总经办文员岗位职责

篇2：某酒店总经办管理规章制度

?1、会议及酒店、部门召开的专业会、研讨会,单独立卷归档。其内容包括:会议的筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人员讲话、简报、总结等。

?2、各部的专题报告、集体和个人的调研资料亦须归档。

?3、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。

?4、以酒店名义的发文,包括与有关部门的联合发文,由主管部门或会签部门归档。

?5、上级单位、各地方旅游部门发给酒店的文件,由有相关的业务部门归档。综合性的总结、计划,由总经理室归档。

?6、关于原稿,如有修改,以领导最后批签字稿归档。

?7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等,亦应立卷归档。

?8、立卷归档的资料每卷不超过150面,超过者可立分卷。

?二、酒店介绍信和印章管理规定

?为严格介绍信和印章管理制度,特制定如下规定:

?1、酒店印章、介绍信和各种文函的用印事宜,统一由总经理室负责。

?2、酒店各部门因公需开具介绍信或需在文函上加盖酒店印章(合同章),须认真填写介绍信,并附有关材料,交由主管领导审批。店领导不在,授权总经理室主任核准。

?3、员工因私须开具各种证明、加盖酒店印章,必须书面申请,并附有关材料,经部门经理批准并报店领导审批。

?4、凡违反上述规定,总经理室有权拒绝办理。

?三、酒店呈文管理暂行规定

?为使酒店各部门行文规范化,提高整体办公效率,特作如下规定:

?1、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。

?2、呈文专题专用,内容明确,开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见,请店领导酌定。

3、呈文由本部门秘书或呈文者拟定,核稿由部门经理负责,部室领导意见一栏,写出部门领导具体意见,态度明朗,简明扼要,末尾签名并注时间。

4、呈文格式、呈文文号、呈文题目、主管领导批示、呈文内容书写等符合格式规范,文号不得重复;呈文题目简明扼要,高度概括;主管领导名称不得借用“店领导”的简称;在主管领导名称后,另起一行,书写请示报告的主要内容;末尾签置呈文部门及时间。

3、各部门负责人作为核稿人,不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范,对呈文负全面责任。

4、各部门呈文,需严格办理收发手续,写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。手续不全,总经理室有权不负责递送。

5、呈文程序:

各部门呈文总经理室主管经理

不按上述公文传递程序越级呈文,总经理室将予以退回。

四、部门经理考勤统计的有关规定

酒店部门总监和经理的考勤收总经理室统一管理,特做如下规定:

1、部门总监和经理须按酒店规定的上班时间提前到岗,总经理室负责考勤。

2、因病、因事不能上班者,事前到总经理室请假并说明原因,或事前打电话,在办公室记录备案。

3、因公外出,应事前通知总经理室,并说明外出原因,记录在案。

4、因病、因事、因公不到岗又未及时说明者,按旷工处理。

5、总经理室严格统计考勤,每月及时上报总经理。

6、部门经理考核情况将作为考评及工作绩效的依据之一。

五、严格酒店招待用餐的有关规定

1、用餐程序

A、各部门在营业餐厅安排用餐须报告总经理批准,并提前将报告交订餐部。报告要列明招待单位、时间、标准、人数及用餐名称。

B、在内宾餐厅用餐,手续同第一条,并于就餐前两小时将报告送到内宾餐厅。

C、在职工食堂用餐,须接待部门的经理批准,在该部门秘书处领取餐票用餐。

D、如遇特殊情况,可口头请示同意后先用餐再补手续。

2、用餐标准

饭费标准。营业餐厅用餐标准分为A、B、C三个档次(酒水除外)。也可按以上标准零点,但需在报告上说明,一般客人用C档,提供四菜一汤及软饮料。

3、酒水标准

除有明确批示外,酒店内部招待一律只供应适量的本地啤酒及软饮料。其余如香烟,洋酒、葡萄酒、烈酒、冰淇淋等需批后,方可按量供应。

4、用餐后的核算:

A、所有内部用餐及饮料,统一使用职员单,接待部门须及时注明及签字。

B、店内使用的职员单,一律用销售价,不加服务费

C、职工食堂月底将招待用餐数核准无误后,交财务部拨款。

D、对不符合手续,不按规定办的,各有关岗位可以拒绝提供服务。否则,将追究有关人员的责任。

六、酒店各级对客户优惠权限和减免权限的有关规定。

1、优惠权限

A、房费(散客),店领导享有柜台100%以内的优惠。酒店值勤班经理,销售部和前厅部经理及副经理。由酒店根据其实际情况规定相应的优惠权限。销售、预订、前台工作人员按各季节规定的优惠执行。

