公文格式细则范本

篇2：航海集团公文格式细则

海南航空公司行李规定【1】

一、托运行李

中美往返航线

公务舱旅客可托运两件行李,总重量不超过32公斤,三边之和不超过158厘米。

经济舱旅客可托运两件行李,总重量不超过23公斤,三边之和不超过158厘米。

婴儿可托运一件23公斤行李(三边之和不超过115厘米)外加一两可折叠的儿童车。

其他航线

1.欧洲航线

公务舱旅客可托运40公斤行李。

经济舱旅客可托运30公斤行李。

留学生可托运40公斤行李。

每件托运行李尺寸为最大重量不超过50公斤,体积不超过40厘米*60厘米*100厘米。

2.中国大陆航线

头等舱旅客可托运40公斤行李。

公务舱旅客可托运30公斤行李。

经济舱旅客可托运20公斤行李。

每件托运行李尺寸为最大重量不超过50公斤,体积不超过40厘米*60厘米*100厘米。

二、手提行李

中美往返航线:不超过10公斤,三边之和不超过115厘米。

其他航线:头等舱和公务舱最多可携带两件,总重量不超过10公斤,三边之和不超过115厘米。

国内航线:每位旅客可携带一件随身行李,总重量不超过5公斤,三边之和不超过115厘米。

海南海航基础设施投资集团股份有限公司总裁工作细则【2】

第一章 总    则

    第一条 为了完善海南海航基础设施投资集团股份有限公司(以下简称“公司”)的公司治理机构,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》等法律法规和《海南海航基础设施投资集团股份有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)的有关规定,制定《海南海航基础设施投资集团股份有限公司总裁工作细则》(以下简称“本细则”)。

    第二条 本细则对公司总裁、副总裁、财务总监及其他高级管理人员具有约束力。

    第三条 总裁是对公司日常经营管理活动进行总控制的主管人员,是董事会决议的执行者,在董事会的授权范围内依法行使职权,主持公司日常经营和管理工作,以公司经营绩效对董事会负责。

公司设置副总裁若干名,财务总监一名,副总裁和财务总监协助总裁工作。

总裁因故不能履行其职责时,董事会应授权一名副总裁代行总裁职责。

    第四条 总裁应当遵守法律、行政法规、部门规章等规范性文件和《公司章程》的有关规定,履行诚信和勤勉的义务。

    第二章 总裁的任免

    第五条 公司设总裁一名,副总裁若干名,财务总监一名。

    第六条 总裁由董事长提名,董事会聘任或者解聘;副总裁、财务总监以及其他高级管理人员由总裁提名,董事会聘任或解聘。

    第七条 公司总裁每届任期三年,连聘可以连任。

    第八条 总裁任职应当具备下列条件:

    (一) 具有较丰富的经济理论知识、管理知识及实践经验,具有较强的经营管理能力;

    (二) 具有调动员工积极性、建立合理的组织机构、协调内外各种关系和统揽全局的能力;

    (三) 具有一定年限的企业管理或经济工作经历,精通本行,熟悉多种行业的生产经营业务和掌握国家有关法律、法规、政策;

    (四) 诚信勤勉,廉洁奉公、民主公正;

    (五) 有较强的使命感和积极开拓的进取精神。

    第九条 有下列情形之一的,不得担任公司的总裁、副总裁、财务总监和其他高级管理人员:

    (一) 无民事行为能力或者限制民事行为能力;

    (二) 因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序,被判处刑罚,执行期满未逾五年,或者因犯罪被剥夺政治权利,执行期满未

逾五年;

    (三) 担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理,对该公司、企业的破产负有个人责任的,自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年;

    (四) 担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人,并负有个人责任的,自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾三年;

    (五) 个人所负数额较大的债务到期未清偿;

    (六) 被中国证监会处以证券市场禁入处罚,期限未满的;

    (七) 法律、行政法规或部门规章规定的其他内容。

    以上期间,按拟选任董事、监事、高级管理人员的股东大会或者董事会召开日截止起算。

    第十条 总裁在任职期间不得担任监事。

    第十一条 总裁、副总裁、财务总监等高级管理人员可于任期期限届满前提出辞职,具体程序和办法由上述人员与公司之间签署的《劳动合同》具体规定。

 第三章 总裁的权限

    第十二条 总裁对董事会负责,行使下列职权:

    (一) 主持公司的生产经营管理工作,并向董事会报告工作;

