文书管理制度

篇2：水土保持行政执法文书制作规范制度

第一章总则

第一条为规范水土保持行政执法行为,提高水土保持行政执法文书制作水平,根据《水土保持法》、《行政强制法》、《行政处罚法》、《行政复议法》、《水行政处罚实施办法》,结合水土保持行政执法工作实际,制定本规范。

第二条本规范适用于监督检查、行政处罚等水土保持行政执法文书的制作。

第三条水土保持行政执法文书的内容必须符合有关法律、法规和规章的规定,做到格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范。

第四条水土保持行政执法文书分为内部文书和外部文书。

内部文书是指在水土保持行政处罚机关内部使用,记录内部工作流程,规范执法工作运转程序的文书。

外部文书是指水土保持行政处罚机关对外使用,对处罚机关和行政相对人均具有法律效力的文书。

第二章文书制作基本要求

第五条水土保持行政执法文书应当按照规定的格式制作。

文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写,做到字迹清楚、文面整洁。

水土保持行政处罚机关制作文书时应当按照规定的格式印制后填写。有条件的,可以按照规定的格式打印制作。

第六条文书设定的栏目,应当逐项填写,不得遗漏和随意修改。无需填写的,应当用斜线划去。

文书中除编号和价格、数量等必须使用阿拉伯数字的外,应当使用汉字。

第七条文书应当使用公文语体,语言规范、简练、严谨、平实。

应当正确使用标点符号,避免产生歧义。

第八条文书中“案由”填写为“违法行为定性+案”,例如:未编制水土保持方案开工案。

在立案和调查取证阶段文书中“案由”应当填写为:“涉嫌+违法行为定性+案”。

第九条文书中当事人情况应当按如下要求填写:

(一)根据案件情况确定“个人”或者“单位”,“个人”、“单位”两栏不能同时填写。

(二)当事人为个人的,姓名应填写身份证或户口簿上的姓名;住址应填写常住地址或居住地址;“年龄”应以公历周岁为准。

(三)当事人为法人或者其他组织的,填写的单位名称、法定代表人(负责人)、地址等事项应与工商登记注册信息一致。

(四)当事人名称前后应一致。

第十条询问笔录、现场检查笔录、听证笔录等文书,应当场交当事人阅读或者向当事人宣读,并由当事人逐页签字或盖章确认。当事人拒绝签字盖章或拒不到场的,执法人员应当在笔录中注明,并可以邀请在场的其他人员签字。

记录有遗漏或者有差错的,可以补充和修改,并由当事人在改动处签章或捺指印确认。

第十一条执法文书首页不够记录时,可以附纸记录,但应当注明页码,由相关人员签名并注明日期。

第十二条文书中执法机构、处罚机关的审核或审批意见应表述明确,没有歧义。

第十三条需要交付当事人的外部文书中设有签收栏的,由当事人直接签收;也可以由其成年直系亲属代签收。

文书中没有设签收栏的,应当使用送达回证。

第十四条文书中注明加盖处罚机关印章的地方必须加盖印章,加盖印章应当清晰、端正,要“骑年盖月”。

第三章具体文书适用及制作

第十五条水土保持违法案件立案审批表是指水土保持处罚机关在办理一般程序案件中,用以履行报批立案手续的文书。

“案件来源”栏应当按照检查发现、群众举报、上级交办、有关部门移送、媒体曝光、违法行为人交待等情况据实填写。

“案情简介”栏应当写明当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况以及涉嫌违反的相关法律规定。

第十六条现场检查笔录是指执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行检查的文字图形记载和描述。

现场检查笔录要对所检查的物品名称、数量、包装形式、规格或所勘验的现场具体地点、范围、状况等作全面、客观、准确的记录。

需要绘制勘验图的,可另附纸。

对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明。

第十七条询问笔录是指为查明案件事实,收集证据,而向相关人员调查了解有关案件情况的文字记载。

询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况,包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。

询问时应当有两名以上执法人员在场,并做到一个被询问人一份笔录,一问一答。询问人提出的问题,如被询问人不回答或者拒绝回答的,应当写明被询问人的态度,如“不回答”或者“沉默”等,并用括号标记。

