案时,要按档案内容目录及档案材料逐件逐项核实清楚,在档案收件簿上,接收人一档中签字后收入柜中存档。

2.按小区住宅编号和销售,房管建立对应的档案帐目,做到帐帐相符,帐物相符,摆放整齐、调用迅速。

3.对房屋产权人发生变更时,要及时做出档案相应的变更,做好变更登记,确保档案的准确无误。

4.档案室内做好防火、防潮、防霉、防盗等工作,要经常查验,发现问题及时采取有效措施。

5.调阅档案时,要认真填写调档纪录,详细记录调阅,档案名称、借阅人、借阅时间、归还时间。

6.对借阅的档案必须有经理或上级相关部门负责人签定批准的依据方可调阅,并及时在调入和调出、回收的记录簿上详细登记。对已调出的档案超期者必须进行催收。

7.档案管理员要做好保密工作,非档案工作人员不得入内。如发现泄密行为,视情节程度给予经济或行政处罚。

救助站制度

篇5：档案室管理制度

　　档案室管理制度

　　1、文件复印管理办法

　　一、复印文件、资料应履行批准、登记和交接手续。

　　二、复印涉密性文件，须按秘密文件管理的要求管理，严格控制份数，发生时复印单位要进行登记，阅办后应按规定立卷、归档或清退、销毁。

　　三、“四大文件"(中央、国务院、省委、省府文件)原则上不得复印，特殊情况须按保密规定请示领导批准。

　　四、有关业务往来单位需复印文件资料，应经有关领导批准，并收取成本费用。

　　2、立卷归档制度

　　一、归档范围

　　参照国家《归档范围及保管期限表》的规定，制定出本单位不同门类档案的归档范围，将归档的文件材料收集齐全。

　　二、归档时间

　　本单位在各项工作中形成的应立卷归档的文件材料，在次年上半年立卷归档完毕;违纪违章案件在结案年立卷;声像档案在各项活动结束后立卷;基建档案在竣工验收后立卷;会计档案在办完决算后立卷，由财会室保管一年后交本单位综合档案室保管。

　　三、归档要求

　　1、归档文件材料的种类、份数以及文件的页数均应齐全完整。

　　2、在归档文件材料中，应将每份文件的正文与附件正件与底稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，文电应合一立卷。

　　3、文件材料的整理立卷，必须按照分类方案立卷，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　3、档案保管制度

　　一、集中统一管理本单位形成的各种门类、各种载体的档案，维护档案的完整与安全。

　　二、建立全宗卷，并内容充实，符合规范;档案室内应有档案资料存放示意图和柜格指引卡。

　　三、贯彻“以防为主，防治结合”的原则，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光、防有害气体和档案状况检查等方面工作。

　　四、切实做好温湿度调节工作，并坚持库房温湿度测记，在高温湿季节采取积极措施降低库房内的温湿度，力争将温度控制在14-24℃，相对湿度控制在40%-60%。

　　五、坚持每季度定期检查档案，并做好记录，做到档案室无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象的事件。

　　六、做好档案进出登记，做到账实相符。

　　4、档案查阅借阅制度

　　一、查阅档案原则上在阅览室进行。一般只能查阅本部门形成的档案，如查阅其他部门的档案，需经相应部门负责人或单位领导批准。

　　二、外单位人员查阅档案，须持所在单位介绍信，经相关领导批准方可查阅。

　　三、借阅档案必须严格履行登记手续，经领导批准，方可借出。归还时要当面点交清楚。借出档案，一般不超过五天，若需续用者，必须办理续借手续。

　　四、借阅者要妥善保管档案，不准在借阅的档案上勾划、圈点、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制，不准移出卷内文件，不得将档案转借他人;确因工作需要复印档案，须经档案管理人员同意。

　　五、损毁、丢失、涂改、污损或伪造档案，一律按《档案法》中有关规定予以处罚。

　　5、档案统计制度

　　档案统计是以表册、数字的形式、系统地反映档案产生的数量、速度、室藏档案的状况和变化，利用档案的效率和发展趋势，从而为本单位领导对档案工作决策提供可靠依据。为此，特制订档案统计制度。

　　一、档案统计工作，必须依照统计法和国家有关规定，如实地统计档案资料，不得虚报、瞒报、拒报，更不能伪造、篡改。

　　二、认真做好档案的基本登记和综合统计两部份工作。档案登记最基本的内容是档案数量和状况的登记，以及档案利用的登记;档案综合统计就是档案利用、档案工作人员、档案室建立等情况的统计。