    (二) 组织实施董事会决议、公司年度经营计划和投资方案;

    (三) 拟订公司内部管理机构设置方案;

    (四) 拟订公司的基本管理制度;

    (五) 制定公司的具体规章;

    (六) 提请董事会聘任或者解聘公司副总裁、财务总监以及其他高级管理

人员;

    (七) 决定聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员;

    (八) 《公司章程》、公司相关管理制度或董事会授予的其他职权。

    总裁列席董事会会议。

副总裁应协助总裁工作,并可根据总裁的委托行使总裁的部分职权。

    第十三条 董事会授权总裁决定《公司章程》、《海南海航基础设施投资集团股份有限公司股东大会议事规则》、《海南海航基础设施投资集团股份有限公司董事会议事规则》、《海南海航基础设施投资集团股份有限公司关联交易管理

制度》等公司内部制度规定的应由股东大会、董事会审议决定之外的其它事项。

    第十四条 总裁审议上述职权范围内相关事项时,可以聘用相关中介机构为公司提供专业咨询服务,以保证决策的科学性。

    第十五条 总裁认为上述职权范围内相关事项对公司有重要影响时,可以提议将该事项提交董事会临时会议审议。

    第十六条 总裁和其他高级管理人员应当列席股东大会。

    第十七条 总裁列席董事会会议,非董事总裁在董事会上没有表决权。

    第十八条 总裁应忠实执行股东大会和董事会决议,在行使职权时不得擅自变更股东大会和董事会决议或超越授权范围。

如情况发生变化,可能对决议执行的进度或结果产生严重影响的,应及时向董事会报告。

    第十九条 总裁等高级管理人员应当及时向董事会、监事会报告有关公司经营或者财务方面出现的重大事件及进展变化情况,保障董事、监事和董事会秘书

的知情权。

    在日常经营活动中,总裁向副总裁、副总裁向部门负责人可以书面形式授权。

    第二十条 未经《公司章程》规定或者董事会的合法授权,总裁不得以个人名义代表公司行事。

总裁以其个人名义行事时,在第三方会合理的认为总裁在代

表公司行事的情况下,总裁应当事先声明其立场和身份。

    第二十一条 副总裁职权:

    (一) 协助总裁工作,并对总裁负责;

    (二) 按照总裁决定的分工,主管相应部门或工作;

    (三) 在总裁授权范围内,全面负责主管的各项工作,并承担相应责任;

    (四) 在主管工作范围内,就相应人员的任免、机构变更等事项向总裁提出建议;

    (五) 有权召开主管工作范围内的业务协调会议,确定会期、议题、出席人员等,并于会后将会议结果报总裁;

    (六) 按照公司业务审批权限的规定,批准或审核所主管部门的业务开展,并承担相应责任;

    (七) 就公司相关重大事项,向总裁提出建议;

    (八) 完成总裁交办的其他工作。

    第三十七条 财务总监职权:

    (一) 主管公司财务工作,对总裁负责;

    (二) 根据法律、法规和有权部门的规定,拟定公司财务会计制度并报总裁批准及董事会批准;

    (三) 根据《公司章程》有关规定,按时完成编制公司年度财务报告,并保证其真实性;

    (四) 就财务及主管工作范围内的人员任免、机构变更等事项向总裁提出建议;

    (五) 按照公司会计制度规定,对业务资金运用、费用支出进行审核,并承担相应责任;

    (六) 定期或不定期就公司财务状况向总裁提供分析报告,并提出解决方案;

    (七) 沟通公司与金融机构的联系,保证正常经营所需要的金融支持;

    (八) 行使总裁授权的其他职权及完成总裁交办的其他工作。

    第二十三条 总裁、副总裁、财务总监等高级管理人员在履行其职责时不得有以下行为:

    (一) 挪用公司资金;

    (二) 将公司资金以其个人名义或者以其他个人名义开立账户存储;

    (三) 违反《公司章程》的规定,未经股东大会或者董事会同意,将公司资金借贷给他人或者以公司财产为他人提供担保;

    (四) 违反《公司章程》的规定或者未经股东大会同意,与本公司订立合同或者进行交易;

    (五) 未经股东大会同意,利用职务便利为自己或者他人谋取属于公司的商业机会,自营或者为他人经营与所任职公司同类的业务;

    (六) 将他人与公司交易的佣金归为己有;