第十八条抽样取证物品清单是指执法人员在执法过程中,抽取涉嫌违法物品样品保存作证据或送交有关部门鉴定而制作的文书。

抽取样品应当按照有关技术规范要求进行。抽样送检的样品应当在现场封样,由当事人和执法人员共同签字或盖章。

第十九条先行登记保存通知书是指水土保持行政处罚机关在查处案件过程中,对可能灭失或者以后难以取得的证据进行登记保存时使用的文书。

处罚机关应当根据需要选择就地或异地保存。

处罚机关可以在登记保存的相关物品和场所加贴封条,封条应当标明日期,并加盖处罚机关印章。

文书中应当对被保存物品的名称、规格、数量、单位作清楚记录。

第二十条登记保存物品处理决定书是指水土保持行政处罚机关在规定的期限内对被登记保存的物品作出处理决定并告知当事人的文书。

处理通知书应当写明当事人姓名(或名称)、登记保存作出的时间及具体处理决定。

处罚机关可视具体处理情况制作物品清单。

第二十一条水土保持查封(扣押)通知书是指水土保持行政处罚机关在案件调查过程中依照有关法律法规对涉案场所、设施或者财物采取强制措施,实施查封(扣押)的文书。

水土保持查封(扣押)通知书应当载明下列事项:

(一)当事人的姓名或者名称、地址;

(二)查封、扣押的理由、依据和期限;

(三)查封、扣押场所、设施或者财物的名称、数量等;

(四)申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限;

(五)行政机关的名称、印章和日期。

查封、扣押清单一式二份,由当事人和行政机关分别保存。

查封、扣押时,应当对相关场所、设施或者财物加贴封条,封条应当标明查封(扣押)日期,并加盖处罚机关印章。

第二十二条水土保持解除查封(扣押)通知书是指经水土保持行政处罚机关调查核实,依法对查封(扣押)物品解除强制措施并告知当事人的文书。

处罚机关在做出解除查封(扣押)决定时,应当制作解除查封(扣押)清单。解除查封(扣押)的财物要与查封(扣押)时的财物核对无误。对查封(扣押)财物部分解除时,清单应当写清解除查封扣押财物的具体情况。

第二十三条水土保持违法案件调查报告是指案件调查结束后,执法人员就案件调查经过、证据材料、调查结论及处理意见报请处罚机关负责人审批的文书。

“调查事实及证据”栏,填写调查确认的违法时间、地点、行为、后果等违法事实及有关证据等。

“处理建议及证据”栏应当由执法人员根据案件调查情况和有关法律、法规的规定提出处理意见。据以立案的违法事实不存在的,应当写明建议终结调查并结案等内容;对依法应给予行政处罚的,应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。

“机关负责人意见”栏,应当写明具体审核意见,由负责人签名或同时加盖审核机构印章。

第二十四条责令改正水事违法行为决定书是指水土保持行政处罚机关依据有关法律、法规的规定,责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书。

责令改正通知书应当写明具体的法律依据和责令改正违法行为的时限。

第二十五条水土保持补偿费征收决定书是向未按照规定缴纳水土保持补偿费的违法行为人征收水土保持补偿费的文书。

征收决定书应载明违法行为人的单位、名称、地址,征费标准、数额、缴纳时限。

第二十六条水土流失治理代履行决定书是指县级以上水行政主管部门指定有治理能力的单位代替违反规定不履行水土流失治理义务的单位进行水土流失治理的文书。

代履行决定书应当载明当事人的姓名或者名称、地址,代履行的理由和依据、方式和时间、标的、费用预算以及代履行人;代履行三日前,催告当事人履行,当事人履行的,停止代履行代履行时,作出决定的行政机关应当派员到场监督;代履行完毕,行政机关到场监督的工作人员、代履行人和当事人或者见证人应当在执行文书上签名或者盖章。代履行的费用按照成本合理确定,由当事人承担。代履行不得采用暴力、胁迫以及其他非法方式。(水土保持法五十六条、行政强执法五十一条)

第二十七条水土保持行政处罚事先告知书是指水土保持行政处罚机关在作出行政处罚决定前,告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书。

处罚机关应当根据案件是否符合听证条件,决定适用一般案件文书或听证案件文书。

行政处罚事先告知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、数额及法律依据,并告知当事人享有的陈述和申辩的权利。

对违法事实的描述应当完整、明确、客观,不得使用结论性语言。

第二十八条水土保持行政处罚听证会告知书是指水土保持行政处罚机关向当事人告知听证权利的文书。水土保持行政处罚听证会告知书应当写明当事人要求举行听证的权利及法定期限,并注明联系人、联系电话和行政处罚机关地址等。