B、餐费。店领导享有标准餐费用100%以内优惠。酒店销售部和餐食部经理及副经理可按酒店规定,享有相应的优惠权限。

C、康乐中心。店级领导享有标准收费100%以内的优惠,康乐部和销售部经理及副经理享有酒店规定的相应优惠权限。

D、商品。店级领导享有标准商品价格100%以内的优惠,商品部经理可按商品成本价或进价以上的优惠处理权限。

E、车队。店级领导享有标准收费100%以内的优惠。行政部经理和车队队长享有酒店规定的相应优惠权限。

F、洗衣。店级领导享有标准收费100%以内的优惠。客房部经理享有酒店规定的相应优惠权限。

2、减出权限。

已执行优惠价格的客人原则上不再享受费用减出,减出费用均需报总经理审批。

A、房费。店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。

B、电话费。店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。

C、商务中心、店级领导有全部产生费用的减免权,可授于值班经理和前厅部经理相应的减免权。

D、客房小酒吧、洗衣、店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理,前厅部经理、客房部经理及大堂经理相应的减免权限。

E、康乐中心。店领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、客房部经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。

F、餐饮。店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、饮食部经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。

G、商品。原则上不得挂帐,一经挂帐,费用不得减出。(店级领导除外)

H、车队。公关销售部联系的宾客用车,经该部经办人签字,挂帐后原则上一律不得减出。(店级领导除外)

I、空过房费或因拔号错误引起的电话费。经前厅部经理核实上报后,可签字减出,同时必须注明减免原因。

3、减出程序(杂项调查)与执行办法:

A、收款员应本着对客人和饭店负责的态度,积极处理客人提出的对费用争议的意见或投诉。

B、属超越收款员权限范围的事项可请大堂经理或值班经理处理,签字减出,凡属值班经理、大堂经理在求处理品的事件,有关人员必须迅速作出处理。

C、属超越大堂经理权限的事项应请事件发生在部门经理处理,并请签字减出。

D、凡属超越事件所有部门经理或值班经理权限的事项,应该部门经理请示店领导处理并签字减出。

E、签单人在授权范围内签字减出的同时必须注明减出原因和担当者责任。

F、收款员在执行减出处理时,必须具备有效签字的减出说明(杂项调查单)和原始单据。对超出权限的减出单,收款员有权拒绝执行。

G、除店级领导外,任何人无权减免服务费(国家文件规定不收服务费的除外)。

H、凡超出授权,均须上级领导签字认可。

I、对由于疏忽给客人造成损失的,大堂经理请示店级领导,有权代表酒店送出鲜花,水果或纪念品。

4、客人没结帐而离开酒店的处理方法。

A、结帐处每日15:30前,将当日客人已离店但没办离店手续的房间号,以书面形式通知前厅部办公室。

B、前厅部办公室接到通知后,应马上开始调查。

C、如帐款可追回,可收前厅部经理注明原因并签字,财务人员协助将帐款先转入应收帐,并将说明的一联交还前厅部经理自己追款。

D、确属跑帐,帐款无法追回。在减出权限范围内,由前厅部经理落实各级授权人签字减出。

第一章总经理室管理篇

第一节管理范围、在酒店中的地位、作用及实际意义

1、研究市场动向、特点和发展趋势;分析酒店经营管理状态、市场竞争势态;确定酒店管理体制、经营方针、管理制度和决策方案;确定酒店全面预算,经上报批准后,组织贯彻实施。

2、根椐客人的需求及市场的变化和各部门经营管理的实际状况,分析存在的问题,拟定和审批各级、各部门管理方案;签署部门文件,监督控制各级、各部门贯彻实施。

3、负责中级以上管理人员的任免、考核、晋升的审批工作,调动各级管理人员的主动性、积极性。

4、根椐国家有关的方针政策、劳动管理规定,结合酒店实际,组织制定酒店内劳动工资、奖金分配、劳保福利等的决策方案和管理制度,合理分配劳动报酬,调动员工的积极性。

5、研究、制定、审批酒店重大接待活动、促销活动和特别重要客人的接待方案、接待计划,并督促各部门管理人员贯彻实施。

6、研究、分析酒店财务预算方案及管理制度的执行情况。随时掌握酒店及各部门经营计划的进展状况和执行结果,分析存在的问题,适时提出改进措施。控制酒店资金使用、费用开支、成本消耗,提高酒店管理的经营效益。

7、研究、拟定、审批酒店重要设备改造,新增服务项目的决策方案、投资计划,经上级主管部门审批后,组织贯彻实施。

8、拟定总经理室的工作制度,为总经理、副总经理提供各种信息,保证总经理室各项工作的顺利开展。

篇3：行政文员工作职责规范

行政文员的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。

总体来讲,行政部属于服务保障部,是为公司包括其它部门服务的,所以也要协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

一、执行办公用品的采购、发放、管理

1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出申请,向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,必须签字,并写清楚领用时间、项目、数量等。