    (七) 擅自披露公司秘密;

    (八) 违反对公司忠实勤勉义务的其他行为。

    公司总裁、副总裁、财务总监等高级管理人员违反以上条款所得的收入应当归公司所有。

   第四章 总裁会议制度

    第二十四条 公司实行总裁办公会议制度。

总裁办公会议分例会和临时会议,由总裁主持,讨论有关公司经营、管理、发展的重大事项,以及各部门、各下属

公司提交会议审议的事项。

    第二十五条 总裁办公例会每月召开一次:总裁有权根据公司业务的需要,不定时召集总裁办公会临时会议。

    第二十六条 总裁决策以下事项时,可以召开总裁办公会议:

    (一) 贯彻落实股东大会、董事会的决议;

    (二) 实施公司年度计划和投资方案;

    (三) 决定提交董事会讨论的公司内部管理机构设置方案和公司基本管理制度方案;

    (四) 决定公司各部门具体规章;

    (五) 决定提请董事会聘任或者解聘公司副总裁、财务总监;

    (六) 聘任或者解聘应由董事会聘任或者解聘以外的公司管理人员;

    (七) 决定公司除应由董事会决定以外的职工的工资、福利标准和以公司名义决定的各类奖惩事项;

    (八) 决定对外签订重大经济技术合同;

    (九) 总裁认为执行董事会决议和日常经营管理中出现的其他需要经总裁办公会讨论决定的事项。

    第二十七条 总裁办公会议出席人员包括总裁、副总裁、财务总监;列席人员包括董事会秘书以及总裁根据会议的需要认为应参加的其他人员。

公司董事、监事要求时,可以参加总裁办公会议。

    第二十八条 总裁办公会议召开的程序:

    (一) 总裁根据各方面的情况和工作需要确定总裁办公会议的议题、内容、参会人员、时间、地点;

    (二) 总裁办公室将会议议题、地点、时间提前一天通知参会人员,但召开临时会议的通知时间不受此限;

    (三) 总裁办公会议应当有三分之一以上的应出席人员出席方可举行。

会议可对研究的问题进行表决。

总裁在充分听取各方面意见的基础上,参考表决结果进行最终决策。

会议内容和总裁的决策等事项,由总裁办公室记录并负责保存;

    (四) 总裁认为需要发布纪要或决议时,应由总裁办公室根据会议记录,草拟纪要或决议并经总裁签署后发布;

    (五) 总裁办公会议应有会议记录,会议记录包括以下内容:会议召开的日期、地点、主持人、出席人员姓名、会议议题、参会人员发言要点、表决方式和结果。

会议记录由总裁办公室负责记录并保存;

    (六) 总裁根据工作分工和工作需要,指定专人负责对会议中形成的意见进行落实、催办;

    (七) 总裁要定期对会议决议落实催办情况进行检查。

对出现的问题提出改进意见和建议。

    第二十九条 总裁拟定有关职员工资、福利、安全生产以及劳动保护、劳动保险、解聘(或开除)公司职工等涉及职员切身利益的问题时,应当事先听取工

会等相关部门的意见。

第五章 总裁报告制度

    第三十条 总裁在报告工作时,必须保证报告的真实性和完整性,并对报告的真实性和完整性负责。

    第三十一条 总裁应每季度向董事会报告(含书面汇报)工作一次。

    第三十二条 总裁应当根据董事会或者监事会的要求,向董事会或者监事会报告公司重大合同的签订、履行情况,资金运用情况和盈亏情况。

董事会或者监事会提出要求时,总裁应在接到通知 5 日内按照董事会或者监事会的要求报告工作。

    第三十三条 发生以下情形之一时,总裁应及时向董事会和监事会报告:

    (一) 在实施董事会、股东大会决议的过程中,情况发生重大变化,以致不改变计划会影响公司利益时,总裁应在来不及召开董事会的情况下,及时做出修改决策,但事后应及时向董事会或股东大会报告;

    (二) 发生重大诉讼、仲裁或行政处罚,对公司生产经营产生或可能产生较大影响时;

    (三) 国家政策、宏观经济、市场环境等发生重大变化,以及出现不可抗力事件,对公司生产经营产生或可能产生较大影响时;

    (四) 总裁认为有必要向董事会、监事会报告的其他工作。

    第三十四条 总裁在任职期间出现下列情形之一时,有义务在第一时间向董事会直接报告:

    (一) 涉及刑事诉讼时;

    (二) 成为到期债务未能清偿的民事诉讼被告时;

    (三) 被行政监察部门或纪律检查机关立案调查时;

    (四) 担任董事或者厂长、总裁的其他公司、企业破产清算,并负有个人责任;

    (五) 所担任法定代表人的其他公司、企业因违法被吊销营业执照、责令关闭并负有个人责任时;

    (六) 出现本细则第九条规定的任一情形。

 第六章 总裁的考核与奖惩

    第三十五条 总裁的绩效评价和薪酬制度由董事会决定。

    第三十六条 总裁等高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章及规范性文件和《公司章程》的规定或未严格执行股东大会决议、董事会决议,徇私舞弊或失职,造成公司经济损失的,根据不同情况,经董事会决议,可给予下列处罚:

    (一) 限制其权利;

    (二) 免除其现行职务;

    (三) 对公司进行经济赔偿。

 第七章 附 则

    第三十七条 在本细则中,除非上下文另有说明,“以上”、“以下”均含本数,“低于”不含本数。

    第三十八条 本细则未尽事项,依照国家有关法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件及《公司章程》的有关规定执行。

    第三十九条 本细则与《公司章程》的规定有抵触时,以《公司章程》规定为准。

    第四十条 本细则由董事会负责解释和修改。

    第四十一条 本细则由董事会审议通过之日起施行。

海南海航基础设施投资集团股份有限公司董事会

   2016 年 3 月 25 日

篇3：房地产公司打字办公文件收发工作细则

房地产有限公司程序文件

打字、办公文件收发工作细则

一、目的:提高文件处理的规范化,并能存储电脑以作备查,为将来企业、领导做出决策时提供重要依据。

二、范围:工程系统的打印及办公文件的控制。

三、职责:负责工程系统文件、合同打印存储工作以及办公文件收发、保存、管理工作。

四、质量:使文件的打印及时、准确、美观,使办公文件的收发在

第一时间送至主办人手中。

五、程序:

1、打印:工程师在写完稿件后附上一张发文处理单(见附页),交由上级领导审批,领导如有意见直接在原稿上进行修改,如同意则签字认可,再由工程师交由打字员打印。打字员按日期进行编号,按工种进行分类打印完毕后,先进行校对,再交拟稿人进行核对,正确无误由工程师签收认可,原稿存档。(特急项目特殊处理)

2、文件的发放:有两种主要形式e-mail和fa*。

a.e-mail适用于公司内部文件,在打印校对后,先发至本部门最高层领导和相关经理,等待领导的信息反馈,如同意再向其他部门的相关领导和人员发送。

b.fa*适用于外部文件和急件,由工程师们确认后直接向外发放。

3、标准工作程序文件管理:监督文件发放到应发放人手中,并加盖"受控"章,收件人签收后,文件编制人负责把签收单返回孙颖处存档。如所发放的文件需修改后再次发放给原文件执有人,务必做到以一换一,以旧换新,并做好签收工作,原文件交孙颖处立即进行销毁。

4、文件的接收:来文先按日期进行登记编号,附来文处理单(见附页)交主办人签收,必要时工程师在签署处理情况后原件返回存档备查。

六、本程序文件应发放到工程、预算全体人员。

篇4：领航房地产公司公文办理细则

绿航房地产公司公文办理细则

为进一步规范公文办理程序,提高办文效率和质量,“明按照确分工、各负其责、加强协作、统一管理”的原则,对公司的收发文进行规范管理。

一、收文办理:

1、凡是收文,一律由综合部登记,并根据文件内容,由综合部签批拟办意见,分别呈送各级领导阅示及有关部门办理,急件及时送办;

2、承办部门应按文件时限要求抓紧办理不得延误、推诿,对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理,应当迅速退回综合部并说明理由;总经理签批由具体部门或个人负责办理,则必须按总经理要求办结;

3、对已办结的公文,各部门均应及时送交综合部归档。密级公文办完后立即送交,业务指导性公文需留用的,可采取复印件的办法备用;

4、签收登记后批办的文件,由综合部负责催办。领导批示限期办理的文件,重点催办并及时反馈办理结果;

5、未按办文程序直接送总经理的公文有关部门在接到总经理交办的公文时应到综合部进行补办登记、签收手续。

二、发文办理:

1、根据本规章制度确定的部门职责,各部门在职责范围内需要对外发文的,由各部门拟定文稿,按公文格式抄写在发文稿纸上,拟稿人、部门负责人签字后送到综合部核稿,由总经理签发后发文。发文部门应在领导交办的时间内,将文件呈送给主送部门和抄送部门;

2、签发后的文稿由发文部门负责校对、打印,成文盖章后统一发文,综合部应将正文附件连同原稿留存存档;

3、公司发文一律由综合部秘书统一编排发文字号;

4、除各部门对外业务往来发文外,公司内部发文及代表公司的对外行政发文,均由综合部拟稿,经总经理签发后,方可发文。

篇5：客运专线公司公文处理实施细则

第一章?总则

第一条?为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《铁道部公文处理办法》,结合哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)工作实际,制定本办法。

第二条?公文(包括电报,下同)是公司在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书,是依法规范建设管理行为的重要工具。

第三条?公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关

联、衔接有序的工作。

第四条?公文处理应当坚持依法合规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条?公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作,加强对公文处理工作的领导和检查。公司综合部是公文处理工作的管理机构,指定专人负责公文处理工作。

第六条?公司每一名工作人员都应当认真学习掌握公文处理有关规定,对公文办理做到应知应会。

第二章?公文种类

第七条?公司使用的公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出的决策和部署,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。

(三)命令(令)。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布传达要求下级单位周知或执行的事项,批转、转发公文、任免和聘用人员。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。

(十一)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(十三)函。适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十四)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章?公文格式

第八条?公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在发文单位标志中带有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的补充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。

第九条?公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等要素组成。?

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)秘级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文单位标志。通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成;联合行文时,发文单位标志中一般并用联合发文单位名称,主办单位排列在前,如发文单位较多时,也可以单独用主办单位名称。信函格式公文发文单位标志不加“文件”二字;联合行文时,使用主办单位标志。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用只主办单位的发文字号。

(六)签发人。上行公文应在首页注明签发人姓名。上行公文需由公司主要负责人签发。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者公司负责人签发的日期。

为准,联合行文时,署最后签发的主办机构负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

(十四)附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码:公文页数顺序号。

第十条?公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求,按照铁道部办公厅发布的《铁道部机关公文格式》(铁办办〔2012〕68号)执行。公文使用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号,按照国家有关标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

?第四章?行文规则?

第十一条?行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。?

第十二条?公司内设部门不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他单位制发公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外,还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。

第十三条?公司制发的公文一般发给相关省、市、县、区有关部门以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。除重大事项需向中国铁路总公司行文外,凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务,应以函的形式向中国铁路总公司部门行文,涉及几个部门的可以抄送,亦不必抄送中国铁路总公司。

第十四条?“请示”应一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的可用抄送,但不得抄送下级单位。

“意见”用于上行文时,应按请示性公文的程序和要求办理;用于下行文时,一样体现出强制性和约束力,下级单位应遵照执行;用于平行文时,所提意见供对方参考。

除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

?“报告”不得夹带请示事项。

第十五条?收到参建单位的“请示”或“意见”,公司必须做出处理或答复。“请示”或“意见”实行“催办查办通知书”制度,领导阅示后,综合部送承办部门,承办部门限期反馈,综合部并负责答复来文单位,无承办部门的,由综合部负责答复。

第十六条?公文要精简,注重效用。

(一)凡可一次行文的,不分别行文;可不行文的,不行文。会议已印发的材料和领导讲话材料不再发文,通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题不再发文。

(二)转发的公文法规性、指令性较强的,可原文照转;需部分贯彻执行的,可摘要转发有关部分;需结合实际细化贯彻的,应根据原文精神另行拟文,原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。

(三)压缩文件篇幅和印数。公文内容要简明扼要,一般不超过3000字;控制发文范围和印数,除发给直接办理公文及其他有关单位外,无关单位一律不抄送。

第五章?发文办理

第十七条?公司发文办理指以公司名义制发公文的过程,一般包括:拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。?

第十八条?以公司名义行文的种类及内容划分如下:

(一)《哈佳铁路客运专线有限责任公司文件》

1.向上级单位或部门请示、报告重要工作;

2.转发上级单位或部门文件;

3.部署全局性的重要工作;

4.发布公司管理办法;

5.发布重要奖惩事项;?

6.其它需发《公司文件》的事项。?

