×局办公自动化管理办法

篇2：公司办公自动化管理规定

1目的

为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。

2适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。

3术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘部落

4职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

5管理要求

5.1电子公文管理规定。

5.1.1电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

5.1.3对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜"，并签署意见。

5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。

5.1.8电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：

5.1.8.1电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。

5.1.8.2电子公文介质的维护和维修，由公司电算室负责。

5.1.8.3电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核：将现有的OA用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。

5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户

变更所属部门。

5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。

5.1.11用户组管理。

5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。

5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打开OA办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100M。

5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.2经销商电子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。

5.2.5不许将IE浏览器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。

5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。

5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。

5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。

5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。

5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服务站均可发布。

5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机使用的规定。

5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。

5.3.6.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。

5.3.6.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。

6相关文件

（无）

7相关记录及保存期

7.1新增(变更)用户表保存期限五年

7.2用户权限变更表保存期限五年

7.3用户注销表&nb

sp;保存期限五年

篇3：办公自动化工程师岗位职责

办公自动化工程师旭阳集团北京旭阳宏业化工有限公司,旭阳宏业化工,旭阳集团,旭阳宏业工作职责:

1、负责公司日常办公和业务流程的调研和流程确认,并且利用现有的OA(慧点OA)平台实现流程电子化;

2、跟进现有OA流程的运行情况,并且根据业务和管理需要,配合完成流程的优化调整工作;

3、负责OA应用相关的其它需求应用响应,并且协调供应商完成应用开发和实施推广工作;

4、负责公司现有OA系统的专项支持,以及在此基础上的深入应用推广,包括定期的使用培训工作;

5、参与制定相关系统的管理应用和运维制度,更新和监督执行;

6、整体把握OA应用的服务质量,数据分析质量,资源规划等;

7、参与其他信息化项目的组织和实施;

任职资格:

1、国家统招本科以上学历,计算机或信息管理相关专业;

2、3年以上企业信息化相关项目实施或企业MIS应用系统支持经验;

3、有IBMDominoOA相关产品应用或实施经验者优先考虑;

4、具备较强的逻辑思维能力、学习创新能力和语言表达能力,良好的分析问题及解决问题的能力;

5、良好的沟通协调技巧和团队合作意识,能够认真、负责的完成相关任务。

6、持有PMP或参与相关培训者优先。

篇4：办公自动化系统网络管理规定范本

办公自动化系统网络管理规定

为有效利用我矿办公网络资源,保障矿井办公网络系统正常、安全、可靠运行,实现办公网络管理规范化、制度化,最大程度地发挥办公系统的作用,切实提高办公效率,更好地为矿井安全生产经营管理中提供服务和保障。经研究,特制定《办公自动化系统网络管理规定》。

一、管理要求

(一)网络系统管理

由通讯计算机中心负责办公网络的管理和日常维护,主要负责系统硬件和软件的维护以及服务器数据的备份工作;对全矿办公自动化使用人员的培训;用户账号的申请和用户账号的管理工作。

(二)用户账号的申请程序

全矿各单位根据本单位的工作需要,以书面形式申请办公网络用户账号,报分管矿领导签字批准后交通计中心。通讯计算机中心根据各单位的申请报告统一分配分配用户账号,对账号进行实名登记,并建立用户档案。办公网络用户必须与企管科签订保密协议。

(三)用户账号的撤销

办公网络用户岗位发生变动时,通讯计算机中心应及时变更或者撤销用户账户及相关信息。

(四)用户账号密码的管理

办公自动化系统用户必须妥善保管好账号和密码,不得使用原始密码,并定期对密码进行修改,若忘记密码应报通讯计算机中心进行处理。如因用户使用初始密码、密码简单或者密码外泄等原因造成不良后果的,要追究账号所有人及使用人员的责任。

(五)用户账号的使用

用户账号一旦建立,在办公自动化上发布的一切文件均视本人发布。严禁使用他人用户账号收发文件,或把账号转借给他人收发文件,如因上述情况造成资料和信息泄漏或不当信息发布的,追究账号所有人的责任。

(六)文件的传阅

在办公系统上发布文件及其他信息必须要经过发送单位负责人审核后方可发布;办公网只限于正常工作文件的发布和接收,不能在办公自动化上发布与工作无关的数据,严禁在办公自动化上发布违反国家法律法规的信息和内容,给国家、集体或者他人合法权益造成损失的应承担相应的法律责任。

