合同档案管理岗位职责

篇2：物业公司合同档案管理方案

　　一、背景介绍

　　合同是物业公司与业主、供应商等相关方之间确立权利义务的重要法律文件，对于物业公司的经营和管理具有重要意义。然而，由于物业公司业务繁杂，承接的合同众多，合同档案繁杂、易丢失等问题严重影响了公司的运营效率和管理水平。因此，建立一套可行的物业公司合同档案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目标

　　合理、高效地管理物业公司的合同档案，确保其真实、完整、安全。

　　三、管理原则

　　1. 法律合规原则：严格按照法律法规要求进行合同档案管理，确保合同合法、合规。

　　2. 政策导向原则：根据国家政策和相关文件的要求制定合同档案管理制度，及时进行更新。

　　3. 统一管理原则：尽量减少行政部门、项目部门之间的合同档案管理分散现象，实现档案管理的一体化。

　　4. 系统建设原则：建立合同档案管理系统，通过电子化、数字化手段优化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原则：对涉及公司业务机密的合同档案进行加密存储，确保档案安全。

　　四、管理内容

　　1. 合同登记

　　(1)制定详细的合同登记表，包括合同编号、合同名称、合同类型、甲方、乙方、签订日期、履行期限、合同金额等要素，确保合同登记信息详实、准确。

　　(2)合同登记表应分为纸质版和电子版，便于实施合同档案的电子化管理。

　　(3)明确合同登记责任人，负责各合同的登记、更新和管理工作。

　　2. 合同存档

　　(1)建立合同存档制度，将纸质合同档案进行分类整理、编目，并制定合适的存储要求，包括温湿度、防火环境等。

　　(2)合同存档应按照合同编号顺序排列，每个合同都应有明确的存档位置。

　　(3)合同存档应具备进出库登记制度，对借阅合同进行登记备案，加强对合同档案的监管。

　　3. 合同电子化管理

　　(1)建立合同电子化管理系统，将合同纸质档案进行扫描、数字化处理，并通过系统进行管理。

　　(2)电子化管理系统应具备合同检索、更新、备份、归档等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)电子化档案应采取合适的加密措施，确保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同过期提醒

　　(1)建立合同过期提醒机制，提前设置提醒时间，及时通知相关部门进行续签或处理。

　　(2)合同过期提醒可以通过系统自动发送提醒邮件或短信等方式进行，提高合同管理的及时性。

　　5. 合同审批流程

　　(1)制定合同审批流程，规定合同的审批权限和流程，包括合同起草、内部审核、主管审批等环节。

　　(2)通过电子化审批系统对合同流程进行管理，提高审批效率，减少人为错误和漏审情况的发生。

　　6. 合同风险评估

　　(1)建立合同风险评估制度，对涉及较大金额或风险较高的合同进行风险评估和备案。

　　(2)风险评估应从法律、经济、技术等多个角度进行综合考虑，确定合同的风险等级，并采取相应措施进行管理。

　　7. 合同变更管理

　　(1)建立合同变更管理制度，规范合同变更的流程和程序，包括变更申请、评估、审批和执行等环节。

　　(2)合同变更应明确变更的原因、内容、时限等要素，并经相关部门和主管领导的批准后方可进行变更。

　　(3)合同变更信息应及时更新到合同登记表和电子化管理系统中。

　　五、监督与评估

　　1. 建立相应的监督机制，定期对合同档案管理方案进行监督检查，确保各项制度的执行和运行效果。

　　2. 定期进行合同档案管理的绩效评估，总结经验，优化管理流程，提高管理水平。

　　六、总结与展望

　　通过建立合理、高效的物业公司合同档案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理风险，提升公司的管理水平和竞争力。相信在方案的实施过程中，将会取得显著的成效。

篇3：Z大学物业合同档案管理办法

N大学物业公司合同档案管理办法

为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。

三、合同文档的管理办法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:JYKFB-201706-001(经营开发部2017年6月份第1号合同)

3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。

4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。

8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。

3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

五、合同台账管理

1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

4合同台帐应包括以下内容:

1)、合同名称;

2)、合同主体;

3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4)、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)

6)、其他应当记载的重要内容。

5、合同台账应附以下资料:

1)、合同文本;

2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;

3)、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;

4)、补充合同、会议纪要、往来函电;

5)、其他与合同有关的重要资料。

6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。

7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

六、本办法由公司办公室负责解释。

本办法自颁布之日起执行。