(二)《哈佳铁路客运专线有限责任公司函》

1.公司与上级部门商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

2.公司与路局、省、市政府各部门(包括地方铁路),以及有工作关联的区、县(包括县级市)、镇、乡政府及其部门,其他人民团体、企事业单位,商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

(三)《哈佳铁路客运专线有限责任公司会议纪要》。用于记载公司领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。

第十九条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到:

(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定;

(二)事由清楚,观点明确,表述准确,结构严谨,字词规范,标点正确,书写整齐,简洁明了;

(三)公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定;?

(四)拟制紧急公文,应体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度;?

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文单位名称、标题,后引发文字号。使用非规范简称时,应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时,应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明具体的年、月、日;

(六)公文出现结构为两个层次时,序数顺序为“一”、“1.”;结构为多层次时,序数顺序为“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。

(七)使用国家法定计量单位;

(八)根据来文拟办的文稿,来文应附在文稿后,以便审核、归档;

(九)公文中的数字,除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数字;

(十)受文单位要写全称或规范的统称、简称;单位名称不能表明所在地时,要在拟稿纸上注明地址以便及时投送;

(十一)拟写、修改、签发、批示公文,应使用碳素墨水、蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔;可使用计算机打印设备拟写文稿。

(十二)文件标题字号应使用二号宋体,正文标题应使用三号黑体,正文应使用三号仿宋体;字间距应用“标准”,行间距应用“单倍行距”,同时根据需要可用“固定值”调整行间距。

第二十条?会签:会签公文,主办部门应先签署意见,然后交协办部门依次签署意见。

凡涉及其他部门职权范围的事项,主办部门必须与之协商、会签,取得一致意见后方可行文。如有分歧,主办部门负责人应当出面协调,协办部门负责人应参加协调。经协调仍不能取得一致,主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见,报主管领导审定。

第二十一条?审稿、核稿:对文稿质量要层层负责把关。公司发文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关,然后送综合部核稿后,由综合部送公司领导审核签发。涉及有关法律事务的公文,必要时经法律顾问核稿。上行公文和重要公文,须经综合部部长复核后送公司领导审核签发;文稿改动较大,由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后,应签名并注明日期。

审稿、核稿的重点是:是否需要行文;行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文要求,公文格式是否规范;文稿内容是否符合有关政策规定;处理意见是否明确具体,切实可行;与其他有关文件精神有无矛盾、重复;涉及其他部门的问题是否已经协商一致;发送范围是否恰当;主题词标引是否准确。

第二十二条?校对:校对工作是保证公文质量的重要环节,应认真、细致、准确、及时。公司发公文由拟稿部门校对,每件公文至少全面校对两遍,改正较多时,应按程序复校,在确认无误后方可付印,校对人应在文稿上签名。综合部在付印前,对文件及格式要全面检查,如对文稿内容有疑问,应与核稿人联系,不得随意处理。

第二十三条?签发:以公司名义制发的公文,由公司主要负责人签发或主管负责人签发。签发人要署明姓名和日期,并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动,如必须改动,应由核稿人报经签发人同意。

第二十四条?缮印:公司发文由综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式,字迹清楚,整洁美观,印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等,由拟稿部门自行绘制。

第二十五条?翻印:上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外,经公司领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时,应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时,应当加盖复制单位证明章或公章,视同正式公文妥善保管。

第二十六条?用印:盖章时,应检查原稿是否经过公司领导签发,打印是否清晰,印数是否准确,对不符合规定的公文不予盖章。

第二十七条?装订:装订前由拟稿部门对缮印的公文进行检查。检查的重点是:密级、发文单位标识、发文标题、主送抄送单位、附件、印制版记是否正确。装订时要毛天齐地,毛左齐右,切忌多页、少页、倒页,订钉位置要按规定办理,做到整齐美观。公司发公文由拟稿部门负责装订,会议材料由主办部门和拟稿部门负责装订,其他简报、材料由拟稿部门装订。

第二十八条?封发:综合部应建立发文登记制度,印发的公文由拟稿部门进行封发。公文封发时,拟稿部门要对公文质量进行检查,重点检查缮印是否清晰,有无多页、少页、倒页等差错,发现问题应及时与有关人员联系纠正。