(七)专用账号的管理

各单位要明确隐患排查专用账号的负责人。

(八)系统安全

为了保证文件的正常接收发布和系统的正常运行,办公网络用户应定期对使用的电脑进行查杀病毒处理,不能将带有病毒的文件和资料在办公自动化上发布,严禁利用各种黑客软件攻击办公自动化服务器,如造成局域网络瘫痪要追究账号所有人的责任。

(九)系统要求

该系统支持windows自带的InternetE*plorer浏览器,不支持使用360、QQ、百度、搜狐等浏览器。

二、考核规定

(一)通讯计算机中心要明确系统维护责任人,要定期对系统硬件和软件进行维护检修,对出现的问题必须及时进行处理。凡是因系统出现问题未能及时处理而影响办公的,对维护责任人及通计中心负责人每次处罚50元。

(二)因未按规定对办公网络账号进行登记、变更、撤销管理的,对通讯计算机中心负责人及办公网络管理员每次处罚50元。

(三)如因密码保管不善,造成不良后果的对账号所有人及所在单位的负责人每次处罚200元。

(四)对使用他人账号发布文件或者转借给给他人账号发布文件,未造成后果的,一经发现,给予账号所有人就所在单位的负责人罚款100元/次。

(五)对没有经过审核随意发布文件的或者发布违反法律法规规定的信息和内容的,根据所造成后果追究账号所有人相应的责任,并对账号所有人及所在单位负责人分别给予罚款200--1000元。

(六)对在网上发布病毒文件或者利用黑客软件对办公系统进行攻击造成网络瘫痪等后果的,一经查实,注销该使用人的账号,根据所造成后果追究当事人相应的责任并处罚2000元。

(七)各单位对专用账号因管理不善造成后果的,视情节轻重给予责任人及所在单位负责人分别给予罚款200元。

(八)出现本规定以及其它情形,给矿井造成损失及后果的,按照《过错责任追究办法》追究相应责任,情节严重,触犯法律的,移交司法机关依法追究其相应责任。

三、本规定自下发之日起执行。

篇5：涉密办公自动化设备军工军品代码转换管理制度

涉密办公自动化设备及军工军品代码转换管理制度

第一条根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《武器装备科研生产单位保密资格认证标准》和上级关于涉密办公自动化设备管理有关要求,为对涉密办公自动化设备实施严格依法管理,确保涉密事项传输、处理、存储、复制时的保密安全,结合昆明贵金属研究所、z铂业股份有限公司(以下简称所和公司)实际情况,制定本制度。

第二条涉密办公自动化设备是指所和公司专用于处理涉密信息、制作涉密载体等涉密办公自动化设备,如:涉密计算机及与其相连接的所有办公自动化设备如“打印机、扫描仪和相关的涉密移动存储介质等”,涉密传真机、复印机等。涉密信息只能使用专用的涉密办公自动化设备进行处理和制作。

第三条涉密计算机管理要求:

一、涉密计算机定密程序为:责任部门申请――保密办审查――保密委批准,本单位涉密计算机涉密程度无特别说明,都为秘密级。

二、在涉密计算机显示器明显位置标识“SM”两字,涉密计算机须配备电磁干扰器,严禁将涉密计算机与互联网联接;

三、涉密计算机实行三级保护:即开机密码、操作系统密码、屏保密码,密码设置大于8位数并每月应变动一次;

四、涉密计算机应定期进行人工打补丁、杀毒、软件升级等维护。涉密计算机须专人专管,严禁无关人员使用;

五、涉密计算机只能与其相连接的涉密办公自动化设备如“打印机、扫描仪和相关的涉密移动存储介质等”配合使用,严禁非涉密与涉密办公自动化设备相连接使用,尤其是非涉密移动存储介质禁止与涉密计算机进行有效接触。

第四条严禁任何非涉密办公自动化设备处理涉密信息。严禁任何非涉密计算机存储涉密信息。

第五条涉密办公自动化设备的维修维护执行《涉密设备与保密防范设施管理制度》。

第六条所和公司设置一名涉密计算机管理人员负责监督、管理涉密计算机的使用。涉密计算机管理员管理职责如下:

一、学习掌握相关涉密计算机保密管理知识、技能。

二、清楚所和公司所有计算机(包括便携式计算机)和涉密计算机的配置、使用、分布情况,随时配合完成保密办组织的保密检查。

三、负责对所和公司涉密计算机及与其相连接的所有涉密办公自动化设备如“打印机、扫描仪和相关的涉密移动存储介质等”的涉密设备管理、维护。

第七条所和公司便携式计算机保密管理要求:

