档案客服岗位职责

篇2：步行街客服中心助理（收款档案管理）职责

步行街客户服务中心助理(收款、档案管理)职责

职务:客户服务中心助理

呈报上级:客户服务中心经理

2.2.1服从客户服务中心经理领导,负责前台的接待服务工作。

2.2.2负责收取装修人员办证费、工本费,每天与财务部认真检查、核对当日收款情况,保证准确无误后将当天收款交至财务部,与财务部办理好有关交收手续,并向客户服务中心经理汇报。

2.2.3按照有关财务退款程序,负责为租户/装修承办商办理装修保证金的退款手续。

2.2.4负责客户服务中心员工之考勤登记。

2.2.5协助客户服务中心有关之文书处理及打印工作。

2.2.6负责客户服务中心所有文件、信函、资料之整理、归档、管理工作,每日将有关情况向客户服务中心经理汇报。

2.2.7负责接待租户的投诉及咨询,做好记录及时协调相关部门或人员。

2.2.8协助办理租户收铺手续及二次装修申请手续。

2.2.9每天做好工作日记及交班记录。

2.2.10每月做出本月办证收费情况或其它收费情况的统计表。

2.2.11积极主动地完成客户服务中心经理临时安排的其它工作。

篇3：某物业客服部客户档案管理制度

物业客服部客户档案管理制度

1.0本部门的主要户档案管理任务

本部门的主要任务就是"服务"。只有健全客户档案才能准确、及时地为客户服务。

2.0本部门客户档案管理的日常工作包括

2.1及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报、传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

2.2做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询跟进;

3.0客户档案管理

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料:

3.1收集客户资料

3.2客户缴费记录包括各样应付押金

3.3客户装修工程文件

3.4客户迁入时填具之资料

3.5客户资料补充

3.5.1客户证件资料

3.5.2客户联络资料

3.5.3紧急事故联络人的资料

3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料

3.6客户与物业公司往来文件

3.7客户违规事项与欠费记录

3.8客户报修记录

篇4：客服业户档案管理规定作业指导书

客服作业指导书--业户档案管理规定

1.目的

便于掌握业户的基本情况,保证资料的有效性。

2.业务范围

对业户档案的管理,包括入住资料档案、装修档案、投诉记录、车辆档案、事故/事件报告、照片或影像资料、往来客信、个性化资料、房屋变更情况等。

3.职责

业户档案统一由客服组建立并管理,客服组负责业户档案柜钥匙的管理。

4.工作内容

4.1业户档案统一由客服组建立并管理,业户档案锁放在指定档案柜中,客服组应指定专人负责业户档案的管理及档案柜钥匙的管理。

4.2定期对业户档案的存放地点进行清洁、整理,保证档案存放的清洁及安全。

4.3业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档),并要建立统一的业户档案目录,各类目录上要列明所有应保留的业户资料名称,如果有该资料,则在该内容前画勾,以显示目前业户档案资料在册明细,做到目录与实物相符。

4.4业户档案必须严密保管,严禁非客服组人员查看,其他部门人员若需查看,必须经客服组负责人许可,并填写《业户档案查阅登记表》,客服组应有人陪同方可查阅。

4.5严格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客服助理应及时跟进业户将房屋的出租情况或商住情况到客服组办理备案登记等手续,并填写《租户/商住情况登记表》。

4.6业户档案建立后,应将所有情况输入电脑,形成《业户基本情况汇总表》,以便及时查找,并定期对电子档案进行更新。

4.7客服助理及时跟进业户资料的变更,保证资料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。

5.记录

5.1《业户档案查阅登记表》

5.2《租户/商住情况登记表》

5.3《业户基本情况汇总表》

篇5：大厦客服部内部档案管理制度

办公大厦客服部内部档案管理制度

A.文件资料的形成与归档

1]资料的形成:

各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;

B.资料的归档:

1]文件资料的归档范围

①物业管理

●清洁卫生管理

●绿化管理

●值班记录

●楼宇巡检记录

②其他资料

2]归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档

案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥所有文件资料必须及时归档。

3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

C.档案借阅

1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

2]文书档案只阅不借。

3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

D.档案管理人员职责

1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。

6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

E.公司内外档案文件管理:

1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

F.档案销毁

1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。