第二十九条?积极推进办公自动化建设步伐,逐步实现无纸化办公,提高公文周转速度和公文处理的效率。

第三十条?严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他有关保密规定,加强秘密公文的管理。秘密公文在运转过程中,均应办理交接并采取相应的保密措施,保证公文安全。阅办机要电报,应按保密规定按时收回,由综合部保存。转发秘密公文或密码电报时,必须贯彻“密来密去”的原则,严禁密电明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输,其他秘密公文传输时,必须采用加密装置。

第六章?收文办理

第三十一条?收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括:签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。公司各部门要高度重视,指定专人负责本部门的公文处理工作,收文处理工作归口综合部统筹管理。

第三十二条?收文:综合部应执行收文登记制度,指定专职人员统一签收、拆封、分类、编号、登记,加贴《公文处理单》后,送交综合部部长或主管副部长按照领导分工分别签署呈批意见;综合部文电管理人员按照综合部部长或主管副部长签署的意见,将公文分送公司领导阅批,待领导批示后由综合部文电管理人员送其他领导传阅或送主办部门办理;综合部部长和主管副部长同时因公出差,由综合部文电管理人员直报领导阅批,并按照领导批示要求办理;节假日、双休日遇有需要紧急办理的公文,综合部文电管理人员需要向综合部部长或主管副部长说明文电内容、紧急程度,由综合部部长或主管副部长向领导汇报后,由综合部文电管理人员按领导意见办理。

公司领导、部门负责人参加会议或从其他渠道收到的公文,应交综合部登记后办理。

收到上报的公文如不符合本实施细则规定的,经综合部负责人批准后,可退回发文单位并说明理由。

第三十三条?公文承办:承办部门收到交办的公文后,应按照公文事由或领导要求及时办理,不得延误、推诿,一般公文应在1个工作日内办结,做到日事日毕;内容紧急的公文要指定专人,跟踪处理,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。各主办(承办)部门当日办理的公文要于17时前将公文原件送回综合部文电管理人员保存。凡需超过办理时限的,主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的应及时向交办领导汇报或与交办部门联系,并退回公文原件。

第三十四条?公文传阅:领导间传阅公文,由综合部文电管理人员根据实际情况,在领导传阅后第一时间完成传递程序。当领导出差在外不能及时传阅时,重要文电由综合部文电管理人员将公文复印后放在出差领导办公桌上待阅,原文按照程序继续传阅或承办;遇有紧急待办公文,由综合部主管副部长或文电管理人员第一时间向外出领导汇报,按领导意见办理。需要相关部门传阅的公文,由综合部文电管理人员送传,传阅后由公文传阅部门将公文原件送回综合部文电管理人员保存。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移,均要经综合部登记,不要直接传递和横传,以随时掌握公文去向,避免漏传或延误,保证办理或查询及时方便。

第三十五条?审批公文:主批人应签署明确意见,并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅(需注明时间),应视为同意。没有请示事项的,圈阅表示已阅知。?

第三十六条?公文督办:凡带有“请**部门阅办”、“上报”、“反馈”、“落实”等字样批示的公文,由综合部跟踪督办,承办部门要按照时限要求及时上报,同时向综合部反馈情况,保证工作得到落实。

第七章?公文归档、销毁

第三十七条?立卷归档:公文办结后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文以及公文原稿和有关材料整理(立卷)、归档。公司档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料的部门负责;联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本;公司综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。

立卷、归档应做到:

(一)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

(二)正确反映本单位(部门)的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范围应按公司有关档案管理办法规定的归档范围执行,并根据公文内容确定保管期限。

(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。

(五)实行公文无纸化传递后,在电子档案未推行前,仍按原办法立卷、归档。

(六)各部门要严格按照归档时间、归档范围和归档程序开展公文归档工作。

第三十八条?销毁:没有归档和存查价值的公文,经本单位(部门)有关人员鉴别和主管领导人批准,在立卷、归栏工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳记或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。

第三十九条?单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

第四十条?工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条?公司文件主办部门名称及代字:综合部-综合,工程管理部-工程,计划财务部-计财,安全质量部-安质,物资设备部-物设。

第四十二条?以《公司文件》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)〔201*〕**号”。

第四十三条?以《公司函》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)函〔201*〕**号”。

第八章?附则

第四十四条?公司公文处理有关簿册式样由综合部统一规定。司法、外事文书等特殊公文,依照有关规定办理。

第四十五条?公文被撤消,视作自始不产生效力。公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十六条?本办法由公司综合部负责解释。

第四十七条?本办法自发布之日起实行。