一、所和公司设置的涉密计算机管理人员负责对所和公司便携式计算机的分布、配置、使用情况、责任人进行登记,并备案。

二、除涉密便携式计算机可以处理涉密信息外,其余便携式计算机严禁处理涉密信息。

三、严禁任何非涉密便携式计算机存储涉密信息。

四、涉密便携式计算机严禁与互联网连接。

五、保密要害部门、部位的涉密便携式计算机必须实行专人专管,责任到人。

六、涉密便携式计算机因工作需要,需携带外出时,必须填写涉密载体外出保密审批表

(见附表14)。审批表由业务主管领导审批后才能携带涉密便携式计算机外出。并且携带涉密便携式计算机外出时,涉密便携式计算机必须与其他涉密载体分开放置。

第八条涉密移动存储介质使用管理规定如下:

一、涉密移动存储介质包括:涉密硬盘、U盘、磁盘、光盘等磁、光存储介质。

二、涉密移动存储介质必须到保密办公室办理登记备案手续并贴上密级标识后,方可使用。涉密移动存储介质中涉密信息的处理只能在涉密计算机上进行。

三、个人使用的涉密移动存储介质须按涉密载体妥善保管,不使用时应放在密码文件柜、保险柜或铁皮柜中,并按涉密载体保密管理的规定进行管理。严禁将存贮有涉密事项的涉密移动存储介质携带出办公场所,如需携带出办公场所须按《涉密载体保密管理制度》中涉密载体外出保密管理规定执行。

第九条密级军工项目相关信息由军工项目管理办公室确认密与非密,军工项目负责人须在涉密计算机上进行处理确认的涉密信息。

第十条所和公司设立“涉密计算机专用室”(简称专用室),专用室由保密办归口管理,专用室管理要求如下:

一、使用专用室涉密计算机实行登记制,专用室涉密计算机只用于处理本人相关涉密信息,严禁用于处理非涉密的无关事项;

二、专用室涉密计算机使用人要求使用自己的涉密移动存储介质处理本人相关信息,如果要在计算机中存储信息,一律由自己对其存储信息实行加密处理,严禁其他人员在非责任人授权情况下获取信息;

三、专用室涉密计算机相关的涉密移动存储介质严禁带出专用室,要求一律放入专用室配备的本人储物柜中,储物柜由军工项目管理办公室、保密办分配、标识、管理,严禁混用或放置其它非无关物品;

四、专用室其它未明确事项由军工项目管理办公室、保密办裁定、处理。

第十一条代码转换管理要求。

一、军品生产代码保密管理流程

合同评审

军品合同洽谈

签订

代码转换

产品实现过程

发货、财务记账

(一)市场营销部门、军品合同管理办公室负责处理军品合同洽谈、合同评审、签订、代码转换等过程,涉密的军品合同,由部门涉密人员将军品合同名称转换成代码,方可转入生产任务下发,该代码由涉密人员专人管理。

(二)生产质量管理部门负责产品实现过程,由部门涉密人员专人管理代码。

(三)发货部门负责涉密的军品合同产品发货,由部门涉密人员将代码转换,该代码由部门涉密人员专人管理。

(四)财务部门涉密人员将代码转化成名称、开票,该代码由部门涉密人员专人管理。

二、军工项目代码转换管理要求。

(一)所有密级军工项目由军工项目管理办公室对项目名称进行代码转换。

(二)军工项目管理办公室对具体项目进行代码转换工作只局限于相关涉密工作人员知悉,严禁外泄。

第十二条其他部门涉及代码管理要求的,一律由相关涉密人员处理。

第十三条涉密复印设备使用管理规定:

涉密办公自动化设备及军工军品代码转换管理制度

一、涉密复印设备一律不能是带存储功能的数字复印机或多功能一体机等;

二、要害部门、部位的涉密复印设备实行使用登记,归口控制管理;

三、严禁保密要害部门部位购买带存储功能的数字复印机或多功能

一体机;

四、复印涉密文件资料严格按《涉密载体保密管理制度》中涉密载体复制、印刷、装订保密管理规定执行。

第十四条本制度由保密委员会办公室负责解释。

第十五条本制度自颁布之日起执行。