　　三、档案统计不只限于一般地登记数字和填送报表，应对收集的统计资料进行整理，分析研究，从中发现问题并提出改进意见，以便做好档案统计工作。

　　6、档案资料收集办法

　　一、资料是人们在工作、学习中用于参考的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品。一般包括书刊、报纸、传单、简报、地图、图片、图表、录音录像带等出版物。资料在实际工作中具有重要的参考作用。

　　二、本单位收集资料的范围主要是于单位职能工作有一定参考作用的交通年鉴、交通电力法规汇集、电力科技、电力统计资料、四大文件及其它刊物。

　　三、各处室收集或编制的资料应即时向档案室送交一至两套，以备借阅参考。

　　四、通过各种途径收集有关资料，使档案室保存的资料内容丰富而有特色，便于机关工作参考利用。

　　7、档案保密制度

　　一、认真学习、宣传、贯彻执行《保密法》增强保密意识，提高保密的自觉性，严格依法办事。

　　二、档案管理人员和借阅档案的人员，均负有保守档案秘密的义务，严格遵守保密守则，不在公共场所谈论档案文件内容，不给私人索取提供档案材料，不得非保密本上记录档案内容，不准携带档案材料探亲访友或进入公共场所，保守档案机密。

　　三、严格档案查、借阅手续，认真按《档案利用制度》、《档案鉴定制度》办事，绝密、机密档案文件，只能在阅览室查阅，若因工作需要借走或复印，须经有关领导批准，借出利用的各类档案，必须妥善保管，不准私自复印或带回家中。

　　四、经鉴定属销毁的档案材料，由鉴定小组指派专人，护送到指定地点监销。

　　五、非档案室人员不得进入档案室，无关人员不得随便进入档案室，档案室柜钥匙不得交他人或放在不谨慎的地方。

　　六、对来访客人进行登记，做好保密情况记录，并立卷归档。

　　七、经常关好门窗，如发现有失密现象应及时报告，及时处理。

　　8、档案鉴定销毁制度

　　一、档案的鉴定销毁是档案工作的重要内容。为了保证库存档案质量，提高档案设施的使用率，制定档案的鉴定销毁制度。

　　二、档案的鉴定销毁，按照《档案法》有关规定及档案规范中归档范围和保管期限，由档案自身实际保存价值确定，对失去价值超过保管期限，又无历史凭证作用的档案，应在鉴定后予以销毁。

　　三、对库存档案材料要定期进行鉴定，在征求有关处室意见基础上，提出销毁档案的初步意见并造好清册，经办公室主任审核，报主管领导批准后销毁。

　　四、对于经过鉴定销毁的档案材料，由鉴定人填写销毁清册一式二份，一份经主管领导审查后归档，一份交档案形成部门备查。

　　五、销毁档案材料，须到指定纸厂进行，并有监销人在场，直到全部档案材料化为纸浆。

　　六、重要的历史资料，未到期的档案材料不得销毁。

　　9、档案利用制度

　　一、档案室保存的档案主要满足本单位工作的查考，为本单位两个文明建设服务，档案工作人员要积极提供利用，开展好咨询服务工作。

　　二、外单位查阅档案必须两人以上凭单位介绍信方可查阅，查阅党内文件，必须经分管档案工作的领导批准;档案一般不借出，情况特殊需借出时，须经主管领导批准，期限不超过三天、收回时严格检查，并注销借阅手续。

　　三、查阅档案必须在档案人员指定的地点(阅览室)查阅，查阅时不能在档案文件上圈点、画线、涂改、批注和将文件抽换、裁剪、撕毁或拍照，违者必究。

　　四、查阅档案人员摘抄的档案内容要经过档案人员核对无误加盖公章后方能有效。

　　五、查(借)档案应反馈利用效果，填写利用效果登记簿，并跟踪考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或专题整理汇编，年终写出利用工作总结。

　　10、档案库房管理制度

　　一、档案实行专人管理。档案室的钥匙由档案管理员管理。因事需交由他人临时保管的应经领导同意，并作好登记。

　　二、档案库房应坚固、安全，与办公室分开，配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施设备。

　　三、档案库房属机要重地，非档案人员不得入内。

　　四、档案库房须整洁卫生，档案柜架排列整齐、美观，并保持库房适宜的温湿度;档案管理人员应定期检查并作好记录。

　　五、档案人员要随时检查案卷，发现档案破损、变质及其它异常情况要及时采取补救措施并向领导报告。