第二十九条听证会公告书是指水土保持行政处罚机关决定举行听证会并向社会公告听证会事项的文书。听证会公告书应当公告举行听证会的案由、时间、地点、听证注意事项等,由组织听证的行政机关在举行听证的3日前公开张贴。

第三十条听证笔录是指记录听证过程和内容的文书。

“主持人”、“记录人”、“案件调查人”栏填写上述人员的姓名、工作单位及职务。

“听证记录”应当写明案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见,当事人陈述、申辩的理由和以及是否提供新的证据,证人证言、质证过程等内容。

案件调查人员、当事人或其委托代理人、主持人、记录人应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期;证人应当在记录其证言之页签名,写明“以上笔录已阅,无误”字样。

第三十一条听证报告是指听证会结束后,听证主持人向处罚机关负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书。

“案件事实及证据”栏应当填写听证确认的违法时间、地点、行为、后果等违法事实及有关证据。

“处理建议及依据”栏,应当由听证主持人根据听证情况,对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、法律法规依据做出评判并提出倾向性处理意见,听证主持人应签名或盖章。

听证主持人向处罚机关负责人提交报告书时,应当附听证笔录。

“机关负责人意见”栏,行政机关负责人应签名或盖章。

第三十二条水土保持行政处罚决定书是指水土保持行政处罚机关依法适用一般程序,对当事人作出行政处罚决定时使用的文书。

对违法事实的描述应当全面、客观,阐明违法行为的基本事实,即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等;列举证据应当注意证据的证明力,对证据的作用和证据之间的关系进行说明。

应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明;对经过听证程序的,文书中应当载明。

作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称,列明适用的条、款、项、目。

有从轻或者减轻情节,依法予以从轻或者减轻处罚的,应当写明。

第三十三条送达回证是指水土保持行政处罚机关将执法文书送达当事人的回执证明文书。

“送达文书名称”、“送达文书编号”栏,填写水土保持行政执法文书的名称、编号。“被送达人”栏,填写当事人的姓名或者单位名称和地址。送达地点为交付文书的具体地点,送达方式为直接送达、留置送达、邮寄送达。“送达人”栏,由送达人签名或盖章。“被送达人签名或盖章”栏,由被送达人签名或盖章;被送达人是法人或其他组织的,可由负责收件的人签收。被送达人是自然人的,代收人应在“代收人及代收理由”栏内签名或盖章,并注明与被送达人的关系。被送达人或者他的同住成年家属拒绝签收的以留置送达方式送达,并在“备注”栏注明情况。

第三十四条登记保存物品处理决定书是指水土保持行政处罚机关对先行登记保存的物品依法进行处理的记载。

处理决定应当载明对先行登记保存物品处理的时间、地点、方式,参与处理的执法人员应当在记录上签字。(《行政处罚法》第37条2款、《水行政处罚实施办法》第28条2款)

第三十五条强制执行申请书是当事人逾期不履行水土保持行政处罚决定或者水土保持行政措施决定,行政机关依法申请人民法院强制执行的文书。

强制执行申请书应写明当事人在法定期限内是否提起行政复议、行政诉讼及复议、诉讼情况;写明申请强制执行的具体内容。

第三十六条?案件移送书是将违法行为严重的需给予治安管理处罚或构成犯罪需追究刑事责任的案件移送有关机关而使用的文书。

第三十七条水土保持案件结案报告是指案件终结后,执法人员报请水土保持处罚机关负责人批准结案的文书。

结案报告应当对案件的办理情况进行总结,对给予行政处罚的,写明处罚决定的内容及执行情况;不予行政处罚的应当写明理由;予以撤销案件的,写明撤销的理由。

第四章文书归档及管理

第三十八条一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷;材料过多的,可一案多卷。

简易程序案件可以多案合并组卷。

第三十九条卷内文书材料应当齐全完整,无重份或多余材料。

第四十条案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。

封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成,如关于未编制水土保持方案开工案。

卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容,按卷内文书材料排列顺序逐件填写。

备考表应当填写卷中需要说明的情况,并由立卷人、检查人签名。

第四十一条案件文书材料按照下列顺序整理归档:

(一)案卷封面;

(二)卷内目录;

(三)水土保持行政处罚决定书;责令改正水事违法行为决定书;水土保持补偿费征收决定书;水土流失治理代履行决定书;