2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品,并到行政部填写移交清单并签字。

3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理

1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。发件时,由发件人填写好资料,再由行政文员执行发送。

2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据

数量、金额,便于财务结算。

3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件,行政文员有权监管教育。

三、执行印制名片的联系、校稿与管理

1、公司名片格式统一化,由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、需做名片的员工,先填写名片印制申请单,经部门经理签字后交由行政文员负责办理。

3、名片印制前需校稿,确认名片职务、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起,一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。

四、执行固定资产及低值易耗品的管理

1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。

2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用情况登记表》,发给公司相关负责人。

3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。

五、执行书籍、文件、资料的规范管理

1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。

2、公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。应注明日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注等。

3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时,行政文员应备注说明归还日期。

六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办

1、公司变更或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。

2、公司年检一般从三月份开始,至六月底结束。可登录深圳市工商行政物价管理局网站,了解当年度办理年检的需要的资料,先进行网上申请,再交实物资料到工商局办年检。

3、需办理社保卡的员工,先提交劳动保障局数码照片回执,行政部打印制证清单后,行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。

七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等

1、根据饮用水的饮用情况,及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。

2、公司负责人或其它部门根据实际需要,提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办,结款方式根据实际情况而定。

3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量(订票一般提前2~3天知会行政文员,订餐、订房一般提前1~2天,订会议厅一般提前10~20天)。

八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理

1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。

2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后,行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部,负责做好课程活动前,宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。

3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。

九、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。

1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。

2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。

3、有任何工作困惑,可通过邮件或面谈的方式提出,记住:透明沟通,工作畅通。

篇4：行政文员岗位工作职责

行政文员要负责什么工作

负责做好计算机打字、复印等行政工作。

从业职责

1、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记,名片印制等工作。

2、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

3、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部经理处理。

4、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

5、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符。

6、按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。

7、完成各项勤杂、采购工作。

8、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

9、负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。

10、完成行政部经理临时交办的其他任务。

篇5：总经办工作流程汇篇

——副总经理工作职责

一、日工作流程

1、8:30~9:00:巡视检查

(1)了解酒店各部门、各岗位员工的工作状况。

(2)检查各岗员工是否精神饱满,仪容仪表是否符合要求。

(3)检查早餐供应和服务,随机做好对客沟通工作。

(4)检查当天的接待准备情况。

(5)欢送客人离店。

(6)西餐厅后厨房原材料的验收。

2、9:00~9:30:案头批阅工作

(1)阅批经理值班日志。

(2)阅读酒店运转方面的经营报告,了解酒店的经营运转情况。

(3)阅读查核日志。

(4)阅批各类工作文件、通知、文函往来。

3、9:30~10:00:工作晨会

(1)周一、周五酒店行政例会。周六,销售部会议。

(2)阅读报刊,了解和掌握当天和近期的重大新闻和有关信息,为经营决策和管理提供帮助。

4、10:00~10:30部门碰头会

(1)根据晨会遗留事宜和早巡及案头批阅情况,随机召集相关部门经理讨论并决定有关事宜。

(2)整理晨会上需要总经理决策的事宜,并向总经理汇报,请示,根据总经理的指令,及时布置实施。

5、10:30~11:00:各种表单的处理

(1)审批每日的申购单。

(2)签批各种报销单据。

(3)面试求职人员。

(4)签批入、离职、转正、晋升员工的表单。

6、11:00~12:00:巡视酒店对客营运服务系统。

?????这段时间是酒店营运的高峰,同时又临近误餐和下班时间,此时正是检查酒店各主要营运部门服务质量和管理水平、效果的契机。

7、12:00~14:00:午餐、休息

8、14:00~15:00:巡视

(1)根据中午巡视所掌握到的信息资料,与相关部门负责人沟通,并下达相关的工作指令。

(2)巡视前厅:查看客人退房结帐情况,并适时征求客人意见和建议,协助处理宾客投诉。

(3)巡视楼层:检查卫生、安全、设备设施的维修情况。

9、15:00~16:00:对内对外沟通

(1)对外联系工作,拓展业务,电话或登门拜访有关主管部门、合作伙伴、客户和同行,征得各方面的支持和协作,增进友谊和感情宣传酒店产品,取得一定的社会影响。

(2)随机参加各部门的员工会议。

10、16:00~17:30:质检

(1)随机巡查二线部门的工作。

(2)协助总办与“两会”、“员工餐厅”的沟通事宜。

(3)案头工作或在酒店公共区域以休闲式的工作沟通,增进了解,促进情感交流。

11、17:30~19:30:晚餐、休息

12、19:30~21:00:晚间巡查

(1)巡查外围的灯光、环境、车辆的停放。

(2)团队的入住接待。

(3)保安、工程、管家部的工作情况,仓库、办公室的门是否锁好并关灯。

(4)巡查各营业场所的安全情况。

13、21:00~22:00:案头工作

(1)总结当日工作,安排次日情况。

(2)夜间协助值班经理处理宾客投诉及突发事件。