(四)立案审批表;

(五)询问笔录、现场检查笔录、抽样取证物品清单、登记保存物品清单、登记保存物品处理决定书、水土保持查封(扣押)通知书、水土保持解除查封(扣押)通知书等;

(六)水土保持行政处罚事先告知书等;

(七)水土保持行政处罚听证会告知书、听证公告书(存根)、听证笔录、听证报告等听证文书;

(八)执行的票据等材料;

(九)登记保存物品清单等;

(十)送达回证等其他有关材料;

(十一)案件移送书;

(十二)水土保持案件结案报告;

(十三)备考表。

第四十二条不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中,并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等,随卷归档。

第四十三条当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷,可以在案件办结后附入原卷归档。

第四十四条卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号;页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角;大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号;A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。

第四十五条案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料,应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。

第四十六条案卷应当整齐美观固定,不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。

第四十七条办案人员完成立卷后,应当及时向档案室移交,进行归档。

第四十八条案卷归档,不得私自增加或者抽取案卷材料,不得修改案卷内容。

篇3：物业公司往来文书控制保密制度

物业公司往来文书控制及保密制度

1.文书往来需严格,其中包括

(1)外发文书:必需由总经理办公室发出

(2)内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文

(3)保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。

2.保密制度

(1)本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。

(2)本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。

(3)本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。

a.关于公司的重要政策或计划;

b.关于人事问题;

c.关于重要会议的讨论事项;

d.关于业主或租户的档案资料;

e.契约、协定或根据协商而决定的事项;

f.规定、命令中特别指定的事项。

(4)机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:-

a.秘密,不能向部门经理及主管,以及业务上相关人员以外者公开。

b.公司内部秘密,不能向公司以外公开。

c.绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。

(5)机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。

(6)机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。

(7)机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。

(8)机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。

(9)总公司及分公司之间文件的来往传送或邮寄时,应采用亲启信函方式,必要时应采用挂号信函方式。

(10)公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。

(11)机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。

(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款规定的手续。

(13)机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。

(14)凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理

一般文件由总经理发到各部门主管处理或存阅,送回行政部存档。所有外发及保密文件,必需有总经理记录,以使在存送中收获,亦可以拷贝出来。

篇4：某邮电文书档案立卷归档制度

邮电文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责:

1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖HT〗

第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗

第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第叁拾叁条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:

案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

篇5：公司文书管理制度范本（9）

公司文书管理制度范本(九)

总则

第一条为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。

第二条公司文书是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,

各级部门必须认真做好文书管理工作。

第三条文书处理必须做到准确、及时、简便,文书由办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。

第四条文书管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。

文书主要种类

第五条公司文书种类主要有:

(一)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。

(二)通告:公布应当普遍遵守的事项,用“通告”。

(三)通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的文书,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。

(四)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。

(五)报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级请求指示,批准,用“请示”。

(六)批复:答复请示事项或对下级布署工作,用“批复”。

(七)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与全单位共同遵守执行者,用“会议纪要”。

(八)工作志:记录日、周、月工作情况(包括工作安排,工作进度、工作业绩、工作设想与建议等)者,用“工作志”。

(九)工作计划;进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。

文书格式

第六条文书一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间,抄送机关,附注等部分组成。

(一)文书标题,应当准确、简要地概括文书的主要内容,一般应标明发文机关和文书种类,除批转规章制度外,

一般不加书名号。

(二)发文字号,包括机关代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。

(三)文书一律加盖印章,上报的文书,应注明签发人。

(四)秘密文书应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(五)紧急文书分别标明“特急”、“急”。

(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。

(七)文书如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。

(八)发文部门应写全称和规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。

(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议各名称和通过日期。

(十)文字从左至右横写,横排。

第七条文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。

文书办理

第八条文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。

第九条凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。

第十条已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。

第十一条草拟文书必须符合下列要求:

(一)要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。

(二)情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。

(三)人名、地名、数字、引文要准确、时间应写具体的年、月、日。

(四)文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,

一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。

第十二条公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直

接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。

第十三条各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。

第十四条草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十五条行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内

容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。

第十六条秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

文书立卷和销毁

第十七条文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。

第十八条文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况

便于保管、查找、利用。

第十九条立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。

第二十条没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

附则

第二十一条本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。

第二十二条本办法从发布之日起施行。